Командировка в 1С:ЗУП — большая инструкция

50% офисных работников хоть раз уезжали в командировки — так показывает статистика. А значит, в документах приходится часто фиксировать отсутствия сотрудников и начислять им дополнительные выплаты. В 1С:ЗУП предусмотрен широкий функционал для отображения любого типа командировки: для группы сотрудников, для совместителей, для внутрисменных командировок, расчет с изменением среднего заработка и других. А еще — гибкая система расчета и выплаты командировочных сотрудникам. Все возможности эксперты assino подробно разобрали в статье.

Как включить функцию «Командировки» в 1С:ЗУП

Функция оформления документа «Командировка» в 1С:ЗУП 3.1 не включена по умолчанию, поэтому сначала нужно активировать ее в настройках. Это может сделать любой сотрудник, у которого есть полные права для работы в 1С. Для этого откройте раздел «Учет отсутствий»и поставьте галочку в пункте «Командировки».

Какие еще опции для работы в документах можно активировать на этой странице:

• Учет внутрисменных командировок сотрудников. Поставьте галочку, если вы планируете отражать в 1С отсутствия работников меньше одного полного рабочего дня.
• Расчет переходящего периода с авансом и зарплатой. В последних версиях 1С:ЗУП эта функция включается автоматически. Если версия вашей программы ниже 3.1.25.36, проставьте галочку вручную.
• Дополнительная оплата командировки. Поставьте галочку в этом пункте, если компания направляет служащих в командировки на территорию Донецкой Народной Республики или Луганской Народной Республики.

Теперь вы можете оформлять документы «Командировка» и рассчитывать командировочные расходы. 

Что можно считать командировочной поездкой

Перед тем, как приступить к работе с командировками в 1С, кратко напомним, что по законодательству согласно статье №166 ТК РФ можно считать командировкой, а что — нет. 

Итак, какие случаи не считаются командировкой:

• Рабочие поездки сотрудников в течение дня, если их работа в целом имеет разъездной характер. Например, это касается курьеров, водителей, экспедиторов и т.п. Важно: в таком случае это должно быть прописано в трудовом договоре. 
• Отправление работника на вахту.
• Поездки сотрудников, работающих по договору ГПХ.

Также в командировочные поездки нельзя отправлять беременных женщин, несовершеннолетних и тех, кто работает в организации по ученическому договору (если отъезд не связан напрямую с целями ученичества). 

Поездку точно можно считать командировкой, если одновременно соблюдены четыре условия:

• есть распоряжение от организации-работодателя;
• сотрудник будет работать в месте, которое отличается от местоположения компании-работодателя (в том числе считается поездка в филиалы);
• у сотрудника есть служебное задание, цель поездки;
• есть четко определенные сроки поездки.

Чтобы официально оформить отсутствие по служебным целям, в обязательном порядке нужны:

• приказ о направлении в командировку (можно распечатать в нужной форме из 1С:ЗУП);
• авансовый отчет;
• служебная записка — в случае, если работник отправился в дорогу на личном или служебном транспортном средстве. 

Стандартное заполнение документа «Командировка»

Чтобы создать документы для оформления командировки, воспользуйтесь одним из двух вариантов в системе:

Вариант №1: из раздела «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников»

Вариант №2: из раздела «Зарплата» — «Командировки».

В самом документе «Командировка» можно работать с несколькими вкладками:

«Главное». В этой вкладке проставляется основная информация: даты поездки, способы расчета командировочных, данные по заработку и начислениям, которые можно изменить и дополнить по нажатию на «карандаш».

Здесь же вы можете включить функцию учета МРОТ при оплате по среднему заработку. С 1 января 2024 года произошло повышение МРОТ до 19242 рублей по всей стране. Если сумма среднего заработка работника меньше минимально установленной по закону — поставьте в этом пункте галочку. 

«Начислено подробно». Здесь в документе отображается итоговый результат начисления командировочных, который можно отредактировать вручную.

«Стаж ПФР». Эта вкладка понадобится в случае, когда во время командировки сотрудника изменилось место пребывания и появились новые территориальные условия. Например, работник отправился за пределы РФ, в район Крайнего Севера, в зону отчуждения и т.п. За 15 календарных лет работы в районах Крайнего Севера полагается досрочная пенсия из-за экстремальных природных условий. При этом период командировки тоже считается, так как он включается в страховой стаж работника, а компания оплачивает за него страховые взносы. Поэтому, если этот факт нужно отразить для стажа ПФР, в этой вкладке проставляется соответствующий флажок. 

«Дополнительно». В крайней правой вкладке заполняется информация для бухгалтерского учета и печати. 

Доработка 1С

Кастомизируем решение под задачи вашего бизнеса

Подробнее

Дополнительные функции для особых случаев

Внутрисменные командировки

Минимальные сроки длительности рабочих поездок не установлены, поэтому командировка может длиться даже несколько часов. Например, такое возможно, если сотрудник ненадолго отправляется в соседний город, а дорога туда-обратно займет 4-6 часов. Такие служебные отъезды тоже можно официально оформить как командировку со всеми соответствующими приказами, формами и выплатами. Чтобы оформить отсутствие на несколько рабочих часов, поставьте в документе галочку «Командировка на неполный день (внутрисменная)». После этого вы получите возможность указать дату командировки, конкретное количество командировочных часов и режим работы: день или ночь.

Важный комментарий от экспертов assino: если вы впервые начали отражать внутрисменные отсутствия сотрудников, измените тип оплаты работы в 1С — с обычного оклада на оклад по часам. Если этого не сделать, работникам будет начисляться полный оклад даже в дни с внутрисменными отсутствиями. 

Командировка группы сотрудников

Если в поездку отправились несколько сотрудников — например, на проект к заказчику, на обучение, тимбилдинг или мероприятие — не нужно создавать и заполнять отдельный приказ по каждому из них. Вы можете оформить документ «Командировка» сразу на всех. Для этого создайте документ, в котором можно «оптом» отобразить всю информацию — «Командировка группы».

Полезная рекомендация от экспертов assino: если информация по некоторым сотрудникам одна и та же (время в пути, местонахождение и другие), удобнее и быстрее будет добавлять строки в документе копированием.

Сотрудник уехал на долгое время: как на время командировки передать его задачи другому человеку

Если у работника намечается длительная командировка, ему может потребоваться замена — это может быть или уже работающий сотрудник, или нанятый для этих задач новый человек в компании. Сделать это можно:

• используя собственные ресурсы компании — через временный перевод, перемещение или внутреннее совместительство;
• заключив срочный трудовой договор с новым сотрудником.

Чтобы освободить ставку на время отсутствия основного работника, воспользуйтесь соответствующей функцией в 1С:ЗУП, которая доступна, если в организации ведется штатное расписание.

Для этого при создании командировки поставьте галочку с освобождением ставки. После этого в программе можно передать задачи другому работнику. Если текущие задачи передаются действующему сотруднику фирмы, в документе «Командировка» создайте «Совмещение должностей», чтобы в дальнейшем начислить оплату за новые обязанности.

Работа по совместительству

Если в командировку уехал сотрудник, работающий в компании по внутреннему совместительству, необходимо отобразить это по выполняемым функциям.

Чтобы сделать это было быстрее, при оформлении командировки на совместителей в документе программа автоматически добавляет справа дополнительное поле.

Законом подобные случаи для внутренних совместителей не регулируются, но практика экспертов assino показывает, что чаще всего на время командировки по основному месту работы работнику оформляется отпуск без сохранения заработной платы для совмещаемой должности.

Расчет командировки по среднему заработку

Согласно статье 167 ТК РФ, работодатель обязан оплатить дни командировки работника в размере среднего заработка. Если сотрудник работает в компании уже несколько месяцев, 1С:ЗУП автоматически рассчитает сумму среднего дневного заработка и умножит его на количество дней, проведенных в командировке. Стандартно система берет данные за последние 12 месяцев работы и показывает информацию об этом рядом с полем «Средний заработок».

Напоминаем, что при расчете среднего заработка учитывается оклад, все официальные премии и любые начисленные надбавки и доплаты.

При этом не включаются:

• социальные выплаты;
• выплаченная материальная помощь;
• больничные;
• отпускные (в том числе начисленные во время отпуска по уходу за ребенком);
• предыдущие командировки.

Если служебная командировка сотрудника началась в период, когда еще не рассчитан его среднедневной заработок — например, в первый месяц выхода на работу — программа выдаст предупреждение об этом рядом с полем «Средний заработок».

Чтобы убрать ошибку, нажмите в документе «Командировка»на карандаш, а затем — на кнопку «Дополнить по данным ФОТ».

Если возникла необходимость вручную исправить данные среднего заработка, в документе это можно сделать там же — по кнопке с карандашом. Чтобы программа дала возможность редактирования, выберите пункт «Задать вручную».

Командировка, которая выпала на выходные дни

Если выполнение служебных задач сотрудника в отъезде выпадает на праздничный день по производственному календарю или на выходные дни, по законодательству ему полагается дополнительная оплата — не менее, чем в двойном размере (норма по статье №153 ТК РФ). Чаще всего бывает так, что в выходной день работник выезжает на место или, наоборот, возвращается из поездки. Чтобы отразить это в системе 1С, необходимо создать отдельный документ помимо уже созданной «Командировки».

Сделать это можно через «Работу в выходные и праздники» — вы найдете ее в блоке «Зарплата». Обратите внимание, что при заполнении нужно обязательно поставить галочку, что получено согласие на работу в выходной день — иначе документ не проведется. А чтобы обоснование о привлечении к работе в нерабочий день отразилось при печати приказа, не забудьте заполнить раздел «Причины».

Варианты расчета и выплаты командировочных

Пока сотрудник находится в рабочей поездке, ему выплачивается не зарплата, а среднедневной заработок, который облагается взносами и НДФЛ. Чаще всего оплата поступает как обычно в конце каждого месяца — вместе с авансом и заработной платой. В 1С в документе «Командировка» можно оформить все так, чтобы выплаты происходили автоматически вместе с плановыми переводами денег. 

В последних версиях 1С:ЗУП появились новые виды расчета командировочных. Раньше их можно было рассчитывать только в самом документе «Командировка». Но с версии 3.1.25.36, который вышла в апреле 2023 года, появился новый способ оплаты, и теперь выбрать можно один из трех вариантов:

Рассчитать период целиком: расчет командировочных производится прямо в документе за весь срок. В таком случае оплата сотруднику начисляется полностью и один раз.

Рассчитывать переходящий период: подойдет для случаев, когда даты командировочного отъезда приходятся на два и более календарных месяца. Тогда расчет до окончания первого календарного месяца отсутствия сотрудника происходит в документе «Командировка», а далее — через аванс и зарплату.

Пример:

У менеджера отдела качества Елены Васильевны запланирована рабочая поездка в другой город с 14 июля по 11 августа. Если в 1С выбран этот вариант расчета, то в «Командировке» отобразятся суммы командировочных только с 14 по 31 июля. Часть за август будет начислена Елене вместе с переводом августовской зарплаты. Выбирайте этот способ, чтобы рассчитывать оплату командировок сотруднику в конце каждого месяца, а не в конце всего срока.

Рассчитывать командировку с авансом и зарплатой: вся информация попадает в зарплатные документы. Поэтому в полях, где обычно начисляются удержания или начисления, будет стоять значение 0,00 рублей — это нормально. Первые выплаты будут переведены сотруднику вместе с ближайшим авансом и зарплатой.

Важно: чтобы последние две настройки сработали верно, поставьте в документе начисления командировки галочку «Начисляется при расчете первой половины месяца». Тогда при расчете заработной платы все суммы с учетом служебных отъездов будут отображаться правильно.

Оформить выплату командировочных сотруднику можно прямо из документа «Командировка». Чтобы сформировать ведомость в банк, нажмите кнопку «Выплатить».

Что делать, если возникла необходимость отменить командировку, которая уже проведена?

Вам нужно только сторнировать документ «Командировка». Система автоматически сделает перерасчеты. Напоминаем, что для официальной отмены командировки тоже нужен приказ, составить его можно в произвольной форме. Главное: указать, почему отменилась поездка и приложить к нему оформленные документы, которые аннулируются. 

Если вы хотите пользоваться всеми возможностями программы, оформляя документ «Командировка», или планируете интегрировать 1С:ЗУП с другими базами, чтобы управлять любыми процессами через единую информационную систему — обратитесь к экспертам assino по кнопке ниже.