Как перенести остатки и номенклатуру из 1С в новую базу

При переходе на новую версию системы 1С или при интеграции с другими программами важно обеспечить корректный перенос остатков для того, чтобы данные в новой системе соответствовали реальному состоянию дел в бухгалтерии и обеспечивали правильность отчетности. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно настроить этот процесс в системе 1С, чтобы избежать возможных ошибок и неточностей.

Для этого рассмотрим пример перехода с конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия», на другие типовые конфигурации, такие как «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация» или «1С:Управление торговлей». Важно правильно выполнить перенос нормативно-справочной информации (НСИ) и остатков на определенную дату. Процесс переноса остатков осуществляется по результатам закрытого налогового периода, что обеспечивает точность данных и соответствие реальному состоянию бухгалтерского учета.

Перенос данных может быть выполнен с целью полной миграции на конфигурацию-приемник для ведения учета в новой системе или для совместного использования нескольких конфигураций. В случае совместного использования, данные передаются в конфигурацию-приемник с помощью выполнения переноса, а после этого настраивается постоянный обмен данными в универсальном формате, что позволяет обмениваться документами и обновленной нормативно-справочной информацией.

Процесс переноса данных включает несколько ключевых шагов: подготовку и настройку параметров переноса, выгрузку данных, настройку обмена и проверку корректности переноса. В системе настраивается перенос остатков по результатам закрытия налогового периода, что исключает возможные несоответствия между старыми и новыми данными.

Подготовка информационной базы к переносу данных

Подготовка персона информационной базы включает несколько основных шагов, каждый из которых направлен на обеспечение корректности и полноты переносимых данных.

Шаг 1. Резервное копирование информационной базы

Прежде чем приступать к изменениям в информационной базе, важно создать ее резервную копию. Это позволит в случае необходимости восстановить исходное состояние данных. Резервное копирование можно выполнить с использованием стандартных средств платформы 1С:Предприятие. Для этого нужно открыть раздел «Настройки» (в меню «Настройки» выбрать гиперссылку «Еще…», затем пункт «Другие настройки»), перейти по гиперссылке «Обслуживание», раскрыть группу настроек «Резервное копирование и восстановление». Далее выбрать способ резервного копирования, например, на локальном компьютере или в облачном архиве, и перейти по гиперссылке «Создание резервной копии».

Шаг 2. Обновление версии конфигурации

Для обеспечения совместимости с конфигурацией-приемником необходимо обновить конфигурацию «1С:Бухгалтерия предприятия» до последнего релиза. Это обновление включает в себя исправления ошибок, улучшения функциональности и адаптацию под новые версии платформы 1С:Предприятие. Процесс обновления выполняется с использованием стандартных механизмов платформы, таких как обновление конфигурации через «Конфигуратор». При этом обновление не обязательно может выполняться через Конфигуратор: в пользовательском режиме оно возможно, если конфигурация не доработанная. Для доработанных конфигураций данный подход не применим, и обновление требует отдельной проработки.».

Шаг 3. Подготовка данных

Для корректного переноса данных проводится ряд регламентных операций:

• Нормализация данных: проверка и упорядочивание справочников и регистров, удаление некорректных или лишних записей, объединение дублей, перенос неиспользуемых элементов в отдельные группы для выборочной выгрузки. При значительном объеме «мусорных» данных может потребоваться предварительное сворачивание базы и удаление лишнего.
• Удаление помеченных объектов: Удаление объектов, которые были помечены для удаления, но еще не удалены из системы.

• Закрытие месяца: Все операции месяца должны быть завершены, и месяц должен быть закрыт. Это включает в себя перепроведение документов и выполнение всех пунктов закрытия месяца по дату, на которую планируется перенос данных.
  
• Регламентные операции по учету НДС: Если хотя бы одна из организаций является плательщиком НДС, выполняются все регламентные операции, связанные с учетом НДС.

Дополнительно происходит проверка и подготовка нескольких типов остатков, чтобы избежать ошибок при миграции данных в систему-приемник.

Остатки товарно-материальных ценностей (счета учета 10, 41, 43 и другие) проверяются с помощью формирования оборотно-сальдовой ведомости по каждому счету на дату выполнения переноса. В отчете отображается детализация по субсчетам и трем субконто: Номенклатура, Партии, Склады. Следует убедиться, что на конец периода в отчете нет отрицательного сальдо. В случае его наличия требуется провести инвентаризацию товаров, оприходовать недостающие позиции или списать излишки, чтобы все данные стали корректными.

Для проверки остатков взаиморасчетов с партнерами (счета учета 60, 62, 76 и т.д.) формируется оборотно-сальдовая ведомость с детализацией по субсчетам и трем субконто: Контрагенты, Договоры, Документы расчетов с контрагентами. Важно, чтобы в отчете не было отрицательного сальдо на конец периода. В случае его обнаружения нужно выполнить корректировку задолженнос ти, перенести отрицательное сальдо в рамках документов расчетов или договоров на другие объекты аналитики.

Переводы в пути, отраженные на счете 57, должны быть учтены с учетом того, что они переносится только информативно в регламентированном учете и не могут быть использованы для ведения учета в конфигурации-приемнике. Для корректности данных перед переносом рекомендуется выполнить закрытие этого счета.

Выполнение переноса

При выполнении переноса данных из конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия», в конфигурацию-приемник используется встроенный инструмент — «Помощник перехода с 1С: Бухгалтерии предприятия». Это внешняя обработка, представленная файлом «ВыгрузкаОстатковБП.epf». Работа с помощником состоит в настройке параметров и попеременной выгрузке и загрузке данных из БП 3.0 в конфигурацию-приемник.

Начало работы с помощником. Выбор рабочего каталога

Для начала работы с помощником перехода в системе «1С: Бухгалтерия предприятия», необходимо запустить помощник через меню «Файл» — «Открыть». На первой странице помощника указывается «Рабочий каталог» переноса. Это каталог, в котором будут храниться все файлы, связанные с переносом данных, а также настройки.

Важно, что в одном рабочем каталоге можно одновременно выполнять перенос данных в несколько конфигураций-приемников или использовать разные настройки и состав данных. Каталоги разделяются между собой, что позволяет эффективно управлять процессом и организовывать работу с несколькими конфигурациями.

При работе с помощником можно прерывать процесс переноса в любой момент. Все выполненные настройки сохраняются в рабочем каталоге, и при следующем запуске работы они восстанавливаются, позволяя продолжить с того места, где была завершена работа.

Для удобства работы с помощником весь процесс разделен на несколько этапов, и перейти к следующему этапу можно только после завершения текущего. В левой части окна помощника отображается графическая схема, на которой показана последовательность действий. Текущий этап выделяется зеленой рамкой, чтобы облегчить ориентирование в процессе.

После указания рабочего каталога, нужно нажать кнопку «Далее». Если в рабочем каталоге уже есть файлы, это означает, что процесс переноса уже был начат ранее. В этом случае помощник предложит продолжить выполнение перехода с последнего сохраненного этапа. В противном случае все файлы настроек и обмена будут удалены, и процесс переноса начнется с чистого листа.

После завершения всех действий на текущем этапе, например, выгрузки данных и их загрузки в конфигурацию-приемник, этап будет отмечен зеленым флагом, что сигнализирует о его завершении. В следующем шаге приступим к настройке параметров переноса.

Настройка параметров перехода

На втором шаге работы с помощником происходит настройка параметров перехода, которые определят, как будет происходить перенос данных из «1С: Бухгалтерия предприятия», в конфигурацию-приемник. Важно указать, какая конфигурация будет использоваться в качестве приемника, так как от этого зависит состав выгружаемых настроек, нормативно-справочной информации (НСИ) и остатков.

Кроме того, необходимо выбрать организации, по которым будет производиться перенос данных. В процессе выбора следует указать, для каких именно организаций система будет выгружать информацию, чтобы сохранить точность и актуальность данных.

Также на этом этапе требуется заполнить поле «Дата остатков», которое определяет момент, на который будут выгружены остатки по счетам и регистрам учета. Эта дата важна для формирования корректных данных и соответствия отчетности на момент переноса.

После того как все параметры настроены, можно перейти к следующему этапу работы с помощником, нажав кнопку «Далее».

Перенос настроек учета

На этапе «Перенос настроек учета» помощник перехода анализирует текущие настройки, установленные в конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия», и предлагает соответствующие значения для их переноса в конфигурацию-приемник. Важно отметить, что настройки могут быть как автоматически перенесены, так и вручную изменены в зависимости от специфики новой конфигурации. Это дает гибкость в настройке системы под конкретные требования организации.

Настройки представлены в виде дерева, где каждая настройка включает три колонки: наименование настройки, текущие настройки в 1С:Бухгалтерия предприятия, и «Установить в [Синоним конфигурации — приемника]», где при установленном флаге эта настройка будет активирована в новой конфигурации. Состав предложенных настроек меняется в зависимости от того, какая конфигурация-приемник была выбрана на предыдущем шаге.

После выбора и настройки всех параметров необходимо выгрузить настройки, для чего используется соответствующая кнопка. Помощник производит выгрузку настроек учета, а в конце этого этапа будет выведено сообщение о результатах выгрузки.

Переходя к следующему этапу, начинается процесс выгрузки и загрузки данных. Для этого в конфигурации-приемнике следует запустить систему в режиме «Предприятие». Далее следует открыть помощника перехода через меню «НСИ и администрирование – Начальное заполнение», указав каталог с данными, который был выбран на предыдущем шаге. После этого нужно перейти к следующей странице, нажав кнопку «Далее», и выполнить загрузку данных, нажав кнопку «Загрузить данные».

Если процесс переноса не прерывается, а конфигурация-приемник остается открытой, переход к следующему этапу загрузки данных осуществляется нажатием кнопки «Далее». В случае, если данные выгружаются поэтапно, после завершения одной итерации следует нажать кнопку «Назад» для продолжения работы с текущим этапом.

Перенос НСИ

После переноса настроек учета, следующим этапом является перенос нормативно-справочной информации (НСИ). Для этого необходимо вернуться в конфигурацию «1С: Бухгалтерия предприятия, и продолжить выгрузку данных. Перенос НСИ может осуществляться в двух режимах, в зависимости от требований к данным и сложности базы:

Выгрузка всех справочников: Этот режим подходит для переноса относительно небольших баз данных, когда нет необходимости фильтровать или выбирать, какие данные отправлять. Все справочники из 1C:БП будут перенесены в конфигурацию-приемник без изменений.

Выгрузка выборочно: Этот режим используется для итеративного или многоступенчатого переноса НСИ, когда требуется отфильтровать или не переносить все данные в конфигурацию-приемник. 

При использовании режима «выборочно» в системе появляется дерево выгружаемых данных, где установленные флаги показывают, какие элементы НСИ будут выгружены. 

После того как все данные для выгрузки выбраны, нужно нажать кнопку «Выгрузить справочники». По завершении выгрузки, пользователь возвращается к этапу загрузки данных в конфигурации-приемнике, как указано в промежуточном шаге, и выполнить его, чтобы продолжить процесс переноса данных.

Настройка НСИ

После успешной загрузки нормативно-справочной информации (НСИ) в конфигурацию-приемник, пользователем выполняется ряд дополнительных настроек для обеспечения корректности последующего переноса остатков и правильной работы системы.

Первым шагом является задача учетной политики для каждой организации. Для этого нужно перейти в меню «НСИ и администрирование», выбрать пункт «Организации», затем в карточке каждой организации перейти в раздел «Учетная политика и налоги». Здесь настраиваются параметры, которые определяют принципы учета для каждой конкретной организации в рамках конфигурации-приемника.

Далее производится настройка прочих параметров учета, которые не могут быть автоматически перенесены из конфигурации 1С:БП. Эти параметры могут включать специфические настройки, которые не были заданы в процессе переноса. Для их настройки нужно перейти в меню «НСИ и администрирование», выбрать пункт «Настройка НСИ и разделов». В данном разделе можно вручную задать необходимые параметры учета, которые важны для корректной работы системы и отражения данных в дальнейшем.

После завершения настройки этих параметров система будет готова к корректному переносу остатков и дальнейшей эксплуатации.

Перенос остатков

После завершения настройки НСИ в конфигурации-приемнике следует перейти к переносу остатков из «1С: Бухгалтерия предприятия», ред. 3.0. Действия на этом шаге аналогичны переносу НСИ, поэтому процесс не требует детального повторного описания.

Перенос остатков может быть выполнен в двух режимах:

1. Выгрузить все остатки — этот режим подходит для переноса всех данных без исключений, когда необходимо перенести полные остатки по всем счетам и регистрам.
2. Выгрузить выборочно — используется для более гибкого подхода, когда требуется перенести только часть остатков, например, по определенным организациям или счетам.

После выполнения выгрузки данных, аналогично переносу НСИ, следует произвести загрузку данных в конфигурации — приёмнике, используя промежуточный шаг «Загрузка данных в конфигурации — приемнике». Это позволит перенести все необходимые остатки в новую систему, сохраняя их актуальность и соответствие данным в 1С:БП.

Настройка обмена между базами

Если после переноса данных планируется дальнейшее совместное использование конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия», и конфигурации-приемника, настраивается регулярный обмен данными между ними в универсальном формате. Это позволит обеспечить синхронизацию и актуальность информации между двумя системами.

Для настройки обмена следует нажать кнопку «Настроить обмен в универсальном формате». Если эта кнопка недоступна, нужно сначала активировать синхронизацию данных. Для этого в разделе «Администрирование — Синхронизация данных», следует задать префикс для информационной базы. После этого кнопка станет доступной, и можно продолжить настройку обмена.

Если же дальнейшее совместное использование конфигураций не предусмотрено, достаточно нажать кнопку «Готово», и процесс переноса данных будет завершен.

Сверка и подтверждение корректности переноса

После выполнения переноса данных из «1С: Бухгалтерия предприятия», в конфигурацию-приемник, проводится сверка данных и проверку правильности проведения документов. Это важный этап, который гарантирует корректность переноса и синхронизацию остатков между старой и новой конфигурациями.

Первым шагом является проверка проводимости документов ввода начальных остатков. Для этого нужно перейти в меню «НСИ и администрирование — Начальное заполнение» и выбрать пункт «Документы ввода начальных остатков». 

Также следует проверить документы ввода остатков внеоборотных активов через меню «Внеоборотные активы — Ввод остатков внеоборотных активов» и начальную задолженность по зарплате в меню «Зарплата — Начальная задолженность по зарплате». 

Если какие-то документы не проведены, их следует провести вручную. После выполнения всех проверок и корректировок необходимо настроить счета учета для правильного отражения документов в регламентированном учете. 

Для этого нужно перейти в меню «Регламентированный учет — Настройки и справочники» и настроить группы финансового учета для различных типов расчетов, номенклатуры и внеоборотных активов. 

Это можно сделать вручную, или воспользоваться помощником «Настройка отражения документов в регламентированном учете» в меню «Регламентированный учет — Настроить счета учета».

После настройки счетов учета выполняется отражение документов в регламентированном учете. Для этого следует перейти в меню «Регламентированный учет», нажать кнопку «Выполнить отражение». После выполнения операции в панели не должно оставаться документов, требующих отражения. Если такие документы остались, следует проверить настройки счетов учета и повторить операцию.

Сверка остатков проводится после того, как все документы ввода остатков были проведены и отражены в регламентированном учете. Для сверки остатков можно использовать стандартные бухгалтерские отчеты, доступные в меню «Регламентированный учет — Стандартные бухгалтерские отчеты». Это позволит убедиться в корректности переноса данных и соответствии остатков между системой БП 3.0 и конфигурацией-приемником.