1С:Аналитика — BI-система платформы 1С:Предприятие

1С:Аналитика — это Business Intelligence System, которая является составляющей программы 1С: Предприятие 8. Использование инструментов 1С:Аналитики позволяет быстро и легко формировать отчеты и осуществлять анализ информации в оперативном режиме. Обращение к данному решению оптимизирует бизнес-анализ: вы можете создавать разнообразную аналитику, формировать дашборды и диаграммы, гибко менять настройки при необходимости индивидуального подхода к отбору сведений, — и все это с использованием информационной базы 1С.  В этой статье поговорим о том, для кого предназначена система 1С:Аналитика и как с ее помощью работать с объектами и данными из учетной системы.

Аналитика 1С: что это?

1С:Аналитика — дополнительный визуальный интерфейс, созданный для осуществления оперативного построения отчетов, их просмотра и анализа. Являясь составляющей платформы 1С:Предприятие, BI-система позволяет работать с данными под вашим аккаунтом в учетной системе в рамках настроенных прав доступа.

Для кого предназначен этот продукт?

BI-система для создания отчетов 1С:Аналитика необходима тем, кто при принятии решений хочет опираться на реальное состояние ситуации на предприятии. Использовать это решение могут как руководители, так и работники, в сфере ответственности которых находится анализ информации, а также любые пользователи 1С:Предприятие 8, которые заинтересованы в возможности работать с данными в интерактивном формате и моделировать настройки формирования различной отчетности.

Сценарии использования системы довольно разнообразны. В частности, ее можно применять для отслеживания эффективности продаж, для исследования задолженностей, а также для оптимизации закупок путем организации планирования, снижающего риски перетаривания и дефицита.

Отличительные особенности 1С:Аналитика

Благодаря использованию инструментов 1С:Аналитика упрощаются процессы получения данных и их анализ. Вы можете обращаться к штатными объектам и структурам метаданных вашей учетной системы, оперативно работая с информацией в интерактивном режиме и максимально детализируя сведения — от общей аналитики до отдельных документов. Работать с отчетами можно как через браузер, так и в мобильном приложении.

От других BI-продуктов 1С:Аналитика имеет ряд отличий. Являясь частью экосистемы 1С, эта система бизнес-аналитики совместно работает с широким рядом конфигураций 1С — в том числе с:

• 1С:ERP Управление предприятием;
• 1С:Управление торговлей;
• 1С:Управлением нашей фирмой;
• 1С:Документооборот;
• 1С:Бухгалтерия;
• 1С:Зарплата и управление предприятием;
• 1С:Розница;
• 1С:ERP Управление производством.

Данное решение обладает простым интерфейсом, который подходит для пользователей, в том числе и не обладающих специфическими техническими навыками. Данные не придется выгружать из информационной базы и загружать в BI-систему, используя промежуточные программы, — 1С:Аналитика позволяет работать с информацией непосредственно в 1С. Вы оперируете той информацией, которая доступна под вашей учеткой, причем использование инструментов 1С:Аналитика не замедляет работу других пользователей.

С помощью этого решения можно легко обращаться к любой записи в доступном регистре или в документации, по необходимости подробно детализируя их, и переходить в 1С напрямую из отчета по ссылке для дальнейшего изучения данных либо их изменения.

Описание работы с 1С:Аналитика

BI-система имеет несколько режимов:

• Рабочий стол — в этом режиме осуществляется поиск данных, а также просмотр и подготовка дашбордов и диаграмм;
• Просмотр и коррекция диаграммы: в данном режиме можно изучать текущую информацию в графическом отображении, открывать данные по новым разрезам, а также редактировать состав сведений, тип отображения, фильтры;
• Просмотр и коррекция дашборда: использование этого режима позволяет определять структуру графики на дашборде, выбирать состав оформления, определять фильтры и работать с отдельными объектами графики в составе дашборда;

• Редактирование источников: с помощью данного режима можно формировать источники с персональными формулами, а также объединять в общий комплект несколько разных объектов.

В 1С:Аналитике можно работать не только на ПК, но и с ios и android-устройствами, — инструменты программы адаптированы к использованию со смартфона или планшета.

Подготовка к работе в 1С:Аналитика

Для того, чтобы начать использовать эту BI-систему, вам потребуется наличие активной учетки в конфигурациях на платформе 1С:Предприятие с доступом к тем данным, которые вы планируете анализировать. Работать в интерфейсе 1С: Предприятие при этом не обязательно. Кроме этого, вам потребуется браузер, который поддерживает работу с 1С:Аналитикой.

После того, как вы подключитесь к серверу BI-системы, нужно будет интегрировать ее с веб-версией 1С:Предприятие, — как только это будет сделано, в главном меню 1С у вас появится кнопка “Аналитика”. Кликнув по ней, вы увидите интернет-закладку с веб-версией интерфейса 1С:Аналитики.

Начало работы

Для того, чтобы войти в систему, перейдите на страницу приложения 1С:Аналитика в браузере, либо используйте кнопку “Аналитика”. После этого вам нужно будет залогиниться под своей учеткой 1С:Предприятие.

Рабочий стол

Это главная точка, с использованием которой осуществляется вход в BI-систему. Здесь можно посмотреть графику, с которой уже работал пользователь; если нужно открыть графику других пользователей — вам могут передать ее ссылкой, и тогда вы сможете смотреть содержимое и работать с ним под своей учеткой. На свой рабочий стол можно помещать как собственные отчеты, так и чужие, созданные другими пользователями.

На рабочем столе у каждого собственного отчета будет название, дата последнего изменения и иконка, определяющая его тип; у чужого к этому списку добавится еще имя создателя.

В верхней части экрана находится поисковая строка — с ее помощью можно искать нужный отчет, а также активная кнопка “Создать” — она поможет вам готовить дашборды и диаграммы. В первом случае система вас сразу перенаправит в редактор дашбордов, во втором — в редактор диаграммы, попросив выбрать источник сведений, которыми могут быть:

• Объекты, содержащиеся в учетной системе, подключенной к программе 1С:Аналитике;
• Внешние источники информации;
• Дополнительные источники, которые создаются администратором.

Сохранение и передача отчетов

При сохранении отчетов и графического отображения BI-система запоминает каждый шаг изменений и отображает его в браузере. Лимит “запоминаний” — 20 последний изменений, сделанных после сохранения. Повторно открыв в программе 1С BI аналитика редактируемый отчет, пользователь увидит его с последними редактируемыми изменениями.

У отчета может быть один из двух статусов: “опубликован” (это может сделать только автор) либо “черновик” (отчет после создания либо после редактирования). После публикации ссылку на отчет можно направить другим пользователям для ознакомления или работы, — открыв ее, они увидят последнюю версию отчета, которую опубликовал его автор.

Чужой отчет можно открывать по ссылке в режиме просмотра. Чтобы редактировать его содержимое (в этот момент отчет приобретает статус “черновик”) — его нужно сохранить у себя; после этого можно будет сохранять отчет под своим именем либо возвращаться к версии, опубликованной другим пользователем. Черновик будет видеть только тот пользователь, который его редактирует; если отчет одновременно редактирует несколько пользователей — у каждого из них черновик будет свой. В любой момент можно будет вернуться к оригиналу и посмотреть новую версию, сохраненную автором отчета.

1C BI редактор отчетов

В верхней части редактора находится панель управления функционалом: кликнув на “редактировать”, можно менять название отчета, отменять внесенные изменения, направлять на публикацию.

В левой верхней части редактора располагается наименование дашборда или диаграммы и маркер состояния: серый обозначает “опубликован”, красный — “черновик”.

Для собственных отчетов в открывающемся меню будет возможность публикации, просмотра, а также обращения к оригиналу и создания копии. Для чужих будет отсутствовать возможность публикации — чтобы опубликовать, нужно будет сохранить его у себя. 

В верхней панели доступны следующие возможности:

• выбор типа диаграммы;
• возврат к предыдущему действию;
• повтор действия, которое было отменено;
• экспорт;
• формирование ссылки;
• направление отзыва;
• переход в системное меню.

Через системное меню также можно обратиться к указанным функциям, — а еще в нем будут доступны следующие действия:

• Отправить запрос на подключение дата-акселератора;
• Вызвать отладочное окно;
• Выбрать другую тему оформления рабочей панели;
• Ознакомиться с системными сообщениями;
• Перейти в базу 1С;
• Выйти из системы.

Создание и настройка диаграмм в программе 1С:Аналитика

Чтобы готовить диаграммы и корректировать их, система предлагает два варианта действий:

• Редактировать наполнение информаций — указать, откуда будут браться данные, как они будут агрегироваться и объединяться в группы;
• Редактировать внешнее отображение — тип диаграммы, информация колонок, сведения столбцов.

Условно состав отчета можно разделить на три части:

1. Рабочая область

Располагается в центре экрана и отражает наполнение диаграммы и примененные к отбору информации и ее построению настройки.

2. Панель источника

Она находится в левой части, над рабочей областью, и включает в себя список фактов, полей размерности и фильтров, с помощью которых диаграмма наполняется данными. В ней отображаются все используемые в составе отчета, в формулах и фильтрах поля. Состав полей будет аналогичен исходным полям объекта из конфигурации 1С (кроме “Количества записей” — его BI-система создает “автоматом” для удобства пользователя).

3. Панель состава

Располагается над рабочей областью, справа от панели источника. В нее входят фильтры и поля формирования актуального состава отчета.

Давайте рассмотрим особенности отображения данных в 1С:Аналитика на примере регистра “Заказы клиентов”.

• Красный — измерения;
• Голубой — факты;
• Серый — фильтры.

Измерения в системе аналогичны измерениям и стандартным реквизитам в программе 1С, а факты — ресурсам регистра в ней же. По умолчанию применительно к любым иным объектам ситуация будет аналогичной: если есть возможность агрегировать в контексте прочих реквизитов — система отнесет это к фактам, если нет — то к измерениям; при необходимости можно выбрать иную привязку.

В правой части экрана располагается контекстное меню, с помощью которого можно добавлять в состав отчета новые поля, новые роли, смотреть описания полей, формировать фильтры и группировки.

Над панелью источника расположена поисковая строка — она поможет сориентироваться, если в источнике много вложений, полей или есть другие особенности структуры. Через “+” можно добавить описание поля — формулой в состав диаграммы.

Самый простой вариант формирования диаграммы — по всей находящейся в системе информации. Для фрагментарного исследования понадобится применять фильтры и отбирать конкретные данные. Этот принцип соответствует ключевому подходу к изучению информации, который предполагает сначала анализировать в общем формате по ключевым параметрам, а если будут определены отклонения от целевых показателей, то детализировать участки отклонения до выявления первопричины.

В составе диаграммы у любого поля будет свое контекстное меню, состав функций которого будет зависеть от вида поля. В частности, меню может включать в себя общие функции (сохранение выражений, редактирование формул, изменение ролей), общие функции для факта и измерения (установка сортировки, фильтров, ролей), функции измерений (вывод значений, изменение разрезов), функции фактов (выбор функций, агрегирующих факты на основе измерений, и добавление полей с особенностями агрегации). Чтобы открыть контекстное меню поля диаграммы, достаточно кликнуть на поле.

Работа с фильтрами

Фильтры BI системы 1С:Аналитика помогают оптимизировать отбор информации, применяемой для формирования отчета. Их можно открывать через контекстное меню либо непосредственно на рабочей области.

Можно выбирать размеры фильтрации значений: например, у фильтров типа “Дата” можно выбирать не только годы или месяцы, но также и кварталы, и дни.

В составе фильтров типа “Справочник” можно также назначать разные разрезы — как элементы, так и иерархические узлы.

Фильтровать можно также и значения фактов, выбирая из диапазона нужную область показателей.

Оформление и редактирование оформления диаграммы

После определения состава диаграммы настраивается отображение данных. Для этого можно выбрать один из графических типов (разработчиком предусмотрена специальная кнопка с иконкой графики сверху в правой части экрана), и установить опции и роль для каждого из полей.

Создание группировок

В некоторых отчетах есть большое количество позиций, и их обилие затрудняет анализ. Например, в отчете по заказам, представленном ниже, очень много номенклатурных позиций, и это мешает вывести тренды сбыта.

Чтобы посмотреть несколько позиций как одно целое, можно объединить их в группу. Это можно сделать путем настройки группировки — через панель источника и меню поля, либо непосредственно в самой диаграмме. В первом случае нужно кликнуть “Создать группировку” в меню нужного вам поля.

Появится форма: в левой части вы можете выбрать нужные параметры и мышкой “перетащить” их в правую часть экрана, выбрав на ней нужную группу.

Создавая группировки, именуйте их так, чтобы было понятно, что содержится внутри них. Эти наименования будут выводиться в диаграмму вместо внутригрупповых значений.

Чтобы создать группировку из диаграммы — нужно указать значения, которые вы хотите объединить, и нажать “Сгруппировать”.

Чтобы отредактировать группировку, нужно кликнуть по полю и нажать “Редактировать”.

Дашборды

Случается, что одной диаграммы мало, и нужно несколько. Это можно сделать с помощью дашборда, поместив на него несколько диаграмм и элементов их оформления. Чтобы создать дашборд, выбираются доступные диаграммы и помещаются на рабочую область; к ним применяются стандартные фильтры и индивидуальные элементы оформления. Готовые дашборды могут публиковаться и передаваться другим пользователям.

Управление редактором дашбордов практически аналогично редактору диаграмм.

В левой вертикальной части меню осуществляется управление содержимым: с его помощью можно настраивать диаграммы, общие поля, цепочки раскрытия, дизайн и интерактивные элементы. Настройка общих полей предполагает использование фильтров — можно добавлять как общие, так и индивидуальные, и применять их ко всем диаграммам дашборда.

По третьей кнопке левого меню настраиваются цепочки раскрытия информации. Можно выбрать любой вариант измерения, указанный в источниках данных.

Следующая кнопка отвечает за дизайн: в ней содержатся опции настройки внешнего вида дашборда.

Последняя кнопка позволяет регулировать интерактивные элементы. Созданные элементы отобразятся в списке фильтров.

Создание персональных источников

С их помощью можно управлять настройками наборов информации — задавать полям новые имена, ограничивать их набор, вводить общие расчетные формулы, группировать источники друг с другом.

Работа с информацией и объектами из учетной системы

1С:Аналитика может эффективно работать с информацией из конфигурации 1С напрямую, позволяя просматривать документы и справочники в самой учетной системе. Непосредственно из диаграммы вы можете обращаться к нужным элементам — для этого достаточно кликнуть по кнопке “Открыть”, и в открывшемся клиенте вы увидите форму указанного отчета.

Перейти к просмотру нужного документа или справочника можно и через меню дополнительных действий. Выбрав объект диаграммы, нажмите “Скопировать”, и буфер обмена автоматически скопируется ссылка на указанный элемент.

Варианты поставки и стоимость 1С:Аналитика

Программа поставляется в нескольких вариантах, которые отличаются количеством лицензированных пользователей, периодом действия системы и, соответственно, стоимостью ее подключения. Разработчик предлагает варианты использования системы для 1, 10, 100 пользователей; количество лицензий не ограничивается числом рабочих мест, а касается только одновременных пользовательских сеансов. Можно подключиться на бессрочной основе либо с периодом пользования в 90 дней.

BI-система 1С:Аналитика — это мощный инструмент анализа, который является частью экосистемы 1С. Как и любые другие решения в сегменте Business Intelligence, он работает с фактическими данными, и включает в себя все составляющие классической системы бизнес-аналитики. Однако в отличие от прочих решений его достаточно легко внедрить — причем как в крупной организации, так и на микропредприятии, и для пользователей 1С он заметно уменьшает затраты на аналитику, так как может самостоятельно “подтягивать” всю информацию из учетной системы. Настроить и использовать его несложно, однако если у вас появятся вопросы по эксплуатации или доработке 1С:Аналитика, специалисты assino будут рады вам помочь.