Настройка 1С Управление торговлей 11

Управление торговой организацией требует гибкости, и обеспечить это поможет современная учетная система 1С: УТ. Являясь эффективным инструментом оптимизации управленческих операций, 1С Управление торговлей 11 позволяет снизить расходы и добиться значимых экономических показателей. C помощью этого прикладного решения можно автоматизировать управленческий и оперативный виды учета, повысить качество планирования процессов и анализа торговой деятельности. 1С: УТ является универсальной системой, которая поддерживает все типы торговли, позволяя сформировать современную детализированную учетную систему и наладить успешное управление ею в пределах одного информационного поля. В этой статье поговорим про настройку 1С УТ и про то, какие действия нужно будет совершить, чтобы подготовить конфигурацию к полноценной эксплуатации.

Подготовка к настройке

1С: УТ 11 включает в себя ряд разделов, управление которыми нужно будет настроить, но до момента настройки мы осуществим ряд подготовительных операций.

Первый шаг подготовки — установка конфигурации. Здесь нет ничего сложного, система сама делает все нужные шаги, ваша задача — просто нажимать “Далее” каждый раз, когда она об этом попросит.

После того, как установлена платформа и конфигурация, на Рабочем столе у вас появится ярлычок 1С. Кликните по нему, чтобы перейти к следующему шагу — созданию информационной базы.

Создание базы

1. Нажимаем “Добавить”;

2. Ставим флажок в графе “Создание новой информационной базы”;

3. Кликаем по нужному шаблону;

4. Указываем наименование и расположение;

5. Заполняем параметры базы;

6. Указываем параметры запуска.

Ввод лицензии

После добавления базы нужно будет добавить лицензию. Это делается через меню “Сервис”.

Конфигурация предложит вам несколько вариантов — ввести пинкод, загрузить лицензионный файл или внести ваши данные от учетки на сайте 1С.

Начальное заполнение

На этапе первого запуска система предложит сделать начальное заполнение автоматически.

В 1С: Управление торговлей можно перенести сведения из других конфигураций: это делается через специальный раздел.

Перенос доступен из ряда конфигураций 1С; также в УТ можно загружать табличные документы, вручную вводить остатки и делать сверку.

Система предложит подключиться к пользовательской поддержке. Это позволит программе своевременно обновляться, а вам — получать классификаторы справочников и обращаться к пользовательским сервисам.

На этом первоначальную настройку 1С: Управление торговлей можно считать законченной.

Общая настройка

На этапе общей настройки 1С Управление торговлей нужно задать название для базы. Делается это через “Общие настройки”.

Название, которое вы введете в поле «Заголовок», будет отображаться в верхней части окна системы 1С.

Устанавливаем нужные параметры в графе “Часовой пояс”; если у вас есть филиалы в других поясах, устанавливайте тот, который у главного офиса. Настройка этого параметра связана с корректностью ведения как делопроизводства, так и журнала работы с системой.

Графа “Публикация информационной базы”: ее можно оставить незаполненной — это не повлияет на работу конфигурации. Аналогичным образом поступаем с разделом “Контактная информация”-”Виды контактной информации”.

Поле “Дополнительные…”: если вы поставите флажок в первой графе, то в будущем сможете самостоятельно вносить новые и обновлять старые реквизиты, касающиеся товаров. Во второй и третьей графах ставить флажки не обязательно.

Переходим ниже — к графе “История изменений”.

Если вы поставите флажок в графе “Хранить историю изменений”, то сможете в дальнейшем отслеживать внесение исправлений по ряду документов (однако учитывайте, что хранение истории “раздувает” объем базы). 

Флажок на строчке “Полнотекстовый поиск данных” ставить не обязательно — он действительно необходим только в очень редких случаях; если поставить его бездумно, он будет давать лишнюю нагрузку на конфигурацию, из-за чего она может начать “тормозить”.

Графа “Электронная подпись” вам понадобится, если в компании маркируются товары либо применяется электронный формат документооборота. Если этого нет и не планируется — флажок можно не ставить; если планируется, но в перспективе, — можно включить строку “Электронная подпись”, а строку “Шифрование” пока не отмечать.

При настройке 1С УТ 11.4 и 11.5 у конфигураций есть два вида отображения функционала —- упрощенный и полный. Нужный вид вы можете установить в разделе “НСИ и администрирование”-”Администрирование-Интерфейс”.

На этом с общими настройками работу мы завершаем. На очереди — настройка разделов.

Настройка 1С УТ 11: нормативно-справочная информация и разделы

Информационная база 1С: Управление торговлей включает в себя ряд разделов, которые отображаются в меню программы. Регулирует их подраздел “Настройки”.

Настройка 1С УТ: настраиваем предприятие

Первым настраивается подраздел “Предприятие”. В нем есть две составляющих:

• Организация: здесь настраиваются параметры предприятия;
• Валюта — в этом блоке настраиваются валюты учета.

Организация

В этом разделе 1С: УТ можно указать график работы: это позволяет улучшить процессы управления запасами. В этой графе можно указывать графики на базе производственных календарей, причем как для всей компании, так и отдельных ее подразделений. Настройка этого параметра позволяет корректно вести график осуществления отгрузок и расчет потребностей в запасах.

Кстати, если вы будете своевременно обновлять программу, то производственный календарь в ней тоже будет обновляться, поэтому даже если вдруг неожиданно случится локдаун — система это отобразит. 

Идем дальше. Следующая графа — “Несколько организаций”. В ней мы ставим флажок, если учет ведется по группе компаний, каждая из которых является самостоятельным юрлицом. 

Поставив флажок в графе “Подразделения”, вы сможете вести учет данных по каждому из них отдельно (при необходимости можно будет также включить для них раздельный учет). Есть ряд причин, которые не позволят отключить эту графу; на примере они приведены рядом с иконкой предупреждения.

Флажок в строчке “Обособленные подразделения…” позволит учитывать мелкие операции подразделений в отдельной структуре баланса.

Графа “Раздельные операции”: с ее помощью можно разграничить операции регламентированного и управленческого учета. Это может понадобиться, например, в случае, когда товар на склад еще не поступил, а документы на его получение уже отписаны.

В строчке “Классификация…” можно выбирать вариант, в соответствии с которым будет определяться срок задолженности.

Интервалы рассчитываются по календарным или рабочим дням. Можно выбирать несколько вариантов классификации.

Валюта

Программа позволяет организовать работу с несколькими валютами; для этого нужно будет установить параметр “Несколько валют”. Выручка по регламентированной отчетности рассчитывается в национальной валюте, для управленческой же можно выбрать один из предлагаемых системой вариантов. Кстати, вы можете настроить загрузку актуальных валютных курсов — например, с сайта Центробанка.

Настройка 1С Управление торговлей: настраиваем структуру

В разделе “Структура предприятия” (располагается в “НСИ и Администрирование”) отражается структура отделов компании. Вы можете распределить их по принципу иерархичности, а также внести данные по руководителям подразделений.

Настройка номенклатуры

Если в учете применяются и другие типы номенклатуры, помимо “услуги” и “товара”, это можно отразить в данном подразделе. Поставьте флажок в графе “Множество…”, и тогда у вас появится дополнительный объем данных для улучшения качества анализа. Обращайте внимание на системные предупреждения: они оповестят вас, если возможности включения этой функции будут по какой-то причине ограничены.

Следующая графа — “Наборы номенклатуры”. Программа позволяет формировать номенклатурные комплексы: в 1С: УТ есть возможности для настройки приемки, учета, перемещения. Также можно подставлять оборотную тару автоматически: для этого нужно поставить флажок в следующей строчке.

Параметр “Характеристики” мы включаем в случае, если предполагается работать с товарным рядом, который имеет аналогичные либо схожие свойства. Это могут быть размер, объем, вес, цвет. Характеристики будут отражаться в карточках программы, а также использоваться, если вы ведете продажу онлайн.

“Упаковка”: ставим флажок, если складское хранение производится в разных товарных единицах и осуществляется в адресных ячейках. 

“Серия товаров” позволяет производить серийный учет и учитывать товар по партиям, срокам годности и другим параметрам.

Включение признака “Качество товаров” позволяет отображать и корректировать в программе брак по разным категориям. Указанные в этой графе данные будут отражаться в отчетах.

Последняя строка — “Настройки создания”. Ее включают, чтобы отслеживать уникальность номенклатурных позиций; можно объединять товары по сегментам и применять их в дальнейшем для формирования наценок и скидок.

Настройка планирования

В этом разделе 1С: УТ можно настроить особенности ведения планов сбыта (по категориям и по отдельным товарам), учитывать коэффициенты, формировать данные запасов на основе статистики, а также отражать планы по комплектной сборке-разборке и формированию заказов на поставки.

Настройка CRM и маркетинга

Настройки подраздела CRM

Чтобы отделить контрагентов от их дочерних предприятий, поставьте флажок в первой графе “Независимо вести партнеров и контрагентов”: тогда “дочки” в системе будут указываться в качестве партнеров. 

Признак “Фиксировать претензии” позволяет наладить претензионную работу. В контактах можно будет привязывать не только сами данные, но и должности, межконтактные связи и другие параметры. 

Чтобы привязать регионы продаж к географическим территориям, анализировать операции в разрезе регионов и формировать карту сбыта, — включите параметр “Бизнес-регионы”.

Настройки подраздела «Маркетинг»

При осуществлении сбыта по ценовому перечню, который подчиняется правилам ценообразования, включите параметр “Несколько видов цен”. Благодаря выбору этого признака система сама будет считать цену на основе закупа и не даст продать номенклатуру по другой стоимости.

Флажок в графе “Ценовые группы” позволяет автоматизировать установку цен путем распределения номенклатуры по группам в зависимости от правил ценообразования

“Ручные скидки в продажах” и “Ручные скидки в закупе” — эти два параметра можно устанавливать как вручную, так и автоматом. Можно использовать ручное выставление, но ограничить его использованием соглашений (это делается в следующей графе — “Ограничение ручных скидок в продажах по соглашениям”), либо ограничить по пользователям (строчка “Ограничение ручных скидок в продажах по пользователям”.

В графе “Карты лояльности” можно включить поддержку скидок и накоплений. Чтобы включить учет бонусов и работу с ними — выберите признак “Бонусные программы”.

Настройка продаж

В “Продажах” определяется, по какому типу соглашений будет производиться работа с клиентом. Выбрав “Типовые и индивидуальные”, вы сможете как применять документы с едиными условиями для всех клиентов, так и использовать уникальные условия сотрудничества.

Включение параметра “Договоры с клиентами” позволит проводить в программе договорные взаиморасчеты.

В графе “Заказы клиентов” можно выбрать один из нескольких способов настройки:

• Заказ-счет (не подразумевает движения товара; готовится только счет);
• Заказ-склад (предполагает резервирование из наличия складского запаса);
• Заказ-склад и “под заказ” — можно резервировать товары из наличия (и заказывать поставщику отсутствующие в данный момент номенклатурные позиции).

“Заявка на возврат”: включив эту опцию, вы разрешите системе автоматически учитывать товарные возвраты, а также производить денежный возврат в адрес клиентов.

Также в разделе “Настройка продаж” можно:

• настроить учет и хранение счетов (флажком в параметре “Счета на оплату);
• настроить процесс согласования заявок, компредложений и других документов (флажок включает параметр “Согласование”);
• настроить осуществление продаж по рознице (флажок ставится в  графе “Розничные продажи”).

Настройка закупок

В “Закупках” можно настроить признаки договоров, соглашений и других документов, отражающих осуществление закупа. Признак “Соглашения” отображает, на каких условиях происходит взаимодействие с поставщиками; включением “Заказов…” отслеживаются запросы по количеству товара и по оплате — для этого нужно включить один из параметров контроля: на поступление и/или на оплату. Если вы отметите флажком графу “Поступление по нескольким заказам”, то сможете отражать товары, поступившие по нескольким заявкам.

Параметр “Корректировка…” включается, если нужно скорректировать товарные поступления и счета-фактуры по ним; “Причины отмены” — если вам нужно отслеживать эту информацию. Признак “Согласование…” позволяет назначать ответственных лиц, которые будут согласовывать товарные заявки.

Настройка склада и доставки

Если на предприятии есть несколько складов (физических или виртуальных), то в 1С: Управление торговлей 11 можно вести учет в разрезе одной компании и устанавливать порядок ордерного оформления. Делается это через раздел “Склад и доставка”.

Чтобы осуществлять операции по приему и отгрузкам с нескольких складов, которые обособлены друг от друга, поставьте флажок в графе “Несколько складов”. Следующий параметр — “Ордерный склад” — выбирают, если нужно организовать складское хранение в разрезе ячеек и использовать ордерную товарную систему. Определитесь по возможности сразу, нужна ли вам эта опция, потому что если вы будете ее включать (или выключать) в дальнейшем, то можете столкнуться с расхождениями по товарному остатку.

Порядок оформления ордеров, указание инициатора формирования расходного ордера и условия, при которых доступно оформление поступлений, можно выбрать из выпадающих списков. 

Чтобы настроить приемку и отгрузку с использованием упаковочных листов, поставьте флажок в графе “Упаковочные листы”.

В этом разделе есть еще несколько подразделов:

• Доставка — настройки здесь системные, они поставлены по умолчанию;
• Перемещение — если включали отображение нескольких складов, то ставим флажки в графах “Перемещение товаров” и “Заказ на перемещение”;
• Внутреннее потребление —- по умолчанию все параметры отключены. Так их и оставляем;
• Сборка-разборка — поступаем как и в предыдущем пункте;
• Обеспечение — отключаем “Обособленное” и включаем “Упрощенное”.

Настройка казначейства

Если на предприятии применяется несколько расчетных счетов — нужно отметить параметр “Несколько банковских счетов”. Включение опции “Несколько касс” позволит вести не только рублевую, но, например, и валютную кассы. Чтобы запланировать финансовые расходы и платежи по календарю, отслеживая траты и избегая несогласованных расходов, — выберите параметр “Заявки…”

В этом разделе можно выставить лимиты, выбрать вариант работы со списком документов на осуществление платежей, а также включить предоставление доверенностей на получение ТМЦ.

Подраздел “Взаиморасчеты” позволяет выбрать, как будет производиться расчет: офлайн (при запуске заданий, с некоторым запозданием) либо онлайн (осуществляется в момент проведения расчета). Первый вариант быстрее, второй же является более достоверным. Можете попробовать каждый из предлагаемых способов и таким образом определить наиболее подходящий.

В блоке “Порядок зачета” указывается, по какой дате будет учитываться оплата, — по той, что указана в платежном документе, или той, в которую был осуществлен платеж.

Настройка контроллинга и финансовых результатов

В этом разделе можно настроить признаки финансового учета. Если нужно учитывать по направлениям — ставьте флажки в графы “Финансовый результат по направлениям” и “Учитывать прочие доходы и расходы”.

После включения этих параметров вы сможете добавить новые направления деятельности.

Параметр “Формировать управленческий баланс” мы включаем, когда нужно учитывать данные в разрезе направлений деятельности; выбор этого признака требует указания правила распределения. Информация об управленческом балансе позволит отслеживать финансовую эффективность деятельности, мониторить процесс эксплуатации денежных ресурсов и осуществлять управление обязательствами и активами.

Если не настроить следующий подраздел — “Учет товаров” — то это может привести к расхождениям в оценке валовой прибыли.

“Передача товаров…” позволяет отслеживать данные по товарам в разрезе складов и подразделений, и передавать товар с основного склада тому подразделению, от которого планируется его продавать.

Опция “Контролировать остатки” включается, если подразделения вашего предприятия применяют склады общего пользования; она позволяет отслеживать остатки в сумме по всему предприятию. Включите “Учет себестоимости” и внесите в окошко графы дату, с которой планируете контролировать этот параметр.

Графу “Использовать исправительные документы” следует отмечать флажком, если вам требуется регистрировать поступающие исправления; графу “Целевые показатели” — если нужно контролировать и отслеживать показатели организации.

Настройки 1С: Управление торговлей 11 не ограничиваются описанными в данной статье: в ней приведен тот необходимый минимум, который поможет уменьшить риск допущения ошибки при работе с системой. Если у вас возникнут вопросы по дальнейшей настройке конфигурации — задайте их специалистам assino.