Всё про контроль качества в 1С:ERP, сравнение с 1С LIMS

Всё про контроль качества в 1С ERP, сравнение с 1С LIMS

В релизе 1С 2.5.26.93 появился расширенный типовой функционал «Контроль качества товаров». С его помощью предприятие может поставить поступившие товары и материалы на контроль, заблокировать отгрузку контролируемой партии, оформить заявку и акт, провести исследование по нормативам и зафиксировать решение.

При этом типовой функционал ограничивается входным и складским контролем (о видах контроля мы ещё поговорим далее по ходу статьи). Операционные проверки во время производства, промежуточный контроль полуфабрикатов и лабораторная приемка готовой продукции по-прежнему требуют отдельной автоматизации.

Проектная модель должна учитывать это разграничение, иначе от 1С будут ожидать функций специализированной лабораторной системы. Доработки и схемы, которые использовались до появления типового функционала, в статье не рассматриваются.

Что такое контроль качества в 1С

Контроль качества в 1С сопровождает фактическую проверку товара или материала. Специалисты осматривают продукцию, проводят измерения или испытания, а система организует учетный процесс и хранит его результаты:

• какой товар, в каком количестве и по какой причине направили на контроль;
• какие показатели нужно проверить и какие нормативы для них установлены;
• можно ли отгружать контролируемый запас;
• какие фактические значения получил исполнитель;
• какое решение приняли по партии и что с ней делать дальше.

Ответственный сотрудник фиксирует итог проверки в документе «Акт контроля качества товаров». После этого он может разрешить дальнейшее движение партии, вернуть товар поставщику, списать его, переместить в зону изоляции или изменить учетное качество.

При этом в 1С понятия «контроль качества» и «качество товаров» обозначают разные механизмы: 

• Контроль качества описывает проверку и принятие решения. 
• Качество товара характеризует состояние запаса после принятого решения, например «годен», «ограниченно годен» или «не годен». Партия на контроле еще не признана бракованной: результат по ней пока не оформлен.

Какие этапы контроля качества бывают на производстве

Для лучшего понимания разграничения возможностей системы рассмотрим, какие виды контроля качества бывают на производстве. 

Система качества производственного предприятия обычно охватывает шесть групп проверок. Их состав и порядок зависят от отрасли, технологии и требований к продукции.

1. Входной контроль качества. Предприятие проверяет сырье, материалы, комплектующие, упаковку и покупные товары до передачи в производство или в свободный складской оборот. Основанием служат спецификации, условия договора, сертификаты, результаты осмотра и лабораторных испытаний.
2. Операционный контроль во время производства. Сотрудники проверяют параметры при выполнении технологической операции или закрытии производственного этапа. На пищевом производстве контролируют температуру, влажность или массу дозы. В дискретном производстве проверяют размеры детали, состав материала или точность обработки.
3. Промежуточный контроль. Проверку проходит полуфабрикат или результат передела. По итогам контроля предприятие разрешает передачу на следующую стадию, назначает повторную обработку либо изолирует несоответствующий материал.
4. Периодический контроль по времени или сроку. Повторную проверку проводят через установленный интервал, по графику, после определенного срока хранения или при изменении условий. Такой контроль может относиться к сырью, незавершенному производству и готовой продукции.
5. Контроль готовой продукции. Перед передачей на склад, маркировкой, вводом в оборот или отгрузкой предприятие проверяет соответствие выпуска спецификации и нормативам. Результат служит основанием для допуска к реализации, доработки, изменения качества или признания продукции браком.
6. Разбор рекламаций и жалоб. После продажи могут поступить жалобы, и служба качества в таком случае устанавливает причину отклонения, определяет затронутые серии и отгрузки, оформляет решение и передает выводы в производство или закупки.

Типовой функционал 1С ERP в первую очередь закрывает именно входную проверку и контроль складских запасов. Производственные документы, серийный учет, градации качества и претензионная работа дают связанную учетную информацию. А для полной автоматизации лабораторных исследований на всех перечисленных этапах предназначено специализированное решение 1С LIMS.

Какие возможности контроля качества содержит типовой функционал 1С ERP

Типовой контур 1С ERP закрывает пять ключевых задач:

• направление поступившего товара или имеющегося складского запаса на контроль по отдельной заявке;
• выделение контролируемого количества и блокировку его отгрузки до принятия решения;
• передача исполнителю задания через документ «Заявка на контроль качества товаров»;
• хранение карт исследований, нормативов и фактических результатов;
• фиксация решений в акте и создание основания для дальнейших действий с товаром.

Система учитывает контролируемые партии в отчетах по обеспечению. Плановый срок проверки влияет на расчет даты доступности товара. Для анализа состояния контроля предусмотрен отчет «Анализ контроля качества». В 1С:Комплексной автоматизации и 1С:Управлении торговлей также доступны входной контроль, блокировка, заявки и акты.

Как работает входной контроль качества в 1С ERP

Входной контроль предотвращает отгрузку товара с неподтвержденными характеристиками и создает основание для ограничения использования сырья. Можно заранее настроить, какие поступления подлежат обязательной проверке, кто отвечает за контроль, сколько времени он занимает и какие решения можно принять по результатам. 

Сценарий передачи контролируемого сырья в производство настраивается отдельно, поскольку типовая блокировка прежде всего относится к складской отгрузке.

Построение процесса зависит от нескольких этапов и настроек:

1. Настройка правил входного контроля

После включения функциональности задаются правила, по которым поступающие товары направляются на проверку. Система поддерживает контроль по настройкам и по требованию. Первый вариант подходит для регулярной проверки определенных материалов, второй используют для разовой проверки конкретного поступления или складского остатка.

Для планирования указывают срок контроля. Система использует его при расчете даты обеспечения потребности. Если проверка занимает два дня, контролируемый товар не должен считаться доступным для отгрузки в день поступления. Истечение планового срока само по себе не подтверждает качество и не снимает блокировку: решение нужно оформить в системе.

2. Постановка поступившего товара на контроль

При приемке система выделяет количество, которое подлежит проверке, в контролируемую партию. До оформления результата система блокирует его отгрузку. Если проверка касается только части поступления, сотрудник может разделить количество и продолжить работу с остальным товаром по принятой схеме.

Контролируемая партия представляет собой учетный объект. Физическую изоляцию обеспечивает складской регламент: отдельная зона, маркировка паллет или контейнеров, правила доступа и ответственность сотрудников. Без такого регламента блокировка в программе не исключает ошибочного перемещения товара на складе.

3. Заявка, исследование и акт контроля качества

В типовом процессе используются три взаимосвязанных объекта.

«Заявка на контроль качества товаров» служит распоряжением на проверку. Ее можно использовать для входного контроля по требованию и для проверки товаров, которые уже находятся на складе. В заявке указывают контролируемый товар, количество и срок выполнения.

Исследование товаров фиксирует ход проверки. Для исследования применяют карты с перечнем показателей и нормативными значениями. В карте можно описать состав испытаний, допустимые границы и порядок оценки результата. Исполнитель вносит фактические значения, полученные при осмотре, измерении или анализе.

«Акт контроля качества товаров» фиксирует итоговое решение по контролируемой партии. Акт связывает основание проверки с результатом и определяет, какие действия сотрудники должны оформить далее.

Исследование требуется не для каждого сценария. При простой приемке результат можно оформить после визуального осмотра или проверки документов. Для сырья с измеряемыми характеристиками используют карту исследований и регистрируют фактические значения.

4. Решение по несоответствующему товару

Если товар не прошел проверку, предприятие выбирает дальнейшее действие. Типовой функционал предусматривает несколько вариантов:

• не приходовать товар или вернуть его поставщику;
• оформить возврат, списание либо порчу;
• переместить товар в другое место хранения;
• изменить качество товара;
• оставить партию заблокированной до дополнительного решения.

Набор доступных действий зависит от момента проверки, складской схемы и оформленных документов. Акт фиксирует решение, а движение товара, возврат или изменение качества оформляют отдельными учетными документами.

5. Контроль сроков и состояния проверок

Ответственный сотрудник может отслеживать контролируемые партии, срок проверки и принятые решения. Отчет «Анализ контроля качества» показывает товары на контроле и результаты оформленных актов. Данные также учитываются в отчетах по обеспечению потребностей.

Плановый срок помогает снабжению и производству оценить дату доступности материала. Для фактического допуска требуется оформленный результат контроля. Просроченная заявка указывает на задержку проверки; товар не признается годным автоматически.

Ограничения типового контроля качества в 1С ERP

При внедрении нужно учитывать границы контроля качества и его влияния на другие подсистемы.

• Типовой механизм ориентирован на входной и складской контроль. Он блокирует отгрузку контролируемых партий, но не запрещает создание всех финансовых и оперативных документов.
• Некоторые внутренние перемещения заблокированных товаров допускаются и оформляются по отдельным правилам. Сценарий передачи сырья в производство нужно проверить на рабочем релизе и используемой в компании модели складского учета.
• Плановый срок контроля участвует в расчете обеспечения, но не разблокирует товар автоматически: если срок контроля нарушен, обеспечение произведено не будет.
• Градации качества настраиваются отдельно. Контролируемая партия, карантинное место хранения и товар с качеством «не годен» представляют разные состояния учета.

До запуска процесса эти правила закрепляют в регламенте и проверяют на тестовых примерах. Пользователи должны понимать, в какой момент партия попадает под контроль, какие операции остаются доступными, кто принимает решение и каким документом оформляется дальнейшее движение.

Чем качество товаров в 1С ERP отличается от контроля качества

Механизм «Качество товаров» существовал в 1С ERP до появления нового функционала. Он позволяет вести запас одной номенклатуры в разных градациях качества. Предприятие может отделить товар, пригодный для обычного оборота, от ограниченно годного или негодного.

Контролируемая партия отражает количество, по которому решение еще не принято. Переводить ее в брак до завершения проверки нельзя, поскольку исследование может подтвердить соответствие. После оформления акта одну часть партии можно разблокировать, другую вернуть поставщику, списать или перевести в другую градацию качества.

Карантин обозначает режим ограничения и, при необходимости, отдельное место хранения. Разделение трех состояний сохраняет достоверность остатков:

• товар на контроле ожидает решения;
• товар определенного качества уже получил учетную оценку;
• товар в карантинной зоне физически изолирован по правилам предприятия.

Как прослеживаемость партий связана с контролем качества: работа с рекламациями

Результат проверки должен относиться к конкретному запасу. В 1С такую идентификацию обеспечивает серийный учет. Серия может обозначать производственную партию, отдельный экземпляр товара или запас с общим сроком годности.

Серия номенклатуры и контролируемая партия выполняют разные функции. Серия сохраняет идентичность материала или продукции при движении между складом, производством и отгрузкой. Контролируемая партия выделяет количество, которое временно находится на проверке.

При последовательном учете серий предприятие может установить:

• из каких серий сырья и полуфабрикатов изготовлена партия готовой продукции;
• в какой выпуск попал материал с обнаруженным несоответствием;
• каким клиентам отгрузили затронутую серию;
• какие акты контроля и претензии относятся к этой цепочке.

1С позволяет указывать серии материалов, полуфабрикатов и выпуска. Отчет «Структура серии номенклатуры» показывает связь серии готовой продукции с сериями использованных компонентов. Полнота прослеживаемости зависит от дисциплины учета. Если сотрудники не фиксируют серию при передаче материала в производство или при выпуске, система не сможет восстановить пропущенную часть цепочки.

Прослеживаемость работает в двух направлениях. После выявления дефекта сырья предприятие определяет затронутый выпуск и последующие отгрузки. После жалобы клиента сотрудники прослеживают путь от отгруженной серии к производственной партии, полуфабрикатам и входным материалам.

Серийный учет помогает определить партию, которую получил клиент. Производственные документы показывают состав выпуска, а акты входного контроля и исследования содержат результаты проверки сырья. Если расследование выявило вину поставщика, можно использовать собранные данные при подготовке собственной претензии.

Система 1С хранит ход претензионной работы и учетную цепочку. Методику расследования причин устанавливает сама компания.

Как связаны контроль качества, прослеживаемость и маркировка

Производитель отвечает за качество продукции до нанесения Data Matrix и после ввода товара в оборот. Уже до нанесения кодов необходимо знать, из какого сырья изготовлена партия, какие проверки она прошла и разрешена ли ее реализация.

Процесс опирается на три составляющих:

• контроль качества фиксирует решение о пригодности сырья или продукции;
• серийный учет связывает сырье, полуфабрикаты, выпуск и отгрузку;
• маркировка идентифицирует единицу или групповую упаковку и осуществляет обмен с государственной системой.

При раздельном ведении данных сотрудники могут нанести код на продукцию с неподтвержденным качеством, а учетная серия перестанет совпадать с фактической партией. Во время рекламации или отзыва будет сложно сопоставить результаты проверок, производственный выпуск, коды маркировки и документы отгрузки. Из-за чего придётся отзывать и качественную продукцию.

В 1С доступны типовой контроль поступающих товаров, серийный учет и операции с кодами маркировки. Чтобы наносить Data Matrix только после положительного решения по качеству, необходимо смоделировать последовательность документов, роли сотрудников и момент допуска продукции к маркировке для своей товарной группы.

В проектах внедрения маркировки специалисты assino выстраивают этот процесс как сквозной:

• обеспечивают связь результатов входного контроля с сериями сырья;
• обеспечивают регистрацию серий полуфабрикатов, переделов и готовой продукции;
• настраивают документ и права на роль, ответственную за допуск выпуска к маркировке и вводу в оборот;
• настраивают сопоставление кода маркировки с номенклатурой, серией, сроком годности и производственным выпуском;
• проверяют обратную прослеживаемость от отгруженного кода до партии продукции и использованного сырья.

Благодаря этому при рекламации предприятие будет иметь возможность определить затронутые коды и отгрузки, сохранив оборот безопасных партий.

Чем контроль качества в 1С ERP отличается от 1С LIMS и что выбрать

Типовой функционал 1С ERP подходит предприятиям, которым нужно организовать входной и складской контроль, заблокировать отгрузку непроверенных партий, провести исследование по заданным нормативам и принять решение по товару. Благодаря этому снабжение сможет отслеживать влияние проверки на доступность запаса, склад получит удобство работы с подконтрольными партиями, результаты будут храниться в общей информационной базе.

1С LIMS Управление лабораторией предприятия автоматизирует процессы производственных лабораторий, служб качества и ОТК. В зависимости от версии система поддерживает планы контроля, методики испытаний, учет проб и образцов, регистрацию измерений, работу с лабораторным оборудованием, реактивами и персоналом, формирование сертификатов качества и специализированную отчетность.

Версии 1С Стандарт и ПРОФ работают как расширения для 1С ERP и 1С:Комплексная автоматизация. Версия КОРП представляет собой самостоятельную конфигурацию.

При выборе решения можно опираться на следующие ориентиры:

1С:LIMS «Управление лабораторией предприятия» подходит компаниям, в которых лаборатория работает как самостоятельное подразделение и обрабатывает большой объём проб и результатов. Система нужна при сложных многоэтапных исследованиях, использовании разных методик, строгом учёте материалов, нормативов и сроков. Такой уровень автоматизации востребован на фармацевтических, химических и пищевых производствах, а также в научно-исследовательских организациях, где важно стандартизировать процедуры и сохранять подробную историю каждого исследования.

Возможностей типовой 1С:ERP может быть достаточно, если лаборатория небольшая, а контроль качества не требует сложных маршрутов и отдельного управления лабораторными ресурсами. Сотрудники регистрируют проверку, фиксируют её результаты и принимают решение по партии в рамках общего складского или производственного процесса. Такой вариант подходит предприятиям, где контроль качества не выделен в самостоятельную службу, а масштаб задачи и бюджет не оправдывают внедрение отдельной LIMS-системы.

Автоматизация контроля качества в 1С с assino

До настройки системы необходимо подготовить регламент контроля. Для каждой группы материалов и продукции в нем определяют основание проверки, место изоляции, срок, ответственные роли, перечень показателей и возможные решения. Затем требования сопоставляют с типовыми объектами 1С, моделируют прохождение процессов в системе. При наличии функциональных разрывов осуществляется доработка типового функционала.

Специалисты assino помогают производственным компаниям обследовать процесс, настроить типовой входной контроль и исследования, связать результаты с серийным учетом и претензиями, выстроить прослеживаемость и согласовать порядок допуска продукции к маркировке.

Если вам необходима автоматизация контроля качества или запуск маркировки – оставьте заявку на консультацию с экспертом по форме ниже.