1С: Документооборот холдинга 3.0: обзор решения

В 2024 г. фирма 1С предложила предприятиям новую конфигурацию на базе 1С:Документооборот, созданную для автоматизации электронного оборота документов в компаниях с разветвленной структурой. Разберем на примерах возможности и отличительные особенности конфигурации, и поговорим о том, как настраивать узлы при первом запуске продукта.

Возможности 1С: Документооборот Холдинга 3.0

Использование программного решения позволяет автоматизировать ключевые процессы оборота документов в организации и сократить сроки документообработки, что особенно важно на предприятиях с большим количеством филиалов и структурных подразделений. К преимуществам конфигурации также можно отнести возможность структурированного хранения в едином информационном пространстве, что обеспечивает простой и быстрый доступ к документации и повышенную отказоустойчивость программы; у продукта также есть встроенные возможности интеграции с другими решениями фирмы 1С. Благодаря преимуществам программы Документооборот Холдинга 3.0 ее применение позволяет уменьшить расходы на сопровождение информационных систем с распределенной нагрузкой.

Ключевые особенности конфигурации

В основе данного программного решения лежит конфигурация 1С:Документооборот КОРП редакции 3.0, и помимо функционала, присущего “прародителю”, 1С:Документооборот холдинга отличается наличием ряда особенностей, которые будут полезными при осуществлении оборота документов именно на крупных предприятиях.

1. Архитектура решения

Архитектура программного продукта предполагает наличие одного основополагающего узла, в котором собираются все данные, и нескольких периферийных, обладающих ограниченным объемом доступных сведений. Относящиеся к разным узлам пользователи по умолчанию могут работать только с той информацией и управлять теми данными, которые доступны их узлам.

2. Совместная работа

Конфигурация располагает удобными инструментами контроля задач, которые можно гибко настраивать под различные потребности. В программе можно устанавливать ограничения подбора исполнителей, назначать помощников и заместителей, формулировать правила общения, использовать чат-бот для поиска данных в готовых скриптах и в прямых запросах к базам данных. Для версии 3.0 выпущен мобильный клиент и доступна настройка рабочего стола по умолчанию.

3. Общие особенности

Информация единого справочника распределяется на потоки; данные можно группировать по различным критериям. В решении доступ к связанным документам предоставляется синхронизированно. Документации может присваиваться уровень значимости, а в ее адрес доступно введение новых возможностей нумерации и поддержки нескольких подписей.

Благодаря удобному интерфейсу обработки можно настраивать автоматический запуск, параметры, схемы копирования, причем все сведения о работе с документом хранятся в одном месте. Новые документы вносятся в том числе и в виде заполняемых и вспомогательных. В программе реализован удобный интерфейс работы со ссылками (в системе “одного окна”), механизм координирования и протоколирования, а также отслеживание согласованных версий. В 1С:Документооборот холдинга можно использовать облачную подпись и автоматическую вставку отметок.

4. Работа с файлами

Данные можно вносить в программу через шаблоны, упорядочивать их через вкладку “Документы” и предварительно просматривать (в частности, в карточках и некоторых списках). Файлы — кейсы, алгоритмы, системы проверки скриптов — могут компилироваться автоматическим образом.

5. Обмен данными

Решение предполагает возможность участия в обработке сотрудников из любого узла, причем они могут обмениваться не только документацией, но и информацией НСИ, данными по бронированию, сведениям по мероприятиям и прочим.

1С:Документооборот холдинга позволяет единообразно настраивать программу и информацию НСИ в каждом сетевом узле, поддерживая информационный обмен и предоставляя возможности для формирования сложных маршрутов документообработки. Благодаря механизмам обмена данными в процессе обработки информации могут участвовать специалисты разных узлов.  Выгрузку-загрузку можно производить многопоточным образом, контролируя репликацию, изменение объектов, а также поддерживая ссылочную целостность. 

6. Информационный обмен с контрагентами

Документы в системе можно формировать с применением EDI-файлов, полученных вручную. Система поддерживает возможности пакетного перемещения, работу с “машинными” доверенностями, а также взаимодействие через Межведомственный ЭДО.

7. Интеграция

Для большинства продуктов 1С доступны возможности бесшовной интеграции, которые не требуют перехода пользователей из программы в программу и позволяют работать с несколькими решениями в единой информационной среде. Данные можно синхронизировать через универсальный формат, что позволяет исключить дублирование, снизить процент ошибок и уменьшить трудозатраты на изменение информации. Можно объединять 1С: Документооборот холдинга 3.0 с универсальной архивной системой долговременного хранения (1С:Архив) и сервисом электронной обработки заявок (1С:Учетная запись).

Обзор первичной настройки конфигурации: настройка узлов

Создание центрального узла

При первом запуске система предложит вам выбрать узел информационной базы.

Выбираем центральный; далее посмотрим возможности настройки документооборота холдинга в 1с.

Через “Настройки программы” настраиваем обмен данными.

Вносим префикс базы, ставим флажки на “Отметки времени” и “Контролируемый обмен” (флажки в разделе “Обмен данными” установлены по умолчанию).

Обратите внимание — здесь можно настроить загрузку информации из 1С:Документооборот.

По ссылке “Настроить” настраиваем контролируемый обмен данными.

Настройки сохраняем соответствующей кнопкой.

Возвращаемся в настройки и видим, что появился новый блок — “Контролируемый обмен данными”. 

Заходим в “Узлы обмена”.

Выбираем “Этот узел”, задаем ему имя, код и префикс.

Далее создаются подчиненные узлы. Это делается кнопкой “Создать”. Вносим имя, код и префикс, а также путь к каталогу обмена.

После этого нужно проконтролировать, как работает обработка.

Возвращаемся в “Поддержка и обслуживание”, и заходим в “Регламентные и фоновые задания”.

Если все работает корректно — вы увидите строку “Отметки времени. Обработка”.

Далее выгружаем настройка узла. Кликаем по узлу; открывается раскрывающийся список, в нем выбираем “Настройки” — “Создать файл настроек узла”, и сохраняем node-файл с настройками.

После этого переносим исторические данные.

Создание периферийного узла

Здесь выбираем периферийный узел.

Система предложит настроить узел сейчас или позже. Выбираем “сейчас” и вводим адрес.

Настраиваем пользователей узла.

Создаем структуру предприятия.

Назначаем подразделения.

Далее настраиваем узел аналогично центральному.

Отличительные черты решения

1С:Документооборот холдинга имеет ряд преимуществ перед другими решениями по осуществлению электронного документооборота:

• В отличие от СВД, 1С:ДО Холдинг поддерживает обмен информацией нормативно-справочного характера, а также позволяет в автоматическом режиме регистрировать изменения для корреспондирующих узлов;
• В отличие от РИБ, 1С:Документооборот холдинга 3.0 не требует, чтобы все версии в обменных узлах совпадали, а также контролирует репликацию, благодаря чему узлам направляются только относящиеся к ним сведения.

Холдинговая конфигурация решения 1С: Документооборот располагает всем перечнем функций КОРП, но помимо них также и предоставляет дополнительные инструменты для оптимизации электронного оборота документов, благодаря чему внедрение этого программного продукта позволяет повысить эффективность комплексного управления информацией в организациях с разветвленной структурой. Однако его настройка и интеграция с другими системами предприятия имеют определенную специфику. Воспользуйтесь помощью экспертов 1С assino — они помогут вам преодолеть все сложности и подготовят новое решение к использованию в самые короткие сроки.