Как вести учет нескольких организаций в 1С:ERP в одной базе

Заполнение основных сведений организации

Раздел «Организации» в 1С:ERP предназначен для ведения учета по нескольким субъектам хозяйственной деятельности в рамках одного предприятия. Это могут быть юридические лица, обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, или индивидуальные предприниматели. Ведение учета от имени одной или нескольких организаций определяется через настройку в разделе «НСИ и администрирование» — при включении опции «Несколько организаций» становится доступен справочник, где вводятся данные обо всех организациях, участвующих в деятельности предприятия.

Перед оформлением документов важно ввести данные обо всех организациях:

• Полное, сокращенное и рабочее наименование.
• ИНН, КПП, ОГРН, коды по ОКВЭД и ОКПО.
• Заполняются сведения о регистрации в налоговых органах.

Рабочее наименование используется исключительно для отображения в интерфейсе и не влияет на регламентированную отчетность. При необходимости можно заполнить международное наименование.

На закладке «Основное» задаются ключевые сведения: ИНН, КПП, регистрационные данные, а также указывается регистрирующий орган. При вводе ИНН предусмотрено автоматическое заполнение большинства реквизитов. Система также поддерживает ведение истории изменений по важным реквизитам, таким как наименование, КПП и юридический адрес. Это позволяет использовать актуальные данные в печатных формах и отчетах, а также просматривать значения на любую заданную дату.

В случае изменения налогового органа, например при смене адреса или присвоении нового КПП, необходимо внести новую запись в список регистраций. Это обеспечивает корректное отражение юридического статуса организации и соблюдение требований налогового учета.

При редактировании сведений об организации в 1С:ERP автоматически отслеживает историю изменений по ключевым реквизитам. Изменения, внесенные напрямую в карточке организации, обновляют текущее (последнее) значение реквизита. Если же редактирование происходит через форму «История изменений», в системе сохраняется новая запись, а отображаемое значение в карточке также обновляется.

Для реквизита КПП, который связан с регистрацией в налоговом органе, история формируется отдельно. Её можно просмотреть в списке «Регистрация в налоговых органах», который открывается из карточки организации по ссылке «Изменить». В нижней части этой формы доступна ссылка «История изменений», по которой открывается полный журнал изменений КПП и связанных регистрационных данных. Это особенно важно при смене адреса, перерегистрации или других событиях, влияющих на налоговый статус организации.

При изменении основной регистрации в карточке организации в 1С:ERP автоматически обновляется значение КПП. При этом важно, чтобы КПП, указанный в карточке организации, совпадал с тем, который задан в актуальной записи списка «Регистрация в налоговых органах». Если в системе изначально были заданы разные значения, синхронизация не происходит автоматически — данные необходимо сверить и при необходимости привести в соответствие вручную. Это требование особенно важно для корректного формирования счетов-фактур, УПД и регламентированной отчетности.

Особый порядок регистрации предусмотрен для организаций, признанных крупнейшими налогоплательщиками в соответствии с приказом ФНС России от 16.05.2007 № ММ-3-06/308@. Такие организации ставятся на учет в специализированных инспекциях ФНС и получают отдельный КПП, в котором пятый и шестой знаки имеют значение «50». Этот КПП подлежит обязательному указанию в большинстве первичных документов, включая счета-фактуры и универсальные передаточные документы, а также в регламентированных отчетах. При этом КПП по месту основной регистрации сохраняется и используется, в частности, для отчетности по фонду оплаты труда и налогу на имущество.

Регистрация в качестве крупнейшего налогоплательщика фиксируется в карточке организации наряду с основным ИНН. При установке соответствующего флага в карточке организации становится доступен действующий КПП крупнейшего налогоплательщика, а также возможность редактировать его параметры. Ссылка «Изменить» открывает форму «Регистрация в налоговых органах» с отбором по соответствующим записям — в частности, по признаку «50» в составе КПП. Здесь можно добавить новую регистрацию, внести изменения, назначить основную регистрацию в ФНС как «регистрацию крупнейшего налогоплательщика» и автоматически заполнить соответствующие реквизиты организации.

Для организаций, зарегистрированных в качестве крупнейших налогоплательщиков, предусмотрен отдельный механизм ведения истории регистрации. В карточке организации рядом с полем КПП крупнейшего налогоплательщика размещена ссылка, по которой открывается форма «История регистрации в налоговом органе в качестве крупнейшего налогоплательщика». В этой форме можно добавить новую запись о регистрации, удалить существующую или отредактировать данные.

В случае снятия организации с учета в качестве крупнейшего налогоплательщика необходимо зафиксировать дату этого события. Для этого в карточке соответствующей регистрации в налоговом органе заполняется реквизит «Дата снятия с учета». Это позволяет системе корректно учитывать статус организации на определенные даты при формировании отчетности и соблюдении регламентов учета.

В системе 1С:ERP предусмотрены особенности учета для различных типов организаций. Для индивидуальных предпринимателей вместо ОГРН указывается ОГРНИП, а КПП не используется. Вместо юридического лица в карточке указывается ссылка на физическое лицо. В остальном структура карточки и параметры настройки аналогичны юридическим лицам.

Для обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс, в карточке указывается ссылка на головную организацию. Такие подразделения наследуют ИНН от головной компании, но получают отдельный КПП по месту регистрации. Это позволяет вести учет в разрезе подразделений с соблюдением налоговых требований. Все параметры, связанные с учетом таких структур, настраиваются в карточке подразделения и связаны с карточкой основной организации.

В регистрационных данных организации, помимо кодов ИНН, КПП и ОГРН/ОГРНИП, также указываются статистические коды, сведения о регистрации во внебюджетных фондах и параметры взаимодействия с контролирующими органами, включая настройки документооборота. Эти данные располагаются на закладке «Регистрационные данные» карточки организации.

Если предприятие ведет учет от имени нескольких организаций, для каждой необходимо задать уникальный префикс номеров документов. Это обеспечивает независимую нумерацию документов внутри общей информационной базы. Префикс используется для внутренней идентификации и не отображается при печати документов.

Для организаций, работающих по госконтрактам или формирующих сведения об операциях с целевыми средствами, предусмотрено заполнение кода УБП (НУБП) — участника или неучастника бюджетного процесса. Этот код используется при формировании файлов для выгрузки в систему ГИИС «Электронный бюджет». При его отсутствии в реквизитах будет подставляться значение «00000000», что может повлиять на прием отчетных файлов контролирующими органами.

Заполнение контактных сведений организации

Контактные данные организации в 1С:ERP указываются на закладке «Адреса, телефоны» карточки организации. Здесь вводится юридический и фактический адрес, телефон, факс и адрес электронной почты. Эти сведения автоматически подставляются в печатные формы документов и отчетов, обеспечивая корректное отображение контактной информации.

Для юридического адреса реализован механизм хранения истории изменений. Это особенно важно при подготовке отчетности на разные даты. При изменении юридического адреса сохраняется предыдущая информация, доступная для просмотра в специальной форме. Форма «История изменений» открывается по одноименной ссылке в меню, расположенном справа от поля «Юридический адрес». Такой подход позволяет сохранять точность и полноту данных на протяжении всего периода работы организации в системе.

Помимо юридического адреса, в 1С:ERP предусмотрена возможность хранения истории изменения и других видов адресов организации. Для этого в настройках системы необходимо установить соответствующий флаг. В разделе «НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки – Контактная информация – Виды контактной информации» для нужного типа адреса можно активировать опцию «Хранить историю изменения». Это позволит отслеживать изменения, аналогично юридическому адресу.

Система также поддерживает расширение перечня контактных данных. Пользователь может добавлять произвольные виды контактной информации в справочник, и они автоматически отобразятся в карточке организации на закладке «Адреса, телефоны». Это обеспечивает гибкость настройки и позволяет учитывать все необходимые каналы связи, актуальные для конкретного предприятия.

Настройка учетной политики организации

Для каждой организации в 1С:ERP обязательно указывается применяемая система налогообложения и выполняются настройки, связанные с уплатой налогов. Эти параметры задаются на закладке «Учетная политика», где также настраиваются основные параметры финансового и бухгалтерского учета.

Организации в составе предприятия могут использовать разные системы налогообложения — общую или упрощенную, в зависимости от своих требований и особенностей деятельности. Важным элементом учетной политики является выбор метода оценки стоимости товаров для целей финансового учета. В системе доступны методы «Средняя за месяц» и «ФИФО».

Следует обратить внимание, что для баз данных, созданных на версиях 1С:ERP до 2.4.8, в учетной политике мог быть указан метод оценки «ФИФО (взвешенная оценка)» или «ФИФО (скользящая оценка)». В таких случаях необходимо обновить учетную политику, создав новую настройку для текущего периода с корректным указанием метода оценки «ФИФО».

Подробные настройки учетной политики и налогообложения отражаются на закладке «Учетная политика и налоги». Кроме того, для корректного ведения учета необходимо задать регистрацию организации в налоговых органах. С этой целью в системе реализован специальный раздел для настройки регистраций, который позволяет учитывать все изменения и особенности налогового учета организации.

Настройка статуса организации

В карточке организации в 1С:ERP предусмотрен реквизит «Статус», который может принимать значения «Действует» или «Не действует». Статус «Действует» устанавливается с момента создания организации и сохраняется в течение всего периода ведения по ней учетных операций.

После завершения всех операций и выполнения необходимых процедур закрытия организации, статус изменяется на «Не действует». Организации с этим статусом автоматически скрываются из списка быстрого выбора, что упрощает работу пользователей с актуальными данными.

Важно отметить, что изменение статуса не является формальной процедурой закрытия организации в системе, а лишь управляет её отображением в интерфейсе. Таким образом, статус служит удобным инструментом для визуального отделения активных организаций от тех, по которым учет уже завершен.

Настройка лиц с правом подписи

В 1С:ERP предусмотрена возможность ведения списка ответственных лиц организации, обладающих правом подписывать документы. Эти сведения регистрируются в справочнике «Лица с правом подписи», который находится в разделе «НСИ и администрирование – НСИ – Лица с правом подписи».

При оформлении документов пользователь может выбрать любого ответственного лица из актуального списка, обладающего правом подписи. Система поддерживает автоматическую подстановку этих лиц, что ускоряет и упрощает процесс заполнения документов.

Отдельно для каждой кассы в карточке кассы организации указывается кассир через реквизит «Кассир», в котором выбирается сотрудник из справочника физических лиц. Заполнение данного реквизита необязательно. Если кассир указан, его данные автоматически подставляются в документы расходного и приходного кассового ордеров (РКО и ПКО). В противном случае в кассовые документы по умолчанию попадает последний выбранный кассир по данной кассе.

Важно отметить, что общий ответственный кассир для организации фиксируется в списке «Лица с правом подписи», однако при оформлении документов по конкретной кассе это значение не используется. Такая настройка обеспечивает гибкость управления ответственными лицами как на уровне всей организации, так и по отдельным кассам.

Настройки НСИ для организации

Для каждой организации в составе предприятия необходимо определить список банковских счетов, на которых хранятся безналичные денежные средства. В 1С:ERP эти счета регистрируются и используются при отражении финансовых операций организации.

Наличные денежные средства учитываются отдельно и хранятся в кассах предприятия, которые также распределены по организациям. Для корректного ведения учета требуется создать и вести реестр касс, в которых аккумулируются наличные средства каждой организации. Такой подход обеспечивает точный контроль за движением денежных средств и разделение финансов по юридическим лицам в рамках одной базы данных.

Общий список банковских счетов предприятия формируется на основе всех счетов, зарегистрированных для каждой организации, входящей в состав предприятия. Для добавления нового расчетного счета в 1С:ERP необходимо в панели навигации формы организации выбрать раздел «Банковские счета» и нажать кнопку «Создать».

При вводе данных достаточно указать БИК банка, после чего система автоматически подставит информацию о банке из справочника «Банки». Данный справочник может быть заполнен автоматически на основании классификатора банков Российской Федерации, что упрощает и ускоряет процесс ввода.

Для учета наличных денежных средств каждой организации ведется отдельный реестр касс. Чтобы иметь возможность зарегистрировать несколько касс в информационной базе, необходимо активировать опцию «Несколько касс» в разделе «НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты». В случае если учет ведется от имени одной организации и используется одна касса, данные о ней вводятся в разделе «НСИ и администрирование – НСИ – Сведения о предприятии».

Важно отметить, что в одной кассе могут храниться денежные средства только в одной валюте. В справочник касс вносятся все реально существующие кассы предприятия. Для добавления кассы следует в панели навигации формы «Организация» выбрать пункт «Кассы предприятия» и нажать кнопку «Создать кассу». Далее необходимо заполнить информацию о кассе.

Для ведения кассовых операций предусмотрено формирование листов кассовой книги. Для этого в карточке кассы указывается кассовая книга, в которой будут отражаться операции по данной кассе. Создание кассовой книги также доступно через панель навигации «Кассы предприятия» в форме «Организация». Такой функционал обеспечивает точный и прозрачный учет движения наличных средств по каждой организации в рамках единой базы данных.

Управленческая организация

В состав списка организаций включена предопределенная запись — Управленческая организация. Она используется для оформления операций, которые требуют различного отражения в управленческом и регламентированном учете. Доступ к Управленческой организации появляется при включении функциональной опции «Раздельные операции закупок и продаж для управленческого и регламентированного учета» в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие.

Выгрузка данных организации

Реквизиты организации можно выгрузить в файл для передачи контрагенту, что существенно уменьшит трудозатраты на ввод данных и снизит вероятность ошибок. Для этого в справочнике «НСИ и администрирование – НСИ – Организации» необходимо выбрать команду «Выгрузить реквизиты партнёра в файл». В открывшемся помощнике предлагается выбрать способ выгрузки: сохранение на диск или вложение в электронное письмо. При выборе второго варианта потребуется указать адрес контрагента и настроенную учетную запись отправителя.

Особенности ведения нескольких организаций в 1С:ERP

В 1С:ERP учет ведется по трем основным направлениям: регламентированный, управленческий и оперативный. Регламентированный учет обязателен — все хозяйственные операции отражаются строго по каждой организации.
Управленческий учет можно вести как по отдельным организациям, так и в целом по предприятию. Оперативный учет обычно не требует указания организации.

Это различие видно и в документах. Например, в заказе клиента может быть одна организация, а в реализации — другая. Это допустимо, если между организациями есть договор. Но при перемещении товаров так делать нельзя: организация в заказе и в документе перемещения должны совпадать. Иначе система покажет ошибку, особенно если включен контроль остатков по организациям.

Склады в системе могут быть общими. На одном складе может храниться продукция от разных организаций. Это нормально, особенно в оперативном учете. Главное — правильно указывать организацию при списании товара. При необходимости склад разделяется на ячейки или помещения, чтобы учитывать продукцию раздельно.

В системе также реализован механизм передачи товаров между организациями в разделе «Финансовый результат и контроллинг — Передача товаров между организациями». Этот инструмент нужен, если одна организация закупает товар, а другая его продаёт. В таком случае создается специальный документ. Он не требует контрагентов — в нём участвуют внутренние юридические лица. При этом автоматически формируются документы реализации и поступления, можно сразу же выставить счет-фактуру или оформить возврат.

Такая модель позволяет использовать общие справочники — например, склады, номенклатуру или структуру предприятия. При этом все документы и отчеты можно формировать как по каждой организации, так и по предприятию в целом. Например, в отчете по валовой прибыли можно увидеть данные либо по одной организации, либо сразу по всем.

Межфирменные продажи

Функциональность оформления межфирменных продаж в 1С:ERP предназначена для автоматизации учета операций по передаче товаров между юридическими лицами внутри одного предприятия. Механизм позволяет контролировать право собственности, обеспечивать соответствие законодательству и упрощать оформление документов.

Чтобы использовать межфирменные продажи, необходим перейти в раздел «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Финансовый результат и контроллинг- Учет товаров — Передача товаров между организациями». Дополнительно рекомендуется включить настройку «Контролировать остатки товаров организаций». 

Это позволит при оформлении продаж проверять наличие остатков не только у организации-продавца, но и у других организаций, участвующих в схеме межфирменных продаж. Если товар числится только на организации, для которой установлен запрет на межфирменные передачи, оформление будет заблокировано.

После настройки оформляются операции по передаче товаров через документ «Передача товаров между организациями». Он используется для отражения внутренних реализаций и поступлений. Также возможна фиксация оказания услуг в рамках межфирменных операций через документ «Реализация товаров в другую организацию». Для работы с такими документами используются рабочие места «Оформление передач и возвратов» и «Оформление отчетов по комиссии».

Продажа товаров конечному покупателю оформляется оперативно и должна предшествовать созданию документов по межфирменной передаче. Любые изменения дат реализации или корректировки документов после формирования передачи могут привести к ошибкам или дублированию операций.

Функционал оформления договоров между организациями настраивается в разделе «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Финансовый результат и контроллинг — Договоры между организациями».

Зарегистрированные договоры используются при оформлении документов, фиксирующих передачу товаров между организациями, а именно в документах: «Передача товаров», «Отчет по комиссии между организациями о продажах», «Отчет по комиссии между организациями о списании» и «Возврат между организациями». В каждом из этих документов есть поле для выбора договора между организациями.

Кроме товарных операций, договоры между организациями указываются в документах движения денежных средств и взаиморасчетов, таких как

• «Заявка на расходование денежных средств».
• «Списание безналичных денежных средств».
• «Расходный кассовый ордер» при оплате другой организации.
• «Поступление безналичных денежных средств». 
• «Приходный кассовый ордер» при поступлении от другой организации.

Кроме того, договор может быть указан при оформлении документов «Взаимозачет задолженности» и «Списание задолженности», если необходимо произвести взаимозачет или списать задолженность, возникшую в результате операций между собственными организациями.