«1С:Управление Холдингом» подсистема “Процессы и согласование”, маршруты и процессы согласования.

Программа «1С:Управление холдингом» содержит ряд возможностей для организации удобной работы пользователей в крупных компаниях со сложно структурированными бизнес-процессами документооборота и автоматизирует большинство процессов.

В программном продукте «1С:Управление холдингом»  разработана подсистема “Процессы и согласование”. 

Процесс согласования — важная часть документооборота, способствующая увеличению прозрачности работы и принятия решений.

1С:УХ содержит важный инструмент для управления процессами согласования, значительно оптимизирует и автоматизирует работу в холдинге. Маршруты согласования помогают автоматизировать переход задачи из одних рук в другие, помогает автоматизировать процесс выполнения задач.

Описание маршрутов и процессов в 1С УХ

Маршрут — это строго обозначенные действия, выполняющиеся по заданным правилам и с четкой конкретной целью. 

• Шаблоны дают возможность автоматизации и оптимизации процессов создания и согласования документов, отчетов.

• Процессы включают в себя отдельные этапы, за которыми закреплен ответственный исполнитель задачи.

• Сама задача отображается пользователю в программе 1С:УХ или приходит на электронную почту.

• После согласования по ранее созданному маршруту задача переходит следующему исполнителю. Исполнитель — это выбранный пользователь или определенная роль.

• Пользователям с определенной ролью приходит сообщение о задаче и важности выполнения действий.

• Есть рабочее место, в котором отображается весь перечень  “Мои задачи и оповещения”.

Шаблоны универсальных процессов — это продуманные инструменты, готовые к работе и с их помощью возможно просто и быстро создать новую задачу.

Шаблоны содержат данные режимы:

• маршрут согласования
• маршрут подготовки отчетности
• универсальный процесс

Порядок формирования маршрутов и процессов

Функционал находится в общем меню, в разделе “Процессы и согласование”.

В открывшемся меню на форме отражен блок Мои задачи и оповещения, включающие:

• Процессы;
• Реестры согласуемых объектов;
• Управление процессом подготовки отчетности;
• Консоль управления процессом.

Справа расположен раздел Настройки, включающий:

• Матрица полномочий;
• Шаблоны процессов;
• Матрица адресации;
• Расширенная адресация согласования.

Здесь же расположено управление оповещениями, содержащее “помощник настройки оповещений” и “список заместителей”. 

Правила и маршруты согласовываются в подразделе “Шаблоны процессов”.

Здесь находятся уже ранее настроенные маршруты, их можно открыть и посмотреть. 

Для создания нового процесса со своими правилами сотрудник нажимает “Создать”. Открывается новая форма и в ней необходимо заполнить поля. Задать наименование и вхождение в группу, выбрать режим процесса, тип объекта и согласуемый объект.

Далее пользователь переходит в заполнение сетевой диаграммы процесса настройки маршрута согласования.

Есть стандартные наборы этапов процессов:

• согласование
• переход по условию;
• объект утвержден;
• объект отклонен;
• вложенный процесс;
• обработка;
• оповещение;
• отражение события;
• пауза;
• переход по выбору
• импорт/экспорт из внешней информационной базы или во внешнюю информационную базу.

Диаграмма заполняется перетаскиванием необходимого этапа из списка в область шаблона. Маршрут можно начинать строить с конца, когда уже последующие шаги внесены на диаграмме, и соединять их связями.

Этап согласования важно настроить, чтобы система понимала, кому и при каких условиях направлять заявку по маршруту.

При настройке “перехода по условию” есть выбор:

• реквизиты процессов;
• доступные функции;
• доступные источники.

Заполнив условия ,часть процессов “перехода” по маршруту автоматизируется.

Готовый маршрут на диаграмме позволяет реализовать позитивный и негативный варианты сценария утверждения или отклонения заявки.

Для проверки достаточно открыть заявку и пройти путь согласования или отклонения.

Необходимо выбрать подраздел “Заявки на операции”.

Заявки могут иметь разные статусы, например: черновик, на утверждении, утвержден, отправлен на уточнение, отклонен.

Также сохраняется история согласования заявки, кто и когда согласовал, есть возможность добавить комментарий.

Отчеты для анализа и контроля

В конфигурации 1С УХ есть инструменты для проверки и контроля маршрутов согласования. 

Журнал согласований содержит перечень всех согласованных или отклоненных документов.

В журнале удобные отборы:

• Шаблон процесса;
• Вид объекта;
• Состояние процесса;
• Инициатор.

Для анализа используются отчеты:

• Анализ процессов;
• отчет о замещении;
• сетевая диаграмма шаблона универсального процесса.

Анализ процессов показывает эффективность текущих маршрутов за выбранный период и позволяет выявлять проблемные области. В отчете удобный отбор по метрике, по организации и есть возможность выбрать периодичность.

В системе удобно использовать напоминание о согласовании. Настройка автоматически отправляет напоминание участникам согласования в “Мои задачи и оповещения”, если сроки истекают.

Если участник согласования не принимает решение в срок, то можно настроить систему так, что маршрут автоматически перенаправляет задачу на более высокий уровень управления.

Вывод

В “1С Управление холдингом” реализованы гибкие универсальные механизмы создания маршрутов и процессов согласования, сразу в программе или с помощью электронной почты.

Такие настроенные маршруты запускают процессы согласования объектов в 1С УХ без подключения внешних систем.

Контроль процессов согласования в “1С:УХ” — важный инструмент эффективного управления бизнес-процессами холдинга, автоматизации и контроля работы, оптимизации работы, увеличение скорости принятия решений и снижения рисков.