Ордерная схема документооборота в 1С ERP: как устроен ордерный склад

Что такое ордерная схема документооборота в 1С ERP

Ордерная схема документооборота в 1С ERP – это способ организации складских операций, при котором финансовый документ и фактическое движение товара не совпадают по смыслу и не фиксируются одним действием. Документы-основания отражают хозяйственную операцию: закупку, продажу, взаиморасчеты. А само движение товара по складу подтверждается отдельными складскими документами – ордерами. 

Ордерная схема как бы разделяет финансовый и складской контур, чтобы факт движения товара подтверждался отдельно. Менеджер или бухгалтер оформляет документ-основание, а склад подтверждает, что товар действительно поступил, принят, отгружен или перемещен. Для этого используются отдельные документы:

• Приходный ордер на товары – при поступлении.
• Расходный ордер на товары – при отгрузке.
• В ряде сценариев – отдельные складские документы на внутренние операции, например, перемещение.

В 1С ERP ордерная схема настраивается в разрезе конкретного склада. Для одного склада можно включить ордерную схему только на поступление, для другого – только на отгрузку, для третьего – на оба направления и дополнительные операции, связанные с отражением излишков, недостач или порчи.

Для бизнеса ценность такого разделения в возможности развести ответственность между офисом и складом, точнее фиксировать факт операций, выстраивать более дисциплинированный складской процесс и снижать количество ситуаций, когда товар уже списан или оприходован в системе, а фактически на складе операция еще не завершена. 

Чем ордерная схема в 1С ERP отличается от безордерной

В безордерной схеме документ вроде «Приобретение товаров и услуг» или «Реализация товаров и услуг» одновременно закрывает сразу две задачи: отражает хозяйственную операцию и формирует складское движение. Такой подход оптимален, если складской процесс несложный, товарооборот относительно невелик, а оформление документов и фактическая работа с товаром не разделены между разными ролями. Например, когда один и тот же сотрудник может оформить поступление или отгрузку в системе и тут же физически принять или выдать товар.

Ордерная схема нужна в случаях, когда важно развести во времени и по ответственности два события: оформление документа и подтверждение фактической складской операции. 

Для этого в системе используются отдельные складские документы – приходные и расходные ордера, а для внутреннего движения товаров могут применяться отдельные ордера на перемещение. 

С точки зрения процессов это устанавливает несколько ключевых отличий ордерной схемы от безордерной:

1. Выше точность складского учета. Это особенно заметно на складах с адресным хранением, несколькими зонами, внутренними перемещениями и большим количеством операций, где важно не только знать о том, что операция «прошла» в плане учета, но также и знать реальное местонахождение товара.
2. Выше требования к дисциплине процесса. Ордерная схема дает больше контроля, но требует повышенного внимания к настройке ролей, маршрутов и документооборота. Если допустить ошибки, организовать ордерный склад без понимания – схема будет не помогать, а тормозить склад.

Когда ордерный склад в 1С ERP – оптимальный выбор

Если склад работает просто: один сотрудник оформил поступление, сам же принял товар и сразу отразил его в системе, – безордерная схема обычно оказывается быстрее и проще. 

Но как только между документом и фактом появляется разрыв по времени, ролям или этапам обработки, без отдельного складского подтверждения начинают появляться ошибки, теряется прозрачность процесса. 

Логика ERP рассчитана на устранение таких моментов: хозяйственный документ фиксирует операцию, а ордер – ее фактическое исполнение на складе. Поэтому ордерный склад оправдан в следующих сценариях:

1. Разделение работы склада и офиса. Документы оформляют закупки, продажи или бухгалтерия, а склад отдельно подтверждает, что товар реально принят, размещен, собран или отгружен. В такой модели ордерная схема помогает развести ответственность и не считать товар «уже поступившим», только потому что кто-то провел документ в системе.  
2. На складе много сотрудников и операций. Когда в процессе участвуют кладовщики, комплектовщики, контролеры, старшие смены – появляется смысл подтверждать складские действия отдельными документами. Это особенно актуально в сценариях, где одну операцию выполняет один сотрудник, а проверяет другой. Поэтому в более новых версиях ERP (от 2.5.24.57) даже мобильное рабочее место кладовщика поддерживает отдельный контроль сборки ордеров разными сотрудниками.
3. Используется адресное хранение и сложная топология склада. Если склад делится на помещения, зоны, ячейки, и товар должен быть размещен, отобран и перемещен внутри структуры хранения – ордерная схема становится заметно полезнее.
4. Необходимо четко контролировать факт приемки, отгрузки и внутренних перемещений. Это важно на складах с большим потоком, при работе с дорогими или дефицитными товарами. При отсутствии разделения, ошибки в факте движения товара быстро приводят к пересортице, расхождениям и претензиям от смежных подразделений. 

Настройка ордерной схемы в 1С ERP

Настройка ордерной схемы в 1С ERP начинается с активации функциональной возможности в системе: разделе «НСИ и администрирование» – «Настройка НСИ и разделов» – «Склад и доставка». Здесь необходимо активировать опцию «Ордерные склады». После этого в карточках конкретных складов становится доступна детальная настройка ордерной схемы.

Дальше настройка идет уже по каждому складу отдельно: ордерная схема в ERP не навязывается всей системе целиком, а задается в разрезе конкретного склада и его процессов. В карточке склада на вкладке «Ордерная схема и структура» можно определить, для каких операций будет использоваться отдельное складское подтверждение. Схему можно включать отдельно для:

• поступления товаров; 
• отгрузки товаров; 
• отражения излишков, недостач, порчи и пересортицы; 
• перемещений и других складских операций в зависимости от конфигурации процесса. 

Это дает гибкость. Например, один склад можно настроить так, чтобы ордерная схема применялась только при поступлении, если для компании критична фактическая приемка товара. 

На другом складе – наоборот, включить ордерную схему только на отгрузку, если основная точка контроля связана со сборкой и выдачей заказов. 

На третьем – использовать ордерную схему на всех основных направлениях движения. 

Отдельно необходимо учитывать, что в 1С ERP настройки ордерной схемы тесно связаны со структурой склада. Даже в официальных методических материалах 1С «Ордерная схема и структура» описана не только в контексте самих ордеров, но и в контексте настройки помещений, ячеек и способа хранения товаров. 

Поэтому, как только компания начинает использовать адресное хранение, делит склад на зоны и ячейки, настраивает внутреннее перемещение и размещение – ордерная схема также становится частью общей логики управления складом.

Поступление товаров на склад в 1С ERP: приходный ордер и приемка

Поступление товаров на ордерный склад в 1С ERP строится в два этапа. Сначала в системе появляется документ-основание – например, «Приобретение товаров и услуг» или другой документ, по которому склад получает распоряжение на приемку. 

Но сам товар еще не считается фактически принятым на склад. Для этого нужен отдельный складской документ – «Приходный ордер на товары».

Бизнес-процесс выглядит следующим образом:

1. Оформляется документ приобретения или другое распоряжение на приемку.
2. На его основании создается приходный ордер на товары.
3. Склад проверяет фактическое поступление товара: номенклатуру, количество, комплектность, при необходимости – место размещения.
4. После проведения приходного ордера товар считается принятым на склад. 

В таком процессе появляется дополнительная точка контроля. При безордерной схеме товар отражается в учете сразу после проведения документа поступления. При ордерной схеме у склада есть собственный этап подтверждения. Это снижает риск ситуаций, когда документ уже оформлен, а фактическая приемка еще не завершена, товар не пересчитан, не размещен или по нему еще не проверены расхождения.

Ценность приходного ордера особенно ощутима, когда складской процесс существенно сложнее «простой» разгрузки товара. Например, если товар приходит партиями, приемка выполняется отдельно от оформления закупки, используются зоны приемки или ячейки, а сам склад работает как самостоятельный контур. 

В таких условиях приходный ордер – инструмент подтверждения факта приемки. Эта логика прослеживается и в материалах по адресному хранению: по документу приобретения формируется приходный ордер, а дальше склад может работать уже через специализированное рабочее место приемки и через ячейку типа «Приемка», если такая схема используется.

Отгрузка товаров с ордерного склада: расходный ордер и контроль факта отгрузки

При отгрузке ордерная схема в 1С ERP решает другую задачу, чем при поступлении. Здесь компании важно отдельно подтвердить, что товар действительно отобран на складе, подготовлен к выдаче и фактически передан клиенту или в доставку. 

Поэтому документ реализации не подменяет собой складскую операцию: основание на отгрузку оформляется в системе отдельно, а сам склад работает через расходный ордер на товары. 

Бизнес-процесс выглядит следующим образом:

1. В системе оформляется документ-основание – заказ, накладная или другой документ, по которому нужно отгрузить товар.
2. На его основании формируется расходный ордер на товары.
3. Склад получает задачу на отбор и подготавливает товар к отгрузке.
4. После выполнения складской операции система фиксирует, что товар действительно отобран и готов к передаче или уже передан. 

Это снижает риск ситуаций, когда документы уже оформлены, а склад еще не собрал заказ, не проверил комплектность или не завершил выдачу товара. На складах с большим потоком операций, несколькими зонами отбора и распределение ролей расходный ордер дает дополнительный контроль над этапами отгрузки, делает процессы прозрачнее для логистики, склада и учета.

Перемещение товаров на ордерном складе

На ордерном складе в 1С ERP при перемещении товаров само распоряжение на перемещение и фактическое выполнение складской операции в системе также разделено. 

Перемещение начинается с документа-основания, который задает необходимость переместить товар. А фактическое внутреннее движение по складу, особенно если склад разбит на помещения, зоны и ячейки, отражается отдельным складским документом – «Ордер на перемещение товаров». 

Почему это важно:

1. Склад получает отдельную точку контроля внутреннего товародвижения. В системе видно не только намерение переместить товар, но и факт того, что это перемещение действительно выполнено.
2. Проще контролировать, где находится товар. На простом складе разница между «числится на складе» и «лежит в нужной зоне/ячейке» может быть незаметна. Но если используется адресное хранение, внутренние перемещения становятся частью ежедневной работы, и без отдельной фиксации на складе вскоре возникнет путаница.
3. Разделение ответственности. Один сотрудник может инициировать перемещение, другой – фактически выполнить его, третий – подтвердить завершение операции. Это особенно полезно, если компания работает посменно, использует адресное хранение или поддерживает несколько внутренних зон с разной технологией обработки товара. 
4. Проще встроить перемещение в общий маршрут движения товара. В ERP внутреннее перемещение может быть частью более длинного сценария: поступление на склад, размещение в ячейки, перемещение в производственный цех, отбор под отгрузку, перемещение в экспедицию. 

Ошибки при внедрении ордерной схемы в 1С ERP

Внедрение ордерной схемы не ограничивается настройками – также необходимо описать правила, смоделировать бизнес-процессы. Вот лишь некоторые вопросы, на которые для этого необходимо ответить:

1. Какие складские операции компания хочет фиксировать отдельно?
2. Если речь о перемещении: между какими помещениями, зонами или ячейками будут оформляться операции?
3. Кто создает распоряжение, кто подтверждает факт выполнения?
4. В какой момент товар считается доступным в новой точке хранения для следующего процесса?

Если не продумать логику, ордер на перемещение будет восприниматься как лишний шаг, вызывать у сотрудников сопротивление. Если продумать – он становится инструментом управления внутренним товародвижением, особенно на складах со сложной структурой и большим потоком операций.

Если ордерный склад работает неэффективно, проблема обычно не в функциональной возможности ERP: 

Первая ошибка – внедрять ордерную схему там, где в ней нет потребности. Если склад небольшой, сотрудники не разделены по ролям, адресное хранение не используется, а хозяйственный документ и фактическая операция практически совпадают по времени, ордерная схема часто не дает бизнесу заметного выигрыша. Она просто добавляет лишний шаг между документом и движением товара.

Вторая ошибка – не определены роли и зоны ответственности. В системе можно настроить отдельное подтверждение поступления, отгрузки и других операций, но если в описании бизнес-процесса не закреплено, кто создает распоряжение, кто оформляет ордер, кто подтверждает факт, и в какой момент операция считается завершенной – сотрудники начинают дублировать действия друг друга или, наоборот, «подвешивать» операции.

Третья ошибка – рассматривать ордерную схему как изолированную возможность и не связывать ее с общей структурой склада. В ERP ордерная схема тесно связана с топологией склада, помещениями, ячейками и внутренним товародвижением. Если склад уже работает или должен работать с адресным хранением, зонами приемки, размещения, отбора и экспедиции – ордерная схема должна настраиваться вместе с этой логикой.

Четвертая ошибка – недооценить внутренние перемещения. На складах с ячейками, несколькими помещениями и буферными зонами компании часто концентрируются на поступлении и отгрузке, но не прорабатывают внутренний маршрут товара. В результате сотрудники склада не могут быстро найти товар, понять, где он находится: в зоне приемки, в основной ячейке, в подборе, в экспедиции или еще в процессе перемещения.

Как понять, подходит ли вам ордерная схема документооборота

Ордерная схема в 1С ERP может быть избыточной. Если складской процесс простой, роли не разделены, адресное хранение не используется, а документ и фактическая операция почти совпадают по времени – безордерная схема часто оказывается удобнее. 

Но если склад работает как отдельный контур: приемка, размещение, перемещения и отгрузка подтверждаются разными сотрудниками, а точность факта критична для учета и логистики – ордерная схема повышает эффективность и управляемость.

Как правило, руководитель склада знает сам, нужна ему ордерная схема или нет. Весь вопрос в том, как настроить складской документооборот в ERP под процессы компании, чтобы не усложнить работу лишними действиями и при этом не потерять контроль над фактом. 

Мы помогаем пройти этот путь комплексно: разобраться, как должны выглядеть ваши бизнес-процессы, настроить 1С ERP, при необходимости реализовать доработки, связать воедино документооборот, структуру склада, роли сотрудников. При этом наши проектные специалисты обладают необходимыми компетенциями, чтобы помочь и с другими задачами по автоматизации и перестроению склада, в том числе с использованием 1С WMS. 

Если вам нужна помощь с автоматизацией склада – оставьте заявку на консультацию по форме внизу страницы. Обсудим задачи, предложим решение и составим индивидуальное коммерческое предложение.