Ваш регион определился как: Казань
или

Настройка 1С: Документооборот: краткое руководство для оптимизации работы и минимизации ошибок

Настройка 1С: Документооборот: краткое руководство для оптимизации работы и минимизации ошибок

1С: Документооборот — это комплексная система для автоматизации документооборота компании. Она позволяет создать централизованное хранение документов, автоматизировать их обработку и маршрутизацию, а также обеспечить контроль за исполнением задач. 

В данной статье специалисты assino расскажут, что нужно настроить в системе 1С:Документооборот для начала работы с программой и ее дальнейшего эффективное использование. А также, как решить ошибки, возникшие в процессе работы.

Основные этапы настройки решения 1С:Документооборот

Ключевые настройки системы 1С:ДО предоставляют возможность активировать следующий функционал:

  • Управление версиями объектов;
  • Добавление доп.реквизитов и информации;
  • Определение сроков анализа бизнес-событий;
  • Мониторинг состояния сотрудников;
  • Организация обсуждений;
  • Учет рабочего времени;
  • Контроль допуска к персональным данным (152-ФЗ);
  • Настройка и использование электронных подписей (в том числе управление сертификатами);
  • Шифрование данных.
image10 2 - Настройка 1С: Документооборот: краткое руководство для оптимизации работы и минимизации ошибок

Форма общих настроек программы

Персональные настройки

Возможности для пользователя:

  • Управление доступом к различным типам файлов;
  • Организация индивидуального учета времени;
  • Возможность вести свое отсутствие и замещающих сотрудников
  • Контроль работы с электронными подписями и шифрованием данных;
  • Определение типа документов для работы;
  • Управление работой с email и формирование списка уведомлений, которые будут информировать пользователя о любых изменениях.
image9 1 1 - Настройка 1С: Документооборот: краткое руководство для оптимизации работы и минимизации ошибок

Персональные настройки программы

Почта

Чтобы пользователь мог собирать и анализировать данные из почтового клиента и сохранять их в 1С:ДО по заданным фильтрам, нужно настроить «легкую почту».

image1 3 1 - Настройка 1С: Документооборот: краткое руководство для оптимизации работы и минимизации ошибок

Выбор в меню «Легкая почта»

В разделе «Настройка легкой почты» необходимо подтвердить выбор легкой электронной почты, как показано на скрине ниже. Также там присутствуют вкладки для управления почтовыми ящиками и клиентами (получение и отправка сообщений).

image3 3 1 - Настройка 1С: Документооборот: краткое руководство для оптимизации работы и минимизации ошибок

Функционалом программы предусмотрена возможность создавать фильтры для писем и определять список триггерных событий, по которым пользователю будут приходить оповещения на email.

Права доступа

Возможности для пользователя:

  • Фиксация общих ограничений или делегирование прав другим сотрудникам внутри компании;
  • Возможность создать группы прав, настроить вход через базовую версию, либо через мобильное или интернет;
  • Для повышения уровня безопасности, в 1С:ДО предусмотрена подсистема восстановления паролей;
  • Определение уровня доступности в зависимости от типа документов: входящий, исходящий или внутренний;
  • Ограничение доступности к информации в рамках определенных организаций и подразделений. Пользователю будет видны только те документы, которые относятся к его рабочей зоне ответственности.
image6 2 1 - Настройка 1С: Документооборот: краткое руководство для оптимизации работы и минимизации ошибок

Работа с процессами и задачами

Возможности для пользователя:

  • Изменение срока выполнения задачи;
  • Перераспределение задачи на другого пользователя;
  • Установка срока задачи не только на определенный день, но и на конкретное время;
  • Возможность коммуницировать по вопросам задачи между постановщиком и исполнителем.
image2 1 1 - Настройка 1С: Документооборот: краткое руководство для оптимизации работы и минимизации ошибок

Работа с документами

Возможности для пользователя:

  • Систематизация документов;
  • Установление содержания документов и места хранения;
  • Учет сканированных копии с установленными параметрами сканирования;
  • Работа со всеми типами документации;
  • Возможность настроить и отрегулировать перераспределение дел между сотрудниками, связи документов, учет дополнительной документации для согласования документов;
  • Организация отдельного учета бумажных и электронных документов, при помощи создания отдельных уровней допуска к каждому типу.
image5 - Настройка 1С: Документооборот: краткое руководство для оптимизации работы и минимизации ошибок

Мобильное приложение

Что можно делать с его помощью: 

  • Получать и отправлять письма в ответ.
  • Просматривать прикрепленные файлы.
  • Сортировать письма по папкам.
  • Планировать мероприятия и встречи в календаре.
  • Выдавать задачи коллегам.
  • Вести учет трудозатрат и следить за сроками работ.
image8 1 4 144x300 - Настройка 1С: Документооборот: краткое руководство для оптимизации работы и минимизации ошибок

Чат и групповые звонки

С помощью чата и групповых звонков в 1С:Документооборот можно:

  • Общаться в реальном времени с коллегами.
  • Обсуждать проекты и задачи в групповых чатах.
  • Проводить аудио и видеозвонки.
  • Обмениваться файлами и документами.
  • Совместно редактировать документы.
  • Планировать и координировать рабочие процессы.
image7 1 1 - Настройка 1С: Документооборот: краткое руководство для оптимизации работы и минимизации ошибок

Резервное копирование

В разделе администрирования специалист может настроить функционал резервного копирования,  который обеспечит безопасность и сохранность информации в системе.

Для резервного копирования можно задать папку для хранения информации, установить расписание автоматического создания копий или выбрать опцию для создания копии при завершении работы.

Дополнительно пользователь может настроить специальные тома для хранения прикрепленных к документам файлов, учитывая их большое количество.

Дополнительно система предоставляет возможность хранить созданные копии или выбирать из них конкретные за определенный период времени, например, последние несколько дней.

Чтобы обезопасить себя от потери важной информации, рекомендуется хранить резервные копии на внешнем сервере, при завершении работы создавать ежедневные копии и хранить их не менее 14 рабочих дней. Такой подход позволит быстро восстановить сведения в случае их потери.

image4 1 1 - Настройка 1С: Документооборот: краткое руководство для оптимизации работы и минимизации ошибок

Типичные сложности при настройке системы и их решения

Ошибки, которые возникают в самом начале работы с любым ПО могут варьироваться от технических неполадок до ошибок с конфигурацией и совместимостью. В этом разделе мы рассмотрим типичные проблемы, с которыми сталкиваются специалисты при настройке систем, и расскажем о методах их решения.

1. Ошибки при установке ПО

Решение:

  • Проверка системных требований.

Убедитесь, что система соответствует минимальным требованиям, указанным в документации.

  • Правильная установка.

Следуйте инструкциям мастера установки, внимательно указывая все необходимые пути и параметры.

  • Диагностика.

Если возникли ошибки, обратитесь к журналу установки, где можно найти подробное описание проблемы и возможные пути её решения.

  • Техническая поддержка. 

В случае сложных проблем специалисты компании assino помогут вам разобраться в неполадках и настроить программу правильно.

2. Трудности при совместимости версий

Иногда при настройке 1С:Документооборот могут возникнуть проблемы, связанные с несовместимостью версий различных компонентов системы или самого программного обеспечения с другими используемыми модулями 1С.

Решение:

  • Обновление ПО.

Убедитесь, что все компоненты системы и модули имеют актуальные версии. Регулярно проверяйте и устанавливайте обновления.

  • Проверка совместимости.

Перед установкой обновлений или дополнительных модулей проверяйте их совместимость с текущей версией 1С:ДО.

  • Использование тестовой среды.

Для обновлений и установки новых модулей рекомендуется использовать тестовую среду, чтобы избежать сбоев в рабочей софта..

3. Неправильная конфигурация прав доступа

Неточности в настройке прав доступа могут привести к несанкционированному использованию конфиденциальной информации или, наоборот, к ограничению ее доступности для нужных пользователей.

Решение:

  • Анализ требований.

Тщательно проанализируйте потребности организации в доступе к различным документам и функциям системы.

  • Создание ролей.

Создавайте четко определенные роли с конкретными правами использования, соответствующими обязанностям пользователей.

  • Тестирование конфигурации.

Перед запуском протестируйте настроенные права для различных ролей, чтобы убедиться в их корректности и адекватности.

4. Некорректная интеграции с другими модулями

Интеграция 1С:Документооборот с другими модулями 1С может вызвать различные погрешности, такие как некорректная синхронизация, дублирование информации или ее потеря.

Решение:

  • Планирование интеграции.

Разработайте план интеграции, учитывая все особенности взаимодействия модулей и их синхронизации между собой.

  • Настройка обмена данными.

Чтобы обеспечить корректную передачу информации между модулями, учитывайте все особенности решений, обмен между которыми собираетесь настроить. Тщательно 

  • Мониторинг и тестирование.

Постоянно мониторьте процессы обмена данными и регулярно тестируйте их корректность, чтобы своевременно выявлять и устранять возникающие проблемы.

Решение типичных проблем при настройке 1С:Документооборот требует внимательного подхода и тщательной проработки всех этапов настройки. Следуя этим рекомендациям, вы сможете избежать большинства распространенных погрешностей и обеспечить бесперебойное функционирование решения 1С в вашей организации.

Рекомендации по оптимизации процесса

Правильная настройка 1С:ДО играет ключевую роль в обеспечении эффективной работы программы. Ниже приведены практические советы, которые помогут предотвратить типичные ошибки, улучшить производительность и обеспечить безопасность вашей ИС.

  1. Планирование и анализ.

Перед началом настройки решения проведите тщательное планирование и анализ требований вашей организации. Определите основные потребности пользователей, бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать, и особенности документооборота. Это позволит избежать сбоев в рабочих процессах. Обратите внимание, что многие функции можно включить в любой момент, когда они вам потребуются и это не повлияет на уже ранее созданные документы и процессы.

  1. Обучение персонала.

Обеспечьте обучение сотрудников, которые будут взаимодействовать с программой. Это поможет им избежать некорректного использования функционала решения и минимизировать риск возникновения неточностей в работе.

  1. Регулярное обновление.

Следите за обновлениями программного обеспечения 1С:Документооборот и устанавливайте их регулярно. Обновления содержат исправления ошибок, улучшения производительности и новые функциональные возможности, которые могут быть важны для вашей организации. Не забывайте также обновлять и саму платформу 1С.

  1. Резервное копирование.

Настройте регулярное резервное копирование данных. Это поможет защитить вашу информацию от потери в случае сбоев системы, а также обеспечит возможность быстрого восстановления в случае необходимости.

  1. Корректность написанного кода в случаях доработок

Регулярное делайте код-ревью и следите за качеством кода, в лучае если в вашей системе требуется функционал, который расширяет возможности типовой конфигурации.

  1. Мониторинг и анализ производительности.

Постоянно отслеживайте производительность системы и анализируйте ее состояние. Используйте инструменты мониторинга для выявления узких мест в работе и своевременно их устраняйте. Рекомендуем внимательно относиться к включению версионированности объектов, не включать там, где можно обойтись без этого. Это дополнительно нагружает систему. Рекомендуем ограничивать срок хранения версий объектов — 1 месяц, все ранее созданные версии при необходимости можно посмотреть в ранее сохраненных бекапов программы.

  1. Обеспечение безопасности.

Настройте права для пользователей так, чтобы каждый сотрудник работал только с разрешенной и открытой для него информацией. Используйте средства шифрования для защиты конфиденциальных данных и используйте мониторинг безопасности для обнаружения и предотвращения угроз.

Заказать консультацию