НСИ в 1С: что это и как проблемы с данными влияют на эффективность управленческих решений

Что такое НСИ и какие проблемы вызывает неструктурированная нормативно-справочная информация

Что такое НСИ – это нормативно-справочная информация: совокупность классификаторов, справочников и правил описания данных, которые используются системой для ведения учета и управления процессами.

Простыми словами, НСИ – это всё, с чем работает бизнес: товары и материалы, контрагенты, договоры, статьи доходов и расходов, подразделения, единицы измерения и т.д.

Любая информационная система – ERP, CRM, WMS, MDM – опирается на НСИ. Если документы (заказы, акты, счета) – это «движение», то НСИ – это «система координат», в которой это движение фиксируется.

Если говорить про НСИ в 1С – это:

• справочник «Номенклатура»;
• справочник «Контрагенты»;
• договоры;
• склады и места хранения;
• единицы измерения;
• статьи затрат;
• статьи движения денежных средств;
• подразделения;
• виды номенклатуры, характеристики, серии;
• иерархии групп и аналитик.

Особенность 1С в том, что НСИ глубоко встроена в механизмы учета. Например:

• от корректности номенклатуры зависит расчет себестоимости;
• от структуры статей ДДС – управленческий отчет о движении денежных средств;
• от иерархии подразделений – управленческий P&L;
• от настроек характеристик – корректность учета производства и остатков.

Виды НСИ

В корпоративных системах НСИ делится на несколько видов, и каждый влияет на бизнес по-своему.

Мастер-данные – базовые сущности системы: номенклатура, контрагенты, организации, склады. Например, карточка товара с характеристиками и единицами измерения – это мастер-данные, на которых строятся закупки, продажи и складской учет.

Нормативные данные – нормы и параметры расчетов: спецификации, рецептуры, нормы расхода материалов, маршруты производства. Например, норма списания сырья на единицу продукции напрямую участвует в расчете себестоимости.

Финансовые аналитики – статьи ДДС, статьи затрат, ЦФО, проекты. Они формируют структуру управленческой отчетности и позволяют анализировать прибыльность направлений.

Организационно-структурные данные – подразделения, роли. От них зависит корректность распределения затрат и управленческого контроля.

Классификаторы и технические справочники – единицы измерения, виды номенклатуры, группы, характеристики, серии. Они задают логику структурирования данных внутри системы.

Какие задачи решает НСИ

Корректно выстроенная НСИ решает для бизнеса несколько ключевых задач:

1. Обеспечивает достоверную управленческую отчетность. Если номенклатура структурирована, статьи затрат настроены корректно – отчеты по маржинальности, себестоимости, направлениям деятельности и другие отчеты формируются без корректировок и ошибок.

2. Позволяет автоматизировать процессы. Автоподбор счетов учета, автоматическое распределение затрат, контроль лимитов, маршрутизация заявок – все это возможно только при корректной НСИ.

3. Снижает операционные ошибки. Когда сотрудники работают с единым структурированными справочником, а не создают элементы по необходимости, риск ошибок в документах кратно уменьшается.

4. Обеспечивает сопоставимость данных во времени. Без стабильной НСИ невозможно корректно сравнивать показатели квартал к кварталу или год к году.

5. Поддерживает масштабирование бизнеса. При росте оборотов, расширении ассортимента или открытии новых подразделений структурированная НСИ упрощает масштабирование.

Проблемы некачественной НСИ 

Некачественная НСИ – неструктурированная, дублирующая или неконтролируемо изменяемая нормативно-справочная информация. Проблемы с НСИ не всегда проявляются сразу, но в итоге приводят к ряду ошибок, например:

Пример 1. Ошибки в отгрузке и закупках

В справочнике номенклатуры заведены:

• «Кабель ВВГ 3х2,5»
• «Кабель ВВГ 3*2.5»
• «ВВГ 3х2,5 кабель»

Для менеджера это один и тот же товар. Для системы – три разных позиции. Из-за этого:

• остатки распределены по трем карточкам;
• автоподбор склада работает некорректно;
• система показывает дефицит, хотя фактически товар есть;
• запускается лишняя закупка.

Пример 2. Искажение управленческой отчетности

Статьи затрат заведены без единой логики:

• «Транспортные расходы»
• «Доставка»
• «Логистика»
• «Услуги перевозчика»

Финансовый директор в отчете по структуре затрат не получает однозначной картины. Чтобы проанализировать расходы на логистику, приходится вручную объединять данные. Показатели искажаются, решения принимаются на основе агрегированных вручную данных.

Иногда проблемы могут быть куда менее очевидными, при этом ведут к существенным финансовым потерям. Из-за череды событий не получается обнаружить первопричину – проблему с НСИ. Приведем пример такой ситуации из нашей практики:

Как ошибка в настройке НСИ в 1С долгое время уменьшала маржу с товара

Производственная компания. Около года назад технологи скорректировали рецептуру изделия: из-за смены поставщика сырья фактический расход одного из компонентов увеличился примерно на 8%. В технологических картах цеха изменения зафиксировали – мастера и начальники производства работают по актуальным нормам, иначе изделие не прошлом бы контроль качества.

Однако в учетной системе спецификация обновлена не была, так как процесс администрирования НСИ в 1С не выстроен системно. В результате в базе осталась старая норма расхода. 

С этого момента возникает разрыв между тем, сколько сырья используется на производстве, и тем, как это отражается в учете. Система продолжает рассчитывать плановую себестоимость исходя из заниженной нормы. На основании этих данных формируется плановая калькуляция, рассчитывается целевая маржинальность и утверждаются отпускные цены.

В производстве же используется фактическая, корректная норма – иначе продукция не будет соответствовать требованиям. Материала списывается больше, чем заложено в спецификации в системе. При закрытии периода это выглядит как перерасход относительно нормы – фиксируется отклонение фактической себестоимости от плановой.

Финансовый директор видит падение маржинальности и рост отклонений, но не знает, что проблема в настройке НСИ. Пока истинная причина не была найдена, все попытки исправить ситуацию: давление на производство, поиск проблем на складе – были беспочвенны и не приносили результата. При этом компания несколько месяцев продавала продукцию с фактической маржей ниже плановой.

И это не проблема расчетов и не ошибка персонала, а следствие отсутствия регламента по актуализации нормативных данных и контроля изменений в НСИ. При этом проблема влияла непосредственно на финансовый результат бизнеса. И подобных проблем – о которых никто в компании не знает и не может знать – может быть несколько.

Почему возникают проблемы с качеством НСИ в 1С

Разберем ключевые причины, по которым возникают проблемы с НСИ

1. Отсутствие единой модели данных при внедрении. Сейчас построение системы НСИ в ходе проекта внедрения учетной системы – стандарт, которого придерживается большинство профессиональных подрядчиков. Но раньше в проект внедрения этот вид работ входил не всегда (а порой, не входит и сейчас). В результате выстраивается какая-то шаблонная структура, а сотрудники позднее создают элементы «под задачу»:

• новый товар – чтобы провести отгрузку;
• новую статью затрат – чтобы закрыть месяц по управленческой отчетности;
• нового контрагента – чтобы срочно оплатить счет.

Справочники начинают разрастаться стихийно. И через пару лет компания получает проблемную НСИ.

2. Отсутствие регламентов и зон ответственности. В большинстве компаний не определено:

• Кто имеет право создавать новые элементы НСИ
• Кто проверяет корректность заполнения
• Кто отвечает за структуру справочников
• Кто контролирует появление дублей

Без регламентов появляются: неполные карточки контрагентов, номенклатура без вида и характеристик, статьи затрат без привязки к финансовой структуре, разрозненные единицы измерения.

3. Интеграции без архитектурного контроля. Даже если в самой системе настроены проверки (например, контроль ИНН для контрагентов), дубли все равно появляются из-за некорректной обработки НСИ в ходе интеграций:

• загрузки заказов с сайта;
• обмена с маркетплейсами;
• импорта данных из Excel;
• интеграции с CRM или внешними сервисами.

Если интеграция реализована без механизма сопоставления и нормализации данных, система создает новые элементы автоматически. Например:

• в 1С контрагент заведен как «ООО Альфа»,
• с сайта приходит «Альфа, Общество с ограниченной ответственностью».

4. Миграция из старых систем «как есть». Отдельная категория проблем возникает при переходе на новую учетную систему. Если перенос данных выполняется без предварительной очистки:

• в новую систему переносятся все дубли;
• сохраняется нелогичная структура групп;
• переносятся неиспользуемые элементы;
• сохраняются «технические костыли» прошлых лет.

В итоге новая система начинает работать на старых ошибках. Корректный переход предполагает нормализацию НСИ: анализ структуры, устранение дублей, унификацию правил именования.

5. Рост бизнеса без пересмотра структуры НСИ. На старте бизнеса номенклатура может быть сравнительно простой. Но со временем появляются:

• новые направления;
• отдельные производственные участки;
• новые юридические лица;
• проектная аналитика;
• экспортные поставки.

Если структура НСИ не пересматривается по мере роста, система перестает отражать реальную организационную и финансовую модель компании.

Когда требуется нормализация и настройка НСИ

Есть 2 основных сценария:

1. Работа с НСИ в рамках внедрения новой системы. При переходе на 1С:ERP или другую конфигурацию нормализация НСИ должна быть частью проекта. Профессиональный подрядчик анализирует структуру справочников, выявляет дубли и противоречивые данные, проектирует целевую модель НСИ, переносит данные только после очистки и сопоставления, настраивает правила заполнения и контроля.

Иначе в итоге новая система унаследует старые проблемы.

2. Наведение порядка в действующей системе. Часто переход на новую систему не планируется, система работает, но проблемы, связанные с беспорядком в НСИ, есть. В этом случае выполняется проект нормализации НСИ в существующей базе: аудит текущей структуры, разработка правил классификации, объединение дублей, корректировка аналитик, настройка ограничений и прав, внедрение регламентов сопровождения.

Как происходит работа по наведению порядка в НСИ

Наведение порядка в нормативно-справочной информации – задача не только техническая. Это совместная работа бизнеса и подрядчика.

Если работать с НСИ только силами IT – получится формально правильная, но неудобная структура. Если делать только силами бизнеса – система будет работать «вразрез» с архитектурой 1С. Как мы реализуем свои проекты по наведению порядка в НСИ, чтобы добиться результата:

1. Аудит текущего состояния НСИ. Работа начинается с диагностики. Анализируется:

• структура справочников (иерархия, группы, вложенность);
• заполненность реквизитов;
• наличие дублей и пересечений;
• использование характеристик, серий, свойств;
• корректность единиц измерения;
• связь НСИ с отчетностью и бюджетированием;
• взаимосвязь НСИ и интеграций.

2. Проектирование целевой модели НСИ. Следующий шаг – формирование гипотезы: как должна выглядеть НСИ, чтобы решать задачи бизнеса. Здесь нет универсального шаблона – структура НСИ должна отражать реальную операционную и финансовую модель компании. Например:

• В торговой компании критична детализация по брендам, поставщикам, артикулу производителя, штрихкодам.
• В производстве металлоконструкций важны толщина, марка стали, тип покрытия, параметры обработки.
• В проектном бизнесе ключевыми становятся аналитики по проектам, этапам, центрам финансовой ответственности.
• В FMCG – сроки годности, партии, условия хранения.

3. Совместная проработка требований (рабочие сессии). Ключевой этап – рабочие встречи с подразделениями. Обычно в обсуждение вовлечены: бухгалтерия, финансовая служба, закупки, продажи, склад, производство, IT-специалисты. Также, при наличии – представители подрядчика, который поддерживает другой IT-продукт, отвечает за интеграции.

У каждого подразделения свой взгляд: у бухгалтерии – на корректность учета и закрытие периода; у продаж – на скорость оформления заказов; у складского блока – на удобство поиска и идентификации и т.д.

Задача – договориться о единой структуре, которая соответствует процессам, технически корректно реализуется в 1С, удобна наибольшему количеству пользователей.

Результат такой совместной работы – утвержденная модель НСИ, зафиксированная в виде документа.

4. Нормализация и очистка данных, внедрение целевой модели НСИ в рабочую систему

После утверждения целевой структуры начинается ее техническая реализация:

• поиск и объединение дублей (по ИНН, артикулу, наименованию, реквизитам);
• унификация формата наименований;
• заполнение обязательных реквизитов;
• выравнивание единиц измерения и т.д.
• настройка справочников в соответствии с утвержденной моделью;
• настройка необходимых аналитик, свойств, характеристик;
• настройка связей между объектами;
• тестирование корректности работы.

Для этого используются:

• встроенные механизмы 1С;
• обработки для поиска совпадений;
• инструменты сопоставления при загрузке данных;
• специализированные алгоритмы дедупликации.

А для отдельных случаев – ручные корректировки и администрирование НСИ в 1С.

Только после этого можно считать, что порядок в НСИ действительно наведен. Однако при отсутствии системного контроля за качеством данных, проблемы могут вернуться.

Как поддерживать качество НСИ после настройки и наведения порядка

Если не выстроить систему для поддержания качества НСИ, уже через несколько месяцев в справочниках снова начнут появляться дубли, некорректные наименования, «временные» позиции, которые никто не удаляет, и новые папки, созданные «для удобства». В результате компания постепенно возвращается к тем же проблемам: ошибки в документах, расхождения в аналитике.

Поэтому после нормализации необходимо сделать так, чтобы поддержание порядка было системным процессом. Здесь возможны два уровня решения – в зависимости от масштаба бизнеса, архитектуры IT-ландшафта и объема данных.

Когда достаточно регламентов и организационной дисциплины

Для компаний с одной-двумя учетными системами, относительно простой структурой НСИ и умеренным количеством номенклатуры и контрагентов для поддержания качества НСИ достаточно регламентов и ответственности. Необходимо закрепить:

1. Ограничение прав на создание элементов. Создание новых позиций номенклатуры, контрагентов, статей затрат не должно быть доступно всем пользователям. Назначается ответственная роль (или несколько ролей), которые централизованно заводят позиции, проверяют корректность заполнения реквизитов, контролируют отсутствие дублей, следят за соблюдением структуры.

2. Формализованный регламент работы с НСИ. Документ с целевой структурой НСИ должен трансформироваться в рабочий регламент. В нем фиксируются:

• правила именования элементов;
• обязательные реквизиты;
• порядок создания новых групп и подпапок;
• требования к заполнению аналитик;
• порядок изменения и архивирования устаревших позиций;
• правила объединения дублей.
• порядок контроля корректности данных (например, периодическая проверка на дубли и незаполненные обязательные реквизиты).

Когда необходима автоматизация управления НСИ

Для холдингов, крупных торгово-производственных компаний и организаций со сложным IT-ландшафтом регламентов недостаточно. Рисков здесь гораздо больше:

• десятки тысяч позиций номенклатуры;
• распределенная структура филиалов;
• несколько информационных систем, в том числе не на базе 1С; 
• интеграции с сайтами, маркетплейсами, внешними сервисами.

В таких условиях требуется связка регламентов и централизованного автоматизированного управления мастер-данными. Для этого в экосистеме 1С предусмотрены специализированные решения:

1С MDM Управление мастер-данными КОРП

Это инструмент централизованного управления мастер-данными, который позволяет:

• формировать единые справочники для группы компаний;
• настраивать процедуры создания, согласования и изменения данных;
• управлять версиями записей;
• контролировать качество и полноту заполнения;
• распределять данные по различным информационным системам;
• и многое другое.

Решение актуально для холдинговых структур и компаний с несколькими учетными контурами.

1С Управление нормативно-справочной информацией

Это более простое по функционалу решение для централизованного ведения НСИ. Подходит компаниям, которым важно:

• унифицировать справочники;
• исключить дубли;
• выстроить единый источник данных;
• синхронизировать НСИ между системами.

Выбор между этими решениями зависит от масштаба, сложности архитектуры и требований к управлению данными. Подробное сравнение этих продуктов мы разобрали в отдельном материале.

MDM-модули в 1С:ERP УХ и 1С:Управление холдингом

В конфигурациях для крупного бизнеса – 1С:ERP Управление холдингом и 1С:Управление холдингом – предусмотрены встроенные механизмы управления данными.

Они позволяют:

• централизованно согласовывать изменения НСИ;
• выстраивать маршруты утверждения;
• разграничивать зоны ответственности за справочники;
• контролировать целостность и связанность данных;
• поддерживать единую модель аналитик для управленческой и консолидированной отчетности.

Это процессная модель администрирования НСИ в 1С, встроенная в учетную систему, с ролями, статусами, маршрутами и контролями. Модуля достаточно для работы с НСИ без внедрения отдельного решения, если:

1. У компании единый цифровой контур на базе 1С.
Все ключевые процессы выстроены в одной учетной системе или нескольких конфигурациях 1С, объединенных бесшовной интеграцией.

2. Модель НСИ единая и управляется из центра.
Дочерние общества не ведут собственные автономные справочники с последующей сложной гармонизацией – изменения проходят через централизованный контур согласования.

3. Отсутствует необходимость в сложной дедупликации и эталонной записи. То есть нет нескольких равноправных источников данных, которые нужно автоматически сопоставлять и очищать.

В ряде случаев этого функционала достаточно без внедрения отдельного MDM-продукта – но это требует архитектурной оценки.

Помощь с нормализацией и настройкой НСИ

Нормативно-справочная информация (НСИ) – это основа расчета себестоимости, бюджетирования, планирования производства, закупок и другого. Если НСИ выстроена системно – бизнес получает достоверные цифры и управляемые процессы. Если нет – учетная система будет работать с искажениями.

Мы помогаем компаниям навести порядок в НСИ и сделать его устойчивым:

• проводим аудит и нормализацию данных в действующих системах;
• очищаем и структурируем справочники при переходе на новые решения;
• выстраиваем регламенты и роли ответственности за данные;
• внедряем инструменты автоматизации – от встроенных MDM-модулей до специализированных решений, таких как 1С MDM Управление мастер-данными КОРП и 1С Управление нормативно-справочной информацией.

Решение подбирается исходя из задач и масштаба бизнеса, архитектуры IT-ландшафта – от локальной нормализации в одной базе до централизованного управления мастер-данными в холдинге.

Если вам нужна помощь с наведением порядка НСИ – имеет смысл начать с диагностики НСИ. Оставьте заявку на консультацию: разберем текущую ситуацию и предложим план действий – без избыточных инструментов и лишних затрат.