Бюджетирование в 1С:ERP

О подсистеме бюджетирования в 1С:ERP

Подсистема бюджетирования в 1С:ERP Управление предприятием представляет собой инструмент управленческого учета, который позволяет предприятиям планировать, контролировать и анализировать финансово-хозяйственную деятельность. Она предназначена для формирования взаимосвязанных бюджетов, обеспечивающих управление денежными потоками, расходами и доходами.

Бюджетирование помогает предприятиям:

• Соотносить стратегические цели с финансовыми планами.
• Многовариантное планирование с учетом различных сценариев.
• Контролировать исполнение бюджетов и управлять отклонениями.
• Анализировать финансовые показатели и повысить прозрачность управления.

Система поддерживает различные методы бюджетирования: «снизу вверх» (подготовка бюджетов подразделениями) и «сверху вниз» (определение общих целей и последующее их детализация). Возможен как ручной, так и автоматизированный процесс.

В 1С:ERP можно выделить следующих участников процесса бюджетирования:

1. Администратор бюджетной модели – настраивает справочники и параметры бюджетного процесса.
2. Исполнитель бюджетного процесса – вводит и редактирует данные в рамках бюджетных задач.
3. Координатор бюджетирования – управляет бюджетными данными вне рамок регламентных процессов.
4. Контролер бюджетирования – анализирует бюджеты и формирует отчеты.

Бюджеты в системе делятся на: мастер — бюджеты (БДР, БДДС, прогнозный баланс), операционные (планы продаж, закупок, производства), вспомогательные (план инвестиций, налоговые бюджеты), специальные (проекты, программы).

Настройка системы бюджетирования 

Для начала работы с системой бюджетирования необходимо зайти в раздел «НСИ и администрирование —  Бюджетирование и планирование — Бюджетирование».

В этом разделе настраиваются основные элементы системы: статьи бюджетов, сценарии, лимиты расходов, показатели бюджетов и другие данные, которые будут использованы для формирования бюджета.

Создание модели бюджетирования.

Модель бюджетирования в 1С:ERP – это набор правил и параметров, определяющих процесс формирования бюджетов на предприятии. Для создания и настройки модели бюджетирования используется раздел «Настройки и справочники – Модели бюджетирования» и создается новая модель.

При создании модели бюджетирования указывается функциональная валюта для расчетов, типы бюджетов, которые будут использоваться в рамках модели, сценарии бюджетирования, которые могут отражать различные варианты планов.

Для каждой модели можно настроить контроль за расходованием денежных средств с помощью лимитов в разделе «НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство», где необходимо включить параметр «Контролировать превышение лимитов».

Использование модели в конкретный период регулируется статусами. В статусе «Действует» может быть установлено любое количество моделей. Если используется несколько моделей, система выбирает модель по умолчанию на основании статистики, полученной из документов «Экземпляр бюджета».

Одной из особенностей модели бюджетирования является возможность ее корректировки без необходимости внесения системных изменений. Новая модель может быть создана с учетом плановых и фактических данных предыдущей модели. Например, если изначально бюджетирование велось только по организациям, но возникла необходимость детализации по подразделениям, новая модель будет включать аналитику по подразделениям, но при этом данные из предыдущей модели сохранятся.

Статьи и показатели бюджета

Статьи бюджетов — это перечень доходных и расходных финансовых характеристик, которые включаются в структуру бюджетов. Они являются основным объектом планирования и учета в финансовом планировании компании. Каждая статья бюджета отражает отдельный финансовый процесс или операцию компании (например, выручка от реализации, амортизация основных средств, расходы на содержание автотранспорта и т. д.).

Принцип учета в статьях бюджета реализуется через механизм двойной записи: поступление денежных средств от покупателей одновременно увеличивают остаток по счету и уменьшают дебиторскую задолженность. Это важно для корректности учета и построения финансовых отчетов.

Статьи бюджетов настраиваются в системе в разделе «Бюджетирование и планирование — Настройки и справочники — Бюджетирование — Статьи бюджетов».

Здесь администраторы и пользователи могут просматривать существующие статьи, создавать и редактировать новые статьи бюджета, удалять ненужные.

Состав статей зависит от специфики предприятия и видов его деятельности, и определяются на этапе составления и утверждения бюджетной модели. Каждая статья бюджета может быть детализирована с помощью аналитики, чтобы улучшить учет. В системе используются до шести настраиваемых аналитик для более точной настройки учета.

Учет по статьям бюджета может производиться не только по общей сумме, но и по другим признакам: по количеству единиц товара, по валюте, по количеству и валюте одновременно.

Возможность учета как по количеству, так и по валюте дает более гибкие возможности для учета, особенно если предприятие работает с разными единицами измерения.

Если нужно выводить информацию по номенклатуре в отчетах, используя единицы измерения, отличные от единиц хранения, то для этого нужно перейти в раздел «Виды аналитик» и выбрать аналитику «Номенклатура». В разделе «Учет»  установить флаг «По количеству». Активировать переключатель «Единица измерения определяется аналитикой».В разделе «Аналитика Номенклатура выбрать соответствующую аналитику». В поле «Источник ед. измерения». выбрать «Единицу для отчетов».

Выводить информацию по номенклатуре в отчете с единицами измерения, отличными от единиц хранения, возможно только если вид бюджета настроен на основе показателя «Количество». Если же бюджет настроен с использованием показателей «Сумма и Количество», то в отчете будут использоваться единицы измерения, установленные для хранения данных.

Показатели бюджета

Показатели бюджетов — это финансовые и количественные итоги, которые определяются на основании оборотов по статьям бюджетов. Эти показатели могут планироваться вручную или рассчитываться автоматически в зависимости от настроек.

Они настраиваются в разделе «Бюджетирование и планирование — Настройки и справочники — Бюджетирование — Показатели бюджетов».

Для каждого показателя можно настроить до шести аналитик для детализированного учета и учета по различным разрезам.

При помощи отдельной настройки (на закладке «Настройки типа показателя») предусмотрено уточнение «Целевого» или «Расчетного» варианта получения данных по показателю вручную или автоматически при помощи документа «Экземпляр бюджета».

Показатели бюджетов влияют на бюджет движения денежных средств (БДДС), где учитываются операции, изменяющие остаток денежных средств. И бюджет доходов и расходов (БДР), учитывая операции, влияющие на прибыль предприятия.

Если в бюджетном отчете или документе планирования используются несколько периодов, начальные остатки по расчетным показателям будут рассчитаны только для первого периода. Остальные остатки будут автоматически рассчитываться на основе оборотов по статьям бюджетов за этот период. Для контроля правильности данных используется отчет «Оборотно-сальдовая ведомость».

Нефинансовые показатели

Нефинансовые показатели представляют собой вспомогательные значения, которые используются для расчета плановых оборотов по статьям бюджетов и могут быть распределены по периодам и аналитикам. Эти показатели помогают моделировать различные экономические параметры и процессы в бизнесе. К ним относят:численность персонала, площадь торговых помещений, ставку рефинансирования, количество магазинов и другие параметры.

Для регистрации показателей используется раздел «Бюджетирование и планирование — Настройки и справочники — Бюджетирование — Нефинансовые показатели».

Для показателей, содержащих денежные или количественные характеристики, указывается источник валюты и единица измерения, аналогично статьям бюджета.

Нефинансовые показатели могут быть детализированы по различным объектам, таким как:организация, подразделение, сценарий. Также можно настроить периодичность — например, задать значения для каждого месяца или конкретного времени года (например, для расчета сезонных колебаний).

Для группировки и ввода значений нефинансовых показателей может быть создан шаблон, который позволяет удобно заполнять значения с учетом объектов детализации (например, по подразделениям или по сценариям).

На первом шаге помощник позволяет отобрать перечень только совместимых нефинансовых показателей (имеющих одинаковую детализацию), для ввода которых создается шаблон. При этом наименование шаблона после выбора перечня показателей формируется автоматически.

На втором шаге определяется вариант размещения реквизитов: все поля в шапке; в простой (сложной) таблице. Полученный вариант можно сразу же отобразить при помощи соответствующей команды.

На третьем шаге помощника определяется порядок расположения полей в таблице в зависимости от выбранного на предыдущем шаге варианта размещения. При необходимости настраивается алгоритм заполнения значений, транслируемых из других источников с использованием предопределенных и созданных самостоятельно схем компоновки данных.

Настройка связей статей и показателей бюджетов

Связи между статьями и показателями позволяют настроить механизм влияния одних элементов бюджета на другие. Эта настройка выполняется в разделе «Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование – Связи показателей бюджетов».

Для каждой пары «влияющая статья» и «зависимый показатель» создается правило, указывающее:

• Характер влияния (увеличивает или уменьшает целевое значение показателя).
• Коэффициент влияния (пропорциональность изменения).
• Необходимость трансляции аналитики (анализ и распределение аналитической информации).

Эти настройки критически важны для корректного планирования, поскольку обеспечивают правильный расчет остатков и соответствующие показатели в бюджетных формах.

После настройки связей важно проверить их корректность. Это можно сделать с помощью отчета, который доступен в списке «Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – НСИ бюджетирования – Проверка связей показателей бюджетов». Отчет проверяет, насколько правильно установлены зависимости между статьями и показателями.

Правила получения фактических данных

Получение фактических данных в бюджетировании – важный этап, так как оно позволяет получить актуальные данные для дальнейшего анализа и планирования.

Настройка правил получения фактических данных выполняется через раздел «Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование – Правила получения фактических данных».

Правила могут быть настроены по статьям и показателям бюджетов и источникам получения фактических данных.

Источниками фактических данных могут быть:

• Оперативный учет, в котором источниками для статей бюджетирования выступают хозяйственные операции. Источниками для показателей бюджетирования служат статьи активов и пассивов.
• Регламентированный и международный учет, где данные формируются на основе остатков и оборотов по счетам. Для статей бюджетирования учитываются только обороты.
• Произвольные данные, позволяющие настроить любую схему получения информации из учетной системы.

При настройке правил важно учитывать, какой источник данных будет использоваться для статей и показателей. Можно выбрать несколько вариантов для одного показателя, что позволит более гибко подходить к расчету фактических данных.

Отражения фактических данных в системе

Фактические данные могут быть отражены в системе в автоматическом режиме, когда активированы опции в разделе «НСИ и администрирование», можно настроить автоматическое проведение фоновых заданий для расчета хранимых данных при проведении документов или формировании отчетов. При этом пользователь может вручную инициировать отражение документов в регистре накопления «Фактические данные бюджетирования».

Если данные требуют корректировки (например, из-за различий между международным и регламентированным учетом), корректировки вносятся через специальные сценарии или корректирующие документы, а не напрямую в систему бюджетирования. Для корректировки факта используется специальный сценарий, называемый «Корректировка факта», где статьи бюджета вносят корректировки к фактическим данным.

Сценарии бюджетирования

Сценарии в бюджетировании представляют собой разные версии финансовых планов предприятия в рамках заданного временного периода. Они используются для учета, анализа и сравнения различных вариантов планирования.

Настройка сценариев выполняется в разделе «Бюджетирование и планирование  – «Настройка и справочники – «Бюджетирование – «Сценарии бюджетирования». В системе по умолчанию уже предусмотрен сценарий «Фактические данные», который используется для фиксации фактических финансовых данных, хранящихся в учетной системе. Также предусмотрен предопределенный сценарий «Исполнение бюджета», который позволяет контролировать заявки на расходование денежных средств в рамках установленных лимитов.

Сценарии поддерживают работу в мультивалютном режиме. Они позволяют вести учет в валюте операции, валюте сценария, валюте управленческого или регламентированного учета. Валюта операции определяется настройками статьи бюджета, а пересчет итогов выполняется на основании курса сценария. При этом можно задавать прогнозные значения курсов валют и источники их получения, что позволяет использовать одинаковые прогнозные курсы при сравнении различных сценариев.

Корректировка фактических данных бюджетирования

В большинстве случаев фактические данные для подсистемы бюджетирования берутся из оперативного учета. Это означает, что все данные, используемые для составления бюджета, являются реальными и актуальными на момент проведения операций в оперативном учете. Однако в некоторых ситуациях может понадобиться скорректировать данные, так как регламентированный учет может отличаться от управленческого учета, или МСФО может давать отличные значения по сравнению с внутренним бухгалтерским учетом.

Если необходимо сравнивать данные с планами бюджетирования, но при этом не нужно изменять исходные данные в оперативном учете, можно использовать специальный сценарий корректировки фактических данных. Этот сценарий позволяет вносить корректировки, чтобы фактические данные для анализа и отчетности искажались, но не затрагивали сам источник данных.

В рамках сценария «Корректировка факта» добавляются корректировки к фактическим данным. Для каждой статьи бюджета, которая влияет на показатель, вносятся данные по корректировке (дельта суммы, которая будет добавлена или вычтена из реальных фактических данных). Эти корректировки выполняются через экземпляры бюджета, которые создаются по специальному виду бюджета для корректировок. Экземпляр будет содержать перечень всех статей, которые требуют корректировки.

После того как все корректировки введены в систему, полученные данные факта (включая корректировки) могут использоваться для сравнений с планами бюджета. Окончательное значение фактических данных будет представлять собой сумму реальных данных и внесенных корректировок.

Настройка процесса бюджетирования в 1С:ERP позволяет эффективно управлять финансовыми потоками и анализировать достижения целей компании. Через правильную настройку связей между статьями бюджета и показателями, а также использование правил получения фактических данных, обеспечивается точность и актуальность информации для планирования и анализа.