Платежный календарь в 1С Управление холдингом

Что такое платежный календарь и зачем он нужен?

Платежный календарь в 1С Управление холдингом (УХ) — это инструмент, который помогает компаниям планировать, контролировать и оптимизировать движение денежных средств. Он позволяет прогнозировать поступления и платежи, устранять кассовые разрывы и эффективно управлять ликвидностью.

Основные задачи, которые решает платежный календарь:

• Контроль расходов и поступлений. Вы видите, куда и когда уходят деньги, а также, когда ожидать поступления.
• Управление ликвидностью. Система подскажет, где может возникнуть дефицит или излишек средств.
• Оптимизация финансовых процессов. Инструмент помогает автоматизировать рутинные операции, такие как перенос дат платежей или привлечение кредитов.
• Прозрачность управления. Финансовые данные всех подразделений и юридических лиц объединяются в единой системе.

Эта функциональность особенно актуальна для крупных компаний и холдингов, где нужно контролировать финансовые потоки множества подразделений и дочерних организаций.

Основные возможности платежного календаря

Платежный календарь предоставляет широкие возможности, которые делают его универсальным инструментом для управления финансами.

Планирование ликвидности:

• Краткосрочное (подневное) планирование для ежедневного контроля.
• Среднесрочное и долгосрочное планирование для стратегического анализа.

Устранение кассовых разрывов:

• Перенос платежей на другие даты.
• Перераспределение средств между счетами и организациями.
• Привлечение внешних ресурсов, таких как кредиты.

Управление лимитами:

• Установка лимитов на расходы подразделений или проектов.
• Контроль и уведомление о превышениях.

Гибкая аналитика:

• Отчеты по остаткам, оборотам и кассовым разрывам.
• Диаграммы и детализация данных по статьям движения денежных средств.

Место Платежного календаря в хозяйственной жизни предприятия:

• Собирает данные с согласованных Заявок на Оплату
• Позволяет построить прогноз денежных потоков по заказам и счетам дебиторов и кредиторов.
• Позволяет формировать реестры платежей и имеет связь с клиент-банком.

Как настроить платежный календарь?

Настройка платежного календаря состоит из нескольких этапов, начиная с базовых параметров и заканчивая интеграцией с бюджетным процессом.

Шаг 1. Настройка общих параметров

Общие параметры определяют ключевые правила работы календаря:

Горизонт планирования.
Установите краткосрочный горизонт (например, 5 дней) для ежедневного анализа и долгосрочный (например, 5 недель) для стратегического планирования.

Видимость просроченных платежей.
Укажите, сколько дней заявки с просроченной датой оплаты будут видны в календаре. Например, 30 дней для анализа проблемных платежей.

Точность прогнозных значений.
Настройте коэффициенты для корректировки расчетов:

• 1 (100%) — полностью достоверные данные.
• 0,7 (70%) — менее надежные поступления.

Оперативные остатки.
Включите автоматическую загрузку данных из клиент-банка, чтобы получать актуальные остатки без задержек.

Цветовая подсветка интервалов остатков.
Настройте следующие категории:

• Зеленый — излишки.
• Желтый — достаточные остатки.
• Красный — кассовые разрывы.

Шаг 2. Интеграция с бюджетным процессом

Платежный календарь тесно связан с бюджетированием. Это позволяет учитывать финансовые планы при управлении платежами.

Формирование бюджета БДДС.
Начните с составления годового бюджета. Разбейте его на статьи, такие как зарплата, аренда, сырье. Эти данные можно использовать для формирования месячного бюджета.

Аналитика и статьи расходов.
Каждая статья бюджета должна быть детализирована. Например:

• Топливо.
• Затраты на сырье.
• Операционные расходы.

Согласование заявок на оплату.
Настройте регламент:

• Сотрудник формирует заявку.
• Руководитель утверждает.
• Бухгалтер проверяет корректность данных.
• Казначейство включает заявку в платежный календарь.

Шаг 3. Управление лимитами

Лимиты на расходы предотвращают перерасход бюджета и помогают контролировать затраты.

Установка лимитов.
Например, задайте месячный лимит в размере 1 млн рублей на закупку сырья.

Контроль превышений.
Система уведомит вас о попытке превысить лимит и заблокирует операцию до ее утверждения.

Анализ нарушений.
Отчеты о нарушении лимитов помогут выявить причины перерасхода.

Шаг 4. Группировка и детализация данных

Группировка данных помогает структурировать информацию, а режимы отображения позволяют анализировать её под разными углами.

Группировка остатков.
Данные можно сгруппировать по валютам, счетам, организациям или видам денежных средств.

Режимы отображения.
Используйте сводные отчеты, детализацию по статьям ДДС или диаграммы для визуального анализа.

Фокус на кассовых разрывах.
Включите настройку «Выводить только кассовые разрывы», чтобы сосредоточиться на проблемных зонах.

Шаг 5. Оптимизация ликвидности

Оптимизация ликвидности — это устранение кассовых разрывов и распределение излишков.

Изменение счетов и дат платежей.
Система автоматически предложит перенести платеж на более позднюю дату или изменить счет для списания.

Внутригрупповые переводы.
Это эффективный способ устранения дефицита средств между дочерними организациями.

Привлечение кредитов и размещение депозитов.
Календарь позволяет планировать такие операции, автоматически создавая соответствующие заявки.

Типовые ошибки и как их избежать

При работе с платежным календарем могут возникнуть ошибки. Вот наиболее распространённые из них:

Несогласованность данных.
Если данные в заявках, бюджетах и учетных системах не синхронизированы, это может привести к дублированию операций.

• Решение: регулярно обновляйте данные и проводите сверки.

Неправильная настройка источников данных.
Отсутствие подключения нужных модулей и внешний систем приведет к неполным прогнозам.

• Решение: проверьте настройки интеграции и подключите недостающие источники.

Игнорирование кассовых разрывов.
Несвоевременное реагирование на дефицит средств увеличивает финансовые риски.

• Решение: настройте уведомления и используйте подсветку красным.