Настройка кадрового электронного документооборота в 1С: подробный разбор

Перевод кадровой работы в цифровой формат позволяет компании минимизировать бумажный документооборот, сократить время на подписание и согласование документов, а также выстроить юридически значимое взаимодействие с сотрудниками в единой среде. Компания Assino, специализирующаяся на внедрении и сопровождении решений на платформе «1С:Предприятие», подготовила детальное руководство по настройке кадрового электронного документооборота (КЭДО) с использованием функциональности типовых конфигураций 1С и сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

КЭДО в среде 1С: основные сведения и поддерживаемые конфигурации

Кадровый электронный документооборот – это совокупность процессов создания, подписания, хранения и учёта кадровых документов исключительно в электронной форме с применением электронной подписи. Модуль КЭДО интегрируется непосредственно в интерфейс программ 1С, что позволяет специалистам кадровой службы и бухгалтерии работать с документами в привычной системе без переключения между окнами разных приложений.

На момент подготовки статьи поддержка КЭДО реализована в следующих версиях конфигураций:

• «Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 (начиная с версии 3.1.14.129);
• «Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 (начиная с версии 2.5.167.1);
• «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 (начиная с версии 3.0.106.40);
• «ERP Управление предприятием 2» (начиная с версии 2.5.8.191);
• «Комплексная автоматизация» редакции 2.5 (начиная с версии 2.5.8.191);
• «Управление производственным предприятием» редакции 1.3 (начиная с версии 1.3.167.1).

Если версия используемой конфигурации ниже указанной, перед началом работ необходимо выполнить обновление. Игнорирование этого требования может привести к нестабильной работе модуля или невозможности его запуска.

Подготовительные мероприятия

Корректное развёртывание КЭДО начинается с получения квалифицированных сертификатов электронной подписи для лиц, ответственных за подписание документов от имени организации. Как правило, это руководитель, главный бухгалтер и начальник кадровой службы.

Сертификат на руководителя организации выпускается исключительно в налоговом органе. Для остальных сотрудников допускается получение сертификатов в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Сертификат должен быть оформлен на то юридическое лицо, от имени которого будут подписываться документы. При ведении в одной базе 1С нескольких организаций потребуется отдельный сертификат для каждой из них. Сертификаты жёстко привязываются к конкретным пользователям базы 1С: один пользователь – один сертификат.

Обязательным условием применения усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) является наличие на рабочем месте программы криптографической защиты информации. Поддерживается использование КриптоПро CSP или ViPNet CSP. Установка криптопровайдера должна быть выполнена до начала настройки в 1С.

Установка модуля КЭДО в 1С

Файл расширения модуля предоставляется поставщиком сервиса кадрового ЭДО и имеет формат .cfe. Установка выполняется пользователем с правами администратора платформы 1С.

Порядок действий:

1. Откройте раздел «Сервис и настройки» → «Настройки» → «Параметры». Установите флажок «Режим технического специалиста» и примените изменение.
2. Перейдите в «Сервис и настройки» → «Функции для технического специалиста». Выберите пункт «Стандартные» → «Управление расширениями конфигурации» и нажмите «Открыть».
3. В окне управления расширениями нажмите «Добавить» и укажите путь к файлу расширения КЭДО на компьютере.
4. После загрузки расширения установите флажок в столбце «Активно» напротив добавленного модуля.

Расширение готово к дальнейшей настройке.

Настройка электронной подписи в программе

Для активации механизма подписания документов откройте раздел «Администрирование» → «Общие настройки». Проверьте, что установлен флажок «Электронная подпись». Далее перейдите по ссылке «Сертификаты и программы электронной подписи и шифрования». В открывшемся списке нажмите «Добавить» → «Из установленных на компьютере». Выберите действующий сертификат ответственного сотрудника и нажмите «Далее». Проверьте корректность данных о владельце, сроке действия и издателе, после чего нажмите «Добавить».

На вкладке «Программы» снимите флажки «Проверять подписи и сертификаты на сервере» и «Подписывать на сервере». Это необходимо для корректной обработки подписей сотрудников, работающих в сервисе «1С:Кабинет сотрудника».

Активация КЭДО и формирование согласий работников

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сервис 1С:Кабинет сотрудника». Установите флажок «Используется кадровый ЭДО». После этого в форме появится кнопка «Сформировать согласия». При её нажатии система автоматически создаст документы-согласия для всех работников, присутствующих в базе. Эти согласия необходимы для официального подтверждения готовности сотрудников к обмену документами в электронной форме.

Сформированные согласия располагаются в разделе «Кадры» → «Согласия на присоединение к КЭДО». В этом журнале отслеживается статус каждого документа: ожидает действий, отправлено, подписано. Работник может подтвердить согласие двумя способами:

• Распечатать бумажный экземпляр, собственноручно подписать его и отметить факт подписания в личном кабинете. Кадровый специалист после получения бумажного носителя должен зайти в соответствующий документ 1С и нажать «Подтвердить наличие подписанного документа».
• Подписать согласие непосредственно в личном кабинете с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). В этом случае статус документа обновляется автоматически, без дополнительных действий.

Корневой сертификат сервиса КЭДО

Корневой сертификат представляет собой электронную подпись самого сервиса КЭДО, обеспечивающую проверку подлинности подписей сотрудников и связывающую их в единую цепочку доверия. Закрытый ключ корневого сертификата недоступен никому, включая администраторов системы, что служит мерой безопасности.

Скачать корневой сертификат следует из веб-версии сервиса КЭДО. После загрузки его необходимо установить на компьютеры сотрудников, которые будут взаимодействовать с сервисом от имени организации (кадровики, бухгалтеры, руководители подразделений).

Общие и пользовательские настройки КЭДО

В разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки КЭДО» доступны две вкладки: «Общие» и «Пользовательские». Общие настройки предназначены для администратора или пользователей, обладающих ролью «КЭДО Администратор». Здесь задаются:

• тип подписи по умолчанию;
• вид сервера (рабочий или тестовый);
• ключ API – уникальный идентификатор, выдаваемый поставщиком сервиса и связывающий конкретную базу 1С с учётной записью КЭДО. Для рабочего и тестового серверов ключи различаются, поэтому необходимо проверить соответствие вводимого значения используемой среде.

На вкладке «Пользовательские» каждый сотрудник самостоятельно должен указать «Использовать КЭДО: Да» и выбрать способ авторизации: по паролю или через портал. При наличии настроек подтверждения входа посредством СМС предпочтительным является вариант авторизации через портал. После заполнения параметров следует нажать «Применить настройки», а при авторизации через портал дополнительно выполнить «Сопоставление объектов КЭДО и 1С». Это гарантирует корректную связь между организацией и сотрудниками в программе и сервисе.

Синхронизация организационной структуры

Для переноса сведений о подразделениях и должностях из 1С в сервис КЭДО предназначена функция синхронизации. На вкладке «Сотрудники и подразделения» выберите «Связь с 1С» → «Структура организации» → «Синхронизовать». При первичной настройке рекомендуется выполнять полную синхронизацию. Программа сопоставит одинаковые элементы: подразделения и должности, присутствующие в 1С, но отсутствующие в КЭДО, будут созданы в сервисе; элементы, имеющиеся только в КЭДО, останутся без изменений.

Чтобы избежать появления дублирующихся записей, предварительно приведите наименования подразделений к единообразному виду в обоих контурах. Различие в написании (например, «ОП» и «Отдел продаж») система воспринимает как разные единицы, что приводит к образованию дубликатов.

Приглашение сотрудников в систему

После завершения базовой настройки необходимо пригласить работников присоединиться к кадровому ЭДО. Перейдите на вкладку «Сотрудники». В списке отображаются все работники с указанием статуса подключения.

Для одиночного приглашения выберите неприсоединённого сотрудника и нажмите «Пригласить». Система отправит на его адрес электронной почты письмо со ссылкой на личный кабинет и инструкцией по регистрации. Для массового приглашения выделите нескольких сотрудников: щёлкните первого в списке, затем, удерживая клавишу Shift, последнего – выделится непрерывный диапазон. Если требуется пригласить избранных лиц, используйте удержание клавиши Ctrl и клик по нужным записям. После выбора нажмите «Пригласить».

Перед массовой рассылкой убедитесь, что в карточках всех выбранных работников заполнены обязательные поля: адрес электронной почты, подразделение и должность. Отсутствие этих данных делает отправку приглашения невозможной. В этом же разделе доступна настройка прав доступа для новых участников, позволяющая определить перечень видимых документов и доступных действий.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» как инструмент полноценного участия работника в КЭДО

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» дополняет механизмы, предоставляемые порталом «Работа в России», и обеспечивает двусторонний кадровый документооборот. Если взаимодействие через «Работу в России» позволяет работодателю направлять документы и получать подпись сотрудника, то кабинет сотрудника наделяет работника возможностью самостоятельно инициировать кадровые операции: подавать заявления, запрашивать справки, получать расчётные листки и участвовать в процессах согласования наравне с кадровой службой.

Для активации расширенной функциональности администратор абонента сервиса включает в настройках использование электронной подписи сотрудниками. После этого работники могут прямо в личном кабинете создать усиленную неквалифицированную электронную подпись, не посещая удостоверяющий центр. Сертификаты УНЭП хранятся в облачном хранилище сервиса. Администратор имеет возможность настраивать срок действия таких сертификатов; при приближении даты окончания срока сервис выводит предупреждение, а сотрудник может переоформить сертификат в любое удобное время.

Подписание документов доступно как с персонального компьютера, так и с мобильных устройств (смартфон, планшет) через веб-версию или мобильное приложение. Пароль закрытого ключа запрашивается однократно в течение сеанса, что упрощает работу и сохраняет приемлемый уровень безопасности.

Таким образом, «1С:Кабинет сотрудника» превращает работников в полноценных участников кадрового ЭДО, обеспечивая замкнутый цикл всех типовых кадровых операций в цифровом виде.

Программные продукты, пригодные для построения такого комплексного кадрового ЭДО, включают конфигурации 1С со встроенным зарплатным модулем (1С:ЗУП ред. 3, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3, 1С:ERP ред. 2, 1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 2) в связке с порталом «Работа в России» и сервисом «1С:Кабинет сотрудника». Это отвечает требованиям действующего законодательства в области электронного документооборота.

Ежедневная работа с документами

Когда все компоненты настроены, кадровый специалист может приступить к отправке документов. Документ (приказ, уведомление, кадровый договор) формируется в 1С, после чего нажатием кнопки «Печать» выбирается нужная печатная форма и активируется команда «Отправить в КЭДО». Система предлагает проверить данные подписанта и выбрать тип подписи. После подтверждения документ направляется работнику, а его статус меняется на «Ожидание».

Сотрудник получает уведомление на электронную почту или в мобильное приложение, знакомится с содержанием, после чего ставит электронную подпись. Подписанный экземпляр автоматически возвращается в 1С, статус документа обновляется до «Подписан» или «Завершён» (если маршрут согласования завершён полностью).

Основные статусы документов КЭДО

• «На подпись» – документ ожидает подписи кадровика или сотрудника;
• «На согласование» – документ передан очередному участнику маршрута;
• «Отказ в согласовании» – участник отклонил документ;
• «Ожидание» – часть участников уже подписала, но маршрут ещё не завершён;
• «Завершён» – все требуемые подписи получены.

Для быстрого поиска документов, требующих внимания, применяется фильтр «Только необработанные».

Отправка пакетом и листы ознакомления

Если одному сотруднику требуется направить комплект документов (трудовой договор, приказ о приёме, должностная инструкция), целесообразно воспользоваться функцией отправки пакетом. Откройте карточку первого документа, нажмите «Печать» и выберите форму, затем «Отправить в КЭДО». В появившемся окне кнопками «Добавить с компьютера» или «Добавить из 1С» включите остальные документы, для каждого указав печатную форму. Задайте тип подписи и выполните отправку.

Для ознакомления группы работников с документом без обязательной подписи (например, с новым регламентом) служит лист ознакомления. Перед отправкой нажмите «Добавить» и выберите роль «Лист ознакомления». Добавьте сотрудников или целые подразделения, укажите срок ознакомления и нажмите «Отправить в КЭДО». Статус ознакомления каждого участника можно отследить, вызвав правой кнопкой мыши контекстное меню документа и выбрав «Лист ознакомления». Лист ознакомления не применяется к формализованным документам – в этом случае оформляется отдельный документ об ознакомлении, направляемый на подпись.

Сохранение маршрутов согласования

При регулярной отправке однотипных маршрутов (например, на оформление отпуска или приём нового сотрудника) маршрут можно сохранить для повторного использования. Перед отправкой настройте состав участников и их роли, затем нажмите на значок «звёздочки» рядом с кнопкой отправки, присвойте маршруту понятное название и сохраните. В дальнейшем маршрут выбирается из списка сохранённых, автоматически подставляя всех участников.

Выгрузка документов и документооборота

Подписанные документы могут быть выгружены для передачи в архив или контролирующим органам. Выберите нужный документ в списке и воспользуйтесь значком выгрузки. Система предлагает два варианта:

• «Документ» – экспортируется файл с содержанием документа;
• «Документооборот» – формируется архив, включающий сам документ, его печатную форму, протокол движения и все электронные подписи сторон. Такой комплект служит полноценным доказательством юридической значимости электронного документа.

При просмотре печатной формы подписанного документа в его нижней части отображается штамп электронной подписи синего цвета, содержащий сведения о подписантах.

Типичные затруднения при настройке и способы их устранения

Ошибка при подключении сертификата. Основная причина – отсутствие или некорректная установка криптопровайдера. Убедитесь, что на компьютере установлен и активен КриптоПро CSP или ViPNet CSP.

Приглашение не получено сотрудником. Следует проверить адрес электронной почты в карточке работника (возможно, указан устаревший или некорректный) и папку «Спам» на стороне получателя. При необходимости выслать приглашение повторно.

Документ длительное время находится в статусе «Ожидание». Откройте маршрут документа и определите участника, на котором остановилось движение. Вероятно, сотрудник отсутствует или не заметил уведомление. Допустимо направить ему напоминание или временно скорректировать маршрут согласования.

Появление дубликатов подразделений после синхронизации. Причина в несовпадении наименований в 1С и сервисе КЭДО. Требуется привести названия к единому стандарту до выполнения синхронизации.

Сотрудник кадровой службы не видит документы, отправленные коллегой. Контролируются правами доступа, унаследованными из 1С. Убедитесь, что данному пользователю в базе назначена достаточная роль для просмотра соответствующих документов.

Внедрение кадрового электронного документооборота в 1С позволяет существенно повысить оперативность кадрового делопроизводства, сократить издержки на бумагу и хранение, а также минимизировать риски утери документов. Корректная настройка всех компонентов – от сертификатов ЭЦП до синхронизации оргструктуры – требует последовательного соблюдения описанных шагов и внимания к деталям.

Специалисты компании assino готовы оказать квалифицированную помощь на всех этапах: от выбора подходящей схемы КЭДО и установки модуля до обучения пользователей и последующего сопровождения. Обратившись в Assino, вы получите поддержку, ориентированную на специфику вашей организации и гарантирующую соответствие настроек действующим нормативным требованиям.