Эффективный документооборот: решение на базе 1С 8

Система Документооборот на базе 1С 8 — современный инструмент для автоматизации внутреннего делопроизводства предприятия; программный продукт также помогает улучшить осуществление бизнес-процессов, повысить качество контроля за выполнением обязанностей сотрудников и решить ряд других задач.1С: Документооборот может применяться на предприятиях любого типа, независимо от их размеров, формы собственности и направлений деятельности, однако нужно иметь в виду, что это не учетная платформа, а система с возможностями, ориентированными исключительно на ведение электронного делопроизводства. Это обуславливает специфику функционала данного программного продукта.

Возможности использования программы 1С Документооборот

Программный продукт 1С Документооборот ориентирован на решение следующих задач:

• Повышение эффективности процессов, связанных с работой с документацией;
• Централизация и систематизация хранения документов;
• Минимизация вероятности утери информации;
• Увеличение качества делопроизводства;
• Уменьшение временных затрат на поиск данных в базе;
• Обеспечение возможности разделения прав доступа к документации;
• Минимизация рутинной деятельности сотрудников;
• Ускорение согласований;
• Обеспечение эффективного учета и контроля рабочего времени;
• Снижение объемов использования бумажных носителей.

С какими документами работает система?

Документооборот 1С позволяет работать практически со всеми видами документации — в том числе и с такими, как:

• Текстовые документы;
• Изображения;
• Проектная документация;
• Архивированная информация;
• Аудиофайлы;
• Видео.

Достоинства программы 1С Документооборот 8

Гибкость

Система является очень пластичной и может трансформироваться в зависимости от потребностей предприятия и тех задач, которые призвано решить внедрение 1С Документооборот 8. Платформу можно дорабатывать под индивидуальные требования, что позволяет расширить функционал и реализовать практически любые процессы, связанные с автоматизацией делопроизводства.

Правовая актуальность

1С Документооборот соответствует требованиям российского законодательства и отражает последние изменения в законах РФ, что позволяет обеспечить соответствие делопроизводства правовым нормам.

Возможности интеграции

1С Документооборот 8 можно объединять с другими решениями компании 1С, а также со сторонними системами. Платформа обладает встроенными механизмами интеграции со всеми учетными системами 1С, что позволяет консолидировать информацию в едином информационном поле и обеспечить единую точку доступа для всех манипуляций с карточками документации.

Масштабируемость

Функционал 1C ДО будет расти вместе с вашим предприятием: по мере развития организации и изменения требований к системе электронного документооборота функциональные возможности решения тоже будут трансформироваться.

Кроссплатформенность

Продукт поддерживает все виды популярных операционных систем, обеспечивая корректную работу в средах Windows, MacOS, Linux.

Можно работать через “тонкий клиент” и через браузер

В обоих вариантах доступна вся информация и практически весь функционал системы.

Преимущества автоматизации с применением 1С: Документооборот

Оптимизация производительности

Использование программы 1С: ДО позволяет минимизировать рутину, благодаря чему у работников высвобождается время для решения других задач. Ускоряется не только ведение документов, но и их оборот: поиск в электронной базе, подписание и обмен документацией.

Минимизация ошибок

Автоматизация делопроизводства с переводом документов в электронный вид и разграничением пользовательских прав исключает вероятность совершения большинства распространенных ошибок — в том числе и связанных с порчей документов, их утерей, а также путаницей.

Упрощение оборота документов

С применением функционала системы 1С делопроизводство становится более понятным, полным, контролируемым, а также приобретает непрерывный характер, так как не зависит от физических инструментов, используемых при ручном ведении документооборота.

Бесшовная интеграция

Включает в себя ряд механизмов объединения, среди которых — внешние источники данных, интернет-сервисы, СОМ, XML, HTTP, email, FTP, и инструментов интеграции, предполагающих использование универсального информационного обмена, файловой загрузки, готовых правил и планов обмена, библиотеки интеграции и системы внешнего документооборота.

Наличие мобильного приложения

С его помощью можно назначать таски, работать с календарем, отправлять и получать файлы, согласовывать документацию и осуществлять выполнение других задач.

Встроенная почта

Функционал 1С: Документооборот шире, чем у классических почтовых программ, благодаря ряду новаций — в том числе и запрету на передачу данных на внешние сервера. Из клиента можно назначать задания, прикреплять к ним документы и направлять файлы в систему делопроизводства.

Взаимодействие с online-сервисами

Система 1С ДО позволяет использовать ряд сервисов, которые упрощают работу с контрагентами, — в частности:

• Получать сведения из ЕГРИП и ЕГРЮЛ;
• Проверять данные о контрагенте через сервис Федеральной налоговой службы;
• Контролировать благонадежность (в частности, через 1С Контрагент и систему СПАРК);
• Передавать отчетность в государственные органы.

Версии 1С Документооборот

Документооборот на базе 1С 8 — решение, которое представлено в нескольких вариантах сборки.

1. ПРОФ — система для маленьких компаний и бюджетных организаций, которым не требуется сложное делопроизводство;
2. КОРП — универсальная система, которая подходит в том числе и для крупных предприятий с развитой филиальной сетью;
3. Document Manager — поддерживает использование двух языков и применяется российскими предприятиями, ведущими работу за рубежом, а также иностранными представительствами на территории Российской Федерации;
4. Документооборот госучреждения 8 — аналогичен КОРП, но его сборка адаптирована под особенности использования бюджетным учреждением.

Описание функционала

Управление бизнес-процессами

Программное решение позволяет оптимизировать работу благодаря использованию настраиваемой иерархии процессов и маршрутизации документов, а также анализу эффективности работы персонала по ряду признаков — от соблюдения сроков согласования до отслеживания результатов исполнения.

Работа с документами

В 1С: Документооборот можно работать с документацией ордерного склада, учитывать исходящие и входящие документы и группировать их по ряду признаков, что позволяет повысить скорость дальнейшей обработки.

Работа с договорами

Программа позволяет создавать по шаблонам договора, а также сопутствующие документы, отслеживая их статусы и исполнение обязательств. Договорная работа в 1С: Документооборот предполагает осуществление следующих процессов:

• Подготовка проекта договора;
• Согласование;
• Направление на подпись;
• Выполнение;
• Отслеживание документов;
• Продление;
• Расторжение.

Контроль документации

Использование решения позволяет разделить ответственность: должностное лицо, которое отвечает за ведение делопроизводства, сможет отслеживать документацию, а лицо, назначенное на работу с обращениями, контролировать исполнение задач коллегами. Для этого система предлагает использовать отчетность (в том числе и отчет по передаче, который отражается в журнале).

Электронное подписание

Подписанные в 1С: Документооборот документы приравниваются к подписанным физически (в личном присутствии). Система позволяет использовать разнообразные виды подписей и применять их для подписания целого ряда документов —- текстовых, файловых, резолюций и виз.

Выбор статусов

Использование 1С: Документооборот позволяет отмечать состояние документа как вручную, так и “автоматом”, а также настраивать команды, поля и возможности их изменения для разных статусов.

Проектный контроль

1С: Документооборот имеет функционал для обмена проектной документацией, отслеживания коммуникации в рамках проекта, контроля за осуществлением проектных задач и анализа реализации проектов на предприятии.

Планирование и учет времени на работу

Система предлагает ряд возможностей для отслеживания временных затрат, что позволяет повысить эффективность распределения и использования временного ресурса на предприятии. В соответствии с правами доступа программа позволяет руководителям анализировать календари подчиненных, а другим сотрудникам — отслеживать относящиеся к ним записи в общих и индивидуальных рабочих календарях.

Также в 1С: ДО можно отмечать отсутствия (свое, подчиненного или другого сотрудника), делать отчетность по использованию рабочего времени и в автоматическом режиме вести учет трудовых затрат.

Архивное хранение

Система электронного делопроизводства передает дела на хранение в базу, предварительно проверяя их статусы и сроки хранения. Дела можно искать по архивной базе и применять для статистического анализа.

Программа 1С: Документооборот оснащена функционалом быстрого поиска, который может осуществляться по спискам, по реквизитам и по содержимому.

Сканирование

В программе можно использовать сетевые устройства для того, чтобы добавлять сканированные файлы документов в систему, которая распознает их “автоматом” и помещает на хранение.

Штрих-кодирование

Функционал системы позволяет печатать штрих-коды, “автоматом” помещать их в файлы, распознавать их и искать по ним документы.

Программа Документооборот на базе 1С 8 представляет собой эффективный инструмент, который помогает оптимизировать ведение делопроизводства на предприятии, настроить автоматический документооборот и качественную коммуникацию между всеми подразделениями, а также между отдельными сотрудниками. Если вы испытываете затруднения с выбором подходящей версии, либо у вас появились вопросы по внедрению и настройке 1С: Документооборот, — обратитесь к экспертам assino.