Плановые калькуляции в 1С ERP: как настроить и рассчитать себестоимость

Зачем нужны плановые калькуляции в 1С:ERP?

Бизнесу важно знать, сколько стоит его продукт или услуга. Без этого трудно правильно установить цены, спланировать затраты и понять, насколько эффективно организация использует ресурсы. В 1С:ERP для этого есть специальный инструменты – плановые калькуляции.

Представьте, что плановая калькуляция – это ваш предварительный расчет себестоимости. Он делается до того, как начнется выпуск продукции согласно плановым нормам расходов (сколько материалов и времени потребуется). Такой расчет помогает решить сразу несколько важных задач. С его помощью определяют ориентировочную стоимость готовой продукции еще до начала производства, формируют финансовый план. Также плановые калькуляции позволяют обосновать отпускные цены и анализировать прибыльность, контролировать расходы. Более того, инструмент дает возможность спрогнозировать, как изменения (например, новые поставщики материалы или другая технологии) повлияют на себестоимость.

Функционал плановых калькуляций находится в блоке «Производство» системы 1С:ERP «Управление предприятием» и тесно интегрирован с другими подсистемами. Это  превращает его в надежный инструмент для экономистов и руководителей, который обеспечивает централизованное проведение расчетов и комплексный анализ данных.

Новая плановая калькуляция в 1С:ERP 2.5: стало удобнее и точнее

Система 1С ЕРП постоянно обновляется. Плановая калькуляция в версии 2.5 (и выше) также стала удобнее.

Главное преимущество обновленного механизма – более точный учет всех видов затрат. Теперь плановая калькуляция позволяет полностью учесть не только прямые расходы (которые напрямую связаны с продукцией), но и косвенные (например, аренда цеха или зарплата управленцев). В предыдущих версиях учет постатейных расходов был менее детализирован и требовал дополнительных настроек.

Что нужно настроить перед расчетом

Достоверный результат плановой калькуляции в 1С ERP, обозначаемый статусом «Калькуляция рассчитана», напрямую зависит от качества исходных данных, которые необходимо заблаговременно внести в систему. Так, плановая калькуляция — это расчет, основанный на суммировании прямых (номенклатурных) и косвенных (постатейных) расходов.

Прямые затраты: готовим ресурсные спецификации

Прямые затраты – это расходы, непосредственно связанные с производством: материалы, полуфабрикаты, труд сотрудников. В 1С:ERP нормы этих расходов описываются в ресурсной спецификации – документе, который детально показывает из чего состоит продукция, сколько требуется ресурсов и по какой технологии производится.

Без точных и актуальных норм расхода (которые фиксируются в спецификациях) невозможно корректно рассчитать прямые затраты. Любые изменения в рецептуре, технологии или используемых материалах должны незамедлительно отражаться в спецификациях. Это критически важное условие для достоверного расчета плановых калькуляций.

Косвенные затраты: определяем нормативы расходов

В плановых калькуляциях 1С:ERP постатейные расходы представляют собой косвенные издержки, требующие специальных методов распределения между видами продукции (например, пропорционально базе распределения). Это общие расходы предприятия или цеха, которые распределяются между всей выпускаемой продукцией или определенными направлениями деятельности. Они включают арендную плату, электроэнергию, амортизацию оборудования, зарплату административного персонала и другие общехозяйственные и общепроизводственные нужды.

Для корректного учета этих расходов в плановой калькуляции 1C ERP используются «Нормативы производственных расходов» – документ, где можно задать правила распределения общих расходов. Они могут основываться на различных показателях (базах распределения), например, на объеме выпущенной продукции, сумме прямых затрат, оплате труда рабочих. Правильная настройка нормативов важна для точного расчета полной плановой себестоимости.

Учитываем цены материалов и расценки работ

Для материалов и полуфабрикатов, которые вы закупаете или используете в производстве, в системе должны быть установлены плановые цены. Они задаются через документ «Установка цены номенклатуры». Важно указать именно тот вид цены, который вы планируете использовать для плановой калькуляции в соответствующем поле документа.

Для рабочих операций нужны расценки – сколько стоит час работы специалиста или выполнение определенной операции. Они также должны быть актуальными на период планирования и соответствовать плановой оплате труда.

Помните: устаревшие цены или расценки ведут к ошибкам в плановой калькуляции, поэтому их актуальность – ключ к точному результату.

Как рассчитать плановую калькуляцию шаг за шагом

Когда все исходные данные (нормы расхода материалов, правила распределения косвенных затрат, а также установленные цены и расценки) готовы, можно переходить к расчету плановой калькуляции. Все действия выполняются в одном документе.

Для расчета в версии 2.5+, следуйте этим шагам:

1. Создайте документ: в разделе «Производство» найдите пункт «Плановые калькуляции» и создайте новый документ.
2. Заполните вкладку «Основное»: здесь указываются главные настройки для расчета. Выберите объект калькуляции: укажите, для чего считаем (конкретный «рецепт» — ресурсная спецификация или «задание» — заказ на производство). Укажите организацию, для которой ведется расчет. Выберите подразделение — диспетчер — подразделение, управляющее производством. И наконец, выберите вид цены: укажите, какие плановые цены использовать для материалов (например, «плановая закупочная»).

3. Укажите, что считаем (вкладка «Ресурсные спецификации»): на этой вкладке добавьте список продукции или полуфабрикатов, плановую себестоимость которых нужно узнать. Для каждой строки обязательно выберите соответствующую ресурсную спецификацию. Система автоматически подтянет все необходимые данные из спецификации для расчета прямых затрат.

4. Проведите документ: нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». При проведении система автоматически выполнит расчет плановой калькуляции, используя ресурсные спецификации, нормы косвенных расходов и цены.
5. Проверьте результат: если всё прошло без ошибок, вверху документа появится сообщение «Калькуляция рассчитана». Это подтверждает, что плановая себестоимость успешно определена.

Читаем результаты: полезные отчеты в 1С:ERP

После того как плановая калькуляция рассчитана, важно понять, что означают цифры. 1С:ERP предлагает удобные отчеты, которые помогают детально проанализировать плановую себестоимость.

Главный отчет для анализа – «Плановая себестоимость продукции». Он показывает, как складывается стоимости каждой единицы продукции или полуфабрикаты, разбивая ее по статьям расходов. Вы увидите, сколько в плановой себестоимости занимают материалы, сколько – трудозатраты, а сколько – косвенные расходы. Этот отчет – важный инструмент для понимания структуры затрат и поиска возможностей их оптимизации.

Чтобы сравнить плановые показатели с реальными данными, используется отчет «Плановая и фактическая себестоимость продукции». Он сопоставляет запланированную стоимость выпуска продукции с ее фактической себестоимостью за выбранный период. Этот анализ помогает увидеть отклонения, понять их причины (возможно, выросли цены на материалы, был перерасход ресурсов, изменились трудозатраты) и принять меры для исправления ситуации.

Результаты расчета плановой калькуляции, особенно стоимость выпуск продукции, могут быть использованы для дальнейшего планирования. Часто полученные плановые цены фиксируют в системе с помощью документа «Установка цен номенклатуры» 

В 1С ЕРП предусмотрена возможность формирования документа «Установка цен номенклатуры» на основании данных плановой калькуляции. Это позволяет автоматизировать процесс ценообразования, используя рассчитанную плановую себестоимость в качестве базы для установки цен. Такой подход обеспечивает согласованность данных в системе и упрощает процессы планирования.

Частые ошибки и как их быстро исправить

Иногда при расчете плановой калькуляции в 1С:ERP, как и с любым сложным инструментом, могут возникать ошибки. Чаще всего они связаны с тем, что не все исходные данные в системе в порядке. Знание причин помогает быстро найти способы исправления и сэкономить время.

Наиболее распространенные ошибки при расчете плановой калькуляции включают: отсутствие плановых цен (система не может рассчитать стоимости материалов или полуфабрикаты, если для используемого вида цены нет актуальных записей по номенклатуре); некорректные или неполные ресурсные спецификации (ошибки в составе, количестве компонентов, единицах измерения или технологии приведут к неверному расчету прямых затрат); отсутствие или неверная настройка нормативов постатейных расходов (косвенные затраты не будут учтены или распределены неправильно).  Также могут возникнуть трудности при заполнении самого документа, например, если неверно выбрать объект калькуляции (указать устаревшую ресурсную спецификацию), организацию или подразделение.

Если расчет не удался, в 1С ERP формируется «Протокол расчета». Он доступен в документе «Плановая калькуляция» и подробно показывает по каким позициям возникли проблемы и почему.

Чтобы быстро устранить ошибки, следуйте этим рекомендациям:

• Всегда анализируйте «Протокол расчета»: он точно укажет на источник проблемы.
• Проверяйте исходные данные: убедитесь в наличии и актуальности цен на материалы и полуфабрикаты через документ «Установка цены номенклатуры». Сверяйте состав и количество в ресурсной спецификации.
• Контролируйте настройку нормативов: убедитесь, что настройка «Нормативов производственных расходов» выполнена корректно для соответствующего подразделения и периода, и выбрана верная база распределения.
• Перепроводите документы: после любых исправлений исходных данных обязательно перепроведите документ «Плановая калькуляция».

Советы эксперта и выводы

Главное правило успеха – качественная подготовка данных. Точные ресурсные спецификации, правильные нормативы расходов и актуальные цены – вот основа достоверного результата. 1С:ERP делает расчет автоматически, а отчеты помогают детально анализировать структуру затрат.

Плановая калькуляция не просто считает себестоимость. Она становится отправной точкой для многих других управленческих задач: на ее основе может формироваться политика ценообразования, определяться рентабельность разных видов продукции и подразделений, составляться производственные планы и бюджеты.

Вот несколько рекомендаций от наших экспертов, основанных на опыте внедрения 1С ЕРП:

• Следите за качеством данных постоянно: это не разовая задача. Настройте процессы регулярного обновления ресурсные спецификации, норм и цены. Автоматизируйте их обновление, где это возможно.
• Сравнивайте план с фактом: Отчет «Плановая и фактическая себестоимость продукции» должен стать вашим настольным инструментом. Анализ отклонений покажет узкие места в производственных процессах и точность нормирования.
• Используйте плановую калькуляцию для сценариев «что если»: моделируйте различные ситуации, меняя цены поставщиков, нормы расходов в ресурсные спецификации или базы распределения косвенных затрат. Смотрите как изменится плановая себестоимость. Это мощный инструмент для принятия стратегических решений, например, при запуске новых видов продукции или планировании изменения технологии.

Если у вас есть вопросы по настройке, внедрению или оптимизации использования плановые калькуляции в 1С:ERP, или вам нужна помощь специалиста для постановки производственного учета и расчета себестоимости в вашей организации, вы можете связаться с экспертами assino.