Как отразить простой в 1С:ЗУП

Простой — это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ). В трудовом законодательстве закреплены правила оплаты такого периода: согласно ст. 157 ТК РФ время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы. Средняя заработная плата в этом случае определяется по ст. 139 ТК РФ — на основании фактически начисленных сумм и фактически отработанного времени за двенадцать месяцев, предшествующих месяцу начала простоя.

Организация вправе самостоятельно закрепить конкретный размер оплаты простоя в локальных нормативных актах, но он не может быть ниже установленного законодательством. Продолжительность периода, за который производится оплата, ограничений не имеет.

Сообщение о простое оформляется сотрудником письменно и передается непосредственному руководителю. Сам простой фиксируется приказом работодателя, составленным в произвольной форме. В документе указывается, в отношении каких сотрудников он вводится, причина и сроки простоя, порядок оплаты и место нахождения работников в этот период.

Оплата простоя включается в налогооблагаемую базу: суммы облагаются НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В 1С:Зарплата и управление персоналом предусмотрены все необходимые механизмы для отражения простоя по вине работодателя. В системе формируется приказ, фиксируются условия и сроки, данные автоматически переносятся в табель учета рабочего времени и расчет заработной платы. Такой подход обеспечивает соответствие кадрового учета требованиям законодательства и минимизирует риск ошибок при начислениях.

Оформление простоя по вине работодателя

Для начисления оплаты за время простоя в системе настраиваются соответствующие виды начислений. В разделе «Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний» на закладке «Учет отсутствий» устанавливаются флажки «Простои и отстранения» и «В том числе внутрисменные». 

Если требуется учитывать оплату в часах, дополнительно активируется опция «Применение почасовой оплаты» на закладке «Почасовая оплата». В результате в плане видов начислений (раздел «Настройка — Начисления») становятся доступны предопределенные начисления: «Оплата простоя по среднему заработку» и «Оплата часового простоя по среднему заработку». Они готовы к использованию и могут быть адаптированы под внутренние правила организации.

В 1С:Зарплата и управление персоналом расчет оплаты простоя фиксируется через документ «Простой, отстранение от работы». Он используется не только для отражения отсутствия сотрудника, но и для автоматического начисления компенсации, формирования печатных форм и корректного отражения данных в табеле.

Документ формируется в разделе «Зарплата — Все начисления — Простой, отстранение от работы».

В шапке документа задаются: расчетный месяц начисления (по умолчанию текущий), организация, дата и подразделение (если простой касается не всей организации, а отдельного структурного подразделения).

Если необходимо зарегистрировать внутрисменный простой, устанавливается флажок «Приостановка работы в течение части смены». Тогда в документе можно указать дату и количество часов. В случаях, когда рабочий день разделен на разные периоды (например, дневное и ночное время), фиксируются два отдельных документа: отдельно для дневного и для ночного простоя.

Если флажок не установлен, в документе указываются дата начала и дата окончания простоя. Один документ охватывает только один календарный месяц, поэтому при длительном простое, переходящем на следующий месяц, создаются отдельные документы.

Причина простоя и виды начислений

Основной реквизит документа — «Причина простоя». Доступны варианты: «По вине работодателя», «По вине работника» и «По причинам, не зависящим от сторон».

При выборе «По вине работодателя» в поле «Начисление» автоматически подставляется вид начисления «Оплата простоя по среднему заработку». Эти начисления настраиваются заранее и находятся в разделе «Настройка — Начисления».

В поле «Вид времени» указывается код, который будет отражен в табеле: для простоя по вине работодателя используется код «РП». Если установлен флажок «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку», система проверяет, чтобы итоговая сумма не была ниже федерального минимального размера оплаты труда.

Сотрудники

Закладка предназначена для выбора работников, у которых фиксируется простой. Сотрудников можно добавить вручную или подобрать через встроенный справочник.

Для каждого сотрудника система автоматически рассчитывает сумму оплаты исходя из среднего заработка. Если в период простоя попадает индексация заработной платы, сумма корректируется с учетом коэффициента индексации.

В таблице отражаются:

• ФИО сотрудника;
• рассчитанный результат;
• НДФЛ (рассчитывается автоматически, можно открыть расшифровку);
• удержания, если они применяются;
• сумма к выплате;
• корректировки по НДФЛ.

Если в настройках учетной политики (раздел «Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки») активирован учет по территориям и условиям труда, становится доступна дополнительная колонка для распределения начислений.

Дополнительные условия

На этой закладке можно зафиксировать, обязаны ли сотрудники находиться на рабочих местах во время простоя, а также указать текстовую причину простоя. Эти данные переносятся в приказ, который формируется из документа.

Перерасчет прошлого периода

Если текущий период простоя пересекается с уже зарегистрированными начислениями, система автоматически сторнирует их и формирует корректные суммы. Если пересечение приходится на текущий месяц, перерасчет выполняется в исходном документе.

Формирование порядка выплаты

Здесь задается порядок выплаты начисленной суммы: «С авансом», «В межрасчетный период», «С зарплатой».

Дата выплаты подставляется автоматически в зависимости от учетной политики организации.  При необходимости дату можно изменить вручную.

Подписи

Закладка используется для указания ответственных лиц. Руководитель подставляется автоматически из справочника «Организации — Ответственные лица», исполнитель указывается вручную. Данные выводятся в печатной форме приказа.

Альтернативные режимы

Документ «Простой, отстранение от работы» может фиксировать не только простой, но и «Отстранение», которое применяется для регистрации временного отстранения сотрудника (оплачиваемого или неоплачиваемого). 

Дополнительно можно указать «Другую причину» — например, приостановка работы по причине задержки заработной платы более чем на 15 дней (ч. 2 ст. 142 ТК РФ).

Расчет среднего заработка

После проведения документа в колонке «Ср. заработок (общ.)» появляется ссылка «Подробнее». Она открывает форму «Ввод данных для расчета среднего заработка». Здесь можно просмотреть или скорректировать данные, на основании которых выполняется расчет.

Для анализа доступны печатные формы: «Расчет среднего заработка» и «Подробный расчет начислений».

Формирование приказа и выплаты

Из документа формируется приказ о временной приостановке работ (простое) через кнопку «Печать — Приказ о временной приостановке работ (простое)».

Если в поле «Выплата» выбран вариант «В межрасчетный период», доступна кнопка «Выплатить», которая формирует ведомость: «Ведомость в кассу», «Ведомость в банк», «Ведомость через раздатчика» или «Ведомость на счета». Эти документы находятся в разделе «Зарплат — Ведомости».

Отражение в табеле

Данные простоя автоматически отражаются в отчете «Табель учета рабочего времени (Т-13)», который находится в разделе «Зарплата — Отчеты по зарплате». Для простоя по вине работодателя используется код «РП».

Оформление простоя по вине работника

Для корректного учета простоев по вине сотрудника в системе необходимо активировать соответствующие виды начислений. После настройки в разделе «Настройка — Начисления» становятся доступны предопределенные элементы: «Простой по вине работника» и «Внутрисменный простой по вине работника». 

Они автоматически добавляются в план видов начислений и готовы к использованию без дополнительной настройки 

Регистрация выполняется тем же документом, что и в случае с простоем по вине работодателя: «Зарплата — Все начисления — Создать — Простой, отстранение от работы».

Важно отметить, что заполнение основных полей документа полностью аналогично примеру оформления простоя по вине работодателя: указываются организация, месяц, подразделение (при необходимости), даты начала и окончания простоя либо количество часов внутрисменного простоя. Отличие заключается только в выборе причины.

На панели переключателей выбирается вариант «Простой», после чего устанавливается позиция «По вине работника». 

В поле «Начисление» автоматически подставляется предопределенный вид «Простой по вине работника». Так как в соответствии с ТК РФ время простоя по вине сотрудника не оплачивается, данные в полях «Выплата» и «Планируемая дата выплаты» не заполняются и не учитываются при расчете зарплаты.

Несмотря на то, что начисления не производится, документ позволяет сформировать приказ о временной приостановке работ. Для этого используется кнопка «Печать — Приказ о временной приостановке работ (простое).

В табеле учета рабочего времени простой по вине работника обозначается кодом «ВП».

Оформление простоя по независящим причинам от работодателя и сотрудника

Настройка видов начислений для такого простоя производится аналогично настройке при оформлении простоя по вине работодателя. После включения соответствующих параметров в разделе «Настройка — Начисления» в плане видов начислений появляются предопределенные элементы: «Оплата простоя по независящим от работодателя причинам» и «Оплата часового простоя от оклада по часам». Эти начисления уже настроены системой и могут использоваться сразу.

Если организация или ее подразделения применяют районный коэффициент и/или северную надбавку, необходимо учесть их при расчете. 

Для этого в карточках начислений «Оплата простоя по независящим от работодателя причинам» и «Оплата часового простоя от оклада по часам» на закладке «Зависимости» в разделе «Зависимые начисления» добавляются соответствующие элементы «Районный коэффициент» и/или «Северная надбавка» (ст. 315 ТК РФ, ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

По законодательству, простой по причинам, которые не зависят от сторон трудового договора, оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

Формула зависит от способа начисления зарплаты:

• если сотрудник получает месячный оклад, сумма делится на количество рабочих дней по графику в месяце и умножается на число дней простоя, затем результат корректируется на коэффициент 2/3;
• если сотруднику назначена почасовая ставка, расчет выполняется по фактическим часам простоя из его графика, также с применением коэффициента 2/3.

Важно учитывать: заложенный в программу алгоритм фиксирован. Изменить способ расчета или установить иной коэффициент, например более высокий, нельзя.

Регистрация выполняется документом «Простой, отстранение от работы». Заполнение основных полей документа аналогично примеру «Начисление за время простоя по вине работодателя».

В переключателе выбирается «Простой», а затем устанавливается вариант «По причинам, независящим от работодателя и работника». В поле «Начисление» автоматически подставляется предопределенный вид «Оплата простоя по независящим от работодателя причинам».

Для оформления кадровой стороны события система формирует приказ о временной приостановке работ. Для этого используется команда «Печать — Приказ о временной приостановке работ (простое). Приказ содержит сведения о причине простоя, его продолжительности и обязанности сотрудников во время приостановки работы.

Система 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 позволяет автоматизировать процесс оформления простоев: от выбора причины и начисления оплаты до формирования приказов и корректного отражения в табеле учета рабочего времени. Благодаря встроенным видам начислений и гибкой системе настроек программа обеспечивает соответствие требованиям Трудового кодекса и минимизирует риск ошибок при расчетах.