Что такое Битрикс24? Обзор возможностей решения

Каждое предприятие, которое применяет в своей работе различные способы установления взаимосвязи с клиентами, рано или поздно сталкивается с необходимостью поиска программных решений, которые оптимизируют клиентскую коммуникацию, — а также помогут сделать связанные с ней внутренние процессы организации более эффективными, позволят планировать деятельность более качественно и более успешно анализировать актуальную ситуацию — причем как внутри компании, так и снаружи. Одним из инструментов, предназначенных для облегчения и упрощения деятельности предприятия, является Битрикс 24, и в этой статье мы поговорим о том, что такое Битрикс24 простыми словами: обсудим особенности данного программного продукта, его преимущества и недостатки, применимость данного решения в разных направлениях бизнес-деятельности, а также поговорим о том, как настраивать и использовать его функционал.

Битрикс 24: описание сервиса

Битрикс24 — система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), созданная для того, чтобы объединять в едином пространстве осуществление разнообразных процессов разными структурными подразделениями, что позволяет избежать несогласованности и тех проблем, которые являются ее следствием. Битрикс24 можно рассматривать как корпоративный портал, внутри которого производится электронный документооборот, решаются задачи по планированию, реализации, оценке выполнения задач, а также как информационный сервис, в среде которого осуществляется коммуникация.

Использование системы позволяет наладить осуществление рабочих процессов, исследовать производимые взаимодействия, формировать маркетинговые срезы, анализировать маркетинговые и экономические показатели, — а также хранить все значимые данные о рабочих процессах, продажах, сделках и клиентах, и интегрировать в общую деятельность разнообразные сервисы, порталы, площадки.

Обзор Битрикс 24: для кого подходит данное решение?

Эффективность использования системы доказана опытом организаций из разнообразных сфер деятельности. На сегодняшний день Битрикс24 успешно внедряют:

• Розничные торговые точки и предприятия оптовой торговли;
• Складские организации;
• Подразделения и предприятия, занимающиеся маркировкой товаров;
• Организации, действующие в сфере электронной торговли;
• Государственные, муниципальные и иные учреждения;
• Промышленные и производственные компании.

Направления использования Битрикс24

Битрикс 24 — программа, которая является универсальной, так как ее можно подстроить под широкий перечень специализированных задач. В частности, в ней есть готовые инструменты, применимые в складской деятельности, которые многократно увеличивают производительность работы персонала за счет автоматизации элементов рабочего процесса, что позволяет минимизировать воздействие “человеческого фактора” и свести к нулю риск возникновения вызванных им ошибок. 

Есть в нем инструменты как для магазинов, работающих в режиме онлайн, которые помогают отслеживать доставку, оптимизируют деятельность персонала и увеличивают эффективность выполнения заявок, так и для торговых точек офлайнового типа, способствующие отслеживанию товара на протяжении всей цепочки поставок, упрощающие инвентаризацию и защищающие от попадания контрафакта на полки магазинов.

Давайте рассмотрим ключевые направления применения системы Битрикс24.

Коммуникации

В системе реализована панель управления, есть инструменты календарного планирования и формирования отчетов, а также корпоративные мессенджеры.

С применением Битрикс24 фиксируются рабочие контакты и взаимодействия, и благодаря этим записям можно легко отследить ответственных за происшествие лиц и составить целостную и беспристрастную картину возникшей в рабочем процессе ситуации.

Инструменты коммуникации снабжены механизмами обеспечения конфиденциальности — это позволяет минимизировать риск распространения данных во внешний контур предприятия.

Задачи

Решение предлагает возможности для оптимизации постановки задач, а также для повышения эффективности внутрикомандного взаимодействия (а также взаимодействия между структурными подразделениями одного предприятия). 

Система позволяет закреплять задачи за конкретными исполнителями, назначая как порядок действий, так и сроки их исполнения; руководители могут отслеживать выполнение работ как в разрезе отдельных сотрудников, так и всей команды, подразделения, предприятия. Инструментарий Битрикс24 предоставляет возможности для формирования чек-листов, создания задач по типовым шаблонам (это особенно удобно, если на предприятии есть повторяющиеся задачи), а также позволяет формировать отчеты — поэтапные и финишные, и отслеживать завершенность поставленных задач.

Процессы

Система включает в себя многочисленные инструменты, позволяющие настраивать удобные рабочие алгоритмы для любых процессов: для осуществления однообразных действий не придется каждый раз заново настраивать последовательность операций — это существенно снижает временные затраты.

В Битрикс24 есть удобные календари с возможностью распределения прав доступа и приглашения участников. Их также можно привязывать к системе CRM.

Программный продукт позволяет отслеживать отработанное время (функция доступна на платных тарифах), вести график присутствий и отсутствий, рабочую отчетность, а также организовывать мероприятия.

Битрикс24 регистрирует информацию автоматическим образом, что позволяет легко и просто осуществлять учет рабочего времени.

Благодаря возможностям интеграции программного продукта можно автоматизировать передачу информации из 1С, оплату и даже оформление доставки — за счет объединения с сервисами Яндекс.

Битрикс: возможности ведения документов

Программное решение оснащено современным внутренним хранилищем, в котором располагаются рабочие файлы предприятия, разделенные по сегментам и категориям.

Доступ к документам осуществляется на основе распределения ролей и пользовательских прав. Система позволяет удаленно пользоваться внутренним хранилищем и совместно редактировать данные. В Битрикс 24 есть собственный редактор документов (позволяющий работать с документами совместно).

Маркетинг

В Битрикс24 есть встроенные инструменты для осуществления сквозной аналитики, использование которых позволяет оценивать действенность маркетинговых компаний и сопоставлять их с фактическими данными продаж, анализируя на их основе окупаемость рекламных вложений и оценивая уровень удовлетворенности потребителей. 

С помощью доступных в программе механизмов CRM можно категоризировать клиентскую базу по ряду параметров — что, в частности, позволяет настраивать таргетинг, а также осуществлять сквозную аналитику, отслеживать рентабельность рекламных каналов и коэффициенты рекламной прибыльности.

С помощью этого программного продукта можно запускать рекламные кампании, распределяя задачи между участниками группы.

Решение Битрикс предлагает также ряд шаблонов-конструкторов, обеспечивающих бесшовную интеграцию с системой управления клиентскими взаимодействиями, позволяющих быстро и легко создавать онлайн-магазины и сайты и интегрировать их с CRM-системой.

Входят в Битрикс24 и инструменты учета — с их помощью можно отслеживать, классифицировать и контролировать товары по различным показателям.

Сбыт

Данное решение применяется российскими предприятиями для оптимизации обслуживания и увеличения продаж — и в первую очередь потому, что Битрикс24 предоставляет высокоорганизованную коммуникационную систему, позволяющую отслеживать взаимодействия, учитывать их качество, оценивать уровень общения и скорость реагирования, а также анализировать взаимодействие как по каждому сотруднику, так и по предприятию в целом.

Применяя инструменты Битрикс24, руководитель может формировать стратегию генерации лидов и анализировать воронку сделок, при необходимости делегируя задачи и распределяя доступ в соответствии с рабочими потребностями и требованиями безопасности.

Виды Битрикс24

Система поставляется в двух версиях, у каждой из которых есть свои отличительные особенности.

“Облачная”

Использовать эту версию можно сразу после того, как вы зарегистрируетесь; на сервер ее ставить не понадобится. Для того, чтобы приступить к эксплуатации, нужно будет только выбрать рабочие инструменты и отправить инвайты другим сотрудникам.

К преимуществам “облачной” версии относятся:

• Простота настройки: практически все в системе можно сделать самостоятельно вручную, без необходимости программирования;
• Решение можно использовать из любой точки мира, на любом браузере, — главное, чтобы у вас был стабильный интернет-доступ;
• “Облачную” версию можно адаптировать к любому типу бизнеса и масштабировать решение по мере роста и развития предприятия;
• Продукт самостоятельно обновляется, что делает ненужным поддержание пользователем актуальности его инструментов;
• Вся информация, которая содержится в хранилище Битрикс24, надежно защищена — как от случайного повреждения, так и от злоумышленного;
• Есть бесплатный тариф с ограниченным функционалом, но без временных ограничений использования.

“Коробочная”

Программа устанавливается на сервер; ее настройка осуществляется через панель администратора. Для пользования этой версией Битрикс24 вам понадобится лицензия, которая продлевается ежегодно; при ее покупке клиент получает годовую техподдержку.

“Коробочная” версия Битрикс24 — с открытым кодом, что позволяет настраивать интерфейс и адаптировать решение под собственные потребности. Эту версию программного продукта можно интегрировать с большинством внутренних систем предприятия, а также с внешними модулями и проектными решениями.

Какую версию выбрать?

Если коротко — то “облачная” система готова к использованию сразу; она недорогая, если использовать ограниченное количество инструментов, но чем больше их будет, тем более высокой станет стоимость программного продукта. Такое решение подойдет предприятиям, которые предпочитают простоту настройки и ориентированы на минимизацию издержек. Часто рекомендуют “облачный” Битрикс24 стартапам и компаниям из сегмента малого предпринимательства.

“Коробочную” версию выбирают более крупные предприятия, которым требуется возможность создания закрытого внутреннего контура для хранения информации и объединение с широким рядом внутренних систем, — что будет более затратным, так как понадобится не только оплатить лицензию, но и вложиться в оборудование.

Плюсы и минусы Битрикс 24

Битрикс 24 помогает предприятию:

• Эффективно управлять проектами;
• Осуществлять учет рабочего времени;
• Оптимизировать планирование;
• Автоматизировать разнообразные процессы;
• Осуществлять ведение клиентской базы и работу с ней;
• Организовывать внутреннюю работу предприятия и отслеживать ее эффективность;
• Пользоваться оперативной технической помощью.

Пользователи Битрикс24 отмечают наличие у программного продукта ряда плюсов, однако есть у него и минусы. В частности, те, что могут осложнить работу с ним: например, это необходимость обучения сотрудника работе в новых условиях, затрудненных обширным интерфейсом и специфической навигацией, а также потребность в дополнительных расходах (на платной версии). Кроме этого, некоторые сложности создает и автоматическое обновление продукта, из-за которого становится невозможным возвращение к привычной версии. Все эти минусы могут оказаться существенными для сотрудников предприятия. 

С применением Битрикс24 можно реализовать практически каждую внутреннюю задачу, — однако есть ряд направлений, для использования в которых программный продукт не предназначен. В частности, это:

• Складской и товарный учет;
• Бухгалтерский и налоговый учет;
• Управленческий учет;
• Учет кадров;
• Оценка и учет производственной себестоимости.

Впрочем, ограниченность функционала в этих направлениях можно рассматривать как косвенный недостаток, потому что решить указанные задачи можно при помощи интеграции системы Битрикс 24 с другими программными продуктами, в том числе и находящимися внутри официального маркета сервиса.

Настройка Битрикс24

Что нужно сделать, чтобы начать работу? Создать аккаунт. Это делается по ссылке на официальную страницу сервиса www.bitrix24.ru; кликните по ней, выберите “Вход” и нажмите на ссылку “Создать прямо сейчас”.

Далее нужно будет зарегистрироваться — для этого есть несколько способов:

• Через адрес электронной почты;
• По аккаунту в социальной сети;
• По инвайту, присланному вам коллегами.

Как только вы зарегистрируетесь — нужно будет назначить пароль. После этого можно приступать к использованию сервиса.

Настраиваем оргструктуру

Если вы — администратор, то для распределения возможностей доступа к функционалу системы вам потребуется настроить организационную структуру вашего предприятия или подразделения. Для этого нужно будет в главном меню выбрать “Компания”, а на ее вкладке нажать кнопку “Структура”.

Приглашаем участников

Чтобы добавить сотрудников, используйте соответствующую кнопку меню. В ней выберите кнопку “Сотрудники”.

Пригласить можно групповым способом (то есть отдел или команду), массовым (подразделение или некую большую группу сотрудников). Можно высылать отдельные приглашения по ссылке, направляя их в смс или по e-mail.

Также администратор может сам сформировать учетную запись и добавить ее в систему.

Настраиваем работу с задачами

В программе Битрикс24 ключевым разделом являются “Задачи и проекты”: в нем содержатся актуальные дела, плановые, а также завершенные. В этот раздел можно перемещаться из любой точки системы.

Чтобы создать новую задачу — необходимо, находясь в разделе “Задачи и проекты”, кликнуть по кнопке “Создать”. После этого вы сможете внести сведения о задаче, выбрать ответственного и определить сроки исполнения.

Также функционал системы позволяет устанавливать приоритеты разным задачам, привязывать их к конкретным проектам, формировать напоминания, определять подзадачи и время их исполнения.

Дальнейший формат работы с задачей будет обусловлен ролью исполнителя — внутри проекта в частности и на предприятии в целом.

ПрограммаБитрикс24 предполагает несколько инстанций:

• Исполнитель — ответственный за работу по задаче и отчетность по ней. Он может откладывать задачу, делегировать, завершать, разбивать на этапы;

• Постановщик — отслеживает работу по этапам и отвечает за приемку. Он может добавлять новые данные и участников, а также одобрять работу, оценивать ее или направлять на доработку;

• Соисполнитель — оказывает влияние на некие шаги в рамках реализации проекта или решения задачи;
• Наблюдатель — осуществляет визуальный контроль за ходом исполнения задачи.

Настраиваем внутреннюю коммуникацию

Одна из ключевых составляющих функционала системы — инструменты внутренней коммуникации. В частности, в программу встроен корпоративный мессенджер, который позволяет создавать чаты, конференции, каналы разной степени открытости.

Настроить внутреннюю коммуникацию помогут “подсказки”, которые дает программное решение.

Добавляем лидов

Благодаря функционалу CRM Битрикс24 позволяет вести учет информации по лидам, счетам и сделкам. Участников можно проводить по воронке продаж, причем они могут попадать в нее автоматическим образом через каналы лидогенерации (либо могут быть добавлены ручным методом).

Для добавления лида нужно зайти в CRM, перейти в подраздел “Клиенты” и выбрать “Создать”.

После этого откроется форма, в которую можно занести информацию по лиду и сделать его привязку к определенному контакту или сделке в случае вторичного обращения.

Саму сделку можно создать через вкладку “Сделки”, кликнув соответствующую кнопку либо назначив пункт “Быстрая сделка” и заполнив предложенную системой форму.

Чтобы сделка считалась завершенной — нужно сформировать счет и отправить его. Это делается через подраздел “Предложение”; при его выборе откроется окно со сведениями о сделке, в котором вам нужно будет выбрать нужный шаблон либо сформировать счет, кликнув “Документы”.

Создаем магазин или сайт

В Битрикс24 можно, не выходя из CRM, создавать интернет-сайт из готового шаблона. В системе есть примеры, ориентированные на разные сферы деятельности.

Чтобы создать магазин или сайт — кликните “Создать” в разделе “Сайты и магазины”, и далее ориентируйтесь на подсказки сервиса.

В Битрикс24 встроен удобный редактор, с помощью которого можно изменять структуру, удалять и добавлять нужные блоки, делать индивидуальные настройки — в том числе и касающиеся коммуникации.

Вам не придется осуществлять какие-то действия, чтобы отдельно адаптировать магазин или сайт под просмотр на разных устройствах: программный продукт сделает это самостоятельно. 

В этой статье мы поговорили о ключевых возможностяхБитрикс24, о достоинствах и недостатках данного продукта, о его функционале и применимости в различных сферах. Программа эта пользуется большим спросом, что объясняется ее удобным интерфейсом и обилием полезных функций, однако ее внедрение, настройка и интеграция с другими сервисами могут вызывать затруднения. Если у вас появятся вопросы относительно системы Битрикс24 — я и мои коллеги из assino будем рады вам помочь.