1С:ERP: как оптимизировать управление запасами

1С:ERP и эффективное управление 

Оптимизируя управление запасом, предприятие может снизить затратность ТМЦ, расходы на отгрузки, потерю товаров из-за неправильного хранения, а также увеличить качество сервиса. 

Управление запасами включает следующие меры:

• Защита от затоваривания и дефицита;
• Прогнозирование на основе данных по отгрузкам и тенденций спроса;
• Удешевление хранения товаров на складе;
• Уменьшение рисков устаревания, ценовых колебаний, прерывания логистической цепочки.

Для эффективного управления разработаны Enterprise Resource Planning — системы автоматизации управления складом. Одна из таких — 1С:ERP, в которую входят и программные инструменты для отслеживания и оптимизации запасов. 

Достоинства 1С:ERP: 

• Сведения хранятся в едином пространстве;
• “Прозрачное” товародвижение;
• Информация обновляется в режиме реального времени;
• Можно управлять запасами не на одном складе, а сразу на нескольких, причем на каждом зонировать свои области хранения;
• Можно отслеживать отдельные виды ТМЦ по серийным номерам или штрих-кодам;
• Можно не ограничиваться хранением, но и влиять на закупку, отгрузки, приемку товаров.

Возможности 1С:ERP

Подсистема создана для компаний, которые работают с широкой номенклатурой, с ТМЦ нетипичного хранения, либо у них много складской площади. Она базируется на комплексе модулей, настраиваемых под внутренние нужды предприятия. 

Управление запасами на базе 1С позволяет:

• Отслеживать данные по разной топологии и выделять отдельные рабочие участки;
• Использовать несколько схем размещения товаров;
• Разграничивать области хранения по товарным группам;
• Улучшать операции корпоративного перемещения ТМЦ;
• Отслеживать инвентаризацию;
• Повышать управляемость заказов на отгрузку;
• Вести серийный и обособленный учет;
• Контролировать остатки.

ERP управление с инструментами 1С имеет большой потенциал гибкости: с ним предприятие может легче адаптироваться к изменениям рынка. Программные решения уменьшают число рутинных пользовательских действий, а встроенные инструменты аналитики отслеживают потенциальные проблемы и прогнозируют будущие сценарии.

Достигаемые результаты

Реализуемое на базе 1С ERP управление запасом способствует:

• Улучшению показателей оборачиваемости ТМЦ;
• Снижению расходов на формирование заказов, закуп и хранение складских товаров;
• Повышению качества клиентского сервиса. 

С системой управления товарными запасами 1С:ERP можно оптимизировать экономические показатели.

Организация управления запасами 

В 1С:ERP предусмотрен ряд мер по эффективному хранению ТМЦ, отслеживанию товародвижения, а также инвентаризации. Целью этих мер является поддержание запаса в нужном объеме, удовлетворяющем заказы на отгрузки и планы закупок. 

1С:ERP предлагает следующие возможности поддержания запасов:

1. Организация складского хранения;
2. Безадресное, адресное, справочное расположение;
3. Автоматизация процесса внутреннего товародвижения;
4. Оптимизация запасов и остатков на складах.

Управление товарами на уровне склада 

Подсистема предлагает несколько способов организации складского хранения:

1. Оптовый —  для обеспечения корпоративного и внешнего заказа большими объемами ТМЦ;
2. Розничный —  для осуществления мелких и крупных операций по продаже;
3. Цеховой — упрощенный тип склада, где все ТМЦ представляют собой незаконченное производство.

Способ организации склада может предполагать выделение отдельных помещений. Это может быть применимо в следующих случаях:

• В разрезе одной территории разделяются зоны материальной ответственности;
• Нужно размещать товар с разными условиями хранения;
• Документы по заказам для разных складских зон должны заполняться отдельно.

Если в одном складе есть несколько помещений для хранения, то для каждого из них способ организации настраивается отдельно. 

Помещения могут делиться на области по номенклатурному месторасположению свойств хранения (температура, влажность, освещенность). Расположение в областях хранения также оптимизируется инструментами 1С:ERP.

Организация адресного и безадресного хранения

Для операций с товарами на складе и отгрузками по заказам 1С:ERP предлагает две схемы:

1. Двухфазная (с ордером)

• Выписка и отгрузка разделены по времени. 

Требует оформления ордеров-распоряжений. Это увеличивает документооборот, из-за чего требуется дополнительный персонал.

2. Однофазная (без ордера)

• Если у компании мало складов либо они расположены рядом.
• Если выписка заказа и отгрузка товара по факту не разделены по времени. 

Организовать удобное расположение товарно-материальных ценностей помогает система складских ячеек. 

Для организации хранения товаров подсистема 1С:ERP предлагает несколько способов, отражающих специфику хранения, учета, заказа, внутреннего товародвижения.

Без ячеек

Товар поступает на склад и учитывается на уровне помещения. Это затрудняет определение точного местоположения ТМЦ, что не слишком удобно для организации отбора, так как отсутствуют данные о числе ТМЦ в конкретной ячейке.

Вариант “без ячеек” — не единственный: программные решения 1С:ERP предлагают и другие способы, с более высоким уровнем организации размещения товаров. 

Скриншот размещения номенклатуры без ячеек

Справочное размещение товаров

Расположение товаров в ячейках справочного хранения предоставляет следующие возможности:

• Можно хранить с конкретизацией места от секции до стеллажа;
• Товары в ячейках учитываются в разрезе помещения; 
• Более удобная организация отбора товаров;
• Справочный учет товаров в разрезе ячеек допускает помещение в основные и дополнительные ячейки;
• Можно объединять справочные ячейки в рабочие участки.

Вариант со справочными ячейками удобен, если одна единица товарно-материальных ценностей хранится в одной, максимум — в двух ячейках. Размещением управляет только пользователь — он сам назначает ячейки, куда будут помещены ТМЦ.

Этот метод удобнее, чем “без ячеек”, если нужно определять расположение ТМЦ в пределах склада. По другим параметрам этот способ немногим лучше предыдущего. Хранение методом ячеек справочного размещения не дает учитывать складские особенности, оперировать информацией о числе ТМЦ в ячейке и определять их.

Адресное хранение товаров

Товар поступает на склад, где попадает в ячейку с определенным “адресом”. При адресном хранении:

• Оптимизируются учет и отбор ТМЦ;
• Конкретизируется местоположение товаров в ячейках;
• Улучшается товарная навигация на складе;
• Можно отслеживать весогабаритные характеристики и наполнение в ячейках, варьировать единицы хранения;
• Можно обособленно размещать товар в разрезе ячеек и использовать несколько стратегий в пределах одного помещения.

Система сама может назначить тот “адрес”, куда будет размещена ТМЦ.

Вариант с организацией адресных ячеек предпочтителен, если нужно иметь обновляемую информацию об “адресе” каждой ячейки и количестве ТМЦ в ней. 

Внутреннее движение товаров

Внутреннее товародвижение может отражать как списание ТМЦ на “корпоративный заказ”, то есть внутренние нужды, так и перемещение ТМЦ между подразделениями одного предприятия. Автоматизация улучшает мониторинг состояния товаров на складе, подготовку документов и учет факт-данных по заказу на отгрузки.

Документооборот по движению товаров будет зависеть от схемы складских операций (с ордером или без).

В рамках внутреннего товародвижения 1С:ERP может учитывать следующие операции:

1. Перемещение

Тип движения товара, который осуществляется как в рамках одного подразделения, так и между разными филиалами предприятия. Может предполагать перемещение с одного склада хранения на другой.

2. Внутреннее потребление

Может предполагать списание на расходы и передачу ТМЦ в эксплуатацию. 

Скриншот настроек

3. Сборка-разборка

Учитывает потребности в собираемых/разбираемых ТМЦ и их элементах. 

4.Инвентаризация

Для отслеживания остатков товаров на складе и количественной сверки предусмотрены следующие возможности:

• Отражение данных по пересчету;
• Отображение сведений по факту изменения остатков товаров на уровне склада;
• Учет пересортицы, порчи, излишков, недостач;
• Установление факта, учета, а также отклонения между ними.

Остатки пересчитываются с помощью статусов. Данные о несоответствии количества по факту и учетного числа товаров на складе включаются в отчет. Списание несоответствий сопровождают документами, где учитываются финансовые условия и меняются остатки товара на складе по факту.

5. Прочее 

Оформление поступлений и возврата заказа из эксплуатации обратно на склад. Можно настраивать специфику погашения, списание по конкретным статьям расходов, а также учитывать возврат тары.

Управление запасами и поддержанием остатков

Механизмы управления

Потребности рассчитываются по информации заказов об отгрузках и с учетом данных min-max остатков, которые устанавливаются вручную либо по среднедневным сведениям по потреблению товаров.

Упрощенный

Упрощенный механизм обеспечения и поддержания запаса позволяет:

• контролировать запас товаров на складе (минимум-максимум);
• определять наименьшие и наибольшие объемы поддержания запаса;
• выбирать поставщика;
• составлять заказ.

Расширенный

Расширенный механизм помогает:

• отслеживать текущие складские остатки;
• определять пороговые значения запасов;
• назначать способы, методы, источник обеспечения заказов на отгрузку;
• рассчитывать объемы среднедневного потребления;
• определять срок поставки и график;
• выбирать поставщика для формирования заказа, определять условия сотрудничества с ним.

Способы

С помощью этого параметра определяется, каким образом будет производиться обеспечение складским запасом, а также какие связи по заказу на отгрузку нужно будет сформировать.

• Покупка — указывается, если ТМЦ приобретается у поставщика;
• Производство/сборка — указывается, если ТМЦ поступает после осуществления внутренних операций с ним;
• Перемещение — используется, если номенклатура отправляется с другого склада;
• Производство/переработка — применяется, если ТМЦ поступают после произведенной переработки внешним переработчиком.

Скрин выбора параметров обеспечения потребностей

Методы

1С: ERP предусматривает следующие виды методов расширенного обеспечения: пороговый расчет (по минимуму и максимуму), нормативный расчет, статистический расчет.

1. Пороговый расчет дает возможность поддерживать объем складских ТМЦ в зависимости от потребностей (в минимуме и максимуме). 

• Остатки max отражают период обеспечения, min — срок покупки.
• Данные о потребностях складом вводятся вручную.
• Применяется в случае, если статистика расходов товара в компании не отслеживается.

2. Нормативный расчет определяет объем поддержания запаса складом на основе данных по нормативному (среднедневному) потреблению. 

• На основе нормативов определяются пороговые значения минимума и максимума потребности. 
• Применяется, когда компании нужно обеспечивать уровень  запаса товара по среднедневным показателям, но нет статистики нормативного расчета потребности на определенный период;

3. Статистический расчет определяет объем поддержания запасов на основе информации по продажам. Данные учитываются как при определении нормативных показателей, так и для расчета поддержания запасов min-max. 

• Оптимизирует поддержание  запаса товара на основе данных статистической потребности.
• Применяется, когда имеются статистические данные по среднедневному потреблению.

Правила формирования заказов 

В 1С: ERP используются два метода:

1. “По точке заказа”

По расходованию текущих запасов определяется дата следующего заказа и количество товара. В основе метода — складские данные по обеспеченному периоду, который рассчитывается в днях. Согласованная дата по заказу на отгрузку указывается в графе “гарантированный срок”. 

2. “По графику”

Для определения объемов ближайшей закупки. Предполагает обеспечение потребностей на конкретный период с фиксированными сроками поставок. 

При формировании заказов можно уточнять общие данные: например, зафиксировать наименование поставщика, номер договора, срок поставки товаров на склад. При необходимости указываются организация и подразделение.

Скрин настройки обеспечения потребностей через закупку у поставщика

Режимы

По текущим отгрузкам система может:

• Определять способ, метод, источник обеспечения потребностей в ТМЦ;
• Готовить график отгрузок;
• Определять объемы отгружаемых ресурсов;
• Отслеживать количество поставленного товара;
• Выбирать режим обеспечения заказа.

Скрин по по настройке способа обеспечения

Поддержание запасов может производиться в одном из двух режимов:

1. Без учета текущих остатков: в необходимый объем не включаются остатки и запланированные поступления.
2. С учетом текущих остатков: включает остаточное количество товара на складе и запланированные поступления.

Планирование 

ERP-система позволяет планировать объемным календарным методом: так потребности в товарах удовлетворяются по закупочному плану, по которому готовятся складские заказы для поставщиков. 

Объемный календарный план можно сформировать автоматически на основе сведений по заказам товара на склад, информации по объему продаж, данным по закупкам, а также других источников. 

В рамках системы 1С:ERP плановое обеспечение потребностей делится на несколько этапов:

• Выявление потребности;
• Отбор планов;
• Подготовка и утверждение плана закупок (по данным потребностей и других планов);
• Формирование заказа;
• Подготовка документов.

“Тонкие места” управления складом: частые трудности при внедрении 1С:ERP 

Отсутствие плана автоматизации

Эффективным будет внедрение, в основе которого лежат четкие представления о целях автоматизации. Для этого нужно определить, как складские процессы обеспечиваются в реальности, и как выглядит желаемый механизм обеспечения потребностей.

Определение принадлежности

Предприятия часто допускают ошибки в складском ведении — например, вводят несколько идентичных, но вместе с тем включающих разные функции складов. Чтобы решить эту проблему, потребуется унифицировать справочники и скорректировать записи, исключив некорректные, недостаточно полные и дубликаты.

Сложности с переходом

Подсистема охватывает значительное количество документации, и перестроиться на новые формы пользователям бывает трудно. Упростит переход учет действующих процессов и адаптация документов, а также обучение пользователей работе в новой системе.

Нехватка типового функционала

Если потребности бизнес-процессов выше, чем может удовлетворить типовая конфигурация 1С:ERP, то ее можно будет доработать. 

Информация хранится в другой системе

Если предприятие использует сторонние сервисы или системы хранения данных, то их можно интегрировать с 1С:ERP.

Внедрение 1С:ERP — важный шаг к тому, чтобы оптимизировать управленческие процессы в функциональной зоне склада. Автоматизация повышает видимость товарно-материальных ценностей, снижает число учетных ошибок, способствует поддержанию товарного запаса, что улучшает конкурентные преимущества компании и прямым образом влияет на ее коммерческую эффективность.