Настройка интеграции 1С с маркетплейсами

1С и маркетплейсы: особенности интеграции

Для многих российских компаний, которые продают товары оптом и в розницу, маркетплейсы — это основной способ заработать деньги. Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет, СберМаркет и другие площадки помогают им выполнять больше заказов. Согласно исследованию Т-Банка, во втором квартале 2024 года продавцов на маркетплейсах стало больше на 22%, чем в это же время в прошлом году.

Но чтобы реализовывать продукцию без проблем, синхронизировать остатки и быстро реагировать на изменения площадок, нужно правильно настроить работу 1С с маркетплейсами. Настройка интеграции 1С с маркетплейсами позволяет объединить 1С с Ozon, Wildberries или Яндекс. Маркет. Так данные о товарах, заказах и складах автоматически передаются между этими системами. Сотрудникам не нужно вручную вводить информацию дважды: сначала в 1С, а потом в интернет-магазине.

В настройку интеграции обычно входит:

• проверка системы учета и базы данных 1С;
• настройка обмена данными с маркетплейсами;
• интеграция с личными кабинетами Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет и других площадок;
• автоматическая синхронизация остатков, цен и карточек товаров;
• регуляция обмена заказами, возвратов, документов;
• настройка уведомлений и контроль ошибок.

В итоге вы получаете удобный рабочий процесс, в котором все данные актуальны и обновляются сразу.

Кому подходит интеграция 1С и маркетплейсов

Настройка интеграции 1С с маркетплейсами — это ключевое решение для бизнеса, которое позволяет выстроить управляемую, масштабируемую и прозрачную модель работы с маркетплейсами. Рассказываем, для каких именно компаний интеграция особенно актуальна.

1. Компании с высокой операционной нагрузкой.

Если вы ежедневно обрабатываете десятки или даже сотни заказов с нескольких площадок, ручное внесение данных в 1С становится постоянным источником ошибок и задержек. Интеграция освобождает бухгалтеров и логистов от рутины, автоматически синхронизируя заказы, остатки, отгрузки и возвраты.

Пример: поставщик детской одежды, который обрабатывает более 300 заказов в сутки на Wildberries и Ozon, после внедрения интеграции смог сократить ручной труд на 80% и полностью освободить одного сотрудника.

2. Бизнес с мультиплатформенной торговлей.

Торговля на нескольких маркетплейсах требуетспециального подхожа. Если вы продаёте на Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркете и других площадках одновременно, вам нужна система без путаницы в документообороте и без дублирования информации в 1С.

Что делает интеграция в таком случае:

• сквозной учет по всем площадкам;
• корректное сопоставление продаж с остатками;
• ведение аналитики по каждому маркетплейсу;
• централизованное формирование отчетности.

3. Компании с внутренним складом или производством.

Если вы работаете с программой 1С, то нужно, чтобы данные в ней совпадали с данными на маркетплейсах. Иначе могут быть проблемы с возвратами и налогами.

Например, компания по производству мебели подключила 1С к Wildberries. Теперь топ-менеджеры бизнеса точно знают, сколько товара есть на складе маркетплейса, и могут правильно планировать производство.

4. Компании с бухгалтерией в 1С:Бухгалтерия 8.3.

Если вы уже работаете в программе 1С:Бухгалтерия и вам приходится вручную загружать отчеты с маркетплейсов, то интеграция может помочь. Она позволит вам меньше работать и не делать ошибок.

Интеграция поможет:

• автоматически загружать отчеты;
• распределять комиссии по статьям затрат;
• правильно учитывать возвраты;
• формировать реализацию и счета-фактуры;
• создавать платежные документы для выплат от площадки.

5. Компания, которая торгует только на маркетплейсе

Если ваш бизнес ориентирован исключительно на маркетплейсы, грамотная настройка учета в 1С — основа всей управленческой модели: от налогов до финансового анализа. В таком случае интеграция — это способ контролировать реальную прибыльность,  понимать сумму дохода с каждой площадке, а также оперативно реагировать на отклонения в финансовых потоках.

Когда пора внедрять автоматизацию:

• вы продаете на 2 и более площадках;
• у вас больше 100 заказов в день;
• отчеты по комиссиям не сходятся;
• налоговая уже находила несоответствия;
• нужно отслеживать остатки по SKU на складе;
• бухгалтеры перегружены ручной обработкой в Excel.

На самом деле, интеграция 1С с маркетплейсами подходит любому бизнесу, где маркетплейсы — не вспомогательный канал, а полноценная точка роста. Это может быть локальный производитель, онлайн-ритейлер, дистрибьютор или даже бренд, выходящий на маркетплейсы напрямую.

С автоматизацией легко управлять заказами, видеть реальную картину с достоверными данными и оперативно реагировать на возможные спады продаж.

Как проходит настройка интеграции 1С с маркетплейсами

Интеграция 1С с маркетплейсами — это не просто обмен файлами. Оно помогает сделать работу компании более понятной и непрерывной. Для этого специалисты аssino работают по определенному алгоритму.

1. Бизнес-анализ и диагностика IT-среды

На первом этапе изучаются:

• используемая версия и конфигурация 1С (УТ, ERP, КА, самописные доработки);
• внутренние регламенты учета и документооборота;
• текущие точки взаимодействия с маркетплейсами (через личные кабинеты, сторонние сервисы, вручную).
  

Цель: выявить риски, дублирование операций, ошибки синхронизации, а также технические ограничения, которые могут повлиять на архитектуру интеграции.

Например, для дистрибьютора бытовой техники мы выявили, что остатки обновлялись вручную раз в сутки, из-за чего Wildberries периодически штрафовал компанию за неактуальные данные. После внедрения автоматической синхронизации раз в 5 минут компания сэкономила более 300 000 ₽ в первый месяц.

2. Проектирование архитектуры обмена

На основе анализа проектируется индивидуальная схема настройки интеграции 1С с маркетплейсами. Что учитывается на этом этапе:

• API или EDI-возможности конкретных площадок;
• как часто требуется частота синхронизации, в зависимости от SKU, логистики, SLA маркетплейса;
• как распределена ответственность между отделами логистики, маркетинга, бухгалтерии;
• какие нужны сущности — карточки, заказы, остатки, цены, УПД, возвраты, статусы поставок.

Дальше разрабатываются модули обмена.

3. Техническая реализация и тестирование

Далее программа 1С подключается к маркетплейсам. Настраивается и программируется система, фиксируются и исправляются ошибки.

После этого происходит тестирование на копии базы данных и в реальной работе. Анализируется, как система обрабатывает заказы, сколько товаров осталось и как документы оформлены.

4. Обучение персонала и ввод в эксплуатацию

Далее подготавливаются инструкции, проводится обучение для пользователей, от менеджеров до бухгалтерии. Запускается полноценная работа системы.

Что получает бизнес на выходе:

• централизованное управление каналами продаж;
• автоматизированный документооборот;
• полную прозрачность остатков и логистики;
• устранение ручных ошибок и минимизацию штрафов от площадок;
• возможность масштабировать бизнес без увеличения штата.

Готовые модули и их преимущества

На рынке есть решения для программ 1С. Они помогают легко работать с маркетплейсами.

С помощью этих продуктов можно:

• получать и обрабатывать данные с маркетплейсов;
• настраивать автоматическую синхронизацию;
• вести учет по площадкам, товарам, заказам и операциям;
• сократить ручной труд на 90%.

Например, наш клиент, компания по продажам запчастей на Wildberries и Ozon, стала тратить на бухгалтерию на 30% меньше. Ошибки в НДС-учете исчезли, а закрывать месяц стали на несколько рабочих дней быстрее с помощью автоматизации.

Какие платформы поддерживаются

Большинство решений работают с основными онлайн-магазинами: Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет, АлиЭкспресс и другими. Они помогают следить за продажами, логистикой, комиссиями, штрафами и бонусами.

Для каждого магазина есть свои решения, которые учитывают особенности работы и структуру выгрузок. Нельзя использовать одно и то же ПО для всех магазинов, потому что у каждого свои особенности.

Если у вас многокальная торговля, эти модули можно дополнительно интегрировать с CRM или складскими системами.

8 популярных ошибок при интеграции 1С с маркетплейсами

1. Отсутствие четкого технического задания

Интеграция — это не просто «установить модуль». Это проект, который требует предварительного анализа и описания бизнес-процессов. Без технического задания разработчики и аналитики начинают настраивать систему вслепую. Это не принесет ожидаемого результата, поэтому компания должна понимать, чего хочет добиться, и поставить ясную цель перед специалистами. 

Например, компания загрузила модуль интеграции с Wildberries, не указав в техническом задании правила распределения остатков по складам. В итоге система списывала товар с главного склада, хотя физическая отгрузка шла с удаленного РЦ. Итог — ошибки в учете и претензии от маркетплейса.

2. Использование неподходящего конфигуратора 1С

Не все версии программы 1С могут работать с маркетплейсами. Лучше всего работает 1С:УТ 11.4+. Иногда используют 1С:Бухгалтерию 3.0 с изменениями. Если использовать старые версии или свои версии, то могут быть проблемы с обменом данными и невозможностью добавить новые функции.

Перед началом работы проверьте, может ли ваша версия 1С работать с API маркетплейсов, таких как Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет и других.

3. Игнорирование различий в моделях FBS/FBO

У каждого маркетплейса есть свои особенности. Их надо учитывать. В FBS товар отправляется со склада продавца, а в FBO — с распределительного центра маркетплейса. Для этого нужны разные документы в программе 1С.

Часто операторы делают ошибку: они используют одну и ту же схему для всех заказов. Из-за этого появляются лишние документы, неправильный НДС, ошибки в расчетах с покупателями и маркетплейсами.

4. Несвоевременная настройка налогового учета

Комиссии маркетплейсов, логистика, удержание и возврат денег влияют на налоги. Если вы неправильно учтете НДС, неправильно классифицируете операции или не оформите документы по возврату, у вас могут возникнуть проблемы с налогами.

Чтобы избежать проблем, настройте аналитику по комиссиям, разделите их по видам  — услуги, логистика, реклама. Также оформляйте корректные счета-фактуры на аванс, особенно если работаете с юридическими лицами.

5. Отсутствие контроля ошибок обмена

Даже если 1С и маркетплейс работают вместе, могут быть проблемы с обменом. Например, заказ не загрузится, остаток не обновится, реализация не передастся. Если такие ошибки не замечать, то можно потерять деньги и доверие покупателей.

Чтобы этого не произошло, нужно:

1. Установить систему, которая будет записывать информацию об обмене.
2. Настроить уведомления о проблемах.
3. Назначить сотрудника, который будет следить за работой интеграции.

6. Несоответствие карточек товара

Если в 1С и на маркетплейсе товары обозначаются по-разному, то система не может правильно сопоставить заказы и остатки. Из-за этого возникают ошибки в учете, дубликаты, неправильное списание остатков и возвраты.

Чтобы решить эту проблему, нужно сделать так, чтобы все товары были обозначены одинаково. Для этого нужно привести карточки товара к одному формату, синхронизировать справочники и использовать одинаковые идентификаторы (SKU, штрихкод, артикул).

7. Отказ от поддержки после запуска

Многие компании думают, что после того, как они подключат систему, она будет работать сама по себе. Но маркетплейсы часто меняют правила работы, поэтому ваша система может быстро устареть.

Например, Wildberries добавил новую форму отчета по логистике. Компании, которые не получили поддержку, не смогли отправить свои отчеты в старой форме, и у бизнеса возникли проблемы с бухгалтерией.

8. Отсутствие автоматизации по возвратам

Возвраты с маркетплейсов — один из самых сложных участков учета. Часто бухгалтерия их просто игнорирует или фиксирует вручную,. Из-за этого возникают расхождения по складу и налоговому учету. Интеграция должна учитывать возвраты как на складе маркетплейса, так и по учету реализации в 1С.

Интеграция 1С с маркетплейсами — это не просто настройка обмена данными, а выстраивание надежной и гибкой бизнес-системы. И чем лучше вы подготовитесь к её внедрению, тем выше будет эффективность автоматизации.

Как избежать этих ошибок:

• составить детальное ТЗ с участием бухгалтерии, логистов и отдела продаж;
• использовать проверенные модули от сертифицированных партнеров 1С;
• проверить актуальность конфигурации и готовность к API маркетплейса;
• ввести регулярный аудит обмена и контролируйте ошибки;
• не игнорировать техническую поддержку и сопровождение после запуска;
• обратиться за интеграцией к профессионалам.

В задаче с интеграцией модуль нужно не только подключить, но еще и настроить его под бизнес-процессы конкретной компании, то есть важно учесть:

• текущую конфигурацию 1С — тип, кастомизацию, версию;
• схему налогообложения;
• внутреннюю систему документооборота;
• структуру склада и логистики.

Только опытные специалисты смогут обеспечить точное соответствие учета требованиям ФНС и логике площадок. Эксперты аssino делают систему точно под ваши бизнес-процессы.