Настройка ЭДО в 1С для обмена документами

Электронный документооборот в 1С предназначен для обмена юридически значимыми документами между организациями без использования бумажных носителей. Система позволяет формировать, подписывать, отправлять и получать документы непосредственно из учётной базы, используя электронную подпись. Это сокращает время обработки, исключает дублирование данных и обеспечивает юридическую значимость всех передаваемых файлов.

Принципы работы ЭДО в 1С основаны на взаимодействии программы с оператором электронного документооборота. Через сервис ЭДО передаются документы, такие как счета, акты, накладные, универсальные передаточные документы и другие формы учетной отчётности. 

Передача осуществляется с использованием механизма электронной подписи и шифрования данных, обеспечивающих юридическую силу и безопасность документов. При отправке и приёме система фиксирует дату, время и статус каждого этапа — формирование, подписание, отправку, получение и подтверждение, а архив хранения позволяет в любой момент просмотреть историю обмена и подтвердить подлинность документа.

В этой статье рассматривается, как организовать обмен электронными документами через 1С: какие подготовительные действия необходимо выполнить, как подключить организацию и контрагентов к ЭДО, а также каким образом осуществляется отправка, прием и контроль состояния документов.

Подключение к ЭДО в 1С

Подключение организации к электронному документообороту выполняется из карточки организации через пункт «ЭДО — Подключить организацию». 

После выбора команды открывается помощник подключения, в котором указывается сертификат электронной подписи, применяемый для подписания документов. Если сертификата нет в списке, он добавляется вручную: открывается окно выбора, вводится пароль от электронной подписи и нажимается кнопка «Выбрать».

Если организация уже была зарегистрирована в ЭДО, можно использовать ранее созданный идентификатор — для этого выбирается пункт «Выбрать существующий». При первичном подключении используется вариант «Получить новый», после чего выполняется регистрация нового участника ЭДО.

На следующем шаге из выпадающего списка выбирается оператор, через которого будет осуществляться обмен. При этом поддерживаются операторы, входящие в сервис 1С-ЭДО. Если организация и контрагент работают через одного оператора, роуминг включается автоматически; в остальных случаях его можно настроить вручную.

Юридический адрес, код налогового органа и адрес электронной почты подставляются автоматически из карточки организации. Здесь же настраиваются уведомления о новых документах и событиях обмена.

После заполнения описания учетной записи и согласия с условиями использования необходимо нажать «Подключить», затем подписать регистрационные данные электронной подписью. После успешной регистрации система сообщает о завершении подключения, и можно переходить к настройке обмена с контрагентами.

Работа с электронной подписью и машиночитаемыми доверенностями в 1С-ЭДО

Для подписания электронных документов в 1С используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она гарантирует юридическую значимость документов и подтверждает личность подписанта. УКЭП выдается аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ) и содержит информацию о владельце, организации и сроке действия сертификата. С её помощью в системе подтверждается подлинность, целостность и авторство каждого документа.

Добавление сертификата выполняется из карточки организации или обособленного подразделения по пути «ЭДО – Учётные записи». В открывшемся окне необходимо выбрать активную учетную запись и перейти на вкладку «Сертификаты», где нажать «Добавить». После этого из списка доступных сертификатов следует выбрать нужный файл — система автоматически определит владельца, срок действия и издателя. Если сертификат не отображается, его можно импортировать вручную из файла формата .cer или .pfx, хранящегося на рабочем компьютере.

Для подписания документов от имени филиала используется сертификат руководителя юридического лица либо сертификат уполномоченного представителя по машиночитаемой доверенности (МЧД). 

Такая доверенность оформляется из карточки организации через пункт «ЭДО — Машиночитаемые доверенности», где создается новая запись, заполняются сведения о доверителе и представителе, а затем выполняется команда «Подписать и отправить». После регистрации доверенности в реестре ФНС её статус обновляется автоматически, и она становится доступной для использования.

При необходимости в доверенности можно ограничить полномочия представителя — например, указать конкретные типы документов, срок действия или круг контрагентов. Все созданные доверенности хранятся в системе и доступны для проверки статуса через кнопку «Обновить» в списке МЧД.

Настройка обмена с контрагентами

Для начала обмена юридически значимыми документами через 1С недостаточно подключить организацию к ЭДО — необходимо согласовать обмен с партнерами. Для этого каждому контрагенту отправляется приглашение к обмену, подтверждающее взаимное согласие сторон на использование электронных документов.

Если организация и контрагент подключены к операторам, входящим в сервис 1С-ЭДО, роуминг работает автоматически и дополнительная настройка не требуется. В иных случаях, например при выборе операторов АО «Калуга Астрал» или ООО «Такском», роуминг настраивается по заявке с отдельными участниками, не входящими в перечень операторов 1С-ЭДО.

Отправка приглашений выполняется из справочника «Контрагенты». В столбце «ЭДО» отображается статус подключения: зеленый значок означает, что обмен уже настроен, серый, что данных об учетной записи контрагента нет. 

Для отправки приглашения необходимо выбрать контрагента и воспользоваться командой «ЭДО — Пригласить к обмену электронными документами». При наличии информации об учётной записи контрагента в сервисе указывается идентификатор участника ЭДО. 

Если таких данных нет, приглашение можно отправить, указав e-mail или оператора ЭДО получателя. Один контрагент может иметь несколько идентификаторов, поэтому перед отправкой рекомендуется уточнить у партнера, какой из них используется для обмена с вашей организацией.

Отправленные приглашения отображаются в разделе «Текущие дела ЭДО — Приглашения — Ждём согласия» со статусом «Ожидаем согласия». После получения подтверждения приглашение переходит в папку «Ознакомиться» со статусом «Принято» и может быть отправлено в архив.

В зависимости от доступной информации об учётной записи контрагента в сервисе и предоставленных им данных способ отправки приглашения может отличаться. Если у контрагента есть идентификатор участника ЭДО, в приглашении указывается именно он  — это основной и наиболее точный вариант.

Когда идентификатор неизвестен, допускается отправка с указанием оператора ЭДО или адреса электронной почты. Для работы с несколькими организациями предусмотрена массовая отправка приглашений, выполняемая из списка контрагентов. При создании электронных документов система также предлагает отправить приглашение автоматически, если контрагент ещё не подключён. 

В конфигурациях на неуправляемых формах, например «Бухгалтерия предприятия 2.0» или «Управление торговлей», процедура выполняется аналогично — с указанием доступных реквизитов и регистрацией приглашения в журнале обмена.

Отправка и прием электронных документов

Передача электронных документов в 1С может выполняться несколькими способами, в зависимости от этапа работы с документом. Отправка возможна прямо из списка документов командой «ЭДО — Отправить электронный документ» в таблице раздела «Продажи — Реализация», либо из карточки конкретного документа через то же меню. 

Также документ можно отправить из карточки электронного документа, выполнив команду «Подписать и отправить», либо из папки «Исходящие» в разделе «Текущие дела ЭДО».

При использовании усиленной квалифицированной электронной подписи отдельное соглашение об обмене не требуется, но при необходимости его можно оформить. В программе формируется типовой документ «Соглашение об ЭДО», который создаётся командой «ЭДО — Сформировать соглашение по шаблону» из настроек обмена с контрагентом. После автоматического заполнения данных документ подписывается и отправляется контрагенту на ответную подпись.

Для сделок, где требуется отправка нескольких документов, реализована функция пакетной отправки. Она доступна из формы просмотра электронного документа («ЭДО – Просмотреть электронный документ») с помощью команды «Добавить в пакет». 

В пакет можно включать файлы с компьютера, документы из хранилища или связанные документы учетной системы. После добавления нескольких документов они отображаются во вкладках пакета, а для отправки достаточно выполнить команду «Подписать и отправить пакет». Пакетное отображение включено по умолчанию в разделе «Текущие дела ЭДО», однако его можно изменить через пункт «Настройки просмотра».

Получение электронных документов выполняется при выполнении команды «Отправить и получить» в форме списка «Текущие дела ЭДО» (раздел «Продажи — Сервис» или «Покупки — Сервис»). 

Для клиент-серверного режима можно задать расписание получения в настройках обмена («Администрирование — Обмен электронными документами»). Полученные документы автоматически помещаются в папку «Утвердить», а также отображаются в «Архиве ЭДО». Просмотр документа осуществляется двойным щелчком по строке списка, где доступны подписи, статусы и сопроводительная информация. 

На основании входящего документа можно создать документ учёта, например «Поступление (акты, накладные)», либо связать полученный неформализованный файл вручную через ссылку «Подобрать».

Если электронный документ был выставлен ошибочно, инициатор может провести процедуру аннулирования. Для этого в карточке документа выбирается команда «Другие действия – Аннулировать», указывается причина и подтверждается действие.

Сформированное предложение об аннулировании (ПОА) подписывается и отправляется контрагенту, после чего документ получает статус «Ожидается аннулирование». Контрагент может принять или отклонить предложение. Если запрос отклонен, дальнейшее аннулирование возможно только с помощью произвольного документа или в судебном порядке.

В процессе обмена документы могут формироваться в разных форматах или на разные идентификаторы ЭДО. Для этого в системе настраивается отправка в разрезе договоров. В разделе «Администрирование – Функциональность» устанавливается флаг «Учёт по договорам», после чего в «Справочники – Контрагенты» становятся доступны индивидуальные настройки отправки. 

Команда «ЭДО – Настройки отправки документов» открывает форму, где создается новая запись по выбранному договору («Создать по договору»). Здесь можно указать нужный договор, идентификатор участника ЭДО и формат исходящих документов. 

Если контрагент использует несколько идентификаторов, для каждого создаётся отдельная настройка, а при формировании документа система автоматически выбирает соответствующий идентификатор в зависимости от указанного договора.

При выявлении расхождений при приемке товаров формируется электронный акт о расхождениях в соответствии с приказом ФНС № ММВ-7-15/423@. Для этого в документе «Поступление (акт, накладная)» устанавливается флажок «Есть расхождения», после чего программа автоматически создаёт документ «Акт о расхождениях». 

Отправка осуществляется через команду «ЭДО — Отправить электронный документ» либо из раздела «Текущие дела ЭДО — Исходящие». Документ подписывается и направляется продавцу без необходимости ответной подписи.

Контроль состояний ЭДО и регламент обмена

В 1С состояние электронного документооборота отображается в нескольких местах: в списке документов учёта (столбец «Состояние ЭДО»), в карточке документа, в разделе «Архив ЭДО» на вкладках «Входящие» и «Исходящие», а также в форме электронного документа. Актуальность состояния зависит от выполнения регламента обмена. 

Отправитель формирует и подписывает документ, оператор ЭДО фиксирует дату отправки и доставки, получатель подтверждает получение, подписывает документ либо отклоняет его с уведомлением об уточнении. При аннулировании инициатор направляет предложение с причиной, а контрагент может согласиться или отказать, отправив уведомление.

Основные состояния ЭДО отражают этап обмена:

• «Не начат» — документ ещё не сформирован; 
• «Требуется подписание» — создан, но не подписан;
• «Требуется отправка» появляется при включенной отложенной отправке («Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами»);
• «Ожидается подтверждение оператора» — документ передан, ждётся подтверждение даты получения;
• «Ожидается извещение о получении» — подтверждение оператора получено, но извещение от контрагента отсутствует; 
• «Ожидается подтверждение» — документ получен, но не подписан; 
• «Завершён» — обмен выполнен полностью.

При расхождениях устанавливаются: «Ожидается исправление», «Требуется уточнение», «Завершён с исправлением». Для аннулирования применяются состояния: «Ожидается подтверждение аннулирования», «Требуется подтверждение аннулирования», после чего при согласии обеих сторон фиксируется «Аннулирован». 

Дополнительно возможны статусы: «Закрыт принудительно» (изъят из оборота), «Ожидается ответ на приглашение», «Закрыт с отклонением приглашения», а для входящих документов — «Требуется утверждение», после которого доступно «Подписать и отправить».

Получение документов выполняется через команду «Отправить и получить» в разделе «Текущие дела ЭДО». В клиент-серверном режиме настраивается расписание в «Администрирование – Обмен электронными документами». Полученные документы попадают в папку «Утвердить» и «Архив ЭДО», где можно просмотреть подписи, статусы и сопроводительные данные или создать документ учёта через ссылку «Подобрать».

Использование ЭДО в 1С обеспечивает полный цикл обмена документами — от формирования и подписания до передачи, получения и архивного хранения. Все операции выполняются в едином интерфейсе, что упрощает работу и снижает риск ошибок. Такой подход позволяет организациям поддерживать юридически значимый документооборот в цифровом формате и оперативно взаимодействовать с контрагентами.