Планирование и управление закупками в 1С:ERP

Планирование закупок в 1С:ERP Управление предприятием строится на данных о производственных заданиях, потребностях в материалах, остатках и графиках поставок. Система позволяет учитывать различные источники потребностей, применять алгоритмы расчета по нормативам и фактическому спросу, а также контролировать выполнение планов на каждом этапе. В этой статье рассмотрим, как в 1С:ERP формируются планы закупок, настраиваются параметры расчета и обеспечивается связка с производственными и сбытовыми процессами.

Настройка системы для планирования закупок

Для начала работы с планами закупок в системе 1С:ERP необходимо включить соответствующую возможность в разделе «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Бюджетирование и планирование». После активации параметра становится доступен функционал по созданию, настройке и контролю планов закупок.

Для ведения и контроля планов закупок в 1С:ERP используется документ «План закупок». Возможность работы с планами активируется через функциональную опцию в разделе «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Бюджетирование и планирование — Планирование — Планы закупок».

В рамках механизма предусмотрено планирование с детализацией по складам, подразделениям, партнёрам и соглашениям. На этапе настройки сохраняются параметры формирования и автоматического заполнения планов, включая использование формул, внутренних источников данных или загрузку из файлов в формате электронных таблиц. Планы могут быть сопоставлены с другими видами потребностей и источниками обеспечения. Реализован контроль исполнения плана как в части фактических закупок, так и в части оплат поставщикам.

Управление планированием закупок

Сценарий планирования является основным элемент для планирования закупок. Он определяет параметры периода, уровень детализации, состав формируемых планов, а также логику взаимосвязей между ними. Сценарий создается через раздел «Бюджетирование и планирование — Настройки и справочники — Планирование запасов — Сценарии планирования» либо непосредственно из документа плана. В рамках одного сценария задаются все настройки планирования: периодичность, структура, правила заполнения и отражение в бюджетировании.

На вкладке «Основное» указывается период планирования — день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие или год. Определяется формат периода (диапазон дат или порядковый номер) и способ ведения планов, количественный или с указанием суммы и валюты. 

При необходимости включается детализация по источникам обособленной потребности с флагом «Планирование по назначениям». Для планирования продаж по категориям используется настройка «Расчет по скорости продаж», доступная при включенной опции «Рейтинги продаж номенклатуры» в разделе «НСИ и администрирование — CRM и маркетинг — Маркетинг».

Для планирования производства активируется флаг «Расчет потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсах». Система рассчитывает потребности в ресурсах на основе ресурсных спецификаций, производственного календаря и выбранной стратегии (оптимистичной, пессимистичной или наиболее вероятной). Если календарь не указан в сценарии, используется основной календарь предприятия. Без установленного флага расчет потребностей недоступен.

На вкладке «Структура планов» описывается последовательность планирования: например, сначала вводится план продаж, затем рассчитывается план закупок. Каждый этап — это группа видов планов, создаваемых прямо из интерфейса сценария. Этап формирует один из трёх типов: потребление, обеспечение или остатки.

Вид плана определяет, что именно планируется и каким способом и формируется в разделе «Бюджетирование и планирование — Настройки и справочники — Планирование запасов — Виды планов».

На вкладке «Основное» указывается:

• тип плана (продажа, закупка, производство, остатки и т. д.);
• способ формирования (исходный — вручную или по формулам, обеспечивающий — автоматически по дефицитам);
• метод планирования (замещающий или суммирующий);
• возможность включения плана оплат. 

План оплат становится доступен, если в сценарии включено планирование по количеству и сумме. При этом можно указать этапы графика оплаты, при условии, что план не детализирован по партнёрам, либо детализирован отдельно по каждому.

При настройке сценария планирования, связанного с производством, указывается тип производственного процесса: сборка, разборка или ремонт. От выбранного значения зависит состав табличной части документа и доступный перечень ресурсных спецификаций. Дополнительно задаются параметры расчёта полуфабрикатов — вручную или автоматически.

Если в сценарии установлен флаг «Расчет потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсах», при проведении плана производства система автоматически рассчитывает потребности на основе ресурсной спецификации. Для расчета дат потребностей используется график работы предприятия, заданный в поле «Календарь» на вкладке сценария. Если календарь не задан, используется основной календарь компании. Без включения этой настройки система не рассчитывает потребности и не допускает указание спецификации в документе плана.

Планы закупок и планы продаж могут содержать информацию о графике оплат. Для этого в сценарии планирования должно быть включено планирование по количеству и сумме. После этого на вкладке «Основное» в виде плана становится доступным параметр «С указанием плана оплат». При его активации пользователь указывает в документе этапы оплат, как часть общего плана закупок или продаж. Возможность заполнения графика оплат зависит также от детализации при составлении плана в целом по предприятию или отдельно по каждому партнёру.

Если данные планирования должны быть отражены в бюджетах, в сценарии на вкладке «Дополнительные настройки» указывается соответствующий сценарий бюджетирования.

 В виде плана активируются флажки группы «Отражать по статьям бюджетирования», с указанием конкретных статей, по которым отражаются плановые суммы и оплаты. При этом может быть задано общее соответствие всех оплат одной статье либо установлено отдельное соответствие для каждой планируемой оплаты. Статья бюджетирования отображается в шапке документа планирования на вкладке «Основное».

Детализация планов настраивается в виде плана на вкладке «Детализация». Для каждого типа документа предусмотрен свой набор доступных аналитик. В плане закупок доступна детализация по подразделению, поставщику, соглашению, складу, а также по этапам графика оплаты. 

Для планов продаж задаётся расширенная детализация. Она может включать клиента, соглашение, менеджера, подразделение, склад, формат магазина, а также этапы графика оплаты. Планы остатков формируются с детализацией по складу. Аналогичная настройка применяется для планов сборки, разборки и внутренних потреблений, в них также указывается склад как аналитика. Для планов продаж по категориям доступна детализация по подразделению, формату магазина и складу. В планах производства используется разрез по подразделению-диспетчеру.

Если детализация в виде плана не задана, система формирует план в целом по предприятию. При необходимости по одному сценарию могут быть созданы разные виды планов с различными разрезами. Например, один план — сводный по всей компании, другой — по каждому подразделению или по соглашениям с клиентами.

Такая настройка позволяет учитывать специфику каналов продаж: розничные продажи в разрезе магазинов, оптовые по ключевым клиентам или менеджерам. При этом рекомендуется придерживаться единых разрезов контроля внутри сценария, чтобы избежать затруднений при аналитике и сопоставлении данных.

Если при заполнении плана используется вариант «Заполнять по источникам», в виде плана может быть включена опция объединенного плана, которая позволяет формировать один документ с указанием аналитики в каждой строке. Например, при установке флага «Складу – Объединенный план по складам», в документе указывается конкретный склад для каждой позиции. Аналогично для клиентов, соглашений, менеджеров или поставщиков.

В системе предусмотрено формирование объединенных планов закупок, продаж, сборки, разборки и производства. Соответствующие флаги включаются на вкладке «Детализация» в виде плана. Для закупок доступны: «Поставщику — Объединенный план по поставщикам», «Соглашению — Объединенный план по соглашениям», «Складу — Объединенный план по складам». 

Для планирования в разрезе источников обособленной потребности также в каждой строке документа может быть указано назначение. Возможность использования этой настройки определяется предварительно в сценарии планирования, где активируется флаг «Планирование по назначениям».

Автоматическая настройка заполнения планов закупок

Если в сценарии используется управление процессом планирования и расчёт потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсах, можно создавать план с видом плана «исходный» или «производный обеспечивающий».

 Для производного обеспечивающего плана допускается автоматическое заполнение без использования формул и источников система подбирает номенклатуру и материалы полностью, либо с заданным произвольным отбором. При этом в системе предусмотрено два основных способа автоматического получения данных в плане: по формуле и по источникам. Выбор метода выполняется в виде плана на вкладке «Настройки заполнения». 

В случае производного плана автоматическое заполнение происходит по внутренним настройкам без дополнительных формул и подключаемых источников. Все потребности, рассчитанные по утвержденным планам продаж или производства, автоматически попадают в план закупок, а при изменении исходных данных выполняется перерасчет и актуализация потребности.

Заполнение по формуле

При использовании заполнения по формуле состав и количество номенклатурных позиций рассчитываются на основании заданных выражений. В формулах могут использоваться предустановленные операнды, такие как: «Свободный остаток», «План продаж», «Факт закупок» и другие. Для каждой строки плана может быть настроена собственная формула. Также доступны гибкие механизмы отбора: например, использовать данные за аналогичный период прошлого года или период, смещенный относительно базовой даты.

Заполнение по источникам

При выборе варианта заполнения по источникам данные в план подгружаются напрямую из информационной базы. Используются стандартные шаблоны (схемы компоновки данных), при необходимости возможно подключение собственных источников или написание произвольного запроса.

Система поддерживает использование нескольких источников одновременно с возможностью их объединения, например: «Продажи – Свободные остатки». На этапе настройки задаются условия отбора и уровень детализации. Источником могут выступать любые объекты: документы, остатки, заказы, обороты и пр.

Данный способ позволяет гибко настраивать логику получения плановых значений и использовать как фактические, так и прогнозные данные, в том числе с накоплением за период или смещением дат.

Правила заполнения по умолчанию

Для каждого вида плана может быть задано правило заполнения по умолчанию. Настройка выполняется по гиперссылке «Настройки заполнения по умолчанию» на вкладке «Настройки заполнения». В открывшейся форме указываются формулы, источники данных и условия отбора. Заданное правило применяется автоматически при формировании документа плана по соответствующему виду плана.

Если необходимо ограничить возможность изменения этих настроек пользователями, устанавливается флажок «Запретить редактирование правила». Это позволяет централизованно задавать логику расчёта, например, силами планового отдела, без риска ее изменения при вводе документа другими пользователями.

Количество периодов планирования

На вкладке «Детализация» вида плана задается параметр «Количество периодов по умолчанию». Указанное значение определяет, на сколько периодов будет рассчитан план при его создании.

Источники данных планирования

Для автоматического заполнения планов на основе фактических или прогнозных данных используются источники данных планирования. Заполнение плана по источнику возможно только в том случае, если в виде плана установлен вариант «Заполнять по источникам». При установленном варианте «Заполнять по формуле» использование источников недоступно.

Источник данных может быть создан прямо из документа плана. Также доступен список всех источников в разделе «Бюджетирование и планирование — Настройки и справочники — Планирование запасов — Источники данных планирования».

В качестве источника используется практически любая информацию из базы: продажи и закупки за предыдущие периоды, текущие заказы клиентов и поставщиков, свободные остатки, предполагаемые поставки, минимальные и максимальные остатки, данные предыдущих планов.

При необходимости могут быть использованы данные о ценах продажи и закупки, что позволяет автоматически заполнять план не только по количеству, но и по сумме.

Каждый источник данных формируется на основе схемы компоновки данных. В поле «Схема компоновки данных» указывается используемый шаблон. Для настройки можно загрузить схему из внешнего файла, выбрать готовый шаблон из предложенных системой (например, «Заказы клиентов», «Свободные остатки») или создать собственную схему.

Создание собственной схемы возможно как на основе существующего шаблона с последующим редактированием, так и «с нуля», с написанием произвольного запроса. Для этого в источнике указывается тип схемы: «Произвольная схема компоновки данных». 

Создание произвольной схемы с нуля

По команде «Редактировать — Редактировать схему компоновки» открывается окно для ввода собственного SQL-подобного запроса. Такой подход позволяет полностью контролировать структуру выборки и получать любые необходимые данные из информационной базы. Схема по умолчанию получает имя «Произвольная», но при необходимости может быть переименована.

Редактирование готового шаблона.

В этом случае выбирается один из предопределенных шаблонов и выполняется команда «Редактировать — Редактировать схему компоновки». В открывшемся окне вносятся изменения в текст запроса, структуру выборки или параметры. Таким образом создаётся своя версия шаблона с нужной логикой отбора. По умолчанию такая схема также получает имя «Произвольная», с возможностью переименования.

Формирование заказов поставщикам на основании плана закупок

На основании утвержденного плана закупок система позволяет напрямую сформировать заказы поставщикам. Для этого в разделе «Закупки» выбирается команда «Создать заказы по плану», указывается сценарий, при необходимости отборы или группировка по планам. После этого в список автоматически подставляются позиции, запланированные к закупке.

Если в плане указаны поставщик, соглашение, цены и склад, эти данные заполняются в заказе автоматически. При их отсутствии реквизиты вводятся на этапе формирования заказа. Дата поступления, цена, валюта и количество к заказу берутся из плана с учетом уже размещенных заказов. Система предложит закупить только недостающее количество. После заполнения недостающих данных заказ можно провести и отправить в работу.

Анализ исполнения плана закупок

Для оценки исполнения плана закупок и сравнения его с фактическими данными в системе используется специализированные отчеты в разделе «Бюджетирование и планирование — Отчёты по бюджетированию и планированию — Планирование запасов — Исполнение плана закупок по подразделениям».

Отчет предназначен для план-фактного анализа по номенклатуре и позволяет контролировать закупочную активность в разрезе подразделений. Пользователь получает информацию о запланированных объемах закупок и фактическом обеспечении, и может оценить уровень отклонений.

Дополнительно предусмотрены альтернативные формы отчета:

• «Исполнение плана закупок по поставщикам» — позволяет сравнивать планируемые и фактические объемы закупок по каждому поставщику;
  
• «Исполнение плана закупок по складам» — предназначен для оценки исполнения планов в складском разрезе;
  
• «Исполнение плана оплат и отгрузок по поставщикам» — позволяет анализировать соответствие между запланированными графиками оплат и фактическими платежами, включая отгрузки.

Отчеты позволяют не только сопоставить план и факт, но и выявить отклонения по ключевым аналитикам: номенклатуре, контрагенту, складу или подразделению. В результате можно оперативно корректировать планы, уточнять графики закупок и платежей, а также формировать управленческие решения на основе достоверных данных.

Для контроля согласованности между различными типами планов, в том числе между планами закупок и планами продаж или производства, используется отдельный отчёт «Сбалансированность планов». Он позволяет проверить, насколько планы закупок покрывают заявленные потребности и выявить участки несоответствия между планами обеспечения и потребления.

Функциональность планирования закупок в 1С:ERP позволяет выстроить прозрачную и управляемую систему обеспечения. Гибкие настройки сценариев, детализированные виды планов, автоматическое заполнение на основе данных и возможность контролировать исполнение — всё это делает процесс закупок прогнозируемым и согласованным с остальными направлениями планирования.