11 причин сложностей в проекте по внедрению 1С и пути их предотвращения

Отличие реальных целей от декларируемых и их изменение в ходе проекта

Одна из самых распространенных проблем — отсутствие четкого понимания бизнес-целей внедрения 1С. Например, на этапе предпроектного обследования (пресейла) компания решает внедрить типовое решение 1С, чтобы минимизировать доработки, упростить поддержку и обновления. Однако в процессе работы выясняется, что сотрудникам удобнее работать с привычными интерфейсами, отчетами и рабочими местами, которые были в старой системе. В результате цели меняются: вместо типового решения требуется кастомизация, что увеличивает затраты и сроки.

Пример ситуации:
Компания декларирует цели вроде «все улучшить», «оптимизировать процессы», «сократить затраты». Но без конкретных, измеримых задач проект теряет фокус.

Решения:

• Проведение внутреннего мозгового штурма. Соберите ключевых сотрудников и руководителей, чтобы определить и зафиксировать реальные цели внедрения 1С. Учитывайте планы развития компании, чтобы понять, как автоматизация поможет их достичь.
• Привлечение подрядчика на этапе пресейла. Обратитесь к экспертам assino с запросом: «Мы понимаем, что нам нужна автоматизация на 1С, но не можем сформулировать цели. Помогите!» Опытный подрядчик задаст наводящие вопросы и поможет выстроить стратегию.
• Фиксация целей. Документируйте цели, чтобы избежать их изменения в процессе. Это станет основой для успешного внедрения 1С.

Невовлеченность собственника и отсутствие полномочий у менеджмента

Часто проект внедрения 1С страдает из-за недостаточной вовлеченности собственника или лица, принимающего решения (ЛПР). Например, генеральный директор назначает коммерческого и финансового директоров ответственными за проект, но у них нет полномочий для утверждения регламентов, процессов или документов. Решения затягиваются, так как ЛПР не успевает вникнуть в ситуацию.

Причины:

• Новый менеджмент не имеет достаточного авторитета.
• Собственник не доверяет подчиненным и не делегирует полномочия.

Решения:

• Делегирование полномочий. Назначьте руководителя проекта со стороны заказчика (РПЗ) и наделите его правом принимать решения, включая разрешение спорных ситуаций между подразделениями.
• Вовлеченность собственника. Собственник или ЛПР должен выделить время на участие в проекте: встречи, согласование документов, принятие ключевых решений.
• Пауза в проекте. Если полномочия делегировать невозможно, приостановите проект до появления ответственного лица с необходимыми правами.

Отсутствие руководителя проекта или его недостаточная власть

Руководитель проекта со стороны заказчика (РПЗ) — ключевая фигура для успешного внедрения 1С. Однако часто РПЗ либо отсутствует, либо не имеет реальной власти. Например, IT-директор, назначенный РПЗ, может управлять только своим отделом, а другие подразделения игнорируют его указания. Или РПЗ — новый сотрудник, не имеющий авторитета и связей в компании.

Пример ситуации:
Главный бухгалтер назначается РПЗ, так как проект связан с 1С. Но если его не уважают другие отделы, он не сможет эффективно управлять проектом.

Решения:

• Назначение авторитетного РПЗ. Выберите руководителя с управленческим опытом, волей и умением организовывать взаимодействие между отделами. Выпустите приказ, подтверждающий его полномочия.
• Пауза в проекте. Если РПЗ не справляется, приостановите проект, определите его задачи, цели и ответственность, а затем назначьте нового руководителя.
• Поддержка подрядчика. Компания assino поможет описать задачи РПЗ и подготовить его к управлению проектом.

Недостаток времени у руководителя проекта и сотрудников

Внедрение 1С требует значительных временных ресурсов. Для подрядчика это основная работа, но у сотрудников заказчика есть текущие задачи. РПЗ часто совмещает проект с другими обязанностями, а специалисты не могут уделять автоматизации 40 часов в неделю.

Причины:

• Высокая загрузка текущими задачами.
• Сложность интеллектуальной работы по проекту.

Решения:

• Приоритизация проекта. Получите от assino оценку трудозатрат для каждого этапа: количество встреч, время на согласование документов и т.д. Спланируйте график, чтобы выделить достаточно времени на проект.
• Гибкое планирование. Если проект не в приоритете, сообщите подрядчику, сколько времени вы можете выделить. assino скорректирует план, чтобы сроки запуска были приемлемыми.
• Пауза в проекте. Если времени нет (например, из-за высокого сезона), приостановите проект до более спокойного периода.

Саботаж со стороны сотрудников при невовлеченности руководства

Сопротивление сотрудников — серьезный риск для внедрения 1С. Без поддержки собственника или топ-менеджмента саботаж может стать неуправляемым.

Формы и причины саботажа:

• Осознанное сопротивление:
  • Страх разоблачения «серых схем» (например, махинации со скидками для повышения личных показателей).
  • Опасение, что новая система выявит неэффективность сотрудника.
• Неосознанное сопротивление:
  • Психологическая неприязнь к новому из-за сложности обучения и энергозатрат.

Решения:

• Вовлеченность руководства. Собственник или директор должен демонстрировать важность проекта, поддерживать старающихся и пресекать сопротивление.
• Включение сотрудников. Привлекайте ключевых специалистов всех отделов в рабочую группу. Даже если их мнение не учтут, сам факт участия сделает их соавторами изменений.
• Управление изменениями. Мотивируйте сотрудников, обучайте их с учетом уровня знаний. assino поможет организовать обучение и вовлечение.

Переход с удобной, «заточенной под себя» системы

Многие компании годами дорабатывали старую систему 1С или другую платформу, создавая удобные интерфейсы и функции. Однако отсутствие документации, архитектуры и поддержки вынуждает переходить на типовое решение 1С. В процессе сотрудники начинают требовать привычных функций, что приводит к чрезмерной кастомизации.

Пример ситуации:
Компания хочет типовое решение, но в итоге «допиливает» 1С под старые процессы, получая старую систему на новой платформе.

Решения:

• Четкое определение целей. Решите, нужна ли типовая система или полная кастомизация. assino поможет исследовать старую систему и перенести удачные решения.
• Обучение и адаптация. Подготовьте сотрудников к работе с типовой 1С. Это требует времени, но через год система станет привычной и удобной.

Потеря интереса к проекту и смена приоритетов

Интерес к проекту может угаснуть из-за изменения бизнес-целей или внешних факторов. Признаки: перенос встреч, отсутствие обратной связи, занятость ответственных лиц.

Причины:

• Непрогнозируемый рост компании, требующий срочных действий.
• Временные приоритеты, например, подготовка к выставке.

Решения:

• Честный диалог. Обсудите ситуацию с assino и приостановите проект, если приоритеты изменились.
• Планирование. Учитывайте выставки, высокий сезон и другие события при составлении плана проекта.

Смена управленческой команды

Уход ключевого руководителя или команды, заинтересованной в проекте, может нарушить его ход. Новые руководители не знакомы с решениями и планами.

Решения:

• Передача знаний. Собственник должен обозначить приоритет проекта, познакомить новую команду с документами и планами.
• Встреча с подрядчиком. assino организует встречу, чтобы представить новую команду и скорректировать планы.
• Закрытие проекта. Если проект стал неактуален, завершите его, приняв выполненные работы и сохранив полезные материалы.

Выбор неподходящей архитектуры или продукта

Неправильный выбор архитектуры или продукта 1С может осложнить внедрение. Например, небольшая компания выбирает 1С:ERP, рассчитывая на рост, но пользователи жалуются на неудобство.

Решения:

• Обследование бизнес-процессов. Не пропускайте этот этап. Поделитесь с assino оргструктурой, планами развития и деталями бизнеса.
• Обоснование выбора. Спрашивайте подрядчика, почему выбрана та или иная архитектура (например, единая база 1С:ERP или связка 1С:ERP + 1С:Бухгалтерия).

Проблемы с данными: справочники и остатки

Некорректные справочники и остатки — частая проблема при переходе на новую систему 1С. Сотрудники создают дубли, неактуальные позиции, а единая структура НСИ отсутствует.

Решения:

• Разработка структуры НСИ. Сформируйте и утвердите единую структуру справочников, ограничьте доступ к созданию новых элементов.
• Подготовка данных. Назначьте ответственных за очистку справочников и остатков. assino предоставит формат для загрузки данных.
• Своевременность. Подготовьте данные заранее, чтобы подрядчик успел проверить их целостность.

Неправильный выбор подрядчика

Хотя основное внимание в статье уделено рискам со стороны заказчика, выбор неподходящего подрядчика критически важен. Некомпетентность, отсутствие опыта или плохая коммуникация могут сорвать проект.

Решения:

• Тщательный отбор. Выбирайте подрядчика с релевантным опытом и положительными отзывами. assino — надежный партнер с многолетним опытом внедрения 1С.
• Совместная работа. Убедитесь, что вы и подрядчик подходите друг другу по стилю работы и коммуникации.

Как итог

Внедрение 1С — это не только технический, но и управленческий процесс, требующий внимания к деталям, четких целей и вовлеченности всех участников. Компания assino, обладая многолетним опытом, помогает минимизировать риски и добиться успеха в проектах автоматизации. Учитывайте описанные проблемы, следуйте рекомендациям, и ваш проект станет точкой роста для бизнеса.