Изменение электронного документооборота и налогового учета в 1С в 2026

Электронный документооборот и УПД уже используются бизнесом много лет, а сейчас ФНС закрепляет сложившуюся практику на уровне форматов. В августе 2025 года служба официально рекомендовала компаниям заранее перевести отгрузочные документы в формат универсального передаточного документа и использовать его как основной электронный документ при торговых операциях. Это нужно, чтобы без авралов перейти на новый порядок и успеть перестроить процессы в учетной системе. 

Что меняется в счёте-фактуре и УПД с 2026 года

С 1 января 2026 года на основании приказа ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ перестают действовать форматы электронных документов о передаче товаров и результатов работ (услуг), утвержденные приказами № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@. Обмен такими электронными ТОРГ-12 и актами через операторов ЭДО больше невозможен. 

С начала нового налогового периода единственным официально применяемым формализованным электронным документом в формате XML, подтверждающим отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг, становится универсальный передаточный документ формата 5.03, утверждённый приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Это напрямую влияет на документооборот налоговой отчетности, так как электронные первичные документы становятся основой для формирования отчетов.

Параллельно Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ вносит поправки в статью 169 НК РФ и уточняет состав реквизитов счета-фактуры. С 1 января 2026 года меняется порядок заполнения отдельных полей.

Для индивидуальных предпринимателей из счёта-фактуры убираются реквизиты свидетельства о государственной регистрации. Вместо них указываются основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП) и дата его присвоения.

При отгрузке в счет ранее полученной предоплаты в счете-фактуре, помимо номера платежно-расчетного документа, нужно дополнительно указывать номер и дату ранее выставленного «авансового» счета-фактуры, по которому эта предоплата была отражена.

На практике это означает, что ключевые первичные документы в актуальных форматах проще и надежнее оформлять и передавать в электронном виде. Именно электронный документооборот становится основным каналом обмена УПД и счетами-фактурами между компаниями и через оператора ЭДО.  Для многих компаний вопросы изменения налогов в 2026 году по сути сводятся к тому, насколько корректно выстроен документооборот в их информационных системах.

Дальше важно понять, как это реализовано в 1С и что должна уметь учетная система, чтобы корректно работать с обновленными форматами.

Обновление 1С и поддержка новых форматов документов

Изменения форматов электронных документов в 1С реализуются через релизы типовых конфигураций. Поддержка новых форматов закладывается в релизы ключевых решений (см. таблицу обновлений) и становится доступной по мере выхода релизов. В этом контексте изменения в налогообложении в 2026 напрямую связаны с тем, когда организации необходимо перейти на новую версию.

Если система находится на сопровождении специалистов 1С и используется 1С ЭДО, новые форматы появляются в конфигурации при обновлении. В доработанных базах возможен другой сценарий: формы, обработки и изменения формата переносятся из актуального релиза через сравнение и объединение конфигураций или с помощью механизма расширений, без полного обновления системы.

Если обмен организован не через 1С ЭДО, а через собственные интеграции или внешние шлюзы, формат документа поддерживается не только на стороне 1С, но и в системе обмена. Это нужно учитывать при планировании обновлений и тестировании: важно, чтобы учетная система и контур ЭДО одинаково работали с новым форматом.

Отдельно стоит учесть, что электронный документооборот за последние годы фактически стал обязательным элементом работы. Сначала была введена обязательная электронная отчетность по НДС, затем, обязательные форматы отдельных электронных документов. Для части операций с маркированным товаром и транспортными накладными электронный формат становится единственно возможным вариантом. 

В этой же логике работают и сервисы 1С для регламентированного учета. Календарь отчетности и напоминания в конфигурациях обновляются с учетом изменений законодательства и помогают бухгалтерии ориентироваться в сроках отправки деклараций, уведомлений и сообщений без постоянного ручного мониторинга.

Электронный документооборот в 1С 

1С ЭДО встраивается в учетную систему как штатный инструмент обмена документами. УПД, счета-фактуры и корректировки создаются в 1С, подписываются электронной подписью и отправляются контрагентам через оператора ЭДО без выгрузки файлов и работы во внешних кабинетах. Ответные документы, уведомления и статусы поступают обратно в систему и сразу привязываются к исходным операциям.

Документ создается не как файл для отправки, а как объект системы, связанный с проводками, регистрами и расчетами. Универсальные передаточные документы, счета-фактуры и корректировочные формы формируются в учетной системе и сразу участвуют в расчетах налоговой базы. 

Обмен с контрагентами происходит напрямую из 1С, без необходимости выгружать файлы и работать во внешних интерфейсах. Система взаимодействует с оператором ЭДО как с частью инфраструктуры, а не как с отдельным сервисом. 

Документы отправляются, принимаются и обрабатываются внутри системы, а статусы фиксируются автоматически. Видно, дошел ли документ до контрагента, подписан ли он, был ли отклонен и по какой причине. Это убирает ручные проверки и снижает риск потерянных документов.

Юридическая значимость электронных документов обеспечивается на уровне учетной системы. В 1С применяется электронная подпись, сохраняются квитанции, подтверждения доставки и метки подписания. В результате формируется архив электронных оригиналов, а не набор сканов и вложений из почты. Документ при необходимости может быть восстановлен вместе со всей цепочкой подписей и статусов.

Новые форматы документов реализуются на уровне 1С. Это касается и УПД, и счетов-фактур, и корректировок. Система контролирует структуру документов, наличие обязательных реквизитов и соответствие утвержденному формату. Ошибки видны на этапе формирования, а не тогда, когда документ уже отправлен и возвращен с отказом.

ЭДО в 1С работает не изолированно. Он связан с сервисами отчетности, механизмами учета расчетов с бюджетом и электронными подписями. В результате данные из электронных документов автоматически участвуют в формировании отчетности, сверках с ФНС и расчетах налоговых обязательств. Это устраняет разрыв между первичкой и отчетом, бухгалтер работает с одними и теми же данными на всех этапах.

Электронный документооборот поддерживается в большинстве типовых конфигураций 1С, которые используются в бизнесе. ЭДО внедряется в системах для бухгалтерского учета, торговли, производства и управления. 

За счет связки 1С и встроенного ЭДО компания получает единый контур: документы в актуальных форматах формируются, подписываются, передаются контрагентам и попадают в отчетность внутри одной системы. Это снижает объем ручной работы, упрощает контроль статусов и уменьшает риск ошибок при переходе на обновленные требования.