Разбираемся, как в 1С ERP реализовано обеспечение потребностей

Одним из факторов бесперебойного производства является своевременное обеспечение ресурсами. Если на складе нет нужного сырья, материалов или комплектующих, производство встанет, сроки выполнения заказов будут сорваны.

Обеспечение потребностей в 1С:ERP – это системный механизм, который отвечает за то, чтобы производство в целом и отдельные заявки в частности были обеспечены всем необходимым вовремя. От того, насколько правильно выстроено обеспечение потребностей, зависит:

• Себестоимость продукции. Если материалы не закуплены вовремя, приходится искать «срочные» поставки по завышенным ценам, чтобы выполнить обязательства по заказу. Это напрямую бьет по марже.
• Сроки исполнения заказов. Сбой в цепочке снабжения создает сдвиги в производственном графике. Это может обернуться репутационными потерями и неустойкой, а при работе с госзаказом – штрафные санкции почти гарантированы.
• Управляемость производства. Только при выстроенной системе обеспечения можно объективно оценивать сроки и планировать загрузку производственных мощностей.

Когда система обеспечения настроена корректно, компания получает конкурентные преимущества:

• снижение уровня «зависших» и неликвидных запасов;
• исключение простоев и внеплановых закупок;
• повышение прозрачности и предсказуемости цепочек поставок.

В статье рассмотрим основные типы и способы обеспечения потребностей и особенности их настройки, функционал обособленного обеспечения заказов.

Типы обеспечения потребностей в 1С:ERP

В 1С:ERP реализованы два принципиально разных подхода к обеспечению потребностей: упрощенный и расширенный. Оба доступны через путь:
НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка → Обеспечение потребностей.

Разберем, чем отличаются подходы, и в каких случаях они применимы.

Упрощенное обеспечение потребностей

Вариант подходит компаниям с относительно простыми производственными и логистическими процессами. Например, когда есть всего один-два склада, ограниченное количество поставщиков, а потребности формируются без сложных цепочек (пример такой цепочки – давальческая схема с передачей сырья подрядчику для переработки).

В упрощенной схеме:

• все потребности закрываются базовыми механизмами закупки и перемещения;
• система формирует заказы автоматически, исходя из текущего остатка и настроек по минимальному уровню запасов;
• работа с потребностями встроена в типовые бизнес-процессы – без сложной настройки схем и способов.

Преимущества упрощенной схемы:

• быстрый запуск цепочки;
• минимальные требования к настройке;
• ниже шансы допустить ошибку при реализации схемы.

Однако упрощенное обеспечение не дает гибкости. Оно не подходит, если нужно учитывать несколько звеньев в цепочке (например, когда полуфабрикаты производятся в одном цехе, перемещаются в другой, а готовая продукция уходит на склад).

Расширенное обеспечение потребностей

Механизм предназначен для компаний со сложным многофазовым производственным циклом, разветвленной логистикой, несколькими площадками для хранения сырья и комплектующих.

В расширенной схеме:

• обеспечению подлежит не только конечный заказ, но и все звенья цепочки – от закупки сырья до выпуска полуфабрикатов и готовой продукции;
• можно настраивать большое количество способов обеспечения: закупку, производство, перемещение, переработку;
• учитываются сроки доставки, производственные циклы, ограничения по складам и подразделениям;
• возможно использование метода min-max, который помогает поддерживать складские запасы в заданных пределах.

Преимущества расширенной схемы:

• гибкая настройка под особенности бизнеса;
• прозрачность всей цепочки – можно увидеть признаки дефицита на любом этапе;
• возможность комплексно управлять снабжением.

Однако настройка расширенного обеспечения заказов требует времени, знаний и опыта. Без них легко допустить ошибки, которые приведут к сбоям при обеспечении заказов.

Упрощенное обеспечение – хороший старт для компаний с базовыми процессами. Но как только бизнес сталкивается с более сложной производственно-логистической цепочкой, не обойтись без расширенного механизма. Именно он позволяет контролировать сроки, минимизировать дефициты и синхронизировать работу снабжения, производства и логистики.

Настройка обеспечения потребностей в 1С:ERP

Корректная настройка обеспечения потребностей в 1С:ERP определяет, насколько бесперебойно будет работать весь производственно-логистический контур. Недостаточно просто автоматизировать процессы – нужно правильно настроить логику, чтобы система корректно «понимала», когда предлагать закупить сырье или запустить полуфабрикаты в производство, а когда достаточно переместить материалы между складами.

Все настройки выполняются в разделе: Склад и доставка → Схемы обеспечения.

В каждой схеме описывается определенный способ обеспечения – звено в производственно-логистической цепочке. Способ фиксирует ключевые параметры:

• тип (закупка, перемещение, собственное производство и т.д.);
• срок обеспечения в днях;
• ограничения использования (например, только для конкретных подразделений или складов);
• обеспечиваемый период и гарантированные сроки.

Из инструментов для поддержания складских запасов на достаточном уровне наиболее востребован метод Min-Max. Принцип его работы:

1. В карточке товара указываются минимальный и максимальный остатки.
2. Система регулярно анализирует текущий уровень запасов.
3. При падении до минимума система автоматически рассчитывает потребность для пополнения до максимума.

В типовых сценариях можно выделить несколько ключевых цепочек обеспечения:

1. Закупка материалов у поставщика – с учетом времени доставки и договорных условий.
2. Перемещение – когда сырье или готовые изделия перемещаются между складами или цехами.
3. Выпуск полуфабрикатов и продукции – собственное производство на заданные склады.

Каждая цепочка закрепляется за отдельным способом обеспечения и может быть массово назначена для номенклатуры через обработку «Множественное изменение». Это особенно удобно при настройке десятков тысяч позиций.

В зависимости от выбранной схемы, при возникновении дефицита система автоматически формирует разные типы заказов:

• заказ поставщику – если обеспечение идет через закупку;
• заказ на перемещение – для пополнения складов хранения и цеховых кладовых;
• передача в производство – когда нужно выпустить полуфабрикаты или готовую продукцию.

После формирования заказ попадает в цикл исполнения. Чтобы прозрачно отслеживать, на каком этапе находится каждая потребность, в системе реализован механизм контроля – возможность отслеживать статусы, например: «К выполнению», «Подтвержден», «В работе» и другие.

В 1С:ERP также реализованы механизмы облегчения подготовки документов. Основываясь на данных заказов, система облегчает формирование сопутствующих документов (приходных, внутренних, производственных) – данные, которые уже содержатся в заказе, будут перенесены автоматически. Это минимизирует риск возникновения ошибок, помогает быстрее закрыть возникшие потребности.

Схемы обеспечения в 1С:ERP – это каркас, на который опирается процесс снабжения. Когда схемы настроены корректно, руководство получает достоверную картину: что нужно заказать, где возникнет дефицит и каким образом можно своевременно закрыть потребность, чтобы производство не останавливалось.

Способы обеспечения потребностей в 1С:ERP: какие бывают, как выбрать

Поговорим подробнее про связанные с цепочками способы обеспечения потребностей. Каждый из них отражает реальную логику работы предприятия – от закупки материалов у поставщика до выпуска готовой продукции. Настройка способов обеспечения потребностей в 1С:ERP доступна через путь: Склад и доставка → Настройки и справочники → Способы обеспечения потребностей.

Рассмотрим основные варианты.

1. Покупка

Наиболее распространенный сценарий: материалы или товары приобретаются у внешнего поставщика. При возникновении потребности система формирует заказ поставщику. При настройке можно зафиксировать:

• стандартный срок поставки;
• период, в течение которого нужно обеспечить заказ;
• поставщика по умолчанию;
• ограничения по складу или номенклатуре.

Настройка способа обеспечивает прозрачность закупочной деятельности: учетная система своевременно подсказывает, что и когда нужно заказать, чтобы избежать дефицита. 

Для снижения рисков и повышения эффективности рекомендуется заводить несколько поставщиков на критичные позиции, указывать приоритетных и альтернативных контрагентов; использовать расчет партий и кратностей, чтобы сэкономить на затратах на логистику, не переплачивать за поставку мелких партий.

2. Перемещение

Применяется, когда нужный ресурс уже находится в структуре компании, однако для доступа к нему нужно:

• осуществить распределение запасов между филиалами;
• передать сырье с центрального склада на производственный.

Это быстрый способ закрыть потребности без внешних закупок, сэкономить на логистике, эффективнее использовать внутренние запасы.

3. Сборка / разборка

Метод подходит для номенклатуры, которая состоит из нескольких компонентов или может быть реализована в виде комплектов (комплектации товарных наборов, упаковочных комплектов, KIT-продукции, а также при ремонте). Система создает заказ на сборку/разборку товаров, чтобы обеспечить соответствие между спросом и доступными остаткам деталей и комплектующих.

Способ помогает оптимизировать складские остатки (хранить компоненты дешевле), управлять гибкостью ассортимента, снизить количество SKU на складах. При выборе способа необходимо учитывать себестоимость сборки и разборки (операционные затраты, труд).

4. Собственное производство

Когда предприятие может производить продукцию самостоятельно, потребность закрывается через производственный заказ. Схема реализована следующим образом:

1. ERP определяет потребность в номенклатуре (для продажи готового изделия, для производства полуфабриката и т.д.).
2. Создается заказ на производство по потребностям.
3. Заказ попадает в цех, встраивается в график производства в соответствии с приоритетами и загрузкой.
4. Осуществляется выпуск продукции, система фиксирует затраты.

Преимущество метода – интеграция планирования и факта: система связывает потребность, производственное задание и выпуск продукции в единую цепочку. 

Хотя изначально для каждой позиции настраивается одна схема обеспечения (в данном случае – собственное производство), которую и предлагает система, ее можно изменить вручную. Это необходимо, если с точки зрения бизнеса какую-либо позицию в данный момент времени выгоднее или быстрее купить, а не произвести.

Также для собственного производства возможна настройка обеспечения производственных подразделений, из которых мы получаем те или иные позиции. В случае с подразделениями, обеспеспечение производится не для выполнения конкретного заказа, а на относящийся к подразделению склад.

5. Производство силами переработчика (давальческая схема)

При недостатке производственных мощностей или при наличии экономической целесообразности в привлечении подрядчика, логично передать часть операций (переработка, сборка, покраска и т.д.) внешнему переработчику, который выпускает продукцию по заказу. ERP помогает автоматизировать этот процесс, обеспечивает корректность учета. Для этого:

1. В системе оформляется договор переработки.
2. Фиксируется факт передачи материалов.
3. Осуществляется получение готовой продукции.
4. Система учитывает затраты на переработку.

Несмотря на использование собственного сырья для давальческой схемы, важно обратить внимание на контроль качества получаемой при приемке продукции, как если бы это была схема закупки.

Как выбрать способ обеспечения потребности

В работе производства способы комбинируются: часть материалов закупается, часть перемещается между складами, полуфабрикаты производятся внутри, а отдельные операции отдаются переработчикам. Гибкая настройка позволяет выстроить систему, которая учитывает специфику вашего бизнеса.

Чтобы выбрать оптимальный способ закрытия конкретной потребности, нужен алгоритм, соответствующий логике бизнеса. Это в большей степени относится не к работе учетной системы, а к работе с регламентами.

Приведем несколько вопросов, которые помогут при выборе способа обеспечения:

1. Где сейчас находится нужный ресурс?
Если он есть на других складах компании – проще переместить. Если его нет вовсе – нужно закупать или запускать в производство (если есть производственные возможности).

2. Насколько срочно нужно обеспечить заказ?
Для потребностей, которые нужно закрыть оперативно, подходит перемещение или использование складских запасов. Если время позволяет, можно оформить закупку у поставщика или передать производство по давальческой схеме.

3. Что выгоднее экономически?
Иногда закупка у проверенного поставщика дешевле, чем собственное производство. В других случаях – наоборот: выгоднее произвести внутри, чем платить переработчику.

4. Есть ли приоритеты при выборе способа обеспечения?
Например, если на складе нет запаса – сначала переместить, если это невозможно – закупить. В системе можно задать подобное правило «подстраховки». Однако такой порядок стоит заранее протестировать, чтобы избежать ошибок.

Обособленное обеспечение заказов в 1С:ERP

В классической схеме работы ERP все поступающие на склад товары считаются «свободными остатками» – они доступны для любых потребностей. Это удобно, но возможна ситуация, когда позиция, заказанная под одного клиента, может уйти на выполнение другого заказа. В итоге это может привести к срыву обязательств по важному / приоритетному заказу и потерям.

Чтобы избежать таких ситуаций, в 1С:ERP предусмотрен механизм обособленного обеспечения заказов. Он позволяет жестко закрепить товар за конкретным заказом – будь то заказ клиента, производственный заказ или внутренняя заявка. Такой товар становится недоступным для использования в других целях.

В чем преимущества механизма:

• прозрачность исполнения – видно, что именно и в каком объеме обеспечено под конкретного клиента или заказ;
• исключение конкуренции заказов за одни и те же материалы;
• контроль себестоимости и логистики в разрезе отдельных контрактов;
• выполнение важных обязательств и приоритетных заказов в срок.

Где настраивается

Функционал доступен через путь: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов, где в блоках «Склад и доставка», «Продажи» и «Производство», параметр «Обособленное обеспечение заказов».

Бизнес-процесс с обособленным обеспечением выглядит следующим образом:

1. Настройка заказов под обособленное обеспечение. Необходимо выставить настройки в указанных выше блоках. Для этого с точки зрения бизнеса нужно принять решение о том, что является максимально понятной и оптимальной категорией, обобщающей какие-то товары, для которых будет действовать обособленное обеспечение для всей этой категории. 

Например, в блоке «Продажи» эта категория – направление деятельности. Если используется обособленное обеспечение для конкретных заказов клиентов – все однозначно: закупка, поступление, выпуск и отгрузка осуществляются под конкретные заказы. В случае с направлением деятельности, например «оптовые продажи» – закупка и складирование будут производиться под них. И заказы оптовых клиентов будут проходить через обособление по этому направлению.

В блоке «Производство» обособление материалов на складе может происходить по заказу переработчика, по переработчику/договору, по назначению продукции, по заказу переработчику.

В блоке «Склад и доставка» можно настроить: «Перемещение товаров» – по назначению получателя, по направлению деятельности, по заказу на перемещение; «Сборку разборку» – по направлению деятельности, по назначению собираемого комплекта, по заказу на сборку (разборку); «Внутреннее потребление» – по направлению деятельности, по заказу на внутреннее потребление. 

Все это определяет, что будет являться назначением. И в будущем, благодаря произведенной заранее настройке, назначение сформируется автоматически.

2. Формирование документов. В зависимости от схемы, создается заказ поставщику, заказ на перемещение, заказ на производство. Назначение начинает действовать, так как есть привязка резерва к конкретному заказу клиента или категории.

3. Резервирование. При поступлении на склад материалов, полуфабрикатов или готовой продукции, последние автоматически закрепляются и не попадают в общий остаток.

4. Использование. Дальнейшее списание возможно только через документ «Реализация товаров и услуг», оформленного на тот же заказ. Таким образом, система обеспечивает, чтобы использовались именно те ресурсы, которые закреплены за заказом.

Благодаря такой схеме назначение сохраняется даже при изменении или удалении заказа. То есть товар не может «случайно» перейти на другой заказ.

Механизм обособленного обеспечения востребован в бизнес-моделях, где важна индивидуализация и строгий контроль:

• Проектное производство. Под каждый проект формируется обособленная смета ресурсов и контроль поставок.
• Крупные индивидуальные заказы. Машиностроение, строительство, судостроение, энергетическое оборудование – если проект длительный, и расход ресурсов должен быть целевым.
• Давальческие схемы. Когда заказчик предоставляет материалы, и предприятие обязано использовать их только для его продукции.
• Управление контрактами. Если компания обязуется не смешивать партии по контрактам (например, фармацевтика, пищевая промышленность, иные сертифицированные товары).

Что делать с зависшими остатками

Если заказ отменили или перенесли, «обособленные» материалы могут зависнуть. Чтобы этого не происходило, предусмотрен документ «Корректировка назначения товаров», который позволяет:

• переназначить его на другой заказ;
• снять резерв и превратить в свободный остаток – полностью или частично.

Создать такой документ можно несколькими способами: на основании заказа клиента; вручную, без основания; с выбором операций: резервирование, снятие резерва, переназначение.

Благодаря этому даже при изменении условий заказчик остается под контролем, а остатки – в управляемом состоянии.

Инструменты анализа и контроля

Для оперативной работы предусмотрено рабочее место «Состояние обеспечения заказов». Это единая панель управления обеспечением, которая помогает руководителю быстро выявлять узкие места, предотвращать сбои и удерживать заказы под контролем. В рабочем месте можно отслеживать:

• свободные и зарезервированные остатки;
• ожидаемые поступления с датами;
• заказы, для которых есть риск срыва сроков;
• возможности перепланировки отгрузок.

А при необходимости можно перераспределить товар с одного заказа на другой.

Ошибки при настройке обеспечения потребностей

Одна схема на все случаи
Попытка настроить единый вариант обеспечения для всей номенклатуры приводит к лишним внеплановым закупкам либо к простоям производства.
Необходимо распределять номенклатуру по группам (например, по значимости или срокам поставки) и подбирать схемы отдельно для каждой. Начать можно с небольшой группы наиболее значимых позиций, а затем масштабировать.

Зависимость от одного поставщика или одного метода обеспечения
Ситуация, когда закупки завязаны на одного контрагента или есть только один способ пополнения запасов. Любая задержка у партнера грозит быстрым исчерпанием лимитов min и остановкой производства.

Поэтому важнее заранее прописывать варианты замещения: вторых поставщиков, возможность переброски со складов или запуск собственного производства.

Неверные параметры пополнения запасов
Минимальные и максимальные уровни запасов устанавливаются субъективно, без аналитики. Это может приводить как к избыточным остаткам и снижению оборачиваемости, так и постоянным дефицитам.
Необходимо рассчитывать параметры на основе истории спроса, планов производства, сезонности, сроков поставки. При необходимости параметры необходимо корректировать.

Чрезмерные ручные исправления
Сотрудники вручную меняют заказы и резервы, постоянно конкурируют за ресурсы, чтобы обеспечить выполнение заказа, который влияет на их KPI. 

Необходимо ограничить возможность ручных изменений – ERP предоставляет эту возможность. Изменение должно быть возможно лишь ответственным руководителем через «Состояние обеспечения заказов».

Некорректные справочники и дубли номенклатуры
Система работает на основе справочников, и если в них содержатся ошибки – расчеты также будут ошибочными.
Поэтому необходимо поддерживать порядок в нормативно-справочной информации: регулярно очищать базу от дублей, использовать единые правила заведения номенклатуры, запретить изменение и добавление справочников всем, кроме ответственного за НСИ.

Заключение

Корректно выстроенное обеспечение потребностей в 1С:ERP – это фундамент управляемого производства:

• материалы приходят вовремя и в нужном объеме;
• полуфабрикаты не задерживаются на цеховых складах;
• готовая продукция производится и отгружается заказчику в установленные сроки.

Когда механизмы обеспечения работают без ошибок, снижаются издержки на срочные закупки, исключаются простои, минимизируются риски потери клиентов и репутационных издержек. Процессы планирования становятся прозрачными и предсказуемыми.

Мы понимаем, что каждый бизнес уникален: у кого-то это сложная производственная цепочка, у кого-то проектное производство, а у кого-то десятки поставщиков с разными условиями. Поэтому наша задача – адаптировать возможности 1С:ERP под реалии бизнеса.

Мы помогаем компаниям:

• внедрить ERP «с нуля»;
• перейти на ERP с других систем управления;
• доработать и настроить уже используемую ERP, если стандартный функционал не закрывает всех потребностей.

Хотите узнать подробнее о том, как мы работаем? Оставьте заявку через форму ниже – эксперт свяжется с вами для консультации.