Перерасчет НДФЛ и учет районного коэффициента (РК) и северной надбавки (СН) в 1С:ЗУП 3.1

В 2025 году ФНС России изменила подход к налогообложению выплат, связанных с районным коэффициентом (РК) и северной надбавкой (СН). Если в начале года работодатели обязаны были выделять доли этих выплат в начислениях по среднему заработку, то позже позиция ФНС была пересмотрена. Теперь такие выплаты относятся к компенсационным и не требуют выделения в отдельную налоговую базу при расчёте НДФЛ.

Чтобы обеспечить соответствие новым правилам, в «1С:Зарплата и управление персоналом» реализован комплекс инструментов для автоматического пересмотра начислений и налогового учета. 

В том числе, обновлённая обработка «Уточнение учета НДФЛ по налоговым базам при отмене долей РК и СН», доступная через раздел «Налоги и взносы». Она выполняет перенос доходов, вычетов и сумм налога с базы «Районные, северные надбавки» на основную налоговую базу и автоматически делает зачет между удержанным и исчисленным налогом.

Изменения в позиции ФНС и налоговом порядке

После разъяснений, опубликованных в середине 2025 года, ФНС признала, что выплаты, рассчитанные по среднему заработку (отпуска, командировки и т. д.), не являются заработной платой. Они относятся к компенсационным выплатам, связанным с предоставлением гарантий работникам, и не подлежат отдельному выделению для целей НДФЛ.

Это означает, что доли РК и СН в составе среднего заработка теперь не нужно рассчитывать и учитывать в отдельной налоговой базе. Для организаций, которые ранее вели такой раздельный учет, требуется выполнить перерасчет НДФЛ с начала года и при необходимости представить уточненный расчет по форме 6-НДФЛ.

Пени при этом не начисляются, а корректировки в уже представленные уведомления об исчисленных налогах не требуются.

Перерасчет начислений, созданных до перехода на новые виды расчета

После внедрения новых видов начислений по среднему заработку необходимо провести перерасчет тех начислений, которые были сформированы до перехода. Это требуется для корректного выделения долей районного коэффициента (РК) и северной надбавки (СН) и для точного отражения данных в налоговой отчетности.

Перед началом работ формируется Полный свод начислений, удержаний и выплат по подразделениям, где применяются районные коэффициенты и северные надбавки.

Для этого в разделе «Отчеты – Стандартные отчеты» выбирается отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат». В окне настроек указывается период, организация и нужные подразделения, после чего устанавливается флажок «Детализировать начисления по среднему заработку».

После формирования отчета становятся видны все начисления, в которых присутствует приписка (до 2025) именно они подлежат перерасчету.

Для каждого найденного начисления выполняется расшифровка до документов-оснований. В открывшемся документе начислений фиксируются данные из раздела «Начислено, удержано и средний заработок», эти суммы понадобятся для проверки после пересчета.

Если ранее начисление отображалось одной строкой, после пересчета система автоматически создает две строки: одну для основного начисления и вторую — для доли районного коэффициента (или северной надбавки). Общая сумма начислений при этом не изменяется. После проверки итоговых сумм необходимо убедиться, что расчет НДФЛ выполнен корректно и сумма налога не изменилась.

В отдельных случаях может потребоваться корректировка вручную, например, если отпуск был рассчитан до того, как начислена зарплата, входящая в базу для среднего, и средний заработок изменился. В этом случае на закладке «Начислено» необходимо сдвинуть бегунок вправо и в формуле расчета найти показатель среднего заработка.

В строку формулы подставляется ранее сохраненная сумма среднего заработка. Это позволяет программе правильно распределить начисления между основным заработком и долей РК (или СН). Общая сумма начислений и сумма НДФЛ при этом должны остаться прежними, но отразиться двумя строками.

После завершения перерасчета начислений необходимо обновить сведения по удержанному налогу. Для этого в разделе «Выплаты» открывается список «Все ведомости на выплату» и выбирается документ с типом «Отпуск для пересчитанных отпусков сотрудников». В документе либо по кнопке «Обновить налог», либо вручную в разделе «НДФЛ к перечислению» выполняется корректировка строк.

Если операция выполняется вручную, необходимо скопировать существующую строку и заменить в новой значение в поле «Вид дохода» — с «Прочие денежные доходы от трудовой деятельности» на «Районные, северные надбавки».

Общая сумма удержанного налога при этом должна остаться без изменений, но разделиться на две строки — для основной налоговой базы и для компенсационных выплат.

После обновления данных в ведомостях следует убедиться, что НДФЛ рассчитан и отражен верно. Проверка выполняется через документ начисления отпуска: в разделе «Выбранные» открывается ведомость по отпуску конкретного сотрудника, где можно увидеть, как суммы налога распределены между строками.

Если распределение корректное, аналогичные действия выполняются для всех. Таким образом, после пересчета и корректировки данных в ведомостях:

• начисления, созданные до 2025 года, разделяются на основное и компенсационные (РК, СН) без изменения итоговых сумм;
• налоговая база и суммы НДФЛ распределяются корректно по видам дохода;
• отчеты и формы 6-НДФЛ отражают новые коды доходов в соответствии с требованиями налоговой реформы 2025 года.

Такой подход обеспечивает полное соответствие данным новым правилам налогообложения и исключает ошибки при формировании отчетности.

Использование помощника перехода на новые начисления

После обновления налоговой позиции ФНС в 2025 году, когда долевые начисления по РК и СН в среднем заработке были отменены, помощник перехода на новые начисления в 1С:ЗУП сохранил свою актуальность, но изменил назначение. Теперь он применяется не для создания долей, а для архивации старых начислений и автоматического перехода на новые виды расчетов без долевого выделения компенсаций.

Запуск помощника выполняется через путь «Настройка — Сервис — Помощник перехода на новые начисления». В процессе система автоматически переносит старые начисления с пометкой «до 2025» в архив, создает новые виды начислений с актуальными формулами и сохраняет связь между ними. Это позволяет поддерживать преемственность данных, избежать ошибок в отчетности и исключить ручное редактирование настроек.

Использование помощника особенно удобно для организаций с большим количеством расчетных видов, в таких случаях обновление выполняется централизованно и не требует пересчета всех формул вручную.

Перерасчет НДФЛ и уточненный отчет 6-НДФЛ

После перерасчета начислений по среднему заработку необходимо актуализировать налоговый учет и при необходимости сформировать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ. 

Для этого в 1С:ЗУП используется обработка «Уточнение учета НДФЛ по налоговым базам при отмене долей РК и СН» (раздел «Налоги и взносы»). Обработка выполняет перенос доходов, вычетов и сумм налога с базы «Районные, северные надбавки» на основную налоговую базу. Для этого на вкладке «Физические лица» нажимается «Заполнить доходы, налоги», после чего создаются документы «Операция учета НДФЛ», отражающие перенос и зачет между базами удержанного и исчисленного налога.

Если ранее были внесены документы-исправления, в которых сторнированы долевые начисления, они также обрабатываются в этой форме. На вкладке «Исправления» создаются корректирующие записи, которые уточняют дату получения дохода и отражают его по новой налоговой базе. После заполнения используется функция «Создать документы по исправлениям», и обработка формирует соответствующие Операции учета НДФЛ.

Затем выполняется помесячный перерасчет НДФЛ. В документах «Перерасчет НДФЛ» автоматически отражаются только суммы, образовавшиеся в результате переноса между налоговыми базами. Если по одной ставке возник налог к возврату, а по другой к удержанию, уточняются суммы в документах «Операция учета НДФЛ». 

Незначительные расхождения (±1 рубль) допускается удалить из перерасчета по действующим сотрудникам. После проверки всех данных устанавливается актуальный месяц расчета, чтобы результаты перерасчетов отразились в отчетах и документах текущего периода.

Завершающий шаг — формирование корректирующего отчета 6-НДФЛ. Перед заполнением необходимо убедиться, что в учете отражены все операции переноса и перерасчета. Если корректировка выполняется после закрытия отчетного периода, документ заполняется как уточненный.

Общие суммы по разделам 1 и 2 при этом не изменяются, корректировки затрагивают только распределение данных по КБК и налоговым ставкам. Проверить различия можно прямо в форме отчета через команду «Сравнить».

После выполнения перерасчетов налоговый учет полностью синхронизируется с обновленными правилами: доходы и налоги корректно распределяются между базами, а 6-НДФЛ формируется без искажений, с учетом всех изменений в учете РК и СН.

Рекомендации по работе в 1С

Чтобы исключить неточности при переходе на новый порядок учета, рекомендуется:

• перед началом перерасчетов выполнить резервное копирование базы;
• использовать последнюю актуальную версию 1С:ЗУП (релиз 3.1.34 или выше);
• провести проверку данных через стандартные отчеты: «Полный свод начислений, удержаний и выплат» с флажком «Детализировать начисления по среднему заработку»;
• после перерасчета сверить суммы удержанного налога и данные в ведомостях выплат.

Типичные ошибки при переходе на новый порядок учета:

На практике у бухгалтеров и расчетчиков часто возникают сложности при переходе на новые правила. Вот наиболее частые из них:

1. Неудаленные старые долевые начисления, которые продолжают попадать в расчет, формируя задвоение налоговой базы.
2. Необновленные виды доходов в справочнике НДФЛ мешают корректно распределить суммы по ставкам в 6-НДФЛ.
3. Необновленные ведомости на выплату не учитывают новые виды начислений.
4. Пропущено отражение в бухучете — несоответствие между суммами в расчетных документах и бухгалтерских проводках.
5. Не проведен тестовый отчет 6-НДФЛ — ошибка выявляется только после отправки декларации.

Как избежать ошибок:

• используйте обработку «Перерасчет НДФЛ» сразу после уточнения базы;
• настройте фильтр в отчете «Полный свод начислений» по признаку «до 2025»;
• проверяйте все удержания по ставкам 13%, 15%, 20%;
• после пересмотра повторно проведите «Отражение зарплаты в бухучете».

После завершения пересчета и переноса налогов необходимо убедиться, что все данные отражены корректно. Для этого следует последовательно выполнить проверку нескольких элементов учета.

Сначала формируется отчет «НДФЛ по месяцам», который позволяет убедиться, что налоги, ранее учтенные по базе «Районные, северные надбавки», были перенесены в основную налоговую базу и отражены по правильным ставкам. Далее рекомендуется открыть документ «Операция учета НДФЛ» и проверить, что даты получения доходов и применяемые ставки соответствуют установленным правилам на момент начисления.

Следующим шагом выполняется тестовое заполнение формы 6-НДФЛ — важно сравнить значения по строкам 040, 070 и 170, чтобы убедиться, что удержания и начисления налога согласованы между собой. Если при проверке выявляются несоответствия, необходимо уточнить налоговые вычеты в карточке сотрудника или пересчитать их вручную.

Отмена долевых начислений районного коэффициента и северной надбавки в среднем заработке упростила налоговый учет и расчет НДФЛ, но потребовала от работодателей корректного пересмотра данных за 2025 год.

В 1С:ЗУП этот процесс автоматизирован: система позволяет перенести доходы и налоги между базами, выполнить перерасчет НДФЛ и сформировать уточненный отчет 6-НДФЛ без ручной правки.