Отчеты по денежным средствам в 1С:Управление торговлей

Отчеты по денежным средствам в 1С:Управление торговлей

1С:Управление торговлей ред. 11.5 — эффективное решение для автоматизации целого спектра учетных задач. Ее использование оптимизирует работу ряда сотрудников торговой организации -начиная от кладовщиков и заканчивая лицами, принимающими решения, а также снижает нагрузку на специалистов бухгалтерии. В этой статье поговорим о том, какие виды отчетов есть в 1С:УТ, как настроить работу с отчетностью, и какой функционал конфигурация предлагает для анализа остатков и движения денежных средств, а также рассмотрим возможности настройки функционала учетной системы для работы с ведомостями по денежным средствам, движению ДС и другими типами отчетов. Но сначала уточним особенности самого решения 1С:Управление торговлей и тех возможностей, которые данный программный продукт предоставляет торговому бизнесу.

1С:Управление торговлей и ее специфика

Торговые предприятия часто состоят из нескольких подразделений — складского, розничного, закупочного, логистического, сбытового, и это осложняет осуществление деятельности по анализу эффективности, на основе которой руководство компании может принимать стратегические решения. Справиться с этой проблемой помогает 1С:УТ — учетная система, оснащенная удобным инструментарием для автоматизации формирования значимых отчетов. С помощью Управления торговлей можно систематизировать информацию и готовить на ее основе широкий ассортимент отчетности, планировать будущие показатели и действия по их достижению, управлять финансовыми потоками, осуществлять обмен сведениями и документами с контрагентами.  

1С:Управление торговлей предоставляет эффективные инструменты для формирования информативной отчетности, которая отображает актуальную ситуацию или предоставляет прогноз на будущее. Однако данная конфигурация сосредоточена на автоматизации основополагающих процессов именно в торговой деятельности, — поэтому в ней отсутствует подробный функционал по формированию регламентированной отчетности, а также отчетов в зарплатном и кадровом учете.

Отчетность в учетной системе 1С:УТ

В 1С:Управление торговлей для каждой операции разработаны печатные формы, документы, наборы отчетов. Ключевыми типами отчетности будут являться:

• Отчеты по продажам, позволяющие выявить наиболее доходные товары и перспективных клиентов;
• Инвентаризационные отчеты, помогающие управлять запасами и отслеживать как нехватку товара, так и его избыток;
• Отчетность по закупкам, которая оптимизирует отслеживание расходов и контроль за работой поставщиков;
• Отчеты по дебиторке и кредиторской задолженности -с их помощью можно исследовать взаиморасчеты и управлять платежами;
• Финансовая отчетность, которая позволяет отслеживать денежные показатели и управлять движением финансовых средств.

В 1С:Управление торговлей можно обращаться к отчетности несколькими способами — через “Главное меню”, в котором располагается блок отчетов, разделенных по тематике и группам, а также через поиск, с помощью которого можно искать по ключевым словам в “шапке” журнала отчетов и по их содержимому.

Виды отчетов в 1С:УТ 11

В контексте конфигурации Управление торговлей 1С отчеты можно рассматривать в качестве ключевого инструмента, позволяющего отслеживать качество осуществления процессов бизнеса. Чтобы сформировать максимально полезную и полную информацию об основополагающих аспектах работы торговой организации, в 1С:УТ используются такие виды отчетов, как:

1. Внутренние (или стандартные) отчеты, которые включают в себя основные данные для управления торговыми процессами.

2. Пользовательские — содержат сведения, которые не входят в предыдущий тип отчетности, и помогают исследовать конкретные особенности работы компании. Их можно формировать и настраивать самостоятельно в зависимости от существующих бизнес-потребностей.
3. Внешние (или дополнительные) виды отчетов — включают в себя информацию, которая не входит во внутренние отчеты. Их можно заказать у разработчиков.
4. Универсальные — в основе них лежат сведения из документов и регистров учетной системы. Их использование помогает адаптивно настраивать предоставление необходимых данных. Найти универсальный отчет можно в “Администрирование” — ”Печатные формы, отчеты и обработки”

Как настроить отчеты в 1С:УТ?

Отчетность в данной конфигурации доступна через “Главное” и обратиться к ней можно через панель отчетов, состав которой отражает разделы учетной системы и соответствует пользовательскому режиму доступа. Любую из панелей можно настраивать в соответствии с потребностями; настраивается доступ через отчетную форму, причем сделать это можно как в простом режиме, так и в расширенном — во втором варианте будет больше возможностей. 

В простом режиме настройки предполагают управление полями, отборами; в расширенном — настройки могут изменяться более существенно путем добавления новых способов группировки, полей, отчетов, диаграмм и таблиц.

В расширенном режиме можно настроить параметры отчета и ограничить отборы из информационной базы.

В разделе “Поля” можно назначать состав выводимых полей и группировать их предоставление в табличном заголовке; в разделе “Сортировка” можно указывать особенности упорядочивания сведений, выводимых в отчете. 

Также в расширенном режиме можно подбирать значения поля среди тех, которые имеются в базе, и указывать значения путем определения их соотносимости со списком.

В разделе “Структура” можно управлять составом полей, их порядок представления, а также наглядным предоставлением данных в виде таблиц и диаграмм. С помощью функционала решения можно добавлять поля и определять заголовки, назначать новый порядок полей в группе, предоставлять иерархическое описание отчета, менять группировочный порядок и добавлять новые группировки.

С применением инструментов 1С:УТ можно управлять параметрами отчета, выбирая в качестве последних для формирования аналитики отчета количество товаров в отчетных единицах или единицах хранения, которые указываются в номенклатурной карточке, либо количественные итоги  (на основе учета единиц измерения или без их учета).

Система позволяет гибко моделировать пользовательские настройки путем сброса в актуальную версию (через “Стандартные настройки”), с помощью сохранения индивидуальных настроек пользователя, а также последующим выбором уже сохраненных настроек либо выбором варианта “по умолчанию”.

Доступна также возможность выбирать способ работы с вариантами отчетов — например, с сохранением актуальной формы в качестве самостоятельного варианта отчета, определением варианта отчета “по умолчанию”. Можно указывать для работы с отчетом тот вариант, который относится к той же панельной группе функциональных отчетов, как и актуальный, с которым работает пользователей, а также менять отчет для осуществления сложного пользовательского механизма настройки.

Новые опции программы 1С:Управление торговлей

В настройку отчетов в 1С:УТ 11.5 пользователи могут вносить необходимые изменения: это позволяет гибко менять особенности формирования отчетности в соответствии с меняющимися бизнес-потребностями торговой организации. В новом функционале можно указывать разнообразные параметры формирования и выбирать различные данные для создания отчета, а также отражать в отчетности цель ее формирования.

Среди ключевых изменений новой редакции конфигурации, касающихся работы с отчетностью, можно отметить:

• Оптимизацию настройки отчетного инструментария с помощью таких возможностей, как использование форменно-табличного оформления, фильтрации и сортировки данных, а также доступа к дополнительным опциям через контекстное меню;
• Появление новой отчетности по финансовому контроллингу (в частности, по справкам и расчетам переоценки средств в валюте);
• Введение нескольких новых способов управления отчетностью по финансовым потокам.

Давайте подробнее остановимся на последнем изменении.

Анализ остатков и движения денежных средств в 1С:УТ

В 1С:Управление торговлей пользователям предлагается управление отчетностью по денежным потоками в виде ведомости по денежным средствам. 

Это табличный отчет с информацией по остаткам (в кассе и на всех счетах), движениям ДС, в т.ч данными по движению финансовых средств “в пути” (обусловленными инкассацией, расчетами по эквайрингу или перемещением денег между счетами предприятия или его кассами). Детализировать его можно вплоть до “первички”.

Анализ информации данного отчета осуществляется с обращением к сведениям о контрагенте, получателе и отправителе на основе данных по организации, виду перевода, используемой валюте (места хранения, регламентированного или управленческого учета).

Отчет “Движение денежных средств”

Предоставляет возможность анализа движения денежных средств в нескольких вариантах отчетности.

1. Движение ДС

Табличный отчет дополняется графической частью, которая отображает денежные потоки -отчетно-периодный и нарастающий по итогу, списания, поступления.

На основе указанных данных можно вывести диаграмму: по умолчанию денежный поток будет формироваться в виде линии, поступления и списания -в форме столбцов.

Отображение всех показателей можно наглядно представить на графике.

Для этого нужно будет убрать отметку в графе “Элемент” на вкладке “Оформление”.

При необходимости можно включить в график отчета плановые данные.

Если поставить флажок в указанной графе, то в ведомость автоматически “подтянутся” сведения о планируемых платежах, договорах, заказах, депозитах, кредитах, соответствующих выплатам и поступлениям.

Остатки будут считаться на основе остатков по факту и данных оборота по плану.

В настройках табличной части отчета указываются группы статей движения денежных средств.

Настроить в отчете вывод информации по транзитным операциям (статьям движения денежных средств, отображающих перемещение финансов между разными местами хранения) можно в закладке “Структура”.

Если в закладке “Структура” настроить группировку транзитных операций в контексте кассы/банковского счета и типа ДС, -можно будет увидеть аналитику по таким операциям.

В случае, если по транзитным операциям будет нулевое сальдо, отобразить обороты по ним можно будет через “Транзитные операции” — “Структура”, указав группировку по статьям ДДС. После этого нужно нажать “Изменить” — “Настройка группировки по статьям ДДС”, и внести новое поле, соответствующее типу ДС.

В структуру отчета включаются данные о сальдо на конец и начало отчетного периода, информация по списаниям и поступлениям, и исследовать их можно достаточно детально — вплоть до статей ДДС.

Интерпретировать сведения можно на основе аналитики оценки ДС по организации, кассе, банковскому счету, валюте, виду перевода, статьям ДДС, хозяйственным операциям, аналитикам и статьям расходов и доходов, пассивов и активов; также доступна аналитика отчета по контрагентам, партнерам, получателям и отправителям ДС, подразделениям, договорам, объектам оплаты и расчета.

В разделе “Сравнение ДП” можно сопоставлять данные по денежным потокам.

Денежные потоки можно сопоставлять по статьям движения.

Также можно выводить сопоставление в графической форме (в примере приведено сопоставление по видам деятельности).

Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц

Отчет для исследования расчетных операций с материально ответственными сотрудниками предприятия, отчитывающимися о расходах; ведомость отображает сведения по наличию задолженностей авансовых выплат в адрес подотчетных лиц, а также данные по использованию выданных авансов. Детализировать ведомость по денежным средствам у материально ответственных сотрудников можно до аналитики по предприятию, подразделению, лицу и валюте (операции, регламентированного или управленческого учета).

Чтобы отчеты были удобными как для восприятия, так и для интерпретации данных и их усвоения, они должны быть лаконичными, информативными, уместными, детальными и своевременно предоставляемыми. Все это является легко исполнимым при использовании конфигурации 1С:Управление торговлей 11 и ее широких возможностей по настройке отчетности. Главное условие — наличие корректно сформулированных целей составления отчета: если оно выполняется, то с помощью инструментов будет достаточно просто проанализировать различные аспекты движения денежных средств на торговом предприятии.