Начисление заработной платы в 1С:ЗУП

Своевременное и корректное начисление заработной платы — одна из ключевых задач в управлении персоналом и бухгалтерском учёте любой организации. Современные компании всё чаще стремятся автоматизировать этот процесс, чтобы минимизировать риски ошибок, сэкономить время и гарантировать своевременную выплату сотрудникам. 

Программный продукт 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) является эффективным решением для автоматизации расчета зарплаты и ведения кадрового учёта.

В этой статье мы рассмотрим основные принципы начисления заработной платы в системе 1С:ЗУП, познакомимся с функционалом программы, который позволяет гибко настраивать расчеты, учитывать различные виды выплат и удержаний, а также обеспечивать соблюдение действующего законодательства. Это поможет как начинающим специалистам, так и опытным бухгалтерам использовать возможности программы в своей профессиональной деятельности.

Подготовка системы к выплате заработной платы

Перед тем как приступить к расчету зарплаты в 1С:ЗУП, важно правильно подготовить систему. Для этого в разделе «Настройка — Организации» в карточке нужной организации необходимо перейти на вкладку «Учетная политика и другие настройки». Здесь на вкладке «Выплата зарплаты» указываются даты выплаты заработной платы и аванса, а также задается способ выплаты — через кассу, зарплатный проект или с индивидуальными настройками для отдельных начислений. На вкладке «Бухгалтерский учет» определяется способ отражения начислений в бухгалтерском учете. Дополнительно в «Учетной политике» настраиваются параметры расчета заработной платы, включая тарифы для начисления страховых взносов, тариф по НС и ПЗ, параметры НДФЛ и территории, если необходимо.

Затем необходимо настроить справочники через раздел «Кадры» где заполняются штатное расписание, данные о приеме сотрудников, а также графики работы через раздел «Настройки — Предприятия». При корректной первичной настройке система будет автоматически учитывать все параметры при расчете, снижая риск ошибок и упрощая дальнейшую работу.

Начисление заработной платы за месяц

Начисление заработной платы за месяц производится с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов». Этот документ выполняет окончательный расчет зарплаты по итогам каждого месяца и должен вводиться последним за месяц, после всех межрасчетных документов.

Документ создается в разделе «Зарплата — Начисление зарплаты и взносов». В поле «Месяц» указывается месяц, за который будут производиться взаиморасчеты с сотрудниками, расчет налогов.

В поле «Дата» указывается дата регистрации документа в информационной базе, в поле «Организация» по умолчанию указывается организация, установленная в настройках.

Если в базе зарегистрировано несколько организаций, выбирается та, сотрудникам которой начисляется зарплата. Поле «Подразделение» появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты в разделе «Настройка — Расчет зарплаты» снят флажок, означающий, что расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Это поле заполняется, если зарплата начисляется по подразделениям отдельными документами. В противном случае оно остается пустым.

Чтобы автоматически заполнить и рассчитать документ по всем сотрудникам, используется кнопка «Заполнить». Если зарплата начисляется не всем, а по конкретным сотрудникам, то используется кнопка «Подбор». 

Документ перезаполняется, сохраняя вручную внесенные изменения, выбрав «Заполнить — Заполнить», сохранив исправления», или дополнить новыми сотрудниками через «Заполнить» — «Дозаполнить новыми сотрудниками».

На закладке «Начисления» в табличной части документа автоматически отображается список сотрудников организации, по которым выполнен окончательный расчет заработной платы, их подразделения, плановые начисления, начисления с учетом зарегистрированного времени и введенные показатели для расчетов). 

Если сотрудник менял подразделение в течение месяца, начисления отражаются отдельно по каждому подразделению и по каждому рабочему месту (основному и по совместительству). При использовании территорий и условий труда результаты представлены с учетом этих параметров, если в учетной политике организации установлен соответствующий флажок. Также отображается период, за который производится начисление. В документе имеются скрытые поля с дополнительными расчетными показателями, которые можно увидеть, нажав кнопку «Показать подробности расчета».

На закладке «Договоры» отражаются суммы вознаграждений по договорам гражданско-правового характера с учетом зарегистрированных ранее документов, таких как договоры, акты выполненных работ и другие.

На закладке «Пособия» отображается информация о сотрудниках, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Сумма пособия здесь равна нулю, поскольку пособие выплачивается Социальным фондом России.

На закладке «Удержания» показаны все виды удержаний, назначенные сотрудникам в плановом порядке. Для анализа используемых при расчете показателей можно нажать кнопку «Показать подробности расчета».

На закладке «НДФЛ» автоматически отображаются суммы исчисленного налога на доходы физических лиц, а также суммы зачтенных авансовых платежей по НДФЛ и суммы предоставленных вычетов (стандартных, имущественных, социальных). Для просмотра подробной информации о вычетах можно дважды кликнуть по строке с нужным сотрудником и открыть форму с детальными данными. В этой форме также доступен регистр налогового учета по НДФЛ для анализа.

Налог исчисляется на дату фактического получения дохода, которая изначально совпадает с датой, указанной в поле «Планируемая дата выплаты». При фактической выплате дата получения дохода переопределяется датой платежного документа, которая по умолчанию совпадает с датой документа на выплату.

Если в документ внесены ручные изменения, влияющие на расчет НДФЛ, налог можно пересчитать, без перезаполнения всего документа, с помощью кнопки «Пересчитать НДФЛ». 

Вкладка «Займы» отображает данные по расчету удержаний в счет погашения по договорам займа, а также сведения о материальной выгоде и налоге с неё.

На закладке «Взносы» выполняется автоматический расчет страховых взносов по единому тарифу и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за месяц нарастающим итогом. 

При этом учитываются все облагаемые доходы, зарегистрированные другими документами, в соответствии с действующим законодательством. Чтобы пересчитать страховые взносы в уже заполненном документе после внесения ручных изменений, влияющих на расчет, используется кнопка «Пересчитать взносы». 

По ссылке «Подробнее см. Карточку учета по страховым взносам» можно просмотреть и проанализировать карточку учета по страховым взносам конкретного сотрудника.

На закладке «Корректировки выплаты» заполняются суммы налога, которые подлежат последующему зачету или возврату из-за излишне удержанного НДФЛ («отрицательные» корректировки), а также суммы, зачтенные в счет ранее отложенных налогов («положительные» корректировки).

На закладке «Доначисления, перерасчеты» отражаются результаты перерасчета или доначисления за прошлые периоды. Этот раздел состоит из вложенных закладок, на которых автоматически производятся доначисления или перерасчеты начислений, пособий и удержаний, если в настройках расчета зарплаты (раздел «Настройка — Расчет зарплаты») отключена опция выполнять доначисления и перерасчеты отдельным документом. 

В поле «Планируемая дата выплаты», расположенном внизу формы, указывается предполагаемая дата выплаты зарплаты для корректного учета НДФЛ. По умолчанию дата заполняется согласно учетной политике организации (раздел «Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки — подраздел «Бухучет и выплата зарплаты — закладка «Выплата зарплаты»). 

После проведения документа в полях «Начислено», «Доначислено», «Удержано» и «Взносы», расположенных над табличной частью, автоматически отображаются итоговые суммы начислений, исчисленного НДФЛ, удержаний и страховых взносов. Чтобы увидеть расшифровку итоговых сумм, необходимо нажать на значок вопросительного знака.

Кнопка «Напомнить» позволяет создать произвольное напоминание. Эта кнопка доступна, если в разделе «Администрирование — Органайзер» включена опция «Напоминания». Например, при необходимости уточнить данные у сотрудника можно создать напоминание прямо из документа и продолжить начисление позже.

После регистрации событий, влияющих на рассчитанный период, в документе может появиться выделенное красным сообщение о необходимости пересчета одного или нескольких сотрудников. 

По ссылке «Подробнее…» откроется список причин перерасчетов. Кликнув в колонке «Причина», открывается документ, вызвавший доначисление или перерасчет.

Если период еще не закрыт (то есть не зарегистрирована выплата и отражение в бухгалтерском учете), перерасчет выполняется в этом документе кнопкой «Пересчитать сотрудника». 

Если же период закрыт, доначисления и перерасчеты оформляются отдельным между расчетным документом «Доначисление, перерасчет», не дожидаясь очередного начисления зарплаты. 

Кнопка для этого «Доначислить сейчас» появится вместо кнопки «Пересчитать сотрудника». Если доначисление в текущем периоде не было сделано, оно будет автоматически учтено при следующем плановом начислении зарплаты на закладке «Доначисления, перерасчеты». В настройках есть возможность отключить автоматический перерасчет зарплаты за прошлые периоды. Если она включена, доначисление за прошлый период проводится только вручную с помощью документа «Доначисление, перерасчет», который при необходимости добавляется в раздел «Зарплата» через настройку панели навигации.

По кнопке «Отмена исправлений», которая расположена на закладках «Начисления», «Пособия», «Удержания», «НДФЛ» и «Доначисления, перерасчеты», можно отменить внесенные вручную исправления как по конкретному сотруднику, так и сразу по всем исправлениям в документе.

Кнопка «Расчетный листок» на закладке «Начисления» или ссылка «Подробнее см. Расчетный листок», расположенная на закладках «Договоры», «Пособия», «Удержания» и «Доначисления, перерасчеты», позволяют открыть и проанализировать расчетный листок конкретного сотрудника.

С помощью кнопки «Выплатить» из документа можно создать ведомости на выплату зарплаты.

Начисление и выплата заработной платы за первую половину месяца

Согласно части 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. С 2023 года в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ, доходом в виде оплаты труда считается день фактической выплаты. А согласно пункту 4 статьи 226 НК РФ, при каждой такой выплате необходимо удерживать исчисленный НДФЛ. При этом, в соответствии с пунктом 3 статьи 226 НК РФ, расчет налога производится на дату выплаты. Таким образом, даже при выплате заработной платы за первую половину месяца необходимо произвести расчет и удержание НДФЛ.

Ранее способ расчета аванса (фиксированной суммой, процентом от тарифа, расчетом за первую половину месяца) задавался индивидуально для каждого сотрудника при регистрации его приема на работу. Для этого нужно было открыть документ «Прием на работу» и перейти на вкладку «Оплата труда». С 2023 года по умолчанию применяется способ «Расчетом за первую половину месяца».

Для расчета аванса используется документ «Начисление за первую половину месяца» в разделе «Зарплата». В поле «Месяц» указывается месяц, за первую половину которого нужно произвести расчет.

Поле «Организация» заполняется автоматически, но если в информационной базе зарегистрировано несколько организаций, то необходимо выбрать вручную из списка. В поле «Дата» указывается дата регистрации документа. При необходимости можно заполнить поле «Подразделение», если расчет нужно произвести только по определенному подразделению. 

Поле «Расчет первой половины месяца до» задает дату, до которой включительно следует учитывать отработанное время; по умолчанию это 15-е число текущего месяца. В нижней части формы находится поле «Планируемая дата выплаты», которое также заполняется автоматически — оно берется из учетной политики организации. Настроить эту дату можно в разделе «Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки — Бухучет и выплата зарплаты — Выплата зарплаты».

После заполнения формы нажимая кнопку «Заполнить» — программа автоматически внесет данные по всем сотрудникам организации или выбранного подразделения с учетом отработанного времени. В расчет включаются также плановые начисления и удержания, если в карточке сотрудника установлен флажок «Начисляется при расчете первой половины месяца». 

При этом также исчисляется НДФЛ с учетом применяемых вычетов, по планируемой дате выплаты. Если фактическая дата выплаты будет отличаться, то НДФЛ и сумма дохода пересчитаются автоматически, без необходимости ручной корректировки.

Выплата аванса производится с помощью документов «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика» или «Ведомость на счета». Эти документы доступны в разделе «Выплаты» через журнал документов «Все ведомости на выплату зарплаты». 

Вид ведомости выбирается в зависимости от способа выплаты. В документе указывается характер выплаты — «Аванс» (в поле «Выплачивать»), затем через кнопку «Заполнить» программа рассчитает сумму к выплате за вычетом удержанного НДФЛ, который отражается в колонке «НДФЛ к перечислению». 

Удержание налога производится на дату, указанную в поле «Дата выплаты», которое по умолчанию совпадает с датой документа. Если ранее были оформлены межрасчетные документы с выплатой «С авансом», их суммы также будут учтены.

Анализ расчета и выплаты аванса можно производить с помощью специализированных отчетов. Для этого в разделе «Зарплата — Отчеты по зарплате» выбирается необходимый отчет: «Анализ зарплаты по сотрудникам (за первую половину месяца)», «Расчетная ведомость Т-51 (за первую половину месяца)» или «Расчетный листок (за первую половину месяца)». В расчетном листке отображается сумма начисленной зарплаты за первую половину месяца, удержанный НДФЛ и сведения о выплате за первую половину месяца.

Окончательное начисление зарплаты производится с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов». При этом суммы, рассчитанные в рамках аванса, не участвуют в расчете — программа начисляет зарплату за полный месяц.

Однако задвоения не происходит, так как при расчете НДФЛ дополнительно формируется отрицательная сумма дохода на размер ранее рассчитанного аванса. В результате, сумма дохода за месяц — это положительный доход по зарплате минус отрицательный доход на сумму аванса. Эта логика отражается в регистре «Учет доходов для исчисления НДФЛ».

На вкладке «НДФЛ» отражаются суммы ранее исчисленного налога по дате выплаты аванса и по дате выплаты зарплаты за вторую половину месяца. Если аванс был начислен, но не выплачен, и налог с него не был удержан, то соответствующий доход и налог будут учтены в день выплаты основной зарплаты.

При фактической выплате зарплаты программа рассчитает сумму к выплате, вычтя из общей суммы зарплаты ранее выплаченный аванс и удержанный налог. То есть сотрудник получит остаток за вторую половину месяца. Этот расчет можно увидеть в расчетном листке за месяц в разделе «Зарплата — Отчеты по зарплате — Расчетный листок». В нем указана общая сумма начисленной зарплаты за месяц, сумма удержанного НДФЛ, а также данные о ведомостях на выплату за первую и вторую половину месяца.

В справке о доходах сотрудника заработная плата за первую и за вторую половину месяца будет выделена как отдельные доходы. Например, если зарплата за вторую половину месяца выплачена 3 февраля 2025 года, то эта сумма включается в доход за февраль.

Функционал расчета заработной платы в 1С:Зарплата и управление персоналом позволяет автоматизировать все этапы начисления и выплаты зарплаты: от регистрации графиков работы и расчета аванса до учета налогов, удержаний и формирования отчетности.

Программа учитывает действующее трудовое и налоговое законодательство РФ, включая актуальные изменения — такие как обязательное удержание НДФЛ при выплате аванса.