Отчеты 6 НДФЛ в 1С
Новую форму отчетности по налогу на доходы физических лиц нужно предоставить уже за 1 квартал 2024 года.
Отчет 6 НДФЛ – это документ используется для отражения информации о выплатах и удержанных налогах у всех граждан, которые получают вознаграждения на территории Российской Федерации. Все компании и индивидуальные предприниматели, выплачивающие зарплату персоналу, обязаны представлять отчет 6 НДФЛ в ИФНС.
Отчет 6 НДФЛ содержит сведения обо всех переводах денежных средств, сделанных в пользу налогоплательщиков, независимо от цели этих оплат. Это может быть выплата по трудовому договору с сотрудником, оформление ГПХ соглашения с частным лицом, аренда имущества у физического лица или перечисление денег, не связанных с оплатой работы или услуг.
С 2016 года отчет 6 НДФЛ стал обязательным для всех организаций и индивидуальных предпринимателей. С 2023 года декларации нужно подавать только в электронном виде через специальных сертифицированных операторов ЭД. Исключение составляют компании с численностью работников менее 10 человек.
Программы «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяют автоматизировать налоговую калькуляцию, что значительно упрощает работу бухгалтера.
В этой статье мы рассмотрим, как настроить и заполнить отчет 6 НДФЛ в программе 1С.
Настройка регистрации начислений и удержаний налога на доходы
Для начала работы с отчетом 6 НДФЛ в бухгалтерской программе произведите настройку автоматического расчета начислений и удержаний на выплаты сотрудникам. Корректные сведения о вознаграждениях персоналу гарантирует точность вычислений.
Чтобы произвести настройку учета, выполните следующие шаги:
- Откройте в меню программы вкладку «Зарплата и кадры»
- Далее зайдите в ячейку «Учет НДФЛ» и выберите пункт «Настройка».
- В открывшемся окне выберите строчку «Расчет НДФЛ» и укажите нужные показатели: ставки налога для физических лиц, облагаемую базу и период и т.д.
- У каждого варианта гонорара должен быть установлен флажок «НДФЛ».
- В ячейке «Код дохода» подберите соответствующий элемент из справочника.
- Для некоторых категорий вознаграждений (больничные, суточные) следует указать код вычета.
- Не забудьте сохранить введенную информацию для корректного формирования отчета 6 НДФЛ.
Настройка видов начислений
При выплатах не забудьте правильно подобрать вид документа, например заработная плата или больничный.
В поле «НДФЛ» обязательно должна быть установлена ставка налога.
Какие виды выплат можно указать:
- Оплата труда: оклад, доплата за ночные смены, ежемесячная премия
- Разовая, квартальная, годовая премия
- Прочие: больничные, отпускные, оплата по договору ГПХ.
- Расчет при увольнении
- Материальная выгода: проценты по займам
- Дивиденды
- Командировочные расходы сверхлимита
Настройка видов удержаний
У каждого типа отчислений, облагаемых налогом, должен быть установлен флажок «НДФЛ».
В поле «Код вычета» необходимо выбрать соответствующий элемент из справочника.
Виды вычетов
- Стандартные
- 1400₽ на первого и второго ребенка до совершеннолетия.
- 3000₽ на третьего и последующих до 18 лет, по их количеству. ( На двоих — 6 тыс, на троих — 9 тыс).
- 5000₽ на каждого ребенка-инвалида до 18 лет.
- 6000₽ на ребенка в возрасте от 18 до 24 лет, обучающегося очно в образовательных учреждениях.
- 3000₽ на нетрудоспособного члена семьи, находящегося на обеспечении сотрудника.
- 500 и 3000₽ — Герои СССР и РФ, чернобыльцы и пострадавшие в радиационных авариях. (подп. 2 п. 1 ст. 218 НК РФ).
- Социальные
Это расходы, связанные с:
- Обучением самого налогоплательщика, его детей и подопечных.
- Лечение гражданина, его супруга, родителей, детей.
- Приобретение лекарств.
- Оплата дорогостоящего лечения.
- Взносы по договорам добровольного пенсионного страхования (ДПС) и добровольного страхования жизни (ДСЖ).
- Имущественные
Это издержки, в связи с:
- Покупкой жилья: квартиры, дома, комнаты.
- Строительством жилого дома и приобретением земельного участка.
Максимальная сумма имущественного вычета при покупке имущества составляет 2 млн рублей. Это означает, что можно вернуть: 260 тыс. руб. – при покупке жилья за свои средства и 390 тыс. рублей – при покупке собственности в ипотеку (260 000 рублей + 13% от суммы уплаты процентов).
Для получения имущественной компенсации сотрудник должен подать заявление в ИФНС по месту жительства и представить документы, подтверждающие право на вычеты.
- Инвестиционные
Это возможность вернуть часть затрат от:
- Внесения средств на индивидуальный инвестиционный счет (ИИС).
- Получения прибыли от операций на ИИС.
При регистрации удержания в обязательном порядке требуется указать вид документа, в котором оно отражается (например, «Заявление на вычет»).
В поле «НДФЛ» должна быть установлена сумма обязательного платежа по налогу.
Для проверки корректности информации по начислениям и удержаниям можно использовать отчет «Анализ НДФЛ по месяцам»:
Он позволяет проверить правильность вычислений.
В протоколе отражается сумма по всем доходам и расходам кадрового состава и формируется сальдо по НДФЛ.
Гайд по заполнению отчета 6 НДФЛ в 1С
Отчет 6 НДФЛ формируется на основе данных о расчетах и сборах налога на доходы, которые были зарегистрированы в программе 1С.
Подготовка к заполнению:
- Убедитесь, что в вашей версии программы 1С реализована новая форма отчета 6 НДФЛ.
- Обновите системное обеспечение 1С до актуальной версии. Для этого следует зайти в раздел «Администрирование» и найти вкладку «Обновление конфигурации». Его можно загрузить через интернет или с внешних носителей.
- Убедитесь, что в софте правильно указана информация для отчета 6 НДФЛ.
- ИНН, КПП, название вашей организации;
- коды ОКТМО и ОКАТО;
- код ФНС, в который подается отчет
- Перед началом работы проверьте корректность заполнения справочников:
- «Физические лица»: Проверьте правильность внесения сведений по персоналу. Это данные удостоверения личности: фамилия, полное имя и отчество, ИНН, регистрационные и паспортная информация.
- Доходы: Укажите все виды вознаграждений, с которых будет удерживаться налог.
- Добавьте коды вычетов, которые предоставляются вашим сотрудникам.
Как сформировать расчет по форме 6 НДФЛ в 1С
Отчет 6 НДФЛ в 1С генерируется автоматически. Вам только следует выбрать его из списка регламентированной отчетности и указать отчетный период.
Обратите внимание: ежеквартально в контролирующие органы представляется декларация, которая состоит из титульного листа; раздела №1 и №2. Полностью за весь отчетный год потребуется сдать еще и Приложение 1 (индивидуальные записи по сотрудникам).
Алгоритм заполнения титульного листа
Алгоритм заполнения 1 раздела в отчете 6 НДФЛ
Здесь содержится информация обо всем персонале накопительными данными с начала года. Количество разделов соответствует числу налоговых ставок, применяемых к выплатам в пользу физических лиц.
Алгоритм заполнения раздела 2 в НДФЛ 6
Остальные строки документа 2 заполняются только при наличии указанных в них показателей. Например, когда есть высококвалифицированные специалисты или иностранные работники.
Как заполнить форму о доходах и налоге для физических лиц
Это приложение оформляется только в годовом отчете. Информация о персонале заносится так же, как и в форме 2-НДФЛ.
Номер страницам присваивается автоматически программой или вручную по порядку. При первоначальной подаче формы указывается номер коррекции «00», при исправлении отчета — «01», «02». Аннулированным формам присваивается номер «99».
Порядок оформления.
Добавьте всех работников и физических лиц, которым начислялась зарплата или производились выплаты в данном периоде.
Раздел 1: на каждого сотрудника заполняются индивидуальные сведения. Полное имя должно соответствовать сведениям в паспорте. Для иностранцев личная информация заносится латинскими буквами
Раздел 2: Суммарное вознаграждение и налоговая ставка за год определяют количество необходимых форм для заполнения на каждого работника.
На этих страницах надо заполнить:
Раздел 3: налоговые вычеты.
В этом пункте указываются все коды вычетов, которые применялись. И отразить общую сумму по каждому. Например, 126 — вычет на первого ребенка, 131 — на второго ребенка.
Приложение: сюда вносятся сведения о начислениях и вычетах. Информация заносится в документ с разбивкой по месяцам: 01 за январь, 04 за апрель, 10 за октябрь. Вычеты в этом документе не указываются.
После заполнения отчета его можно сформировать в виде печатной формы. Для этого выполните следующие шаги:
- Зайдите в пункт меню «Печать» в документе «Расчет 6 НДФЛ».
- Выберите какой вид печати «6 НДФЛ» вам нужен.
- Программа сформирует отчет в формате PDF или Excel.
- Распечатайте декларацию.
Контроль заполнения
Внимательно проверьте введенную информацию, просмотрите все части отчета.
Убедитесь, что все показатели заполнены верно. Проведите анализ отклонений. Если это целесообразно, внесите корректировки и устраните ошибки.
Проверка с помощью встроенных инструментов контроля в 1С
- Вкладка «Проверка заполнения» выявляет фактические ошибки в документах.
- «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Анализ исчисленных и удержанных сумм НДФЛ позволяет сопоставить сведения по начисленным и удержанным суммам.
- Сравните показатели декларации с регистрами «Налоговый учет по НДФЛ» и «Удержанный НДФЛ».
Сверьте параметры отчета 6 НДФЛ с данными бухгалтерских регистров/счетов:
- «Ведомость по зарплате».
- «Журнал регистрации вычетов по НДФЛ».
- «Книга учета доходов и расходов”
Сверка с ФНС:
- При наличии электронно-цифровой подписи, получите в 1С:Отчетности справку о состоянии расчетов с бюджетом по налогу на выплаты физлиц.
- Сравните полученные показания с суммами, отраженными в 6-НДФЛ.
Отправка отчета 6 НДФЛ в ФНС
Перед сдачей пакета документов обязательно проверьте электронный формат отчета на соответствие требованиям ФНС. Это можно сделать с помощью встроенного механизма контроля. Он покажет корректность отправляемого файла.
Исправьте ошибки, если они будут обнаружены.
Следующим шагом требуется подписать отчет ЭП
- Перейдите в раздел 1С-Отчетности и выберите вкладку “6 НДФЛ».
- Нажмите ячейку «Подписать и отправить».
- Выберите сертификат ЭП и заверьте отчёт электронной подписью.
Отправка в документов в контролирующие органы
- В 1С-Отчетности нажмите «Отправить».
- Проверьте статус передачи.
- «Отправлено»
- «Принято
- Сохраните квитанцию о доставке и приеме декларации.
Обратите внимание: непредставление 6 НДФЛ влечет за собой штрафные санкции!
Финансовое взыскание в размере 1 000 рублей – за каждый полный или неполный месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Также могут наказать и должностных лиц, директора или главного бухгалтера, для них штраф составит от 300 до 500 рублей.
Налоговая служба может приостановить операции по расчетному счету, если 6-НДФЛ не был сдан более 20 дней (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
Дополнительные рекомендации:
Перед отправкой отчета рекомендуется сделать резервную копию базы данных 1С.
При возникновении сложностей с заполнением или отправкой 6 НДФЛ, обратитесь к специалистам 1С в консалтинговую компанию Assino
