Командировки остаются одним из наиболее сложных участков бухгалтерского учета: здесь пересекаются расчеты с сотрудниками, налоговый учет и работа с валютой. В этой статье мы подробно рассмотрим, как в 1С:Бухгалтерия отражаются командировочные расходы: выдача авансов в рублях и валюте, оформление авансовых отчетов, возврат неиспользованных средств, а также особенности загранкомандировок с переоценкой валюты и контролем расчетов.
С 1 сентября 2025 года вступает в силу новое Положение о служебных командировках, утвержденное постановлением Правительства РФ № 501. Документ актуализирует порядок подтверждения сроков и расходов поездок: теперь ключевым доказательством становятся проездные документы, а в случае их отсутствия — договоры найма жилья, маршрутные листы и иные подтверждения. Суточные, порядок возмещения затрат и сохранение среднего заработка закреплены в тех же принципах, что и ранее, однако усилено внимание к деталям оформления и срокам сдачи авансового отчета.
Для бухгалтерии это означает необходимость обновления внутренних регламентов и проверки корректности работы учёта командировочных в 1С «Бухгалтерия». В системе именно через документ «Авансовый отчет» формируются проводки по расходам и расчётам с подотчётными лицами, а с учётом новых правил особое внимание уделяется полноте пакета проездных документов и правильному распределению затрат по статьям. Таким образом, отражение командировок в 1С напрямую связывается с изменениями в законодательстве: нормативные требования формируют логику настройки и порядок работы в системе.
Выдача аванса подотчетному лицу на командировочные расходы в 1С:Бухгалтерия
Оформление командировочных расходов в 1С «Бухгалтерия» начинается с выдачи сотруднику аванса. Если организация перечисляет деньги на личный счет работника, используется документ «Списание с расчетного счета». Перейти к нему можно через раздел «Банк и касса — Банковские выписки». В новом документе выбирается вид операции «Перечисление подотчетному лицу».
Далее указывается счет учета 51 «Расчетные счета», проверяется правильность выбранного банковского счёта, в качестве получателя из справочника указывается сотрудник, вводится сумма аванса и статья движения денежных средств с видом «Прочие платежи по текущим операциям». После установки флажка «Подтверждено выпиской банка» документ проводится, а в результате в проводках отражается уменьшение средств на счете 51 и возникновение задолженности по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если же аванс выдается наличными, используется документ «Выдача наличных». Он создается в разделе «Банк и касса — Кассовые документы». В документе в поле «Вид операции» указывается «Выдача подотчетному лицу», выбирается сотрудник, вводится сумма и статья движения денежных средств с видом «Прочие платежи по текущим операциям». Дополнительно в блоке реквизитов для печатной формы заполняется информация, необходимая для расходного кассового ордера. После проведения документа формируется запись о списании денег из кассы и задолженности работника по счёту 71.01.
Формирование авансового отчета работника
После возвращения из поездки сотрудник предоставляет подтверждающие документы, и бухгалтер создает в системе документ «Авансовый отчет по командировке». Перейти к нему можно в разделе «Банк и касса — Авансовые отчеты». В форме нового отчета указывается дата утверждения, выбирается подотчетное лицо, а также задаются даты начала и окончания командировки.
В поле «Суточные» открывается связанная форма, где система автоматически рассчитывает сумму исходя из продолжительности поездки. Здесь же выбирается счет учета затрат и аналитика, а при необходимости данные корректируются вручную.
В блоке «Аванс» отображаются ранее выданные документы, которыми оформлялась выдача денег под отчёт, при необходимости можно добавить новые. Отдельно проверяются сведения о билетах, приобретенных организацией, которые подтягиваются в документ автоматически.
Затем заполняется табличная часть. В каждой строке указывается вид подтверждающего документа, его номер и дата, сумма расходов. Важно правильно выбрать ставку НДС: при ее оказании система автоматически рассчитывает величину налога. По ссылке «Учет НДС» открывается отдельная форма, где ставится отметка «Принять к вычету», если организация планирует заявить вычет.
Дополнительно вносятся счет затрат и аналитика, обычно это статья «Командировочные расходы». Внизу документа фиксируется назначение командировки и указывается количество приложенных подтверждающих бумаг. После проверки документ проводится кнопкой «Провести».
Результатом проведения становятся бухгалтерские проводки. В них отражаются все виды затрат: расходы, которые сотрудник оплатил сам, суточные, расходы организации по покупке билетов. По этим операциям также формируются записи по входному НДС. Так, часть проводок показывает учёт расходов работника, отдельная запись — начисление суточных, другие — учёт затрат самой организации и принятие к вычету НДС по билетам.
Отдельное внимание уделяется налогу. При проведении авансового отчета система автоматически формирует документы «Счет-фактура полученный» по каждой строке, где был установлен флажок «Принять к вычету», а также по билетам, приобретенным организацией. Открыть их можно через кнопку «Перейти к иерархическому списку связанных документов». Каждый из таких документов формирует проводку по вычету НДС.
В «Книге покупок», расположенной в разделе «Отчёты — Книга покупок», отражаются все проездные документы и бланки строгой отчётности. Они выводятся с кодом вида операции 23, если речь идет о случаях, прямо предусмотренных пунктом 7 статьи 171 НК РФ. В остальных ситуациях применяется код 01. Таким образом, документ «Авансовый отчёт по командировке» становится центральным элементом учета командировочных расходов, связывая между собой фактические затраты, начисление суточных, подтверждающие документы и учет НДС.
Для возврата неизрасходованных денежных средств в кассу организации используется форма «Поступление наличных»в разделе «Банк и касса — Кассовые документы». После открытия журнала кассовых документов создается новый документ по кнопке «Поступление».
В поле «Вид операции» выбирается «Возврат от подотчетного лица». Далее в поле «Подотчетное лицо» указывается сотрудник из справочника «Физические лица», который возвращает неизрасходованные суммы.
В поле «Сумма» фиксируется величина фактически возвращенных денег. В поле «Статья доходов» выбирается статья движения денежных средств с видом движения «Прочие поступления по текущим операциям».
Дополнительно в блоке «Реквизиты для печатной формы» вводятся данные, необходимые для формирования приходного кассового ордера. После заполнения документ проводится кнопкой «Провести». В результате в учете отражается поступление денежных средств в кассу по дебету счета 50 «Касса» и одновременное уменьшение задолженности сотрудника по кредиту счета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
Таким образом, возврат неизрасходованных сумм завершает цикл учёта командировочных расходов: организация получает обратно неиспользованные средства, а расчеты с работником по авансу закрываются.
Сделайте процесс надежным и прозрачным. Обратитесь к нашим экспертам за настройкой уже сегодня.
Формирование авансового отчета по загранкомандировке
Процедура учёта загранкомандировок в целом схожа с порядком, который описывался ранее для передвижений на территории РФ: так же фиксируется выдача аванса, отражаются расходы работника и организации, учитывается НДС, а по завершении закрываются расчеты с подотчетным лицом. Однако добавляются особенности, связанные с валютными операциями, корпоративными картами и переоценкой остатков.
Выдача аванса в рублях
Если подотчетному лицу перечисляется аванс в рублях, используется стандартный документ «Списание с расчетного счета». Форма документа заполняется аналогично процедуре, описанной ранее: указывается вид операции «Перечисление подотчетному лицу», выбирается счет учета 51 «Расчетные счета», получатель — сотрудник, сумма и статья движения денежных средств. После проведения формируется запись по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
Списание средств с корпоративной карты в валюте
Если сотруднику выдана корпоративная карта, с которой он снимает деньги в валюте, оформляется документ «Списание с расчетного счета». Вид операции — «Перечисление подотчетному лицу», но здесь уже используется счет 55.24 «Прочие специальные счета (в валюте)».
В документе фиксируется получатель, сумма в валюте и статья движения денежных средств. После проведения система отражает выдачу валютных средств под отчет и проводит их переоценку.
Авансовые отчеты: рубли и валюта
После выдачи авансов в рублях и валюте подотчетное лицо представляет авансовые отчеты. Для корректного отражения расходов в системе создаются два документа: один в рублях, другой в валюте.
Авансовый отчет в рублях
Оформление документа выполняется в разделе «Банк и касса — Авансовые отчеты». В форме документа указывается дата утверждения отчета и выбирается сотрудник, направленный в командировку. По ссылке справа над табличной частью открывается форма «Цены в документе», где в поле «Валюта» фиксируются рубли.
На закладке «Авансы» через кнопку «Добавить» подбираются документы, которыми оформлялась выдача аванса в рублях.
На закладке «Билеты» вносятся данные по перелетам: система автоматически подставляет сумму, ставку НДС и рассчитанный налог.
По ссылке «Учет НДС» открывается форма, где устанавливается флажок «Принять к вычету» и указываются реквизиты платежного поручения на оплату билета.
На закладке «Прочее» отражаются дополнительные расходы. Здесь в колонке «Документ (расхода)» указываются реквизиты подтверждающего документа, далее выбирается номенклатура из справочника или вводится вручную её наименование. Вносятся сумма и ставка НДС, определяется поставщик и отмечается наличие счета-фактуры или бланка строгой отчетности.
При необходимости проставляется флажок «БСО». Также указываются счет затрат, субконто и аналитика — как правило, статья «Командировочные расходы» по счету 26 «Общехозяйственные расходы».
Внизу документа заполняются поля «Назначение» и «Приложение» с количеством подтверждающих документов и листов. После этого отчет проводится, и в учете формируются проводки по расходам, суточным и входному НДС.
Документы «Счет-фактура полученный» формируются автоматически при проведении авансового отчета — как по строкам закладки «Прочее», где установлен флажок «СФ», так и по билетам с принятым к вычету НДС.
Открыть их можно через иерархический список связанных документов. Каждая счет-фактура отражает право на налоговый вычет. В «Книге покупок» такие расходы показываются в соответствии с НК РФ: проездные документы и гостиничные БСО выводятся с кодом вида операции 23, остальные — с кодом 01.
Авансовый отчет в валюте
Если расходы произведены в иностранной валюте, также создается документ «Авансовый отчет», но вид операции «Авансовый отчет по командировке» в этом случае не применяется. Путь к документу остаётся таким же, а в форме указывается дата утверждения отчета и сотрудник.
Через ссылку «Цены в документе» выбирается валюта и задается курс: вручную или автоматически по дате списания средств с корпоративной карты. При необходимости создается несколько отчётов, если расходы подтверждаются документами с разными датами и курсами.
На закладке «Авансы» добавляются документы, фиксирующие выдачу валютных средств. На закладке «Прочее» отражаются расходы: в колонке «Документ (расхода)» указываются реквизиты подтверждения.
В колонке «Номенклатура» выбирается услуга или добавляется вручную наименование, вводится сумма в валюте. По таким строкам, как правило, выбирается «Без НДС». Если расходы сопровождаются счет-фактурой или бланком строгой отчетности, это отмечается соответствующими флажками. Далее определяются счет затрат и аналитика: например, расходы на проживание отражаются по счету 26 «Общехозяйственные расходы», а банковские комиссии — по счету 91.02 «Прочие расходы».
После заполнения отчёт проводится. В проводках фиксируются затраты в валюте и отражается задолженность сотрудника с пересчетом в рубли по актуальному курсу.
Возврат неиспользованных валютных средств
Если у сотрудника остались неизрасходованные суммы, они возвращаются на корпоративную банковскую карту. Для этого используется документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление» (вид «Возврат от подотчетного лица» в данном случае применять нельзя). В форме выбирается счет 55.24, сумма поступления и счёт расчётов 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)». После проведения задолженность работника закрывается.
Учет курсовых разниц
Поскольку возврат и расходы фиксируются в валюте, на дату закрытия месяца выполняется переоценка валютных средств. Это делается через обработку «Закрытие месяца» в разделе «Операции — Закрытие месяца». В составе регламентных операций запускается «Переоценка валютных средств», по результатам которой формируются проводки по положительным или отрицательным курсовым разницам.
Контроль расчётов
По завершении оформляется «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» для счетов 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» и 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)». Отчёт позволяет увидеть картину расчётов сразу и по рублёвым, и по валютным операциям, включая курсовые разницы.
Функционал 1С:Бухгалтерия обеспечивает прозрачное и полное отражение всех этапов командировок, соответствующее новым нормативным требованиям. А правильно настроенные документы и регламентные операции исключают ошибки и позволяют компании быть уверенной в корректности бухгалтерского и налогового учета.
Бесплатная консультация эксперта
Артур Нариманов
Ведущий Консультант 1С
