Управление мастер-данными в Управлении холдингом: как навести порядок в базе и ускорить консолидацию отчетности

Мастер-данные — это справочная информация для работы компании, которая используется каждый день. Когда речь идет о холдинге с зависимыми компаниями, возникает проблема — каждое подразделение по-разному заносит информацию в систему. Частый случай, когда один и тот же товар заведен сотрудниками под разными номенклатурами с разными названиями: “ручка синяя шариковая”, “голубая ручка”, “ручка с синей пастой”, “ручка стандартная” и т.п. Такая разнородность элементов порождает огромное количество дублей и затрудняет консолидацию отчетности. Вместе с экспертами assino разбираемся, как организована интеграция и управление мастер-данными в 1С:Управление холдингом.

Что происходит, если в системе много дублей и искажены данные о номенклатуре, контрагентах и других важных объектах:

• Неверно отображаются остатки материалов — на самом деле их может быть больше или меньше, чем указано в учетной программе. На основе неверных данных планируются закупки, и это приводит к избыточной заморозке денежных средств.
• Отделы продаж и маркетинга на основе информации в 1С анализируют, какие товары и в каком количестве продаются лучше всего, а какие — хуже. Если в программе один и тот же товар заведен под несколькими номенклатурами, аналитика будет неточной и исказит прогнозы стратегических и маркетинговых решений.
• Если дублируются карточки контрагентов, это приведет к ошибкам во взаиморасчетах: выставлению лишних счетов, превышению лимитов задолженности, завышению уплаченного НДС с авансов.

Когда мастер-данные собираются в Управлении холдингом со всех зависимых предприятий ГК, беспорядок в справочниках может усложнить подготовку консолидированной отчетности. Чтобы обеспечить непротиворечивую аналитику для централизованных функций, в 1С:УХ внедрена подсистема для работы с мастер-данными.

Внедрить 1С:Управление холдингом

Контроль мастер-данных
Консолидированная отчетность по всему холдингу
На 40% эффективнее внутренние согласования и контроль

Сроки: от 3-х месяцев Получить консультацию

Начало работы с MDM

Шаг первый: интеграция с базами дочерних предприятий

Для настройки интеграции с внешними информационными базами (ВИБ) в пользовательском режиме предусмотрены следующие способы:

1. База данных в виде файла лежит на локальном сервере компании. В таком случае нужно указать путь к локальному или сетевому каталогу.
2. ВИБ располагается на другом компьютере, есть подключение к интернету. Тогда нужно указать данные сервера 1С:Предприятие.
3. ВИБ лежит на FTP-сервере и к ней нет прямого подключения. В этой ситуации нужно указать информацию о web-сервисе и точке подключения.

Шаг второй: настройка соответствий

Далее необходимо сопоставить справочники в двух информационных системах. Для этого выбираем, какой справочник какому соответствует — например, справочник “контрагенты” в 1С:УХ соответствует справочнику “контрагенты” в программе 1С дочернего предприятия. 

Шаг третий: импорт данных

Последним шагом импортируем данные из внешней учетной программы — можно загрузить информацию по всем справочникам или выбрать несколько пунктов вручную.

Два подхода к управлению мастер-данными в 1С:УХ

Традиционно в 1С:Управление холдингом выделяют две модели работы с мастер-данными: с минимальным вмешательством в учет дочерних фирм или же с полным централизованным контролем работниками УК. Рассмотрим преимущества и особенности каждой из моделей.

“Мягкий” подход

При “мягком” подходе УК не вмешивается в управление мастер-данными дочерних фирм: каждое подразделение самостоятельно создает и меняет объекты в справочниках. А когда приходит время готовить консолидированную отчетность по холдингу, головная компания гармонизирует справочники с помощью механизмов 1С:УХ — синхронизации НСИ.

Плюсы такого подхода:

• нет трудозатрат при нормализации нормативно-справочной информации
• сокращаются сроки внедрения программного продукта
• работа подразделений холдинга не зависит от УК, сотрудники могут в любой момент создать новую карточку, изменить реквизиты и т.п.
• не требуется значительное вмешательство в учет дочерних компаний

Из минусов:

— выше вероятность ошибок при сопоставлении элементов

— больше трудностей при формировании консолидационной отчетности

Для единой обработки справочной информации при “мягкой” модели используется “Синхронизация НСИ”.

Синхронизация справочников

Перед подготовкой отчетности выполняется синхронизация справочников 1С:Управление холдингом и справочников внешних баз. Элементы центральной информационной базы УХ считаются эталонными, и все остальные элементы автоматически проходят проверку на соответствие “эталонам”. Синхронизировать данные можно по одному или нескольким ключевым реквизитам. 

Определение эталонных элементов НСИ

Эталонный элемент — это объект справочника в главной системе, который заведен корректно, проверен на соответствие правилам и используется для подготовки отчетности. Эталон может быть только один среди всех информационных баз организации (каждый элемент 1С:УХ = эталон). Когда эталон определен, другие объекты справочника, частично или полностью совпадающие с ним, считаются дублями.

Слияние и удаление дублей

“Поиск и слияние дублирующихся элементов” — одна из главных функций, которая понадобится ответственному за классификатор. С помощью обработки можно найти, исправить, объединить или удалить любые дубли номенклатуры, контрагентов и т.п. При этом поиск настроен так, чтобы найти не просто точные совпадения, но и:

• совпадения по одному слову;
• совпадения с учетом ошибки или опечатки в тексте — например, если вместо слова “канцелярская” ввели “канцилярская” или “канпцелярская”;
• совпадения с учетом синонимов, пример: “красная ручка” и “бордовая ручка”.

При выполнении поиска вы получаете таблицу с дубликатами эталонного образца. Здесь можно проверить, какая именно справочная информация повторяется (например, ИНН контрагентов) и посмотреть, из какой именно внешней информационной базы загружены дублирующие данные и при необходимости обогатить свой эталон. Далее вы решаете, что делать с обнаруженными дублями — их можно удалить нажатием одной кнопки сразу или оставить их удаляться автоматически по расписанию.

Чтобы не упустить ни один дубликат, эксперты assino рекомендуют после обработки запустить поиск дублей еще раз — перепроверить результат.

“Жесткий” подход

При “жесткой” модели управление НСИ находится полностью в руках управляющей компании. Совершать какие-либо действия с элементами справочника могут только сотрудники, у которых есть на это права. Все действия с уникальными классификаторами производятся в информационной базе УХ, и периодически значения справочников выгружаются из централизованной базы в другие учетные системы.

Для централизованного управления НСИ в программе реализованы все инструменты:

• запрет на создание, изменение и удаление элементов сотрудникам на уровне прав;
• создание работниками заявок на то, чтобы внести в НСИ изменение: чтобы изменить название контрагента, удалить карточку товара или создать нового клиента в системе, потребуется одобрение ответственного сотрудника;
• экспорт эталонных данных в системы зависимых предприятий. 

Эксперты assino напоминают, что ввести запрет на изменение НСИ во внешних системах можно только в самих ВИБ — сделать это через 1С:Управление холдингом невозможно. 

Плюсы “жесткого” подхода:

• в системе нет дублей
• полный контроль за достоверностью справочной информации в базе
• единый центр ответственности
• меньше сложностей при консолидации отчетности

Минусы:

— больше затрат на унификацию и поддержание актуальных мастер-данных

Как запретить изменение справочников в Управлении холдингом

Закрыть доступ в программе можно в карточке справочника, проставив галочки “Централизованный классификатор” и “Контролируемый справочник”.

Заявки на изменение НСИ

Главным инструментом для работы с ключевыми данными при “жестком” подходе становятся заявки на внесение изменений НСИ, которые требуют согласования. Создать их можно из карточки изменяемой номенклатуры или с нуля в разделе “Заявки на изменение НСИ”. 

Согласующие сотрудники видят новые заявки на главной странице в списке своих задач и оповещений. Если участников согласования несколько, каждый из них может оставить комментарий или пометку для следующего согласующего. В результате заявка на изменение может быть одобрена или отклонена. Если одобрение прошло, правки официально фиксируются в системе, и обновленным элементом могут пользоваться другие работники.

Процесс согласования изменений настраивается заранее отдельно:

• кто из сотрудников участвует в согласовании и в какой очередности;
• по какой схеме происходит согласование;
• этапы согласования.

Для процессов, которые требуют больше оперативности, 1С:УХ можно настроить “быстрое согласование”. Также для разных справочников можно настроить разные маршруты согласования: например, изменения в карточках контрагентов согласовывают одни сотрудники, а в карточках ТМЦ — другие.

Экспорт эталонных мастер-данных

Когда ключевые данные создаются и хранятся в системе управляющей компании, в 1С:УХ предусмотрена функция, которая позволяет быстро экспортировать их во внешние информационные базы. Чаще всего обработка “Обмен НСИ” требуется в двух случаях:

1. Чтобы время от времени обновлять актуальность классификаторов в базах дочерних предприятий, выгружая их из основной системы;
2. Чтобы за короткое время подготовить новую базу, если открывается новая фирма или подразделение. 

Новые функции управления НСИ в 1С:Управление холдингом 3.2

Эксперты assino подготовили обзор ключевых нововведений в подсистеме Master Data Management в последней редакции УХ.

1. Теперь можно согласовывать дополнительные реквизиты и табличные части  — например, контактную информацию контрагентов (телефоны, e-mail и прочее).

2. Упрощен контроль за изменением НСИ: можно указать, какие корректировки требуют согласования, а какие нет. Например: изменения в названии и реквизитах контрагентов для согласования обязательны, а вот КПП можно изменить и без одобрения согласующих.

3. Интерфейс создания и согласования заявок стал более удобным. Сотрудник, который хочет внести исправления в карточку, делает это привычным для него способом — меняет информацию прямо в самой карточке, создавая на основе этого заявку. А согласующий, открывая заявку, наглядно видит, какие корректировки нужно согласовать — они подсвечиваются красным цветом.
4. Настройка интеграции между информационными базами стала более гибкой и позволяет после согласования автоматически выгружать новые элементы из центральной базы в другие учетные системы. Дочерним предприятиям больше не нужно ждать очередной выгрузки централизованных классификаторов, чтобы начать использовать новые элементы.

Таким образом, интеграция и управление мастер-данными с помощью 1С:Управление холдингом ускоряет подготовку консолидированной отчетности, автоматизирует работу со справочниками и позволяет компании выбрать разные модели взаимодействия с дочерними фирмами.