Как сделать акт сверки взаиморасчетов в 1С:ERP

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который позволяет компаниям подтвердить, что их расчеты с контрагентами сходятся. Он особенно важен при проведении инвентаризации расчетов, и в ситуациях, когда возникают споры о задолженностях. 

С 2024 года, в связи с внедрением ФСБУ 28/2023 организации обязаны документально подтверждать свою дебиторскую и кредиторскую задолженность, и акты сверок стали обязательной частью этой процедуры. В 1С:ERP предусмотрен удобный функционал для формирования и обработки актов сверок.

Взаиморасчеты и управление задолженностью в 1C:ERP

Прежде чем начать использовать ведение взаиморасчетов, необходимо убедиться, что в системе активирован данный функционал. Для этого необходимо перейти в раздел «НСИ и администрирование — Казначейство и взаиморасчеты». Здесь отображаются все параметры, связанные с расчетами с контрагентами. Это основная настройка, которая позволяет задействовать цепочку обработки долгов и обязательств между организациями и их контрагентами.

Дополнительно настраивается методика учета задолженности: можно выбрать, будут ли в системе классифицироваться долги в разрезе сроков просрочки. Это особенно удобно при анализе просроченных платежей — система сможет автоматически определять, насколько просрочен тот или иной долг, и в каких границах он находится. Также настраивается логика распределения задолженности при автоматическом зачете: система может погашать сначала более старые задолженности, либо те, что указаны в приоритетных договорах.

При работе с актами сверки и взаиморасчетами возможен выбор валюты, отличной от валюты регламентированного учета. Если у предприятия есть операции в иностранной валюте (например, расчеты с импортными поставщиками), в настройках можно указать использование нескольких валют.

На уровне договоров фиксируется валюта расчетов — например, договор может быть заключен в евро, при этом оплата осуществляется в рублях. Это не противоречит формированию акта сверки в рублях, так как в системе предусмотрена возможность пересчета взаиморасчетов между валютами.

Для корректного учета рекомендуется активировать опции «Зачет по порядку оплаты» и «Переоценка валютных средств» в разделе «Казначейство и взаиморасчеты».

Формирование акта сверки

В 1С:ERP предусмотрено несколько точек входа для работы с актами сверок. Акты создаются создавать их как из раздела «Продажи» — если работа ведется с клиентами, так и из раздела «Закупки» — если требуется провести сверку с поставщиками. В разделе «Казначейство» собрана вся информация о расчетах для удобства управления сверками, в том числе в массовом режиме. В каждом из этих разделов есть пункт «Сверки взаиморасчетов», по которому открывается журнал всех актов, включая созданные ранее, черновики и уже утвержденные документы.

Для формирования нового акта можно воспользоваться кнопкой «Создать», но значительно удобнее запускать «Помощник формирования акта сверки». Это специальный встроенный инструмент, который позволяет пошагово задать все параметры документа, исключая вероятность ошибок. Его интерфейс интуитивно понятен и позволяет сэкономить время.

Помощник формирования акта сверки

После запуска помощника первым делом необходимо задать временной диапазон, за который формируется сверка. Как правило, это может быть месяц, квартал или даже год — в зависимости от периодичности сверок в вашей компании. При создании существует возможность выбора, будет ли эта общая общая (не включая, конкретный договор) или с привязкой к конкретному договору. Далее указывается организация, от имени которой ведется расчет и контрагент, с которым будет проходить сверка.

Следующий этап — уточнение типа взаиморасчетов. Система предлагает выбрать, идет ли речь о покупателе, поставщике или прочем типе контрагента. Этот выбор влияет на то, какие документы будут попадать в акт сверки — реализации, оплаты, заказы, счета.

Перед формированием акта сверки система предоставляет пользователю удобную возможность предварительного просмотра отчетов. В зависимости от выбранного варианта доступны следующие виды отчетности:

• Расчеты с партнерами — отображает взаиморасчеты с выбранными контрагентами, включая детализацию задолженности и оплаты.
• Расчеты между организациями — при выборе опции «между организациями» формируется отчет по операциям между собственными юридическими лицами.
• Карточка расчетов по финансовым инструментам — предоставляет сводную информацию о движении и состоянии финансовых активов.

Эта функциональность позволяет заранее проверить данные и убедиться в их корректности перед созданием итогового акта сверки.

Следующий шаг — формирование даты сверки. Это день, на который необходимо зафиксировать остатки расчетов. Важно, чтобы на эту дату в системе уже были отражены все операции: поступления, оплаты, возвраты и прочее. Это обеспечит достоверность данных. После указания даты выбираются параметры группировки: по типам расчетов, партнерам или договорам. Например, можно сгруппировать расчеты по договорам, что особенно удобно в тех случаях, когда с одним контрагентом ведется работа по нескольким договорам, и необходимо понять, как распределяются долги.

На третьем шаге помощника настраивается порядок работы с документами. Пользователь может пересоздать и заполнить документы заново, установив им статус «Создана», либо отметить текущие документы на удаление и создать новые. Также доступен вариант, при котором новые документы не создаются — он подходит в тех случаях, когда работа ведется с крупными актами или большим числом контрагентов, и важно сохранить текущую структуру документации.

На четвертом шаге формируется итоговый документ и становятся доступны действия по его отправке и печати. Система предлагает сразу распечатать акт сверки, отправить его через электронный документооборот (если он настроен) или направить по электронной почте при наличии соответствующей настройки и заполненных контактных данных контрагента. Использование ЭДО позволяет передавать акт сверки напрямую по защищенному каналу, что ускоряет процесс обмена и упрощает подтверждение расчетов.

После завершения всех шагов помощника формируется сам документ — «Акт сверки». Его можно открыть из журнала, внести ручные правки при необходимости, например, удалить лишние строки или добавить недостающие операции, а затем распечатать либо отправить. Автоматически формируемая печатная форма соответствует требованиям документооборота и может быть направлена контрагенту на подпись.

Формирование акта сверки без использования помощника

При формировании акта сверки без использования помощника указывается дата, период, организация, контрагент и параметры сверки: например, сверка по договорам или по другим объектам расчетов.

На вкладке «Основное» задается информация о подписанте от организации — как правило, это главный бухгалтер или другое уполномоченное лицо. Вкладка «Взаиморасчеты» содержит табличную часть, которая заполняется автоматически по кнопке «Заполнить» на основании выбранного контрагента и заданного периода.

После формирования документа акт можно провести и получить печатную форму, которую допускается группировать по договорам или по валютам — особенно удобно при наличии расчетов в разных валютах или по нескольким соглашениям.

Печатная форма поддерживает ручное редактирование: пользователь может временно внести изменения прямо в отображаемый документ (например, вписать должность или имя подписанта). Эти изменения сохраняются только до закрытия формы — после этого отображается оригинальный, автоматически сформированный вариант.

Сформированный акт можно отправить по электронной почте или уведомить контрагента через SMS. Если в карточке контрагента заполнены контактные данные, они подставляются автоматически или вводятся вручную.

Дополнительно из акта можно сформировать связанные отчеты: расчет с партнерами и расчет между организациями — в зависимости от выбранного типа взаиморасчетов.

Система предоставляет удобный интерфейс журнала сверок, в котором отображаются все ранее созданные акты сверок. Отсюда можно открыть любой документ для просмотра или редактирования.

После формирования документа ему можно присвоить статус вручную управлять статусами акта сверки через кнопку «Установить статус» на панели инструментов. Если получен положительный ответ без разногласий, устанавливается статус «Сверена без разногласий». В случае выявленных несоответствий используется статус «Сверка с разногласиями».

При использовании системы электронного документооборота (ЭДО) факт отправки акта фиксируется автоматически, в документе появляется соответствующая отметка. Если ЭДО не применяется, данное поле остается пустым.

Дополнительно отображаются основные параметры: тип взаиморасчетов, валюта расчетов, организация и контрагент, а также ответственный менеджер и предусмотрено поле для заключительного комментария. Этот комментарий отображается в журнале документов, но не выводится в печатные формы.

После подписания акта сверки и выявления расхождений 1C:ERP позволяет выполнить урегулировать задолженности в разделе «Казначейство — Взаиморасчеты и списание задолженностей». Здесь доступны два варианта формирование документов: взаимозачет задолженностей и корректировки задолженностей.

Первый используется, если у компании с контрагентом имеются разнонаправленные обязательства по разным договорам — например, переплата по одному и задолженность по другому. Система позволяет автоматически зачесть эти суммы, оформив соответствующий документ, и при необходимости сформировать новый акт сверки уже с учетом зачета.
Документ «Корректировки задолженностей» применяется, если необходимо изменить или списать задолженность. Такой сценарий возможен, например, когда акт сверки возвращается неподписанным или если принято решение о признании долга безнадежным. В этом случае создается отдельный документ, где выбирается соответствующее действие: списание, корректировка суммы, либо изменение условий долга.

Анализ и контроль взаиморасчетов в 1С:ERP

Система 1С:ERP предоставляет инструменты для комплексного анализа расчетов с партнерами и внутренними подразделениями, что делает управление дебиторской и кредиторской задолженностью более прозрачным и оперативным. Использование специализированных отчетов позволяет не только видеть текущее финансовое состояние, но и своевременно выявлять потенциальные риски в расчетах.

Расчеты с контрагентами

Для получения информации о текущем состоянии расчетов с клиентами и поставщиками в 1С:ERP используются отчеты «Ведомость по расчетам с клиентами» и «Ведомость по расчетам с поставщиками». Эти отчеты доступны в разделах Продажи и Закупки. Они позволяют анализировать остатки по выставленным счетам, движения по платежам и структуру задолженности в разрезе договоров, документов и организаций. При этом важно понимать: данные отчеты не отражают остатки на расчетных счетах, а ориентированы на взаиморасчеты в рамках заказов и счетов-фактур.

Аналитика задолженности

Для оценки сроков оплаты и выявления просрочек в 1С:ERP предусмотрены отчеты «Задолженность клиентов по срокам» и «Задолженность поставщиков по срокам». Они позволяют классифицировать задолженность по сроку (например, до 30 дней, от 30 до 60 дней) и выводят как фактические, так и плановые значения. Это особенно удобно при анализе оплаты контрагентов и планировании работы с дебиторской задолженностью. Кроме того, эти отчеты учитывают настройки классификации задолженности, определенные в параметрах учета, что повышает точность аналитики.

Оборотно-сальдовая ведомость по расчетам

Для универсального контроля расчетов используется оборотно-сальдовая ведомость по счетам 60 и 62 («Расчеты с поставщиками» и «Расчеты с клиентами»). Эти отчеты отображают дебетовые и кредитовые обороты, а также сальдо на начало и конец периода по каждому контрагенту, договору или даже документу. Они активно используются как бухгалтерами для сверки, так и финансовыми аналитиками для оценки текущей задолженности и подготовки управленческой отчетности.

Отчет по состоянию дебиторской и кредиторской задолженности

Если необходим статический срез по обязательствам на конкретную дату — например, на конец месяца или квартала — можно использовать стандартный отчет «Задолженность клиентов» или «Задолженность поставщиков» без детализации по срокам. Это упрощенные, но наглядные формы, которые быстро дают представление о текущем уровне дебиторской и кредиторской задолженности. Подобные отчеты широко применяются в отчетности по ликвидности и при анализе финансовой устойчивости предприятия.