Настройка 1С:Управление нашей фирмой

Настройка 1С:Управление нашей фирмой выполняется для адаптации системы под специфику бизнес-процессов компании, упрощения работы пользователей и обеспечения корректного учета. В системе настраиваются ключевые параметры учета, справочники, роли пользователей, интерфейсы и бизнес-логика. 

В этой статье рассматривается настройка системы 1С:Управление нашей фирмой, включая начальные параметры и ключевые справочники, необходимые для корректной работы. Подробно описывается, как включаются функциональные опции, заполняются сведения об организации, настраиваются пользователи, вводятся номенклатура, контрагенты, сотрудники и другие базовые элементы.

Первичная настройка и ввод данных при запуске системы

При первом запуске информационной базы отображается начальное окно с формой для ввода основных данных о компании. С помощью стартового помощника выполняется первоначальная настройка, необходимая для начала работы. В разделе «О себе» указываются данные первого пользователя, которому автоматически присваивается профиль доступа «Администратор».

На этапе выбора вида бизнеса система предлагает набор параметров, соответствующих специфике деятельности. Например, для розничной торговли активируются функции отражения розничных продаж, применения ручных и автоматических скидок, работы с дисконтными картами, печати ценников и этикеток.

В блоке «Сведения о юридических лицах» заполняется карточка организации, задается система налогообложения, а также загружается логотип. При необходимости добавления нескольких организаций используется ссылка «+ Добавить организацию».

Ввод начальных остатков

Для переноса данных из предыдущей системы учета или начала работы в новой информационной базе предусмотрена возможность ввода начальных остатков. Переход к соответствующему разделу осуществляется по пути: «Компания ⟶ Начальные остатки». Также ссылка на ввод остатков доступна с начальной страницы программы.

Процесс заполнения организован через «Помощник ввода начальных остатков», который поэтапно проводит пользователя через все необходимые блоки учета. С его помощью вводятся остатки по следующим разделам: Деньги, Товары, Расчеты, Прочее. Работа с помощником позволяет избежать пропуска обязательных данных и формирует необходимую структуру для дальнейшего учета.

Перед началом заполнения необходимо задать дату ввода начальных остатков. Эта дата будет применяться ко всем записям, вносимым через помощник. Изменение даты допустимо, но при этом все ранее введенные остатки автоматически переместятся на новую дату.

На каждом этапе пользователь заполняет данные по одному из блоков учета. По мере ввода остатков формируются связанные элементы справочников: контрагенты, сотрудники, склады, счета учета и другие объекты, необходимые для корректного отражения остатков.

Завершающим действием помощника является автоматическое создание документа Ввод начальных остатков по каждому разделу учета. Эти документы формируются на указанную дату и становятся основой для ведения учета в системе с момента начала работы.

Настройка пользователей

Перед началом работы с прикладным решением настраивается список пользователей, которым будет предоставлен доступ к системе. Это включает:

• определение состава пользователей;
• назначение ролей и прав доступа;
• указание ответственных лиц;
• настройку значений подстановки по умолчанию.

Все действия выполняются в разделе «Настройки — Администрирование — Настройки пользователей и прав». В этом разделе формируется перечень пользователей и назначаются их роли, определяющие доступ к разделам и функциям системы. Также здесь настраиваются параметры, которые будут подставляться по умолчанию при работе с документами и справочниками. Указание ответственных сотрудников позволяет автоматически заполнять соответствующие поля при создании объектов, таких как заказы, счета или сделки.

Ввод основной справочной информации

Заполнение реквизитов компании

Для начала работы в системе заполняются данные об организации. Если при первоначальной настройке выбран вариант учета по нескольким организациям, новая организация создается в разделе «Компания — Организации». 

На вкладке «Основное» указываются базовые сведения: наименование, ИНН/КПП, юридический адрес. Эти данные могут быть заполнены автоматически, для этого в поле «Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН» вводится ИНН и нажимается кнопка «Заполнить», либо заполняются вручную.

В зависимости от того, выбрано Юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель, становятся доступны соответствующие поля. В блоке «Юридические данные» вводятся реквизиты, которые будут использоваться в печатных формах. В блоке «Адреса», телефоны указываются контактные данные; адреса можно загрузить из классификатора или ввести вручную. При совпадении фактического и почтового адресов они заполняются автоматически, в остальных случаях добавляются вручную.

В блоке «Основной банковский счет» указывается номер счета и БИК. После заполнения банковский счет автоматически добавляется в справочник «Банковские счета». При наличии нескольких счетов они добавляются вручную во вкладке «Банковские счета». Выбор основного счета выполняется через кнопку «Использовать как основной», в этом случае он будет подставляться в банковские документы по умолчанию.

В блоке «Основная касса» выбирается касса из справочника и используется по умолчанию в кассовых документах.

В разделе «Налогообложение» выбирается система налогообложения и заполняются соответствующие ей параметры.

Настройка подразделений

В 1С:УНФ можно настроить учет по нескольким подразделениям после включения соответствующей опции в разделе «Компания — Настройки», где активируется флажок «Несколько подразделений».

После активации доступен справочник подразделений в разделе «Компания — Подразделения». Подразделения создаются отдельно для каждой организации. На закладке «Основное» указываются наименование и тип подразделения. 

В группе «Печать» задаются параметры, влияющие на формирование печатных форм, таких как счета-фактуры и универсальные передаточные документы. В группе «Адреса, телефоны» вводятся контактные данные: фактический адрес и телефон.

Через ссылку «Просмотр и редактирование параметров автоперемещения запасов» настраиваются параметры автоперемещения, которые будут подставляться в документы учета запасов по умолчанию.

Для каждого подразделения дополнительно настраиваются кассы ККМ и графики работы.

Учет по направлениям деятельности

Для ведения учета по нескольким направлениям деятельности в системе активируется такая возможность в разделе «Компания — Настройки», где устанавливается флажок «Несколько направлений деятельности».

После активации настройка направлений выполняется в справочнике в разделе «Настройки — Все справочники — Направления деятельности». В справочнике создаются элементы, которые далее используются как аналитики при учете доходов, расходов и формировании финансового результата.

Для каждого направления по гиперссылке из панели навигации указываются счета учета. На этих счетах будут отражаться выручка, себестоимость продаж и итоговая прибыль или убыток.

Настройка сведений о сотрудниках

1С:УНФ позволяет настроить данные о сотрудниках, графиках работы, должностях и штатном расписании. Для этого используется справочник «Сотрудники», доступный в разделе «Персонал — Сотрудники». Здесь отражаются сведения, связанные как с физическим лицом, так и с его трудовыми отношениями: паспортные данные, адрес регистрации, гражданство, ИНН, СНИЛС, а также реквизиты для перечисления заработной платы. Информация сквозная и дополняется справочником «Физические лица», в котором хранятся данные, не связанные с трудовой деятельностью. Переход к нему также осуществляется через раздел «Персонал».

В группе «Работа» фиксируются параметры приема: тип занятости, дата, должность и прочие сведения. По ссылке «Уволить» оформляется документ увольнения. 

Должность сотрудника выбирается из справочника «Должности» (раздел «Персонал — Должности»). В группе «Основной банковский счет» указываются реквизиты для выплаты заработной платы. Налоговые вычеты по НДФЛ настраиваются в соответствующем блоке, где фиксируются данные о детях, имущественных и других вычетах. Штрихкод и номер карты позволяют идентифицировать сотрудника в системе.

Регистрация физического лица в качестве сотрудника производится через документ «Прием на работу». Доступ к нему открывается по ссылке «Сведения о сотрудниках» на панели навигации карточки сотрудника.

Индивидуальный график работы сотрудника указывается по ссылке «График работы» внутри карточки сотрудника. Он формируется на основе эталонного графика и может включать переносы, опоздания, переработки и другие отклонения. Эталонные графики создаются на базе производственного календаря и шаблонов. Графики используются при формировании табеля и расчете заработной платы.

Штатное расписание ведется в соответствующем регистре, доступном по ссылке «Штатное расписание» в разделе «Персонал». 

Применение функционала настраивается в разделе «Настройки — Еще больше возможностей — Персонал», путем установки флажка «Штатное расписание». В левой части формы отображается структура подразделений, в правой — список должностей по выбранному подразделению. Для каждой должности указывается количество ставок, вид начисления или удержания, диапазон оплаты и валюта. При добавлении новой единицы указывается итоговое количество ставок, без автоматического суммирования.

Сводный отчет по штатному расписанию и вакансиям доступен по ссылке «Штатное расписание» на панели отчетов.

Настройка справочника Контрагенты

Справочник «Контрагенты» объединяет информацию о юридических и физических лицах, с которыми организация взаимодействует в рамках договорных отношений. В него включаются покупатели, поставщики, подрядчики и другие деловые партнеры. Здесь хранятся основные контактные и юридические данные, параметры взаиморасчетов и история взаимодействия, необходимая для учета и работы с внешними участниками бизнес-процессов.

Справочник доступен по ссылке «Покупатели» в разделе «CRM». В списке отображаются все контрагенты, для которых установлен тип взаимоотношений «Покупатель». 

Карточка контрагента открывается для ввода и редактирования данных. В группе «О контрагенте» указываются юридическое наименование и контактные данные. Обязательно задается тип организации: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, физическое лицо или государственный орган. От выбора зависит состав реквизитов, доступных по ссылке «Юридические данные». Тип организации, устанавливаемый системой по умолчанию, может быть заранее задан для каждого пользователя.

Контактная информация, включая телефоны, e-mail, адреса доставки и фактический адрес, указывается в блоке «Адреса, телефоны». Из карточки контрагента можно сразу позвонить, отправить сообщение в мессенджере или открыть адрес на карте. В группе Контакты отображаются все контактные лица, связанные с контрагентом. Здесь добавляются новые контакты, устанавливаются или удаляются связи с уже существующими.

В блоке «Классификация» задается принадлежность контрагента к определенной группе, а также назначаются произвольные теги, упрощающие фильтрацию и классификацию. В группе «Детали» указывается источник привлечения, ответственное лицо и другая дополнительная информация.

Настройка аналитики взаиморасчетов осуществляется по ссылке «Взаиморасчеты». Здесь выбираются параметры учета, влияющие на структуру документов и доступные разрезы отчетности.

В верхней части карточки отображается сводная информация: сумма продаж, текущее состояние взаиморасчетов, дата последнего обращения и последней продажи. По ссылке «Документы» открывается список всех документов, связанных с данным контрагентом.

Через панель навигации выполняются переходы к договорам, счетам, контактам, событиям, дисконтным картам, прикрепленным файлам, а также к отчетам по продажам и взаиморасчетам. Вся история взаимодействия с контрагентом отображается по ссылке «События».

Заполнение информации о номенклатуре

Справочник «Номенклатура» используется как основное рабочее пространство менеджера по продажам. В левой части экрана отображается список всех номенклатурных позиций с возможностью фильтрации по типу, остаткам и ценам. В правом верхнем углу размещена корзина, через которую оформляются документы движения товаров. В правой панели отображаются основное изображение товара, ссылки на аналоги и сопутствующие товары, а также осуществляется переключение между группами.

Ввод и редактирование номенклатуры

Добавление и редактирование позиции выполняется через карточку номенклатуры. В ней указывается наименование, наименование для печати и тип номенклатуры. Доступны следующие типы:

• Запас — товары, материалы и продукция, подлежащие складскому учету.
• Услуга — оказываемые услуги (в том числе сторонние, относящиеся на расходы).
• Работа — подрядные работы производственного характера.
• Операция — технологические процессы в производстве и оказании услуг.
• Вид работ — задачи, выполняемые сотрудниками.
• Подарочный сертификат — на получение товаров или услуг на фиксированную или произвольную сумму.

Тип номенклатуры определяет доступный набор реквизитов и не может быть изменен после сохранения элемента.

Некоторые поля, такие как «Артикул», доступны для всех типов. После сохранения карточки открываются гиперссылки панели навигации: «Цены», «Характеристики», «Партии», «Серии», «Наборы», «Файлы», «Продажи», «Остатки» и другие. 

Номенклатура типа «Запас»

Карточка номенклатуры типа Запас предназначена для ввода информации о товарах и продукции, хранящихся на складе. Цены задаются по кнопке + Новая цена под изображением, а просмотр всех цен осуществляется по ссылке «Цены».

В группе «Учетная информация» указываются направление деятельности, способ списания, ставка НДС, срок исполнения заказа, признак предмета расчета и флажок подакцизного товара.

В группе «Закупка и производство» настраиваются способ пополнения запаса (производство, закупка, переработка), срок пополнения, страна происхождения, поставщик и спецификация. Также указывается гарантийный срок и необходимость гарантийного талона при продаже. Флажок «Только поддержка остатка при расчете потребностей» определяет методику расчета потребности по данной позиции.

В группе «Хранение» задаются склад и ячейка хранения. В группе «Прайс-лист» определяется участие в прайс-листе (флажок «Не включать в прайс»), наличие признака новинки (флажок «Это новинка»), ценовая группа и допустимые границы остатков.

Номенклатура типа «Услуга»

Карточка предназначена для услуг, оказываемых контрагентам. Реквизиты аналогичны типу «Запас», за исключением параметров хранения и способа списания. Дополнительно указывается, является ли услуга агентской.

Номенклатура типа «Работа»

Используется для производственных работ. Отличается наличием переключателя Способ расчета стоимости работ, определяющего расчет стоимости в заказ-нарядах: по часовой ставке или по нормо-часу.

Номенклатура типа «Операция»

Предназначена для технологических операций. Имеет переключатель Способ расчета стоимости работ, наследуемые параметры из категории (НДС, направление, признак расчета), и реквизит Норма времени для определения трудозатрат.

Номенклатура типа «Вид работ»

Используется для описания видов задач, выполняемых сотрудниками. Не содержит параметров хранения, закупки и учета затрат.

Номенклатура типа «Подарочный сертификат»

В карточке задаются вид сертификата, номинал, срок действия и ограничения на товары. Настройки выполняются по ссылке «Настроить область действия сертификата». В списке номенклатуры такие позиции выделяются специальным значком.

Единицы измерения номенклатуры

Справочник используемых единиц измерения доступен по ссылке «Все справочники» на панели навигации раздела «Общее». Список хранится в классификаторе с одноуровневой структурой и включает такие значения, как штуки, ящики, коробки, контейнеры и другие. Ввод и редактирование элементов осуществляется непосредственно в форме списка. При заполнении допускается использование данных из Общероссийского классификатора единиц измерения (ОКЕИ).

Справочник содержит два предопределенных элемента — Штука и Час. Каждой номенклатурной позиции в системе присваивается единица измерения хранения через поле Ед. изм. хранения в карточке товара. При необходимости в карточке также добавляются дополнительные единицы измерения (например, упаковки) по ссылке «Ед. изм.» на панели навигации. Для таких единиц фиксируется история изменений.

В документах доступны все единицы измерения, указанные в карточке товара и категории: основная единица хранения, индивидуальные единицы, единицы из категории и набора. 

Партии номенклатуры

В системе реализована возможность ведения учета номенклатуры в разрезе партий. Партии используются для хранения дополнительной аналитики по запасам и ведения внутреннего учета по параметрам партии.

Для активации функционала необходимо установить флажок «Партии номенклатуры» в разделе «Настройки — Еще больше возможностей — Общее». После включения опции учет по партиям настраивается на уровне карточки номенклатуры с помощью признака «Использовать партии».

Для товаров, принятых от контрагентов на комиссию, в переработку или на ответственное хранение, учет по партиям активируется автоматически. Это требуется для корректного разграничения собственного и стороннего товара. В таких случаях опция подключается при использовании функционала: Прием товаров на комиссию, Прием запасов на ответственное хранение, Переработка давальческого сырья.

В карточке номенклатуры для каждой партии указываются наименование, статус и владелец. Если по одной и той же позиции номенклатуры зарегистрировано несколько партий с разными статусами, они группируются по статусу и владельцу.

Серии номенклатуры

Серийный учет используется для идентификации отдельных экземпляров товаров или конкретных партий внутри одного наименования. Включение учета по сериям позволяет детализировать запасы и обеспечивает дополнительную аналитику, недоступную при стандартном учете.

Для активации серийного учета необходимо установить флажок «Использовать серии номенклатуры, гарантийные сроки, сроки годности по пути» в разделе «Настройки — Еще больше возможностей — Общее». После включения опции в карточке товара становится доступна ссылка «Серии», где устанавливается признак «Использовать серии и выполняется настройка параметров серийного учета».

На вкладке «Серии» карточки номенклатуры можно указать правила учета серийных номеров, сроков годности и гарантийных сроков. Поведение системы регулируется через политику учета серий, которая определяет, как именно должны учитываться серии, справочно или с управлением остатками. Учет ведется отдельно по каждой организации и складу.

Наборы номенклатуры

Для работы с наборами активируется опция «Наборы». После включения в карточке номенклатуры становится доступна ссылка «Набор», где устанавливается признак «Это набор».

Состав набора задается в таблице и включает элементы типов «Запас» и «Услуга». Перечень фиксирован и редактируется пользователями с правами Администратор или при включенной настройке «Разрешить редактирование номенклатуры».

Наборы не учитываются на складе как отдельная единица, комплектация выполняется при отгрузке. 

Сегменты номенклатуры

Для активации сегментации включается опция «Сегменты номенклатуры». Работа с сегментами выполняется через раздел «Продажи — Сервис — Сегменты номенклатуры».

Сегменты формируются автоматически по заданным правилам (например, товары с остатком ниже нормы или с продажами за месяц) и/или вручную. Сегментация используется для настройки скидок, подбора номенклатуры в документы и фильтрации в отчетах.

Настройка системы 1С:Управление нашей фирмой и базовых справочников обеспечивает корректное начало работы и формирует основу для дальнейшего учета. Последовательное выполнение всех этапов позволяет адаптировать систему под реальные бизнес-процессы компании и обеспечить полноту аналитики с первых операций.