Как подключить 1С-ЭПД и использовать ЭДО для обмена накладными и другими электронными транспортными документами

В 2022 г. были введены новые Правила обмена перевозочными документами в электронной форме — и это позволило предприятиям обмениваться электронной документацией без необходимости ведения документооборота в бумажной форме. Также с 1 сентября 2026 г. начинает действовать новый ФЗ-140, в соответствии с которым всех участников перевозки (то есть отправителя, экспедитора, перевозчика и получателя груза) обязали обмениваться транспортными накладными и экспедиторскими документами только в электронном виде с применением усиленной цифровой подписи (квалифицированной или неквалифицированной).

В целях оптимизации создания электронных перевозочных документов и обмена ими фирмой 1С был предложен сервис 1С-ЭПД, который позволяет в автоматическом режиме оформлять ЭПД, обмениваться ими с контрагентами, а также хранить их в соответствии с требованиями действующих законов РФ. В этой статье поговорим о том, как подключить сервис и использовать электронные перевозочные документы, — но сначала посмотрим, что представляет собой 1С-ЭПД и какими документами в нем можно обмениваться.

Что такое 1С-ЭПД?

Сервис 1С-ЭПД встраивается в программы 1С, позволяя настроить корректный электронный документооборот в сфере перевозок без подключения иных систем, а также без необходимости трудоемкого настраивания. Деятельность по формированию документации, подписанию, обмену с контрагентами, а также изменению содержимого осуществляется непосредственно в конфигурациях 1С без потребности в переходе в другие решения. Работа с 1С-ЭПД достаточно простая, поскольку все инструменты сервиса встроены  поставщиком решения, и на них не нужно переключаться, работая в программе. Благодаря этому использовать сервис легко, а внедрять — быстро.

Решение работает со всеми типами перевозочных документов в электронном формате, утвержденными в РФ, — в частности, с такими, как:

• транспортные накладные;
• путевые листы;
• наряд-заказы;
• сопроводительные листы и ведомости;
• заявки и заказы;
• платежные документы;
• договоры фрахтования.

Кому подходит 1С ЭДО ЭПД?

Переход на электронные перевозочные документы обязателен для:

• Транспортных компаний;
• Складских операторов;
• Предприятий, действующих в сфере логистики;
• Полноцикловых логистических компаний;
• Сервисов для экспедиторов;
• Организаций, генерирующих заказы на логистические услуги, ритейл, дистрибуцию товаров;
• Участников сферы электронной коммерции;
• Генераторов заказов на производство;
• Крупных отправителей и получателей грузов.

Назначение сервиса

С помощью 1С-ЭПД можно:

• Создавать электронные перевозочные и платежные документы непосредственно из “первички” (накладных, заявок и пр.);
• Передавать документацию через одного из сервис-операторов;
• Применять цифровые подписи;
• Контролировать статусы электронных документов на перевозку;
• Хранить документацию в цифровом хранилище.

Как работает сервис?

Схематично работа сервиса выглядит следующим образом.

1. Отправитель груза (или иной участник деятельности по перевозке) формирует электронный перевозочный документ. Получившийся файл направляется в систему электронного документооборота для обмена с контрагентом.
2. Сервис-оператор проверяет электронную документацию на соответствие требованиям (касающимся формата предоставления информации и легальности цифровой подписи).
3. После завершения проверки система формирует специальный код, который содержит все необходимые данные о зашифрованном в нем документе. Этот код при необходимости предъявления можно показывать с мобильного устройства.

Преимущества использования сервиса 1С-ЭПД

Интеграция сервиса электронных перевозочных документов с учетной системой 1С позволяет обеспечить полноценную автоматизацию осуществления документооборота относительно всего процесса перевозки — начиная от формирования заказа и до завершения отгрузки. 1С-ЭПД помогает оформлять электронные документы в соответствии со всеми требованиями Министерства транспорта, Федеральной налоговой службы и других ведомств Российской Федерации, позволяя с минимальными трудозатратами выполнять все требования федеральных законов.

С помощью сервиса 1С-ЭПД можно в режиме реального времени, не выходя из программы 1С, получать информацию о том, кто из участников деятельности подписал документы, а от кого нужно дождаться подтверждения. Электронные платежные документы, транспортные накладные и прочая документация создаются на основе информации, которая уже есть в системе 1С: большинство данных заполняется в автоматическом режиме, так как вся информация “подтягивается” из программы 1С. Обмен ЭПД осуществляется всего в несколько кликов; документы не теряются и в любой момент к ним можно будет обратиться для того, чтобы подтвердить сделку или предоставить данные в регулирующие органы. Благодаря автозаполнению и встроенному контролю ошибок минимизируется влияние “человеческого фактора” и значительно снижается риск допущения неточностей — а значит, уменьшается число претензий, возвратов и объемов штрафов. 

С электронными перевозочными формами 1С-ЭПД упрощается заполнение документов, проверка корректности внесенной информации, обмен документацией с контрагентами, архивное хранение, что способствует снижению не только затрат времени, но и сопутствующих расходов. Все это позволяет уменьшить объемы рутинной деятельности и освободить время работников для решения более важных задач.

Предоставление информации в 1С-ЭПД производится в зашифрованной форме: это значит, что сведения будет невозможно потерять, подменить или удалить. Поддержка квалифицированной цифровой подписи, которая встроена в сервис, обеспечивает подлинность всех проходящих через сервис документов.

Настройки интеграции с ЕИС

ФЗ-336 предполагает возможность обмениваться информацией на основе информационной системы ГИС; для отправителя и получателя груза, а также для транспортного предприятия обмен производится через оператора ЭДО аналогично цифровом обороту финансовой документации. Инструменты обмена ЭПД предоставляет сервис 1С-ЭДО, причем для целей грузоперевозок он позволяет применять ряд документов:

• ЭТН (электронная транспортная накладная) — ее формируют в случае, когда отправитель передает перевозчику груз, а последний уже доставляет его получателю, используя транспортное средство и оформляя договор на перевозку;
• ЭСН (сопроводительная ведомость в электронной форме) — она нужна, когда груз перемещается в контейнере, который в точке погрузки помещают на транспорт, а в точке разгрузки — снимают с него;
• ЭЗН (электронный заказ-наряд) — его делают, когда транспортное предприятие не отвечает за учет движения ТМЦ во время перевозки (например, если владелец груза либо его законный представитель сопровождает груз в процессе ее доставки).

Все эти документы в электронной форме объединяются в единый комплекс, к которому есть доступ из разных разделов 1С:ERP Управление предприятием.

С помощью электронных документов на перевозку можно осуществлять следующие сценарии, отражающие движение товарно-материальных ценностей:

• Реализация услуг и товаров;
• Перемещение;
• Задание на перевозку груза;
• Возврат;
• Передача на ответственное хранение;
• Отгрузка с места хранения;
• Передача сырья для переработки;
• Передача сырья в качестве давальческого;
• Возврат давальческого сырья.

Создаются электронные перевозочные документы на основе списка либо по соответствующей команде. В качестве основания могут выбираться электронная транспортная накладная либо заказ-наряд; сопроводительная ведомость в электронном виде используется реже.

Что нужно, чтобы работать с ЭПД в учетных системах 1С?

Чтобы осуществлять обмен ЭПД — в том числе и электронными транспортными накладными в 1С — каждый из участников обмена должен иметь подключение к сервису ЭДО, обменяться приглашениями к обмену с другой стороной и принять отправленное ему приглашение. Также потребуется осуществить следующие действия. 

• Подготовить цифровые подписи (сделать это можно с помощью сервиса 1С-Подпись);
• Подготовить сотрудников, задействованных в электронном документообмене: обучить их работе в новых условиях и предоставить им необходимые технические средства.

Подключение к ЭДО

Подключиться к ЭДО можно через карточку.

После того, как вы нажмете кнопку “Подключить организацию”, появится новое окно, в котором вам предложат указать сертификат. В дальнейшем он будет применяться для подписания транспортных накладных и других электронных документов.

Вам откроется перечень доступных сертификатов. После выбора нужного и нажатия кнопки “Далее” появится новое окно.

В открывшемся окне укажите пароль от ЭЦП.

Дополнительную информацию вводить не нужно — программа автоматически “подтянет” ее из карточки.

Указать нужно будет описание и назначение учетки: эта информация будет доступна всем пользователям, с которыми вы обмениваетесь транспортными накладными, платежными поручениями и прочими электронными перевозочными документами.

После завершения регистрации вы сможете отправлять приглашения партнерам и при получении от них согласия — обмениваться электронными перевозочными документами.

Мобильное приложение

С его помощью можно работать с транспортными накладными и электронными платежными документами на перевозку, используя смартфон или другое мобильное устройство. Последнее могут применять водители, медики и другие работники, связанные с деятельностью по грузоотправке и грузополучению.

Чтобы подключить пользователя к обмену электронными документами на перевозку, нужно зайти в цифровой журнал, где в электронном виде находятся документы на перевозку; кликнуть клавишу “Еще” — “Режим использования”.

Далее укажите, кого вы хотите подключить к сервису. Это можно сделать через справочник, который также открывается кликом по клавише “Еще”.

После этого нужно будет внести информацию о пользователе.

Как только вы внесете данные — можно будет настроить схему взаимодействия. Вариантов два:

• Обмениваться с другими участниками электронными транспортными документами и накладными напрямую;
• Обмениваться внутри предприятия проектами титулов.

В первом случае титулы сформируются в приложении и сразу направятся участникам обмена ЭПД. Во втором — они будут готовиться в мобильном приложении, после чего направляться в систему, где по ним будут формироваться титулы для прочих участников деятельности по грузоотправке и грузополучению.

Далее уточните тип подписи — она может быть простой, усиленной госключом или квалифицированной рутокеном.

После этого нужно будет определить документацию, для которой будет применяться приложение. Это может быть накладная и путевой лист, либо что-то одно.

Указываем пользовательскую роль.

Формируем код. Впоследствии он будет передаваться пользователю.

Чтобы считывать его, понадобится приложение на мобильном устройстве, которое будет распознавать коды.

Как создать ЭПД?

Электронный перевозочный документ формируется без записи; чаще всего, как мы уже говорили выше, его делают на основании электронной транспортной накладной или заказ-наряда. Оформить его можно двумя способами: через кнопку “Создать на основании” либо через режим “Оформить ЭПД”.

При вводе ЭТН нужно будет заполнить ряд реквизитов (остальные можно будет дозаполнить перед отправкой):

• Дата документа;
• Контрагент, отправляющий груз (на основании договора или иного документа);
• Контактный адрес, по которому будет осуществляться погрузка;
• Организация-получатель груза;
• Адрес, по которому будет доставляться груз.

При вводе ЭЗН нужно будет ввести дату и фрахтователя; данные о перевозчике, водителе, транспорте вносятся на основе их наличия в основном документе.

В табличной части (и для транспортной накладной, и для заказ-наряда) по документу-основанию будут заполняться наименование из вида номенклатуры, наименование из настроек, частное наименование для определенного номенклатурного вида, тип тары, способ упаковки, состояние груза, число мест, масса (нетто и брутто), а также стоимость с НДС по сведениям накладной.

Далее электронные перевозочные документы направляются оператору соответствующей кнопкой. 

Далее давайте рассмотрим отдельно особенности заполнения каждого из трех типов документов — электронной транспортной накладной, электронного заказ-наряда, электронной сопроводительной ведомости.

Электронная транспортная накладная

Транспортная накладная — документ, в котором содержатся данные относительно условий поставки, предмета перевозки и ответственности сторон за ее осуществление. Такой документ вместе с платежным поручением является подтверждением факта осуществления перевозки и используется в целях налоговой и бухгалтерской отчетности. 

С применением 1С-ЭПД можно легко создавать корректные накладные без необходимости вводить данные вручную; впоследствии транспортные накладные подписываются цифровыми подписями и могут рассматриваться в качестве абсолютных и правомочных аналогов бумажного документа. Электронную транспортную накладную можно оформить в несколько кликов, сразу направить контрагенту через интернет, и увидеть, когда она будет подписана.

Участниками взаимодействия будут являться перевозчик груза, отправитель и получатель.

• Отправитель оформляет ЭТН и отправляет ее остальным сторонам;
• Перевозчик груза принимает ее и уведомляет о согласии остальные стороны (либо не принимает и также уведомляет об этом);
• Получатель груза принимает его (или нет) и уведомляет стороны;
• Перевозчик уведомляет о передаче (частичной, полной), либо непередаче. 

Все действия отражаются в учетной системе.

Давайте посмотрим, как заполнять ЭТН для участников грузоперевозки. 

Этап 1. Оформление.

В учетной системе по кнопке “Создать” формируется проект документа.

Грузоотправитель вносит обязательные данные о перевозке (система их помечает красным выделением).

Данные по перевозке направляются получателю и перевозчику груза; в процессе осуществления транспортировки будут отправлены отправителю груза следующие уведомления:

• О получении информации перевозчиком;
• О принятии груза к перевозке;
• О частичной либо полной приемке получателем груза;
• О разгрузке перевозчиком (частичной или полной);

При необходимости перевозчик также может уведомить об изменении стоимости для ее согласования.

Этап 2. Согласование

При необходимости перевозчик также может уведомить об изменении стоимости для ее согласования. Если отправитель груза согласен с корректировками, он отправляет свое одобрение; если нет — уведомляет перевозчика о несогласии.

Этап 3. Погрузка

Получив ЭТН, перевозчик может указать свои замечания.

Если замечаний нет — груз принимается, о чем перевозчик сообщает остальным сторонам переключением бегунка “замечаний” в нужный режим. Если же они есть, то перевозчик указывает их вместе с подтверждением о принятии груза.

Если перевозчик хочет отказаться от перевозки (а также когда требуются уточняющие сведения), — это можно сделать с помощью кнопки “Отказаться от перевозки”.

Когда перевозчик примет груз — при необходимости он сможет добавить в ЭТН данные о замене или переадресовке транспорта либо водителя.

После внесения данных по переадресовке перевозчик направляет их остальным сторонам.

Изменения по замене транспортного средства или водителя также отображаются в строке статусов ЭТН.

В командной панели есть кнопка получения кода для ГИБДД: сформировав его, перевозчик может отправить его водителю через электронную почту или мессенджер.

Этап 4. Разгрузка

Принятие груза получателем перевозчик подтверждает в электронной транспортной накладной.

Работа с замечаниями, переадресовкой и корректировкой стоимости строится аналогично описанной выше схеме.

Если груз был принят не полностью, то перевозчик добавляет данные по переадресовке оставшейся части груза; если груз направляется обратно отправителю, то в качестве нового адреса указывается адрес последнего.

В этом случае также могут вноситься сведения по замене; стоимость перевозки также может корректироваться — изменения направляются на дальнейшее согласование отправителю груза.

Этап 5. Приемка

Получатель груза заполняет данные по результату приемки. В случае отказа нужно будет уточнить причину неприемки.

Соответственно всем особенностям оформления ЭТН электронный документооборот между получателем, отправителем и перевозчиком груза предполагает формирование файлов, которые будут подписываться электронный квалифицированной подписью и направляться оператору. Последний отправит уведомление, если будет обнаружена ошибка, а в случае, если результат проверки будет положительным, — обновит данные в информационной системе для остальных участников перевозки. Вся информация об этом будет отражаться статусами в списке ЭПД.

Система обновляется по умолчанию каждые 30 минут, — если нужно изменить длительность периода обновления, это можно сделать в настройках.

Информация о необходимых действиях будет доступна в форме “Электронные документы” — она открывается из предыдущего списка по клику нужной строки в графе “Представление состояния”.

Электронный заказ-наряд

ЭЗН создается в случае, если перевозка не разовая, а регулярная или систематическая, и нужно оформить договор фрахта. Соответственно здесь будут две стороны — фрахтовщик и фрахтователь.

Оформлять ЭЗН будет тот, кто фрахтует; он добавляет в форму данные по перевозке (условия, наименование, сроки, место подачи и пр.)

Вторая сторона, получив ЭЗН, заполняет данные о принявшем заказ лице, а также прочие сведения.

Как только транспорт подан — фрахтователь подтверждает это отметкой в ЭЗН.

Когда транспорт вернется назад, фрахтовщик подтвердит, что перевозка завершена.

Электронный документооборот в случае с ЭЗН будет аналогичен описанному в предыдущем разделе.

Электронная сопроводительная ведомость

Она оформляется реже, чем транспортная накладная и заказ-наряд в электронном формате, — потому что ЭСВ имеет довольно специфические условия оформления: ее нужно готовить, когда отправителю был подан порожний контейнер, или получателю — груженый, то есть если выгрузка или погрузка были произведены путем снятия с транспортного средства контейнера и (или) возвратом порожнего. Участниками будут те же лица, что и в случае с электронной транспортной накладной, — получатель, отправитель, перевозчик.

Электронная сопроводительная ведомость будет иметь следующие особенности оформления.

1. Передача “порожняка”

Перевозчик указывает данные по перевозке пустого контейнера — в том числе сведения о сторонах, информацию о контейнерах и прочих обстоятельствах.

Приняв контейнер, отправитель указывает сведения по времени, дате, состоянии принятого пустого контейнера.

2. Перевозка

Перевозчик добавляет в ЭСВ все обязательные данные по перевозке.

Отправитель, в свою очередь, добавляет сведения по перевозке и сдаче груженого контейнера; получив груз, перевозчик указывает время и дату получения контейнера. Получатель, получив груз, фиксирует время, дату, состояние.

3. Возврат “порожняка”

Перевозчик указывает данные о сторонах, контейнерах, транспорте и прочее.

По факту предоставления транспорта получатель груза вносит в электронную сопроводительную ведомость все сведения по времени и дате подачи; по факту приема контейнера получателем груза перевозчик также указывает информацию по времени и дате приемки.

Электронный документооборот здесь будет аналогичен ЭДО между участниками перевозки, описанному для электронной транспортной накладной.

Условия использования

Сервис обмена электронными перевозочными документами сочетается с приложениями на базе 1С:Предприятие 8 и корректно работает со следующими конфигурациями 1С:

• Бухгалтерия;
• Бухгалтерия некоммерческой организации;
• Бухгалтерия государственного учреждения;
• Комплексная автоматизация;
• Розница 3.0;
• Управление торговлей;
• Управление автомобильным транспортом;
• Транспортная логистика, экспедирование и управление автомобильным транспортом;
• Управление нашей фирмой;
• Управление производственным предприятием;
• Управление холдингом;
• ERP. Управление холдингом;
• ERP Управление предприятием 2.5.

Приведенная выше инструкция по работе с сервисом ЭПД будет одинакова почти для всех этих конфигураций.

Благодаря подключению сервиса 1С-ЭПД предприятие получает возможность при минимальных вложениях значительно уменьшить сопутствующие издержки на осуществление документооборота по перевозке грузов. Процесс внедрения сервиса для пользователей учетных систем 1С достаточно простой, а его использование не только оптимизирует оборот документов, но и помогает компании становиться более эффективной и устойчивой в конкурентной среде. Таким образом, использование ЭПД — закономерный для любого бизнеса шаг в контексте всеобщей цифровизации. А с помощью решения 1С сделать его будет гораздо проще.