Как провести инвентаризацию товаров в 1С:ERP  

Инвентаризация товаров в 1С:ERP

Инвентаризация товаров  в 1C:ERP — это процесс сверки фактического наличия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) с учетными данными. Она проводится для контроля за сохранностью имущества, выявления расхождений и их последующего отражения в бухгалтерском учете.

Процесс инвентаризации в 1С включает несколько ключевых этапов:

1. Выдача задания на пересчет товаров – определяется перечень товаров, подлежащих проверке, и назначаются ответственные сотрудники.
2. Пересчет товаров в соответствии с заданием – производится фактический подсчет товарных остатков на складе вручную или с использованием специализированного оборудования (ТСД, весы, сканеры штрих-кодов).
3. Фиксация результатов пересчета – документируются данные о фактическом наличии товаров и выявленных расхождениях.
4. Оформление выявленных излишков, недостач и порчи товаров – результаты инвентаризации вносятся в учетную систему, оформляются необходимые бухгалтерские документы.

Пересчет товара на складе 

Пересчет товаров в 1С:ERP выполняется с помощью специального документа «Пересчет товаров», который позволяет фиксировать фактическое количество товарных позиций на складе, сравнивать их с учетными данными и регистрировать расхождения.

Перед началом инвентаризации необходимо сформировать в меню «Склад и доставка — Излишки, недостачи, порчи — Пересчет товаров», указав склад или помещение, где будет производиться пересчет. В случае адресного хранения дополнительно указывается ячейка размещения товара. Можно выполнить отбор номенклатуры по различным параметрам (группа товаров, складская зона и т. д.).

Автоматизация пересчета на ордерных складах

В системе 1С:ERP предусмотрены два типа пересчета: по складу или помещению для общего пересчета всех товаров на складе или в определенной зоне, и по ячейкам (для адресного склада).

Процесс проходит по следующим этапам:

• Подготовлено – формируется задание на пересчет, которое можно распечатать в виде бланка.
• В работе – сотрудники склада выполняют фактический пересчет, вручную или с использованием терминалов сбора данных (ТСД).
• Внесение результатов – в документе «Пересчет товаров» фиксируется фактическое количество товаров. Если расчет проведен вне системы и расхождения не выявлены, можно использовать команду «Заполнить факт по учету», чтобы быстро заполнить данные.
• Пересчет завершен на этапе «Выполнено», данные о фактических остатках внесены в систему. Выполняется оформление расхождений в складских актах.

После завершения пересчета в 1С:ERP автоматически выявляются расхождения: излишки, недостачи или порча.

Формирование складских ордеров

В условиях работы склада бывает необходимо быстро и точно фиксировать факты расхождений в наличии товаров. Например, в зоне отгрузки может быть обнаружено, что товар, уже отмеченный как отгруженный, остался на складе – его забыли клиенту. Такие единичные случаи фиксируются через складские ордера, которые отражают информацию только в складском учете. 

Для финансовой стороны корректировки оформляются отдельно – с помощью складских актов или документов корректировки поступления/реализации. Такой подход позволяет разделить оперативное управление складом и последующую бухгалтерскую обработку.

Складские ордера предназначены для отражения единичных фактов – излишков, недостач, пересортицы и порчи – которые могут выявляться не только в рамках инвентаризации, но и в ходе повседневной работы склада и оформляются в разделе «Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Излишки, недостачи, порчи товаров»

В 1С:ERP для фиксации излишков, обнаруженных на складе используется Ордер на отражение излишков товаров. После проведения документа в системе увеличиваются фактические остатки товаров.

Недостачи фиксируются Ордером на отражение недостач товаров, при проведении документа фактические остатки товаров уменьшаются.

При выявлении бракованных или испорченных товаров формируется Ордер на отражение порчи товаров, при этом товары списываются с фактических остатков.

Складские акты для оформления фактических излишков, недостач, порчи и пересортицы товаров

Выявленные в процессе пересчета недостачи, излишки и порчи товаров можно регистрировать в рамках рабочего места «Помощник оформления складских актов», Этот модуль позволяет объединить данные, полученные из ордеров и пересчетов.

Перед началом работы помощника производится настройка фильтров для выбора нужных товаров. Это помогает выделить те позиции, по которым зафиксированы отклонения, и подготовить их для дальнейших операций. Помощник оформления складских актов доступен по кнопке «Создать – С использованием помощника на форме списка Склад и доставка – Излишки, недостачи и порчи – Складские акты».

Система автоматически анализирует списки товаров, фиксируя, какие из них можно зачесть как пересортицу или порчу. 

Списание недостач товаров

Если недостача выявлена в оперативной работе ордерного склада, сначала фиксируется документ «Ордер на отражение недостач», затем оформляется документ «Списание недостач товаров». При обнаружении недостачи во время инвентаризации изменение количества отражается в документе «Пересчет товаров» с последующим оформлением списания. 

В документе указываются количество, стоимость (определяемая автоматически) или по виду цен, статья расходов (обычно используется счет 94 для учета и счет 91.02 для списания) и аналитика расходов. При отсутствии установления виновного лица, недостача переносится на прочие расходы; при наличии – оформляется дополнительный документ для отражения задолженности сотрудника.

Недостачи товаров, выявленные в результате инвентаризации на складах с ответственным хранением, списываются за счет «нашей» организации с оформлением документов «Списание недостач товаров» и «Выкуп товаров с хранения».

Оприходование излишков товаров

Излишки, обнаруженные оперативно, фиксируются через «Ордер на отражение излишков» с последующим оформлением документа «Оприходование излишков товаров». Если излишек выявлен в ходе инвентаризации, изменение количества отражается в документе «Пересчет товаров» с дальнейшим оформлением оприходования.

Документ включает данные о количестве и стоимости товаров вручную или по виду цен, и указывает соответствующую статью доходов и аналитику.

Регистрация порчи товаров

Бракованные товары фиксируются документом «Порча товаров». Факт порчи может быть отражен через ордер (при оперативном обнаружении) или через документ «Пересчет товаров» (при инвентаризации).

Документ позволяет зафиксировать списание товаров исходного качества и оприходование бракованных товаров, при этом в табличной части указываются назначение товара и возможность оприходования по себестоимости списания (при установленном флажке).

Регистрация пересортицы товаров.

При выполнении инвентаризации система автоматически определяет товары, которые можно зачесть по пересортице, и отображает их в поле «Отбор строк для зачета по пересортице».

Факт пересортицы отражается документом «Пересортица товаров», в котором фиксируются списываемый и оприходовываемый товар. Документ оформляется по конкретной организации и складу. Может автоматически учитывать себестоимость излишков по себестоимости списываемой недостачи (при соответствующем флажке), или недостачи отнесены отдельно, а излишки отдельно по указанным статьям доходов и расходов, а для импортных или отслеживаемых товаров наследуются сведения об импорте и прослеживаемости.

Для распределения излишков используется функция «Отнести на выбранную организацию». После нажатия кнопки открывается форма, где оператор выбирает конкретную организацию, на которую будет отнесен избыток товара.

После завершения распределения результаты (информация о порче, пересортице, излишках и недостачах) отображаются в разделе «Товары, распределенные по организациям».

На основании этих данных система формирует соответствующие складские акты:

• Списание недостач товаров;
• Оприходование излишков товаров;
• Пересортица товаров;
• Порча товаров;
• Инвентаризационная опись.

Оприходование излишков товаров

Излишки, обнаруженные оперативно, фиксируются через «Ордер на отражение излишков» с последующим оформлением документа «Оприходование излишков товаров». Если излишек выявлен в ходе инвентаризации, изменение количества отражается в документе «Пересчет товаров» с дальнейшим оформлением оприходования.

Документ включает данные о количестве и стоимости товаров вручную или по виду цен, и указывает соответствующую статью доходов и аналитику.

Регистрация порчи товаров

Бракованные товары фиксируются документом «Порча товаров». Факт порчи может быть отражен через ордер (при оперативном обнаружении) или через документ «Пересчет товаров» (при инвентаризации).

Документ позволяет зафиксировать списание товаров исходного качества и оприходование бракованных товаров, при этом в табличной части указываются назначение товара и возможность оприходования по себестоимости списания (при установленном флажке).

Регистрация пересортицы товаров.

Факт пересортицы отражается документом «Пересортица товаров», в котором фиксируются списываемый и оприходовываемый товар. Документ оформляется по конкретной организации и складу и может автоматически учитывать себестоимость при соответствующем флажке, где указываются статьи доходов и расходов, а для импортных или отслеживаемых товаров наследуются сведения об импорте и прослеживаемости.

Оформление инвентаризации на адресном складе

Пересчет товаров на складах с адресным хранением начинается с создания заданий на пересчет, они формируется автоматически по кнопке «Сформировать задание на пересчет». Автоматическое создание заданий настраивается в карточке склада (закладка «Настройки создания заданий на пересчет»). Для удобства предусмотрено мобильное рабочее место (МРМ), которое позволяет сотрудникам проводить пересчет с помощью ТСД, ускоряя фиксацию данных.

Пересчет невозможен, если есть незавершенные операции (отбор, размещение товаров) или обнаружена сомнительная ячейка, система проверяет дату последнего пересчета и автоматически назначает статус «Требуется пересчет».

Для анализа выявленных расхождений в 1С:ERP используется отчет «Неоформленные недостачи и излишки товаров». Он проверяет все выявленные расхождения после пересчета, контролирует правильность оформления излишков и недостач,отслеживает выполнение складских актов.

Оформление инвентаризации на неордерном складе

Если склад не использует ордерную схему пересчет ведется без статусов. На любом этапе можно добавлять, удалять товары, изменять их качество и вводить расхождения. Оформление складских актов для выявленных отклонений происходит непосредственно из документа «Пересчет товаров».

При обнаружении недостачи в процессе инвентаризации оформляется документ «Списание недостач товаров».

Если в ходе инвентаризации выявлен излишек, изменение количества фиксируется в документе «Пересчет товаров». После этого производится оформление документа «Оприходование излишков товаров».

Для отражения факта обнаружения бракованного товара на неордерном складе используется документ «Порча товаров».

Пересортица товаров оформляется документ «Пересортица товаров». Список товаров для зачёта заполняется вручную в табличной части документа.

Формирование инвентаризационной описи и печатных форм

Для получения регламентированных печатных форм (ИНВ-3 – Инвентаризационная опись и ИНВ-19 – Сличительная ведомость) применяется документ «Инвентаризационная опись». Опись может быть сформирована как из списка складских актов (через кнопку «Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Складские акты – Создать – Инвентаризационную опись»), так и в рамках рабочего места «Помощник оформления складских актов». Все сформированные описи хранятся в списке «Складские акты».

Данные в формах могут рассчитываться двумя способами по себестоимости или по видам цен. Первый вариант используется для бухгалтерского и налогового учета, поскольку отражает реальную стоимость товаров на складе. Себестоимость рассчитывается исходя из метода оценки запасов, принятого в учетной политике организации (ФИФО, средняя себестоимость, и другие) в процедурах закрытия месяца.

Документу «Инвентаризационная опись» присваивается определенный период, в рамках которого происходит выборка документов «Пересчет товаров» и складских актов. К фактическому количеству товаров прибавляется или вычитается количество, указанное в складских актах. Итоговое значение выводится в поле «По данным бухгалтерского учета». 

Функционал 1C:ERP Управление предприятием для инвентаризации товаров помогает предприятиям не только оперативно выявлять расхождения, но и оптимизировать бизнес-процессы, сокращая затраты на учет. Регулярное проведение инвентаризации с использованием возможностей системы способствует эффективному управлению ресурсами и повышению общей финансовой устойчивости компании.