Формирование книги покупок и книги продаж в 1С:Бухгалтерия 8.3

Книга покупок и книга продаж — это ключевые налоговые регистры, которые применяются для расчета налога на добавленную стоимость. Важно заполнять их правильно, потому что ошибка в заполнении может обойтись предприятию дорого. В этой статье на практических примерах рассмотрим формирование записей книги покупок и книги продаж, — но сначала выясним, что они собой представляют, какие операции в них учитываются, кто обязан их вести и какие правила оформления действуют в настоящее время.

Что представляют собой книга покупок и книга продаж? 

С помощью книги продаж и книги покупок фиксируется информация, которая используется в качестве базы налоговой отчетности. В книге продаж учитываются операции, по которым возникает обязанность по уплате налога, в книге покупок — операции, предоставляющие право на налоговый вычет. Соответственно в книге продаж будут фиксироваться данные по учету начисленного НДС — в том числе на основе счетов-фактур на отгрузку, зачтенных авансов, суммы добавленного налога на СМР, а также корректировочных документов и сводных справок по рознице. В книгу покупок будут включены данные по операциям, по которым имеет место вычет добавленного налога, — учитываться будут счета-фактуры от продавцов, документы на переведенные поставщиком авансовые платежи, счета-фактуры по выполненным хозяйственным способом работы, корректировочные документы, а также (в случае импорта продукции) таможенные декларации.

Книги продаж обязательно должны вести плательщики добавленного налога — в том числе и те, которые освобождены от его уплаты, так как с помощью книги продаж они подтверждают наличие права на освобождение от НДС. Также ее ведут налоговые агенты по добавленному налогу, причем даже те, которые не относятся к категории налогоплательщиков. 

С книгой покупок ситуация несколько иная — ее не должны вести:

• плательщики, освобожденные от уплаты добавленного налога;
• плательщики на специальных налоговых режимах (с 2025 г. — даже те, кто работает на “упрощенке”);
• те, кто осуществляет только необлагаемые добавленным налогом операции;
• те, кто продает товары (предоставляет услуги или работы) вне территории Российской Федерации.

Как оформляются книги покупок и книги продаж?

Форма, вид и правила составления книги покупок и книги продаж утверждены законодательно в Постановлении №1137. Бланки этих документов обновились с 3 февраля 2025 г. — по сравнению с предыдущим вариантом в них были добавлены возможности для отражения стоимости продаж по ставкам 5% и 7% и исчисляемые по ним суммы добавленного налога. С 1 июля переход на новую форму книг носит обязательный характер. 

Вести книги продаж и книги покупок можно в бумажной форме, а также в цифровой. Подходящий способ можно определить самостоятельно, однако нужно учитывать, что электронный вариант более целесообразен в современных условиях, когда многие предприятия переходят на электронный документооборот, который “разгружает” бухгалтера и за счет уменьшения рутинной деятельности приводит к экономии средств. 

Если бумажные книги продаж и книги покупок нужно подписывать, нумеровать, шнуровать, то с электронными делать ничего не нужно — только проставить квалифицированную подпись усиленного образца. Хранят электронные книги столько же, сколько и бумажные (не менее четырех лет с момента проставления последней записи), однако место они будут занимать в цифровом пространстве, а не в архивном шкафу.

Удобные инструменты для настройки и формирования записей книги продаж и книги покупок предлагает учетная система 1С:Бухгалтерия предприятия. В качестве примера в этой статье мы будем рассматривать действия именно в этой программе.

Настройка формирования книги продаж и книги покупок в 1С

Очень важно вести книгу продаж и книгу покупок корректно, ведь на их основе будут формироваться не только отчетные показатели, но и декларация по налогу на добавленную стоимость. Давайте посмотрим, как настроить ведение книги продаж и книги покупок в 1С 8.3 и осуществлять правильное оформление этих документов с применением инструментов программы “Бухгалтерия”.

Предварительная настройка

В разделе “Главное” выберите графу “Учетная политика”.

В открывшемся окне укажите предприятие, для которого осуществляете настройку.

Настройка отчетов и налогов открывается по соответствующей ссылке. 

Выберите в открывшемся окне систему налогообложения.

Далее на вкладке “НДС” можно настроить:

• Освобождение от уплаты добавленного налога — если организация соответствует критериям из ст. 145 Налогового кодекса;
• Раздельный учет входного налога — если предприятие ведет деятельность как облагаемую добавленным налогом, так и необлагаемую, а также при нулевой ставке;
• Начисление налога без перехода права собственности — если добавленный налог начисляется по отгрузке с таким условием;
• Мониторинг доли вычета — тогда система проанализирует соотношение доли вычета со средними результатами по Российской Федерации за последние четыре квартала, и в случае превышения сообщит об этом.

Все опции настраиваются установкой флажка в нужной графе.

Также в настройке нужно указать способ регистрации авансовых счетов-фактур.

Настройка подготовки счетов-фактур на реализацию

Также на примере 1С:Бухгалтерия 8.3 посмотрим, как выписываются документы на реализацию.

Накладная готовится через “Продажи” — “Реализация”.

Далее выбираем “Накладная”.

В открывшемся документе отмечаем наименование, дату, реквизиты; выбираем способ транспортировки и склад. В таблицу вносим номенклатурный перечень, количество, стоимость за единицу.

Кликнув “Выписать счет-фактуру”, вы сформируете счет-фактуру (информация в него вносится “автоматом” из документа “Реализация”).

“Реализация” формирует проводки, которые будут отображать выручку, полученную от продажи, а также списание себестоимости и начисление добавленного налога.

О новой операции появится запись в налоговом регистре по продажам и НДС — и эти сведения попадут в книгу продаж.

Настройка выставления авансовых счетов-фактур

Порядок регистрации счетов-фактур можно настроить в индивидуальном порядке для каждого из контрагентов — это делается через “Справочники” — “Договоры”.

Выбираем контрагента и указываем порядок регистрации.

Далее заходим в “Банк и касса” — “Банковские выписки”, где выбираем искомое поступление.

Выбираем основание создания для счета-фактуры.

Вносим информацию в “Содержание” — указываем наименование в соответствии с договором.

После проведения будут сформированы проводки и сделаны записи — в регистр “НДС продажи” и учетный журнал по счетам-фактурам.

Можно формировать счета-фактуры группой — это делается также через “Банк и касса” по клику на “Счета-фактуры на аванс”.

Кликаем по ссылке “Регистрация”.

Чтобы зарегистрировать счет-фактуру, выберите “Выполнить”.

Формирование книги продаж

Нам понадобится раздел “Отчеты”. Переходим в блок “Отчетность по НДС”.

Должны стоять флажки в строках “Регистрация счетов-фактур” и “Перепроведение документов” — это значит, что сделаны все необходимые настройки.

Чтобы подготовить книгу продаж, нужно кликнуть на соответствующую кнопку.

Убедитесь в том, что все операции отражаются корректно, есть данные по авансам и реализации.

Если нужно добавить новые листы — это делается с использованием кнопки “Показать настройки”.

По клику можно выбрать дополнительные листы.

Где в 1С книга покупок? 

Налоговый регистр по книге покупок формируется через “Отчеты” — “Группа НДС” — “Книга покупок”.

В открывшемся окне заходим в регистр по соответствующей ссылке.

Можно распечатать бумажную версию через функцию “Печать”.

Формирование книги покупок через универсальный документ

Отражение записей книги покупок осуществляется через универсальный документ. Перейти на него можно через “Операции”, выбрав в блоке “Закрытие периода” раздел “Регламентные”.

Формирование записей производится по кнопке “Создать”.

Заполнить документ можно двумя способами — через кнопку верхней строки либо внося отдельно данные по каждой закладке.

У нас в примере будут “Полученные авансы” и “Приобретенные ценности”.

В первой вкладке будут фиксироваться данные по добавленному налогу, который на дату формирования документа доступен к вычету; во второй — сведения по авансам, которые были зачтены в счет отгрузки.

Если вся информация верна и корректна — проводим документ кнопкой “Провести и закрыть”.

Далее будут подготовлены проводки:

• ДБ 68.02 КТ 19.01;
• ДБ 68.02 КТ 19.01;
• ДБ 68.02 КТ 19.03;
• ДБ 68.02 КТ 76.АВ.

Кроме отражения НДС для целей налогового и бухгалтерского учета, сведения по документу будут отражаться в “НДС предъявленный” и “НДС покупки”.

Что делать, если нет “первички”? Создавать запись вручную.

Далее нужно будет опционально выставить флажок в графах:

• Если нужно отразить запись в книге покупок — “Использовать как запись”;
• Если нужно сформировать проводки — “Формировать проводки”;
• Если нужно отразить запись за период доплистом — “Запись дополнительных листов”;
• Если нужно отразить в учете документ как счет-фактуру — “Использовать документ расчетов как счет-фактуру”.

Отражение информации в записях о покупках

Записи о покупках представляют собой отражение информации по поступлению авансовых платежей, основных средств, реализационной корректировке, а также в иных случаях.

Сделать запись можно на основе счета-фактуры, через отражение добавленного налога к вычету, а также через формирование записи о покупке. Давайте выясним, как добавить запись на основе счета-фактуры.

Заходим в “Покупки” — “Поступление”.

Выбираем “Товары” — “Накладная”.

Указываем реквизиты. Если оригиналы имеются у вас на руках — ставим флажок (флажки).

После регистрации сформируется накладная; в нижней части окна мы увидим бегунок “УПД” со ссылкой. 

Кликните по ссылке, чтобы проверить, будет ли отражен в книге покупок вычет добавленного налога.

Таким же образом проверяем счет-фактуру.

В накладной на поступление переходим по ссылке “Все реквизиты”.

Формируем проводки по движению документа (ДТ 68.02, КТ 19.03).

Универсальные передаточные документы также отразят записи в регистрах по предъявленному добавленному налогу, НДС по покупкам и журналу, где учитываются счета-фактуры.

Как проверить, все ли авансовые счета-фактуры были выписаны?

Зайдите в “Отчеты” — “Отчетность по НДС”.

Кликните по ссылке “Перепроведение документов”.

После перепроведения в таблице регистрации счетов-фактур за указанный временной период вы увидите информацию обо всех поступивших авансах.

Если какой-то из счетов не был зарегистрирован в срок, указанный в политике учета, — система отметит его красным выделением.

Как проверить, правильно ли заполнены книги продаж и покупок?

Провеку корректности заполнения можно будет сделать с применением отчета по состоянию налогового учета по добавленному налогу — найти его можно в разделе, в котором хранятся отчеты. Чтобы сформировать “Анализ состояния налогового учета по НДС”, вам нужно задать период проверки, указать предприятие, по которому проверяется налоговый учет, и сформировать отчет.   

Что вы увидите в отчете? Суммы начисленного добавленного налога и вычеты по нему по всем типам хозяйственных операций — как в общем виде, так и с детальной расшифровкой. В блоках отчета бежевым выделяется сумма налога, который был исчислен, а серым — предположительно необходимый к исчислению НДС, но который не был зарегистрирован в системе как исчисленный. 

Чтобы найти ошибку, достаточно просто открыть расшифровку итоговой суммы, — это делается по дабл-клику. 

Корректное ведение книги продаж и книги покупок обеспечивает точность расчета налога на добавленную стоимость, подлежащего возмещению или уплате, и позволяет избежать допущения в налоговой отчетности ошибок, которые могут обернуться санкциями и штрафами. Использование инструментов 1С способствует соблюдению законодательных требований, повышает прозрачность операций с налогами, а также значительно упрощает формирование и сдачу налоговой декларации.

В этой статье мы разобрали вопросы формирования книги покупок и книги продаж достаточно подробно, однако у предприятий практически всегда имеются индивидуальные специфические особенности, которые могут накладывать свой отпечаток на отражение данных в регистрах. Поэтому если у вас возникнут вопросы по прикладному применению советов, изложенных в статье, — можете задать их специалистам assino: они помогут найти правильное решение.