Обзор возможностей системы 1С:Управление нашей фирмой 8

1С:Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ) — это комплексное решение для автоматизации учета и управления компаний, работающих в оптовой и розничной торговле, интернет-продажах, сфере услуг, подрядных работах, складском хозяйстве, а также в мелкосерийном и позаказном производстве. 

1С:УНФ нередко сравнивают с другими решениями линейки 1С, такими как 1С:УПП, 1С:КА и 1C:ERP, поскольку их функциональность и учетные задачи во многом пересекаются. Далее разберем ключевые возможности 1С:УНФ и ее особенности на практике.

Какие бизнес-задачи закрывает 1С:УНФ

1С:Управление нашей фирмой используется как единая рабочая система для фиксации и контроля хозяйственных операций компании. Управленческий учет в системе строится на данных документов: продажи, закупки, складские операции, производство и расчеты с контрагентами регистрируются один раз и далее автоматически отражаются в отчетах и аналитике. 

За счет этого руководитель видит целостную картину по движению денежных средств, товарам и обязательствам без ручного ввода данных из разных таблиц. Система формирует первичные документы по торговым, складским, финансовым и производственным операциям и предоставляет инструменты для планирования и анализа, а сотрудники получают понятный рабочий инструмент для ежедневных задач по своим направлениям.

Кому подходит 1С:УНФ

Решение подходит компаниям, которым нужен единый инструмент для учета операций, финансов и управления повседневными процессами бизнеса.

• Торговые компании
  • закрывается полный цикл продаж от регистрации заявки клиента до закрытия сделки;
  • выставляются счета, фиксируются оплаты, оформляются отгрузочные документы и отражается факт реализации;
  • встроенные отчеты показывают выручку, динамику продаж и аналитику по товарам, клиентам и менеджерам, что упрощает контроль ежедневной работы отдела продаж.
• Розничные магазины и торговые точки
  • поддерживается работа с онлайн-кассами и регистрация продаж и возвратов по требованиям 54-ФЗ;
  • используется отдельный интерфейс кассира для быстрого оформления чеков и возвратов;
  • отражаются остатки товаров и денег по магазинам, формируется аналитика по выручке, номенклатуре и продавцам;
  • в одной базе ведется любое количество торговых точек и их совместная работа со складом и закупками.
• Производственные компании
  • формируются задания на производство под заказы клиентов с указанием сроков;
  • ведутся спецификации материалов для каждой продукции;
  • отслеживаются этапы выполнения заказов и учитываются выпуски продукции и полуфабрикатов;
  • отчеты показывают плановую себестоимость и объем производства за период.
• Компании, выполняющие работы и оказывающие услуги
  • регистрируются заявки клиентов и контролируются сроки их выполнения;
  • учитываются используемые материалы и их включение в себестоимость работ;
  • фиксируются оплаты и взаиморасчеты с заказчиками;
  • разделяется учет услуг без материального результата и работ с материальным итогом.
• Индивидуальные предприниматели на УСН и патенте
  • формируются и отправляются налоговые декларации в контролирующие органы;
  • подготавливается отчетность по сотрудникам;
  • используется встроенный календарь налогов и взносов с напоминаниями о сроках платежей и сдачи отчетности.

Функциональные возможности 1С:УНФ 

Платформа 1С:Управление нашей фирмой объединяет ключевые блоки управления бизнесом в одной системе:

• CRM и работа с клиентами;
• оптовые, розничные и интернет-продажи;
• закупки и складской учет;
• сервис и выполнение работ;
• производство продукции;
• взаиморасчеты с покупателями и поставщиками;
• зарплата и кадровый учет;
• финансы и учет имущества;
• аналитика и планирование продаж.

Далее рассмотрим каждый из блоков подробнее и разберем, какие задачи они закрывают на практике.

CRM и работа с клиентами

CRM-блок в 1С:УНФ используется для ведения клиентской базы и контроля взаимодействий с покупателями. В системе хранятся карточки клиентов и контактных лиц с реквизитами, историей общения, ответственными менеджерами и сегментацией по регионам и тегам. Поддерживается работа с лидами, шаблоны коммерческих предложений и быстрый просмотр задолженности и объема продаж по каждому контрагенту.

Общение с клиентами объединяется во встроенном контакт-центре: письма, звонки, мессенджеры и заявки с сайтов попадают в единую ленту событий. Для управления продажами используются воронка сделок, отчеты по менеджерам и аналитика по источникам привлечения, а статусы оплат и отгрузок отображаются прямо в списках документов

Оптовые продажи

В системе блок оптовых продаж используется для управления ассортиментом, ценами и планированием выручки. Поддерживаются продажи со склада и под заказ, работа по предоплате и в кредит, комиссионная торговля и передача товаров на реализацию партнерам.

Работа менеджеров строится на заказах покупателей: в них фиксируются товары, сроки и стоимость, выполняется расчет рентабельности сделки, резервируются остатки на складах и формируется потребность в закупке или производстве. В системе настраивается доставка заказов, оформляются маршрутные листы и печатаются отгрузочные документы.

Дополнительно ведутся прайс-листы, скидки и бонусные программы, формируются планы продаж и аналитические отчеты по выручке, товарам и менеджерам, что позволяет контролировать динамику продаж и отклонения от плана.

Розничные продажи

В 1С:Управление нашей фирмой управление розничными продажами используется для оформления продаж в магазинах и торговых точках как по факту выбора товара из корзины, так и по предварительным заказам с возможностью самовывоза из нужного магазина сети. 

Для кассиров предусмотрено отдельное рабочее место с упрощенным интерфейсом и ограничением доступных операций. Система позволяет пробивать бумажные и электронные чеки, оформлять возвраты, аннулировать и откладывать чеки, а также вести продажи от имени разных организаций.

Поддерживаются различные способы оплаты: наличные, банковские карты, СБП, сертификаты, бонусные баллы и кредитные программы. В конце смены формируется отчет по кассе и при необходимости создаются чеки коррекции по требованиям ФНС.

Программа интегрируется с государственными системами маркировки и учета товаров: ЕГАИС, «Честный знак», «Меркурий» и другими, что позволяет работать с алкоголем и маркированной продукцией в рамках законодательства. Дополнительно поддерживается подключение торгового оборудования: эквайринговых терминалов, сканеров штрихкодов, ТСД, принтеров этикеток и ценников, электронных весов и дисплеев покупателя.

Интернет-торговля

В системе настраивается обмен с популярными CMS по стандарту CommerceML, за счет чего на сайте автоматически обновляются остатки и цены товаров без ручной выгрузки файлов. Все заказы из интернет-магазинов загружаются напрямую в программу, по товарам устанавливается резерв на складе, а информация об онлайн-оплате фиксируется автоматически с формированием и отправкой электронного чека в соответствии с требованиями 54-ФЗ.

Дополнительно поддерживается работа с маркетплейсами: комиссионные продажи через Ozon и Яндекс Маркет, а также загрузка отчетов о продажах из Wildberries. Это позволяет вести учет интернет-каналов и розничных продаж в одной системе без дублирования данных и ручного сведения отчетов.

Закупки и снабжение

Блок закупок в 1С:Управление нашей фирмой используется для планирования обеспечения компании товарами и материалами и контроля работы с поставщиками. Система показывает текущие потребности в запасах, незакрытые заказы и помогает заранее увидеть дефицит товаров. В базе ведутся карточки поставщиков, условия договоров и цены.

Закупочный процесс строится на заказах поставщикам с контролем сроков и графиков поставок. Программа анализирует остатки и формирует рекомендации по пополнению через закупку или размещение заказа на производство. Поддерживаются разные схемы поступления товаров и материалов, включая покупку у контрагента, подотчетные закупки, комиссию и давальческое сырье, а дополнительные расходы автоматически включаются в себестоимость запасов.

Склад и управление запасами

Складской блок 1С:УНФ используется для учета товаров, материалов и готовой продукции на одном или нескольких складах с детализацией по ячейкам хранения. Поддерживается раздельный учет собственных и комиссионных товаров, партий и серий с контролем сроков годности, печать этикеток и ценников, а все перемещения между складами и зонами хранения фиксируются документами.

Для управления остатками используются резервирование товаров под заказы клиентов, размещение потребностей в закупках и производстве и ордерная схема складского учета. В системе проводятся инвентаризации с автоматическим отражением излишков и недостач, поддерживается учет по ГТД и операции «интеркампани» для передачи товаров между своими организациями без искажения итоговой отчетности.

Работы и сервисные операции

В 1С:УНФ предусмотрен отдельный механизм учета работ, где фиксируется не только продажа, но и списание материалов и трудозатрат. Основным документом используется заказ-наряд, который одновременно служит инструментом планирования и подтверждением факта выполнения работ или оказания услуг, с отражением сроков и себестоимости.

Для распределения загрузки сотрудников применяется встроенный планировщик. Дополнительно поддерживаются сервисные процессы: прием товаров в ремонт, передача оборудования в сервисные центры и учет рекламаций клиентов.

Управление производством

Функционал производства в 1С:УНФ используется для планирования выпуска продукции и выполнения работ. Состав изделий и технологии задаются через спецификации, на их основе формируются заказы на производство и графики загрузки ресурсов. Заказы автоматически рассчитывают потребность в материалах и комплектующих и могут использоваться для обеспечения заказов покупателей.

Факт выпуска продукции фиксируется документально как в подразделении, так и на складе. Для планирования загрузки сотрудников применяются задания и сдельные наряды с учетом выполненных операций и трудозатрат.

Система поддерживает учет фактических затрат, распределение расходов на выпуск и расчет себестоимости при закрытии периода, формируя отчеты по себестоимости продукции и работ для контроля рентабельности производства.

Деньги и взаиморасчеты

В 1С:Управление нашей фирмой финансовый блок используется для учета денежных средств и контроля платежей компании. В системе ведутся кассы и банковские счета, фиксируется движение денег, поддерживаются валютные операции и взаиморасчеты с контрагентами. Формируются кассовые и банковские документы, используется платежный календарь для планирования поступлений и списаний.

Дополнительно поддерживаются расчеты с подотчетными лицами, учет кредитов и займов, контроль дебиторской и кредиторской задолженности. Предусмотрена интеграция с «Клиент-банком», СБП и платежными сервисами для загрузки выписок и фиксации онлайн-платежей.

Персонал и заработная плата

Раздел используется для кадрового учета сотрудников и расчета заработной платы. В программе оформляются прием, перемещение и увольнение персонала, ведется табель рабочего времени и учет совместителей. Зарплата рассчитывается автоматически по видам начислений и удержаний, формируются ведомости на выплату аванса и основной суммы.

Система предоставляет отчеты по расчетам с персоналом и фонду оплаты труда, а также поддерживает ведение регламентированного кадрового учета и зарплаты для ИП и организаций при необходимости соблюдения законодательных требований.

Налоги и отчетность

Блок налогов и отчетности ориентирован прежде всего на индивидуальных предпринимателей на УСН и патенте. Программа позволяет рассчитывать налоги, формировать и отправлять отчетность в ФНС, СФР, Росстат и другие контролирующие органы напрямую из системы.

Поддерживается календарь отчетности с напоминаниями о сроках платежей, автоматическое заполнение книги доходов и основные формы отчетов: декларация по УСН, расчеты по взносам, 6-НДФЛ и кадровая отчетность. Документы можно распечатать или отправить в электронном виде через сервис «1С-Отчетность».

Управление компанией

Раздел используется для общих настроек системы и ведения управленческого учета по организации в целом. Здесь вводятся данные о компании и подразделениях, банковских счетах, начальные остатки, выполняется закрытие месяца и формируется финансовый результат. В блоке также ведется учет имущества: основных средств и нематериальных активов с расчетом амортизации, продажей и списанием.

На основании управленческого плана счетов формируются ключевые финансовые отчеты: баланс, прибыль и убытки, движение денежных средств. Дополнительно в системе регистрируются бюджеты и финансовые планы, а руководителю доступны сводные отчеты и мониторы показателей для контроля состояния бизнеса.

Преимущества 1С:УНФ и выбор версии

1С:УНФ часто выбирают как более простую и доступную альтернативу крупным системам вроде ERP. Решение требует меньших затрат на внедрение и сопровождение, не перегружено корпоративной функциональностью и подходит компаниям, которым важен управленческий учет без сложной архитектуры и длительных проектов запуска. При этом система закрывает основные бизнес-процессы и может развиваться вместе с ростом компании без полной смены платформы.

Программа выпускается в нескольких вариантах. Облачная версия подходит компаниям, которым важен удаленный доступ и отсутствие установки программы на компьютеры. Работа ведется через браузер, обновления и резервное копирование выполняются автоматически. Удобна для распределенных команд и быстрого запуска без собственной серверной инфраструктуры. Основное требование — стабильный интернет.

Версия ПРОФ используется при одновременной работе нескольких пользователей и необходимости адаптации системы под внутренние процессы. Поддерживается совместная работа в базе, настройка прав доступа и доработки конфигурации. Для работы требуются пользовательские лицензии и договор сопровождения для получения обновлений.

Базовая версия применяется, когда нужен стандартный функционал учета без доработок и ведение одной организации в базе. Это наиболее доступный по стоимости вариант запуска системы без обязательного договора сопровождения, ограничения версии важно учитывать при планировании расширения бизнеса.

Выбор версии и глубины настройки зависит от текущих процессов и планов развития компании. При грамотной настройке 1С:УНФ становится единой рабочей средой для руководителя и сотрудников, помогая держать под контролем операции, финансы и результаты деятельности без перехода на более тяжелые корпоративные решения.