На определенном уровне развития компании поток внутреннего и внешнего документооборота требует комплексной автоматизации. Задачам всестороннего управления электронными документами с функционалом контроллинга бизнес-процессов и единовременным пользованием участниками системы отвечает прикладное решение «1С: Документооборот».
Когда автоматизировать документооборот
Электронное делопроизводство стало незаменимым инструментом для отлаженной работы со входящей и исходящей документацией. Есть ряд предпосылок для принятия руководством компании решения о внедрении современной системы электронного документооборота (СЭД).
Рассмотрим основные причины для комплексной автоматизации документооборота с помощью удобной современной системы 1С: Документооборот:
- компания развивает внешние связи, увеличивается число контрагентов, соответственно растет объем документации, требующей четкой систематизации;
- формируются новые внутренние отделы, растет штат сотрудников, что влечет за собой и увеличение объема оборота кадровой документации;
- запланировано открытие филиалов и подразделений с массивным ЭДО;
- поток исходящих документов насчитывает несколько сотен в месяц;
- компания выходит на новый рынок сбыта или начинает работать в новой отрасли, что не только увеличивает объем корреспонденции, но обязывает вести учет нового типа документов;
- появляется необходимость в управлении документами с разграничением пользовательских прав доступа.
Список можно пополнить также компаниями, уже использующими базовые возможности ДО во флагманских конфигурациях платформы «1С:Предприятие 8», но ощущающих потребность в расширенном функционале 1С: Документооборота.
Версии 1С: Документооборота
1С:ДО выпускается в четырех версиях:
- ПРОФ. Для работы с небольшим потоком корреспонденции.
- КОРП. Самая востребованная конфигурация, отвечающая всем задачам сложной структуры документооборота как средних или крупных компаний, так и холдингов.
- ДГУ. Для госучреждений со сложным оборотом документации.
- Document Management – двуязычный вариант версии КОРП: на русском и английском. Идеальный вариант для международных компаний с филиалами и подразделениями в России.
Дополнительной антикризисной версией для удаленной работы, выпущенной фирмой 1С в период пандемии COVID-19 в 2020 году, стала «1С: Документооборот 8 КОРП. Антикризис». Купить антикризисный пакет можно по специальной цене за 10 000 рублей.
Преимущества 1С: Документооборота
Основное преимущество конфигурации в его многозадачности. Система позволяет полностью контролировать пространство внутреннего документооборота компании и организовать внешний юридически значимый ЭДО с контрагентами.
Чем привлекателен 1С: Документооборот, рассмотрим его ключевые преимущества:
- Приемлемая стоимость за полнофункциональный продукт. В комплект включены все возможности конфигурации без дополнительной оплаты. Обновление версий доступно в рамках информационно-технологического сопровождения (ИТС), договор на который заключается при установке любой конфигурации платформы «1С:Предприятие 8». Лицензии приобретаются по количеству активных соединений, а не рабочих мест, и могут быть использованы одновременно для разных продуктов 1С.
- Доступное внедрение и поддержка. Одно из главных преимуществ 1С перед российскими и западными конкурентами – развитая партнерская сеть, что значительно снижает стоимость внедрения, сопровождения и дальнейшего развития ЕРП-систем.
- Широкие технические возможности. С программой можно работать через различные браузеры, мобильное приложение, «частное облако». Есть удобный встроенный почтовый клиент с возможностью участия писем в документообороте по принципу входящих и исходящих документов. Встроенное стандартное и потоковое сканирование плюс программа распознавания и преобразования файлов PDF в Word. Поддерживается штрихкодирование документов, шифрование и подписание электронной подписью и т.д.
- Интеграция. Встроенный обмен данными с популярными типовыми решениями 1С. Загрузка данных и доступ к файлам 1С:ДО из других систем. Интерфейс, позволяющий произвести настройку бесшовной интеграции с конфигурациями «ERP Управление предприятием», 11 редакцией «Управление торговлей», и «Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5.
- Безопасная и гибкая система доступа. Разделение прав доступа в информационную базу, к примеру, по организациям, а также ограничение на вход через интернет по пользователям. Автоматическая передача прав доступа руководителю, контроль операций сотрудников, возможность делегирования прав. Шифрование отдельных файлов для конкретных пользователей.
Подробнее о возможностях 1С: Документооборота можно посмотреть в описании продукта.
Решение от assino
Команда assino имеет большой опыт внедрения, интеграции, настройки ЭДО, а также комплексной автоматизации корпоративного документооборота.
Мы более 20 лет разрабатываем и внедряем программные решения для ERP-систем на базе продуктов 1C и интегрируем их с SAP, Microsoft и др.
У нас есть оптимальное решение по организации документооборота для вашего бизнеса!
