Ваш регион определился как: Казань
или

Организация совместной работы в 1С: Документооборот

Организация совместной работы в 1С: Документооборот

Современные компании стремятся к повышению эффективности своей деятельности за счет внедрения новых технологий и программных продуктов. Одним из таких продуктов является 1С:Документооборот, который представляет собой функциональный инструмент для автоматизации процессов работы с документами и задачами.

Обзор основных блоков

Согласование и подписание документов

Один из ключевых блоков программы – механизм согласования и подписания документов. Данный процесс позволяет оптимизировать и ускорить обработку файлов, улучшить контроль и повысить прозрачность действий сотрудников.

  • Создание и маршрутизация.

Система позволяет создавать электронные карточки документов, в которых фиксируются все основные реквизиты. Так же есть возможность добавлять необходимые конкретно вашей организации реквизиты и правила их заполнения. Маршрутизация на согласование и подписание осуществляется с помощью настроенных правил и маршрутов. Для настройки простых и средних маршрутов не требуется привлечение разработчиков 1С, продвинутый пользователь вполне справится с такой задачей самостоятельно. 

В системе можно настроить правила коммуникаций, это можно использовать к примеру для того, чтобы сотрудники нижнего ранга не могли отправлять задачи Руководителю компании. 

  • Электронная подпись.

В программе предусмотрена возможность использования электронной подписи для подтверждения подлинности и юридической силы документации.

Электронная подпись приравнивается к бумажной подписи сотрудников, не нужно распечатывать бумажные экземпляры документов, подписывать у всех сотрудников и передавать на хранение. В электронный вид можно перевести до 95% всего бумажного документооборота компании.

image4 5 - Организация совместной работы в 1С: Документооборот
  • Уведомления и напоминания.

Пользователи системы получают уведомления о необходимости согласования или подписания документа, что помогает контролировать время и не пропустить важные задачи.

image2 7 1024x440 - Организация совместной работы в 1С: Документооборот

Контроль исполнительской дисциплины

В 1С:ДО предусмотрены различные механизмы для мониторинга выполнения задач и поручений:

  • Планирование и учет задач

Система позволяет планировать задачи, назначать ответственных сотрудников и устанавливать сроки выполнения. Все задачи фиксируются в системе, что позволяет руководителям контролировать их выполнение.

  • Отчеты и аналитика.

Программа предоставляет возможность формирования отчетов по исполнению задач, что помогает анализировать деятельность сотрудников и отделов.

  • Уведомления и напоминания.

Как и в случае с документами, система уведомляет сотрудников о предстоящих сроках выполнения задач, что позволяет избегать просрочек и повышает исполнительскую дисциплину.

image6 4 - Организация совместной работы в 1С: Документооборот

Упрощение работы сотрудникам в условиях территориальной распределенности

С развитием технологий и увеличением числа удаленных сотрудников важно обеспечить эффективное взаимодействие между ними. 1С:ДО предлагает несколько решений для этого:

  • Облачные технологии.

Программа поддерживает работу в облаке, что позволяет сотрудникам получать доступ к документам и задачам из любой точки мира.

  • Мобильное приложение

Руководители и сотрудники могут согласовывать документы и выполнять задачи, находясь в командировке или в отпуске имея в наличии лишь мобильный телефон и доступ в интернет.

  • Форумы и обсуждения.

В версию 3.0 интегрирована подсистема «Обсуждения». С ее помощью пользователи могут общаться в режиме реального времени, создавать чаты, голосования, обмениваться мнениями по рабочим вопросам, например обсуждать конкретный документ или контрагента.

image1 10 - Организация совместной работы в 1С: Документооборот

Система также поддерживает уведомления, аудио- и видеозвонки. Благодаря переносу всех обсуждений в программу, отпадает необходимость в рабочих звонках по телефону и использовании сторонних мессенджеров, что значительно повышает уровень информационной безопасности.

●       Замещающие и помощники

В системе можно назначить замечающих сотрудников. Это удобно использовать, когда планируются отсутствия сотрудника как по причине длительных отсутствий (командировок, отпуска), так и коротких (совещания, встречи). На разные виды документов, событий можно назначить разных замещающих.

Также есть механизм помощников. Помощники это роль, которая не может принимать решения, но может выполнять действия в системе, что может разгрузить основного сотрудника, такой механизм удобно использовать в связке генеральный директор — секретарь. 

  • Совместная работа с документацией.

Пользователи могут работать с документами в режиме реального времени, редактировать их, оставлять замечания и комментарии.

image7 3 1024x532 - Организация совместной работы в 1С: Документооборот
  • Проведение мероприятия

Программа позволяет организовать мероприятие, созвон и зафиксировать всех ее участников для отчетности. Вы можете назначить время встречи, разбить программу собрания на тайм-коды, отметить фактическое время, которое каждый выступающий потратил на доклад. После мероприятия у вас есть возможность сохранить протокол встречи и записать туда все важные решения, задачи и итоги.

image5 4 - Организация совместной работы в 1С: Документооборот

Контроль исполнительской дисциплины

Контроль дисциплины исполнителей является важным аспектом эффективного управления компанией. 1С:Документооборот предоставляет инструменты для контроля и анализа выполнения задач:

  • Назначение ответственных.

Для каждой задачи или документа можно назначить ответственных сотрудников, что позволяет четко распределить обязанности и контролировать их выполнение.  Также можно назначить не конкретных сотрудников, а Роли сотрудников (например Главный бухгалтер или юрист определенной организации). Роль может быть назначена в дальнейшем нескольким сотрудникам.

  • Проектная деятельность.

Программа позволяет контролировать этапы и сроки проектов. Так же есть возможность отслеживать планируемые и фактически трудозатраты на проекте.

  • Механизмы уведомлений и напоминаний.

Система автоматически уведомляет сотрудников о приближающихся сроках выполнения задач, что помогает избегать просрочек.

image3 9 - Организация совместной работы в 1С: Документооборот
  • Отчеты и аналитика.

Программа позволяет формировать отчеты по исполнению задач и контролировать работу сотрудников. Руководители могут получать полную информацию о состоянии дел в компании и принимать обоснованные управленческие решения.

1С:Документооборот представляет собой мощный инструмент для организации совместной работы в компании. Система позволяет автоматизировать процессы согласования и подписания документов, контролировать исполнительскую дисциплину, а также упрощать работу сотрудников в условиях территориальной разрозненности. Благодаря функциональным возможностям программы компании могут повысить эффективность работы, улучшить контроль и обеспечить прозрачность процессов.

Заказать консультацию