1С:УТ и маркетплейсы — гайд по интеграции

Интеграция 1С с  маркетплейсами — необходимость практически любого российского ритейлера. С автоматизацией компания сможет снизить затраты ресурсов, уменьшить риск ошибок из-за человеческого фактора и контролировать заказы и остатки. 

Мы подготовили подробную инструкцию, которая поможет вам грамотно организовать взаимодействие вашей торговой системы с крупнейшими онлайн-площадками России.

Зачем нужна интеграция?

Автоматическая синхронизация между 1С и маркетплейсом решает сразу несколько важных задач вашего бизнеса:

1. Ускоренная обработка заказов. Покупатели делают покупки круглосуточно, и быстрая обработка каждого заказа для клиентов значит высокое качество сервиса.
2. Контроль остатков товаров. С точными данными о наличии продукции менеджеры смогут оперативно мониторить заказы, а система будет обновлять информацию по остаткам.
3. Быстрая работа склада. Автоматическое обновление статусов позиций ускоряет процессы отгрузки и уменьшает количество ошибок, а значит, снижает недовольство покупателей.
4. Повышение прозрачности отчетности. Полноценный доступ ко всей аналитике продаж помогает принимать продуманные управленческие решения.

Интеграция 1С:Управление торговлей  с маркетплейсами

Настройка интеграции несложная, если у предприятия грамотно выстроены бизнес-процессы и есть понимание, что должна принести интеграция. 

Для нее необходимо выполнить пять шагов для компании, которая решит выйти на новый уровень работы с онлайн-площадками.

Шаг № 1. Выбрать тип интеграции

Есть два основных подхода к подключению 1С к маркетплейсам: через API и с помощью коннекторов. В таблице сравнили оба типа интеграции.

Шаг № 2. Подготовить информационную базу 1С

Перед началом настройки интеграции 1С:УТ с маркетплейсами убедитесь, что ваша информационная база готова принять поток новых данных. Для этого нужно:

1. Привести справочники номенклатуры в порядок.

Прежде всего, проверьте правильность заполнения справочника товаров в 1С. Номенклатурные позиции должны соответствовать актуальным данным на вашем сайте и платформе маркетплейса. Товары, продающиеся поштучно, пачками или упаковками, должны иметь согласованную единицу измерения в обеих системах. Проверьте каждую позицию, чтобы исключить возможные расхождения при передаче данных.

Нередко продавцы сталкиваются с ситуацией, когда товары имеют разные артикулы на складе и в маркетплейсе. Из-за этого информация не синхронизируется автоматически, что ведет к задержкам исполнения заказов и снижению эффективности торговли.

Решение. Проведите ревизию товарных справочников перед интеграцией. Обеспечьте однозначное соответствие наименований и артикулов между системой 1С и каталогом площадки. Если используется сложное название, обязательно создайте соответствующие справочники синонимов внутри 1С.

2. Скорректировать текущие остатки.

Перед первой передачей данных поставьте актуальные остатки товаров на всех местах хранения. Важно, чтобы они были полными и верными, иначе возможна ситуация нехватки товара или некорректного формирования предложений покупателям.

Типичная ошибка заключается в неверном учете остатков товаров на разных площадках. Плохая синхронизация может приводить к двойным продажам одного и того же товара или появлению отрицательных значений запасов.

Решение. Регулярно проверяйте точность сведений о запасах товаров на каждом этапе продажи. Оптимально настроенная частота обмена должна составлять каждые 6–8 часов для большинства компаний. При высокой интенсивности продаж рекомендуется сократить этот интервал до получаса.

3. Установить актуальные типы цен.

Каждый товар должен иметь заданную цену, соответствующую условиям продаж на выбранной площадке. Включите поддержку различных вариантов ценообразования (розничная, опт, акция), если это актуально для бизнеса.

4. Настроить налоговую политику.

Налоговые режимы и применяемые ставки налога также должны быть приведены в соответствие правилам маркетплейса. Проверяйте правильную регистрацию объектов налогообложения и ставку НДС для каждого вида деятельности.

Каждый маркетплейс имеет свою налоговую политику, отличающуюся от общей практики налогообложения вашей организации. Часто забывают учесть эти различия, что приводит к проблемам с формированием документов бухгалтерского учета.

Решение. Используйте специализированные инструменты интеграции, поддерживающие автоматический расчет НДС и акцизов согласно требованиям конкретной платформы. Обязательно проверьте соответствие налоговых баз и расчет ставок перед первым использованием инструмента.

5. Перенастроить курсы валют.

Если планируется ведение торговли в иностранной валюте, заранее установите актуальные курсы валют и правила конвертации денежных средств в интерфейсе 1С.

6. Актуализировать версию программного обеспечения.

Убедитесь, что используемая версия 1С:УТ поддерживает современные стандарты связи с внешними сервисами. Используйте последние доступные релизы, чтобы избежать проблем с безопасностью передачи данных.

Чек-лист подготовленной базы

• Все элементы каталога заполнены корректно (артикул, наименование, категория, характеристики).
• Единицы измерения соответствуют заявленным параметрам товара.
• Остатки указаны верно на всех возможных складах и местах хранения.
• Типы цен установлены и функционируют корректно.
• Применяемые налоги и ставки выставлены в полном объёме.
• Курсы валют обновлены и работают корректно.
• Используемая версия ПО соответствует последним стандартам безопасности и совместимости.

Чем тщательнее будет подготовка, тем меньше будет технических сложностей — любые обновления базы могут привести к задержкам при работе специалистов.

Шаг № 3. Установить готовый коннектор

Если вы выбрали готовый модуль, то установить его довольно легко:

• скачайте выбранную конфигурацию с сайта разработчика;
• установите модуль в вашу базу 1С стандартным способом (через пункт меню «Администрирование → Поддержка и обслуживание»);
• запустите мастер настройки коннектора, следуя инструкциям программы;
• введите ваши ключи API или токены авторизации для подключения к конкретному маркетплейсу;
• обратитесь в службу поддержки разработчика, если у вас возникают вопросы или сложности;
• после успешной установки проверьте работоспособность коннектора — запустите тестовый обмен данными вручную.

Если вы выбрали индивидуальную разработку через API, компания-интегратор сделает все за вас.

Шаг № 4. Регулярно обновлять данные

Настройте частоту передачи информации между системами. Например, каждый час или ежедневно утром и вечером. Для крупных магазинов рекомендуем чаще обновлять остатки и заказы, чтобы минимизировать вероятность ошибки в статусе товара.

Еще важно периодически проводить сверку данных, особенно при запуске новой акции или изменении ассортимента.

Оптимальное расписание обмена данными определяется особенностями вашего бизнеса.

Если магазин активно участвует в акциях или распродажах, рекомендуется временно увеличить частоту обмена до получасового интервала, чтобы предотвратить дефицит товаров.

Чтобы убедиться, что данные передаются регулярно и корректно, стоит использовать встроенный механизм автоматического уведомления или установить внешние сервисы мониторинга. Периодически проводите проверку правильности передаваемых данных и целостности процесса синхронизации, особенно после внесения значительных изменений в структуру номенклатуры или процедуры обработки заказов.

Но даже самая идеальная интеграция нуждается в периодическом контроле качества работы. Иногда сбоят серверы, изменяется логика API маркетплейсов или появляются новые требования регуляторов.
Решение. Создайте регламент регулярных проверок состояния интеграции. Один раз в неделю проверяйте состояние всех важных элементов, включая синхронизацию остатков, обработку заказов и расчеты финансовых показателей. Так вы сможете оперативно выявлять возникающие проблемы и устранять их ещё до возникновения серьёзных последствий.

Шаг № 5. Тестировать и отлаживать интеграцию

После настройки и запуска интеграции нужно убедиться, что все процессы работают корректно и без сбоев. Для этого рекомендуем протестировать и отладить систему.

Что проверять:

• информация о товарах, остатках, заказах и других данных корректно передается между 1С и маркетплейсом. Проверьте, что все поля заполнены правильно и нет ошибок в форматировании;
• остатки товаров на складе и на маркетплейсе обновляются своевременно и без задержек. Это особенно важно для предотвращения двойных продаж и пересортицы;
• новые заказы корректно поступают в 1С и обрабатываются в соответствии с установленными бизнес-процессами. Проверьте, что статус заказа обновляется на маркетплейсе после выполнения соответствующих действий в 1С;
• данные о платежах и финансовых операциях корректно передаются между системами. Убедитесь, что все суммы и налоги рассчитываются правильно;
• аналитические отчеты и данные о продажах корректно формируются и доступны для анализа. Это поможет вам принимать обоснованные управленческие решения.

Как проводить тестирование:

Тщательное тестирование и отладка интеграции — залог бесперебойной работы системы, поэтому этим пунктом лучше не пренебрегать

Как работать с маркетплейсами в 1С

После того, как вы внедрили 1с интеграцию с маркетплейсами, важно настроить сам процесс работы с онлайн-площадками. Торговля через маркетплейсы — это не только продажа товаров. Нужно учитывать много разных вещей: комиссии, доставку, удержание, возврат, штрафы и налог. 

Предлагаем пошаговый план, который поможет все сделать правильно и подготовиться к проверкам.

1. Определить схему работы с маркетплейсами

Сначала нужно понять, как вы будете работать. Есть три варианта:

• вы продаете товары, а маркетплейс помогает вам их продавать. Вы получаете всю выручку, а маркетплейс берёт свою комиссию;
• маркетплейс работает по модели FBO: он сам доставляет и хранит товары. Вам нужно следить за комиссией;
• бизнес работает через самозанятых или ИП, но учитываете вы все в одном месте. Нужно записывать все доходы и расходы по каждому агенту.

Важно! Неверно выбранная схема ведет к некорректному признанию доходов. При проверке это грозит штрафами.

2. Настроить аналитику в 1С:Бухгалтерии

Для учета торговли через маркетплейсы лучше всего использовать:

• обособленные счета учета: 62.02 (расчеты с маркетплейсами), 91.02 (расходы по комиссии), 76.АВ (прочие удержания);
• субконто по партнерам: Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет — это отдельные контрагенты;
• аналитику по заказам: настраивается через дополнительную аналитику или внешние обработки, если нужно отслеживать детализацию до SKU.

Важно! В стандартной 1С:Бухгалтерии нет полноценной интеграции с маркетплейсами, поэтому нужна настройка ручного или автоматического импорта данных.

3. Регулярно загружать отчеты от маркетплейсов

Каждая площадка предоставляет выгрузки по продажам, возвратам, удержаниям и выплатам:

• Wildberries — отчеты о продажах, начислениях, возвратах;
• Ozon — отчеты по заказам, комиссии, начислениям и выкупам;
• Яндекс.Маркет — отчеты по реализации, логистике и начислениям.

Важно! Для автоматизации загрузки лучше использовать модуль или обработку, интегрированную с 1С. Делать выгрузки вручную долго и рискованно.

4. Отразить реализацию товаров.

Если маркетплейс играет роль агента, продажа оформляется через документы:

• «Реализация (акты, накладные)» — на полную сумму, включая комиссию.
• НДС: рассчитывается от всей суммы реализации, даже если часть средств удержана в виде комиссии.

Проводки:

• Дт 62.02 Кт 90.01 — реализация на маркетплейсе;
• Дт 90.02 Кт 41 — списание себестоимости;
• Дт 90.03 Кт 68 — НДС с реализации.

Важно! Комиссия маркетплейса учитывается на счете 91.02 как прочий расход, это тоже влияет на налог на прибыль.

5. Заложить в финансовый план комиссию и удержания

Удержания маркетплейса нужно оформлять как отдельный документ «Операция (БУ)» или через обработку загрузки комиссии:

• Дт 91.02 Кт 62.02 — комиссия площадки;
• Дт 91.02 Кт 76.АВ — удержания, штрафы, логистика, услуги хранения.

Если вы используете модуль интеграции, все комиссии подтягиваются автоматически, включая дату, сумму и основание.

Например, при обороте в 1,2 млн ₽ комиссия маркетплейса в 12% должна быть отражена как 144 000 ₽ на счете 91.02 — это критично при расчете налога на прибыль.

6. Зачислять деньги

Когда маркетплейс перечисляет деньги на расчетный счет, создается платежное входящее поручение — с контрагентом маркетплейса. Также используется проводка Дт 51 Кт 62.02 — поступление оплаты от агента. Сумма поступления всегда меньше выручки — за вычетом комиссии и удержаний. 

Важно! Обеспечить корректное закрытие по 62.02.

7. Учитывать возвраты

Возвраты покупателями нужно учитывать через отражение сторнирования реализации: Дт 90.01 Кт 62.02. Возврат товаров на склад, если есть такая возможность, делаем через проводку: Дт 41 Кт 90.02. А возврат НДС: Дт 68 Кт 90.03.

Важно! Не все возвраты попадают физически обратно, поэтому нужно использовать аналитику по количеству и причинам списания.

8. Закрыть период и проверять сверки

Чтобы все было в порядке, в конце месяца нужно:

• сверить отчетность 1С с отчетами от маркетплейсов;
• закрыть 90-й и 91-й счета;
• сформировать книги продаж и покупок (при ОСНО);
• подготовить бухгалтерскую отчетность с учетом всех комиссий и удержаний.

Важно! Рекомендуем вести отдельный регистр внутреннего контроля по оборотам маркетплейсов. Это удобно при налоговых проверках и камеральных сверках.

Если вы настроите грамотную работу вашей 1С с маркетплейсами, вы сможете вывести свои продажи на площадках на новый уровень — сократить операционные издержки, повысить лояльность покупателей за счет прозрачной коммуникации.