Интеграция Smartway и 1С:ERP для управления командировками

Smartway — это корпоративный онлайн-сервис для организации командировок и деловых поездок. В нем объединены инструменты поиска и бронирования билетов, гостиниц, трансфера и сопутствующих услуг. В отличие от классических сервисов, Smartway работает как единое цифровое решение без скрытых комиссий и дополнительных сборов, предоставляя компаниям полный контроль над расходами и процессом согласования поездок.

Сервис поддерживает корпоративные тревел-политики, позволяет централизованно управлять маршрутами сотрудников и формирует полный пакет документов для бухгалтерии.

Интеграция Smartway с 1С:ERP выстраивает сквозную логику работы с командировками. Заявка на поездку формируется в ERP-системе и автоматически передается в Smartway для бронирования. 

После покупки билетов и оформления гостиницы данные возвращаются обратно в 1С:ERP, где настраивается отражение расходов, формирование приказов и авансовых отчетов. Благодаря этому устраняется ручной ввод, снижается вероятность ошибок и ускоряется документооборот.

Такой подход объединяет процессы планирования, согласования и учета командировочных расходов в едином информационном контуре. Для компаний это означает прозрачность финансов, оперативный контроль затрат и возможность детального анализа эффективности поездок. Дополнительным преимуществом становится экономия бюджета за счет отсутствия посреднических комиссий и выбора оптимальных тарифов.

Настройка интеграции с сервисом Smartway

Для начала необходимо получить доступ к сервису Smartway на сайте поставщика.

Затем в системе 1С:ERP включается функциональная опция в разделе «НСИ и администрирование — Казначейство и взаиморасчеты — Заявки на командировку». После этого через гиперссылку «Интеграция с сервисом бронирования Smartway» устанавливается признак интеграции и вводятся параметры авторизации.

Для передачи информации о сотрудниках используется раздел «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Кадры — Кадровый учёт — Бронирование командировок». Здесь устанавливается флаг «Отправлять информацию о сотрудниках в сервис бронирования автоматически».

Дополнительно доступны гиперссылки «Настроить подключение к системе бронирования» и «Настроить условия регулярной отправки информации о сотрудниках в сервис бронирования командировок».

При необходимости можно настроить исключения, чтобы данные по отдельным сотрудникам не передавались. Для этого в окне условий передачи задается список и при необходимости выполняется ручная отправка через кнопку «Выполнить отправку».

В процессе обмена данными в сервис Smartway передаются сведения по электронным билетам: в поле «Пассажир» автоматически указываются ФИО сотрудника, а параметры списания расходов заполняются по статистике. Это позволяет учитывать поездки без движения денежных средств у подотчетных лиц и поддерживать актуальность информации как в ERP-системе, так и в сервисе бронирования.

Работа с заявками и бронированиями в интеграции 1С:ERP и Smartway

После настройки интеграции в процессе создания документа «Заявка на командировку» доступен подбор объектов напрямую из сервиса Smartway. В полях «Убытие из», «Прибытие в», «Трансфер до» и «Бронировать проживание в» вводится слово или его часть, после чего система предлагает список соответствующих объектов — регионов, аэропортов, станций и гостиниц. 

Пользователем выбирается нужный вариант, а далее заявка может быть выгружена в Smartway для бронирования билетов и гостиниц. Отправка выполняется либо через гиперссылку «Отправить» в форме самой заявки, либо командой отправки из списка документов. В обоих случаях статус изменяется автоматически.

Созданные в Smartway бронирования подгружаются обратно в систему для дальнейшей работы. Для этого в форме списка заявок используется команда «Загрузить данные о бронировании». 

После загрузки документы становятся доступны на закладке «Бронирование» в нижней части заявки. Система различает два типа загружаемых документов: электронные билеты и бронирования гостиниц или трансферов. При необходимости можно запросить новые данные через команду «Получить данные». 

Ваучеры, полученные из Smartway, автоматически прикрепляются к документам «Электронный билет» и «Бронирование» как присоединенные файлы. Доступ к ним открывается по гиперссылке «Файлы» в контекстном меню.

Если в Smartway к уже созданным бронированиям добавляются дополнительные услуги — питание, багаж и т. п., при загрузке документов данные синхронизируются, и в 1С обновляется информация о доплатах. Перейти к этим данным можно по гиперссылке «Сумма доплат… RUB, Сумма возвратов… RUB, Сумма штрафов… RUB» на закладке «Основное». Аналогично отражаются возвраты и аннулирования: при обновлении система автоматически подтягивает изменения из сервиса бронирования.

Следует учитывать ограничение: комиссия и сборы агента не отображаются в документе «Электронный билет» и не участвуют в автоматической интеграции. Для отражения таких расходов рекомендуется использовать отдельные документы — «Приобретение товаров и услуг» или «Приобретение услуг и прочих активов».

Оформление электронного билета в 1С:ERP при интеграции со Smartway

Документ «Электронный билет» доступен в разделе «Казначейство — Электронные билеты и бронирования» и предназначен для отражения информации о произведенных бронированиях. В системе учитываются разные типы проездных документов: авиабилеты, железнодорожные и автобусные билеты, трансферы, а также прочие услуги.

В документе фиксируется полный набор сведений:

• способ покупки билета (через агента, подотчетное лицо или напрямую у перевозчика);
• данные о перевозчике и агенте;
• параметры списания расходов;
• информация о подотчётном лице и пассажире;
• данные об организации и сотруднике; 
• даты и детали поездки.

По умолчанию расходы списываются «Через авансовый отчет (датой отчета)», но при выборе варианта «Напрямую (датой прибытия)» становится доступен отдельный набор реквизитов для прямого списания. В этом случае документ не включается в авансовый отчет, а расходы отражаются сразу при проведении.

Сценариев учёта несколько: пассажиром может быть сам сотрудник, иное физическое лицо с отчетом через сотрудника либо сторонний пассажир без подотчетного лица — тогда затраты списываются напрямую на расходы.

При проведении документа «Электронный билет» формируются бухгалтерские проводки. На счёте 76.14 отражаются суммы по бронированию на дату покупки билета (Дт 76.14 — Кт 60.01/60.02). При использовании билета и завершении поездки обязательства перевозчика закрываются проводкой Дт 71.01 — Кт 76.14, что соответствует отчетности подотчетного лица. 

Если выбран способ списания «Напрямую (датой прибытия)», то для документа доступна отдельная закладка «Отражение в учете». На закладке «Основное» в этом случае остаётся только поле «Пассажир». Сумма НДС при таких операциях может быть списана на статью расходов, определенную в учетной политике, либо принята к вычету. Сам электронный билет в таком случае выступает подтверждающим документом для книги покупок.

Если билет приобретен под деятельность, не облагаемую НДС, вся сумма списывается на расходы. Если деятельность облагается НДС, то можно выбрать способ отражения налога в учете: принять к вычету или списать на расходы. Если организация применяет несколько ставок НДС, становится доступен выбор в поле «Закупка под деятельность».

Документ поддерживает режим учета нескольких ставок НДС. Если требуется распределить операции покупки, доплаты или возврата по разным ставкам, используется гиперссылка «Добавить покупку/доплату/возврат». 

При этом открывается закладка «Операции», где можно добавить новые строки по операциям покупки, возврата, полного возврата или доплаты. Система контролирует, чтобы сумма возвратов не превышала сумму покупок и доплат.

Для полного возврата автоматически формируются строки по каждой ставке НДС. Для отражения штрафа используется форма корректировки, доступная через гиперссылку в колонке «Сумма штрафа». На закладке «Операции» отображаются итоговые суммы возвратов, доплат и штрафов, а на закладке «Основное» выводятся итоговые данные.

Оформление бронирования в 1С:ERP при интеграции со Smartway

Документ «Бронирование» доступен в разделе «Казначейство — Электронные билеты и бронирования», и применяется для фиксации информации о произведённых бронированиях гостиниц и трансферов. Для услуг проживания и перевозки в документе предусмотрена классификация по типам: «Трансфер», «Отель» и «Прочее». В категорию «Прочее» загружаются такие услуги, как такси, справка о перелёте, мероприятия MICE и другие дополнительные сервисы.

В документе отражаются ключевые сведения:

• данные о контрагенте и агенте;
• информация об организации и сотруднике, за которым закрепляется расход;
• цель расходования денежных средств; 
• детали самого бронирования; 
• сумма и НДС.

Следует отметить, что документ «Бронирование» не формирует бухгалтерские проводки — он используется исключительно для информационного отражения и сопоставления данных.

К документам «Электронный билет» и «Бронирование» при необходимости прикрепляются файлы, подтверждающие услуги. Оба документа можно дополнить или изменить. В нижней части формы доступны гиперссылки «Доплата» и «Возврат». Первая используется для внесения сумм дополнительных услуг, вторая — для аннулирования бронирования и отражения суммы возврата с указанием даты.

При возврате электронного билета, приобретенного через агента или напрямую у перевозчика, независимо от даты возврата формируются сторнирующие проводки по счетам 71, 76 и 60. Если билет был куплен через подотчетное лицо, то формируются сторно по счетам 71 и 76. Все проводки по возвратам отражаются в документе «Электронный билет» датой оформления возврата. При этом, если возврат фиксируется текущей датой, а сам документ билета относится к закрытому периоду, это не нарушает процедуру закрытия периода.

Расчеты по электронным билетам ведутся в разрезе договоров с поставщиками. Для корректного выбора договора в системе организация и контрагент должны совпадать с указанными в документе «Электронный билет» или «Бронирование», а детализация расчетов должна быть настроена «По договорам».

Комиссии и агентские сборы в документе «Электронный билет» не отражаются вне зависимости от типа агента. Для их учёта рекомендуется использовать отдельные документы — «Приобретение товаров и услуг» или «Приобретение услуг и прочих активов». Такой подход позволяет корректно разделять основные расходы на проезд и дополнительные расходы, связанные с обслуживанием агентом.

Формирование авансового отчета по командировке

Авансовый отчет в 1С:ERP может формироваться на основании документа «Заявка на командировку». В этом случае заявка указывается в шапке отчета как документ-основание, что обеспечивает сквозную связку между этапом планирования командировки и её фактическим финансовым учетом.

На закладке «Закупки» при помощи опции «Создать» фиксируются документы, приобретенные через подотчетное лицо. Здесь доступны варианты создания «Электронного билета», «Приобретения товаров и услуг» и «Поступления денежных документов». Важно учитывать, что документ «Бронирование» не формирует бухгалтерских проводок и не участвует в отражении расходов подотчетных лиц, поэтому он не может быть добавлен в авансовый отчет на закладке «Расходы».

На закладке «Расходы» через опцию «Заполнить полученными авансами и билетами» система подгружает данные о ранее выданных подотчетному лицу авансах и электронных билетах, оформленных для его использования. Таким образом, в отчет автоматически включаются как суммы авансов, так и расходы на проезд.

Все операции в авансовом отчете на закладке «Расходы» отражаются в разрезе ставок НДС, что позволяет корректно формировать налоговый учет и обеспечивать прозрачность расчётов с подотчётными лицами.

Интеграция 1С:ERP с сервисом Smartway формирует сквозной процесс управления командировками — от создания заявки и бронирования услуг до формирования авансового отчета и отражения расходов в учете. Такой подход упрощает работу сотрудников, минимизирует ошибки и обеспечивает прозрачность движения средств. В результате компании получают инструмент, который объединяет планирование, контроль и бухгалтерский учет командировочных расходов в единой системе.