Переход на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что изменится и как подготовиться

С 1 сентября 2026 года вступает в силу Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который делает обязательным применение электронной транспортной накладной, электронного путевого листа и электронного заказ-наряда. Основной целью  нововведения является создание единого прозрачного и контролируемого пространства для грузоперевозок посредством Государственной информационной системы электронных перевозочных документов. В материале разберём, что изменится, как будет работать ГИС ЭПД и какие шаги необходимо предпринять уже сейчас, чтобы переход на ЭПД с 1 сентября прошёл без сбоев.

Что такое ГИС ЭПД и как она работает

Чтобы разобраться в предстоящих изменениях, необходимо понимать два взаимосвязанных понятия: что такое электронные перевозочные документы и какую роль выполняет государственная информационная система.

Электронные перевозочные документы (ЭПД) – это юридически значимые транспортные накладные, путевые листы и заказ-наряды, которые формируются в цифровом виде по строгим XML-схемам, утверждённым Федеральной налоговой службой, и заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью. 

Их принципиальное отличие от бумажных бланков заключается в том, что каждая операция с таким документом автоматически регистрируется в единой государственной системе, что исключает возможность двойного документооборота и обеспечивает сквозную прослеживаемость груза.

Принцип работы ГИС ЭПД построен на обмене файлов через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД. Операторы выступают в качестве посредников, обеспечивающих техническую передачу сведений между сторонами и их последующее направление в государственную информационную систему. На текущий момент в реестре Минтранса России содержится 12 аккредитованных операторов, с одним из которых компания-участник обязана заключить договор на оказание услуг по обмену электронными документами.

Процесс оформления и подписания электронной транспортной накладной (ЭТрН) осуществляется поэтапно и включает последовательное заверение документа всеми сторонами перевозки:

1. Грузоотправитель формирует ЭТрН в информационной системе оператора (через веб-интерфейс, модуль учетной системы или личный кабинет), внося все необходимые сведения: данные о грузе, участниках перевозки, транспортном средстве, водителе, маршруте и условиях доставки. После заполнения документа грузоотправитель подписывает свой титул (Т1) квалифицированной электронной подписью, после чего документ становится доступен следующему участнику.
2. Перевозчик получает доступ к документу через оператора, принимает груз к перевозке и подписывает свой титул (Т2), подтверждая согласие на выполнение рейса.
3. Грузополучатель после фактической приемки груза подписывает свой титул (Т3), фиксируя факт получения товара. При обнаружении расхождений или повреждений груза получатель обязан внести соответствующие отметки в электронную накладную.
4. Перевозчик завершает оформление документа, подписывая заключительный титул (Т4) после выдачи груза, что подтверждает выполнение всех обязательств по перевозке.

Документооборот считается завершенным только после подписания всех обязательных титулов всеми участниками. С 1 сентября 2026 года данный порядок становится единственным способом оформления перевозочных документов.

На кого распространяется обязательный переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года

Вопреки распространенному мнению, что новые правила касаются только транспортных компаний, обязательный переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года затрагивает практически весь бизнес, так или иначе связанный с товарными потоками.

Участники, которые обязаны перейти на ЭПД:

1. Грузоотправители – организации и индивидуальные предприниматели, которые отгружают товар и инициируют документооборот, формируя электронную транспортную накладную (ЭТрН) и заказ-заявку.
2. Перевозчики – юридические лица и ИП, осуществляющие транспортировку грузов на коммерческой основе. Они подписывают ЭТрН и подтверждают выполнение рейса.
3. Грузополучатели – компании и предприниматели, принимающие товар. Даже если организация не заказывала перевозку самостоятельно, а только получает груз от поставщика, она обязана подписать электронную транспортную накладную (титул 3), подтверждая факт приемки.
4. Экспедиторы – компании, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги. Помимо перехода на ЭПД, для них с 1 марта 2026 года была введена обязательная регистрация в реестре экспедиторов на платформе «ГосЛог». Отсутствие в реестре делает деятельность экспедитора незаконной.

Наиболее сильное влияние переход на ЭПД окажет на следующие отрасли:

•     Дистрибуция и оптовая торговля
•     Производственные предприятия
•     Строительная отрасль

Бизнесу, у которого нет опыта работы с электронным документооборотом, критически важно начать подготовку в кратчайшие сроки, чтобы избежать сбоев в работе с наступлением обязательной даты. Отсутствие подготовки к переходу может привести к рискам приостановки поставок и потере контрактов уже с сентября 2026 года.

Несвоевременная подготовка к переходу на обязательные ЭПД с 1 сентября 2026 года приведёт не только к сбоям в операционной деятельности, но и к финансовым потерям: как в виде административных штрафов, так и из-за нарушения контрактов. Законодательство уже предусматривает серьезные санкции за работу вне правового поля. 

Для грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей отсутствие электронных перевозочных документов после 1 сентября 2026 года будет приравнено к отсутствию сопроводительных документов. Штрафы за отсутствие ЭПД могут достигать 1 млн рублей для юридических лиц. 

При этом повторные нарушения могут привести к еще более строгим мерам, вплоть до штрафов в процентах от выручки и приостановления деятельности.

Пошаговый план подготовки к переходу на ЭПД в сентябре 2026

Чтобы выполнить требования законодательства по ЭПД 1 сентября 2026 и не столкнуться с отказом контрагентов от сотрудничества, следует заранее провести комплекс организационных и технических мероприятий. Мы рекомендуем провести подготовку в несколько этапов для максимального комфортного перехода:

1. Оформить квалифицированные электронных подписи. Все участники процесса: руководители, логисты, диспетчеры, водители и механики – должны иметь действующие сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), выданные аккредитованными удостоверяющими центрами. Особое внимание уделяется машиночитаемым доверенностям (МЧД). Если сотрудник действует от имени организации по доверенности, то с 1 сентября 2026 года применение МЧД в формате ФНС становится обязательным. Сведения о доверенности должны быть зарегистрированы в реестре, чтобы система могла автоматически проверить полномочия подписанта.

2. Выбор оператора ЭДО. Оператор электронного документооборота – это технологический посредник, который обеспечивает обмен данными между вашей компанией и ГИС ЭПД. Необходимо выбрать одного из аккредитованных операторов и заключить договор на оказание услуг по передаче электронных документов.

3. Выбор способа интеграции с оператором ЭДО. Операторы ИС ЭПД предлагают несколько вариантов подключения, которые различаются по сложности внедрения и функциональным возможностям. Выбор решения зависит от технического оснащения и бизнес-процессов организации.

Для компаний, ведущих учет в системе 1С:Предприятие, модуль 1С-ЭПД является оптимальным решением. Данное расширение устанавливается непосредственно в типовые конфигурации 1С и позволяет создавать, отправлять, подписывать и архивировать электронные перевозочные документы, не покидая привычного интерфейса.

Данные для оформления ЭПД автоматически подтягиваются из учетной системы, что исключает дублирование информации и снижает риск ошибок. Модуль поддерживает все утвержденные форматы документов: электронную транспортную накладную (ЭТрН), электронный заказ-наряд (ЭЗН), электронную сопроводительную ведомость (ЭСВ) и электронный путевой лист – что гарантирует полное соответствие требованиям регулятора при переходе на ЭПД с 1 сентября 2026 года. Выбор данного способа работы с ЭПД позволяет значительно сократить затраты на переобучение сотрудников и адаптацию бизнес-процессов, так как все операции выполняются в уже освоенной сотрудниками среде.

4. Оснащение транспортных средств и персонала. Водитель должен иметь возможность подписывать документы в рейсе. Для этого на транспортное средство устанавливается планшет или смартфон с мобильным приложением оператора ЭДО. Приложение визуализирует XML-документ в понятном виде и позволяет наложить подпись. Важно, чтобы интерфейс был простым и не отвлекал водителя от управления автомобилем

5. Разработка внутренних регламентов. Для минимизации ошибок и упорядочивания новых процессов следует разработать и утвердить внутренние нормативные документы. Это могут быть подробные инструкции, чек-листы и памятки для сотрудников всех вовлеченных подразделений, в которых будет прописана последовательность действий, ответственность и сроки на каждом этапе работы с ЭПД.

6. Обучение персонала. Ключевой фактор успешного перехода – готовность сотрудников работать в новых условиях. Необходимо организовать семинары и тренинги для логистов, бухгалтеров и водителей, объяснив не только технические аспекты работы в системе, но и важность и преимущества перехода на ЭПД для компании в целом.

7. Подтверждение готовности всех контрагентов к обмену ЭПД. Обязанность перехода на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года распространяется на всех участников логистической цепочки. Если хотя бы один из них не будет подключен к системе, оформление перевозки станет невозможным. Компании необходимо провести аудит базы контрагентов и получить от каждого партнера подтверждение о готовности к изменениям.

Помощь с переходом на ЭПД к 1 сентября 2026

Обязательный переход на ЭПД с 1 сентября – это ощутимое изменение подхода к организации перевозок. Государство получает доступ к данным о перемещении товаров на этапе их возникновения, и от полноты и корректности этих данных зависит не только соблюдение транспортного законодательства, но и налоговые последствия.

Крупным перевозчикам и промышленным компаниям критически важно до осени 2026 года завершить переход. Помимо организации взаимодействия с оператором, требуется обучить персонал, пересмотреть регламенты работы диспетчерских служб и складов. Ошибка, допущенная при заполнении бумажного бланка, часто исправлялась на месте одной подписью; внесение же изменений в уже зарегистрированный в ГИС ЭПД документ требует оформления специальных корректировочных титулов, что накладывает дополнительную ответственность.

Специалисты assino готовы провести экспресс-диагностику готовности вашего предприятия, предложить пошаговую дорожную карту и обеспечить техническое сопровождение на всех этапах интеграции с ГИС ЭПД. Комплексный подход гарантирует, что внедрение пройдёт в плановом режиме, завершится вовремя и не приведёт к штрафным санкциям.