Одна лицензия «1С» для нескольких компаний: скрытые риски и решения

Представьте себе компанию, где несколько юридических лиц — скажем, головной офис и пара филиалов — ведут учет в одной программе «1С:ERP», используя общую базу данных в локальной сети. На первый взгляд, это кажется выгодным способом сэкономить на покупке дополнительных лицензий. Программы уровня ПРОФ и выше не ограничивают количество баз, а фирма «1С» допускает такое использование. Но за этой кажущейся простотой скрываются подводные камни, которые могут дорого обойтись бизнесу. Давайте разберем, чем опасна такая схема и как правильно лицензировать продукты «1С».

Кого затрагивает эта ситуация?

Когда одна лицензия «1С:Предприятие» используется несколькими организациями, в игру вступают три стороны:

• Компании-пользователи, которые хотят минимизировать затраты.
• Фирма «1С», как правообладатель, готовая закрыть глаза на использование в одной локальной сети, если нет взлома или эмуляторов.
• Государство, в лице налоговой службы (ФНС) и отдела экономической безопасности (ОЭБиПК), которое видит в этом потенциальные нарушения.

Экономия на лицензиях может обернуться проверками и штрафами, если не учесть все нюансы.

Чем это чревато?

Фирма «1С» не считает нарушением своих прав использование одной программы в локальной сети несколькими юрлицами, если соблюдены условия лицензионного соглашения. При запросе от ОЭБиПК она даже готова подтвердить это официально. Но для государства этого недостаточно:

• Налоговая служба может расценить безвозмездное использование программы как имущественную выгоду. Если одна компания купила «1С», а другая пользуется бесплатно, ФНС вправе доначислить налоги за неучтенный доход.
• ОЭБиПК может усмотреть нарушение Гражданского кодекса РФ, ведь юридически владельцем программы остается только одна фирма, а передача прав другим требует разрешения правообладателя.

Без оформления дополнительных соглашений или лицензий такая схема становится юридически уязвимой.

Как использовать «1С» по закону?

Есть несколько способов избежать рисков:

1. Купить дополнительные лицензии
   Самый простой и надежный вариант — приобрести отдельную поставку для каждого юрлица. Например, для «1С:ERP Управление предприятием» есть специальные лицензии для филиалов и дочерних обществ, которые дешевле основной поставки. Это снимает вопросы с налогами и законом.
2. Заключить договор аренды с «1С»
   Если несколько компаний в одной сети хотят использовать одну программу, можно оформить договор «Аренда ПО 1С» с правообладателем. Компания-владелец лицензии получает право сдавать «1С:Предприятие» в аренду другим, заключая сублицензионные договоры. Стоимость — 2,5% от цены продукта в квартал (например, для «1С:ERP» за 432 000 руб. это 10 800 руб. ежеквартально). Это легализует использование и защищает от претензий ФНС.
3. Выбрать корпоративную поставку
   Для крупных решений вроде «1С:ERP» или «1С:Управление холдингом» доступны корпоративные лицензии, позволяющие использовать программу на 20 юрлицах без ограничений. Это удобно для холдингов и больших структур.

Практические советы

• Оцените риски. Использование одной лицензии в локальной сети допустимо для «1С», но без допсоглашений или лицензий вы рискуете нарваться на налоговые проверки.
• Учитывайте сеть. Если филиалы работают через VPN, это не считается локальной сетью — нужна отдельная поставка для каждого офиса.
• Проверьте пользователей. Лицензии 1С привязаны к числу рабочих мест — убедитесь, что их хватает на всех сотрудников.
• Обратитесь к экспертам. Расчет лицензий для «1С:Предприятие» сложен, особенно для холдингов или удаленных офисов. Специалисты помогут выбрать оптимальный вариант и избежать переплат.

Частные случаи

• Аудитор с одной лицензией. Если аудитор купил «1С:ERP» и ведет учет для десяти клиентов на одном компьютере, это законно — число баз не ограничено.
• Филиалы на удаленке. Компания с 50 рабочими местами в офисе открыла два филиала по 10 пользователей. Решение: купить две лицензии для дочерних обществ и дополнительные клиентские лицензии на 20 мест.

Использование одной лицензии «1С» для нескольких юридических лиц может сэкономить деньги, но ставит бизнес под удар налоговых и юридических рисков. Фирма «1С» лояльна к таким схемам в локальной сети, но государство требует четкого оформления прав. Дополнительные лицензии, договор аренды или корпоративная поставка — это способы защитить компанию и сохранить выгоду. Правильное лицензирование «1С:Предприятие» — не просто соблюдение закона, а гарантия спокойной работы.