Оформление трудовых отношений с иностранным сотрудником в Российской Федерации представляет собой задачу, требующую юридической аккуратности и особого внимания при ведении документооборота. В этой статье мы обсудим, какие документы следует получить от потенциального иностранного работника вашей организации, как корректно организовать процесс трудоустройства иностранца и обеспечить соответствие всей документации законодательным требованиям, чтобы избежать крупных штрафов.
Взыскания за привлечение к труду иностранца без надлежащего оформления могут быть следующими:
- Для руководителей и иных ответственных лиц – от 25 тысяч до 50 тысяч рублей;
- Для организаций – от 250 тысяч до 800 тысяч рублей.
Определите статус иностранца
Специалисты компании assino советуют, перед тем как приступить к оформлению иностранца, изучить Федеральный закон от 25 июля 2002 года № 115-ФЗ и выяснить статус мигранта для понимания последующих шагов по его трудоустройству.
В миграции выделяют пять ключевых категорий статусов:
- Иностранный гражданин, который пребывает в государстве на основании полученной визы;
- Специалист, обладающий высокой квалификацией (ВКС);
- Иностранец, находящийся в стране без оформления визы;
- Мигрант, который временно присутствует в государстве, в том числе учащиеся;
- Иностранный резидент, обосновавшийся на постоянное проживание в Российской Федерации.
Существуют ли критерии для назначения на должность
Существуют определенные области деятельности, где трудоустройство невозможно на законодательном уровне. Как пример, управление гражданскими летательными аппаратами или занятость в компаниях и институтах, важных для поддержания государственной безопасности.
В дополнение, региональные власти Российской Федерации имеют право устанавливать ограничения на работу иностранных граждан, которые пребывают в стране на временной основе и требуют наличия патента для занятия постоянной или частичной трудовой деятельности. Эти действия направлены на обеспечение преимущества в получении рабочих мест для россиян.
Согласно пункту 6 статьи 18.1 ФЗ “О правовом положении иностранных граждан” в 2024 году такие ограничения введены в ряде регионов, включая Калужскую, Магаданскую, Челябинскую и Тульскую области, Республику Марий Эл, Краснодарский край и Ханты-Мансийский автономный округ.
Пакет документов для оформления иностранного сотрудника
Необходимо убедиться, что у иностранного гражданина есть все документы для легального трудоустройства.
К таким документам относятся:
- Виза (если это требуется по законодательству РФ для граждан данной страны);
- Действительный заграничный паспорт;
- Разрешение на работу или патент;
- Миграционная карта;
- Регистрация по месту пребывания.
Чтобы привлечь работника, который является гражданином другой страны, для удаленной работы, необходимо заключить соответствующее соглашение (согласно письму от 7 августа 2015 года № 17-3/В-410, Трудовой кодекс Российской Федерации).
Не смотря на то, что сотрудник не имеет российского гражданства, удержание налога на доходы физических лиц производится в обычном порядке.
Но не предусмотрены пенсионные и страховые отчисления. А это означает, что различные компенсации не предоставляются. Сотрудник может договориться о возможности взять неоплачиваемый период отдыха.
Чтобы выполнить прием на удаленную работу гражданина из других стран необходимо запросить следующие документы:
- Паспортные данные;
- Реквизиты для банковского перевода.
Как заключается трудовой договор
В России ТД должен содержать все обязательные пункты, предусмотренные трудовым законодательством РФ. А также обязательно указываются сведения о патенте, разрешении на работу и т.д.
В остальном, ТД практически не имеет различий по сравнению с документом, заключаемым с работником из России. Однако следует принимать во внимание три основных аспекта:
- Начало действия контракта не должно предшествовать получению разрешения на трудовую деятельность;
- В контракте необходимо зафиксировать визовые данные и сведения о патенте сотрудника, а также предусмотреть пункты о здравоохранении (ДМС и ОМС);
- Окончание срока действия разрешения на работу не является достаточным основанием для окончания трудовых отношений.
Все условия, указанные в ТД соответствуют тем, что предоставляются гражданам России: они могут рассчитывать на оплачиваемый годовой отдых, оплату времени болезни, компенсационные выплаты и прочие привилегии, которые гарантирует трудовое законодательство.
Что касается страхования, то работники обязаны оформить его самостоятельно. После подписания трудового контракта работодатель может предложить включение сотрудника в корпоративную программу ДМС, если это предусмотрено желаниям сторон.
Согласно общепринятому правилу, трудовые договоры с иностранцами заключаются на неопределенный срок. Можно заключить срочный договор на период до пяти лет, причем по тем же основаниям, что и с гражданами РФ, например, для выполнения сезонных работ или на время декретного отпуска основного работника. Полный перечень таких исключений приведен в трудовом кодексе.
Специалисты компании аssino подчеркивают, что организации несут ответственность за информирование местных подразделений МВД, занимающихся вопросами миграции, о найме и увольнении зарубежных работников, исключая граждан Беларуси. Обязанность информирования распространяется на всех иностранных работников, независимо от их статуса, страны происхождения и способа въезда в страну — будь то по визе или без нее.
Сведения о заключении или прекращении трудового соглашения следует предоставлять в течение трех рабочих дней после произошедшего события. Отправка уведомления производится для каждого зарубежного сотрудника индивидуально.
Иностранные работники, трудоустроенные при помощи патента, также обязаны уведомлять о своем месте работы. Они должны направить копию трудового соглашения в подразделение МВД, которое выдало им патент, в течение двух месяцев с момента его получения. Как следует из четвертого подпункта двадцать второго пункта 13.3 статьи закона о миграции, игнорирование этого правила может привести к аннулированию патента, что в свою очередь приведет к незаконной занятости иностранца на территории страны. Поэтому предпринимателям важно удостовериться, что иностранный работник подал копию договора в соответствующий орган, или же самостоятельно заняться этим вопросом, чтобы избежать возможных неприятностей.
Как можно оптимизировать процесс приема на работу
Эксперты assino рекомендуют вести кадровый учет в программном решении 1С: ЗУП.
Эта программа имеет обширный функционал для работы с кадрами, что позволяет минимизировать ручную работу и избежать ошибок в оформлении иностранцев. Оформление иностранного сотрудника в системе происходит по общему регламенту, но с учетом всех особенностей приема на работу:
- Создание карточки сотрудника
В разделе «Кадровый учет» необходимо создать новую карточку сотрудника, в которой будут указаны все персональные данные иностранного гражданина. Обязательно указывается информация из заграничного паспорта и документов, подтверждающих право на работу в РФ.
- Ввод трудового договора
В системе следует внести данные о трудовом договоре, указать должность, отдел, условия труда и сумму оклада.Также можно распечатать образец трудового договора.
- Учет разрешительных документов
Особое внимание следует уделить разделу, где указываются сведения о разрешении на работу. В 1С предусмотрен функционал для отслеживания сроков действия таких документов, что позволит своевременно продлевать их и избежать штрафов за просрочку.
- Налоговый учет
Иностранцы могут иметь особый налоговый статус. В программе 1С следует корректно указать все налоговые вычеты, ставки НДФЛ и прочие налоги, которые будут удерживаться из заработной платы сотрудника.
- Учет рабочего времени и начисление заработной платы
В 1С также ведется учет рабочего времени иностранного сотрудника, отпусков, больничных и прочих отсутствий. На основе этих данных программа автоматически производит начисление заработной платы.
- Отчетность
Работодатель обязан вести отчетность по иностранным сотрудникам, включая сведения в отчеты для ФМС, налоговую службу и прочие контролирующие органы. В 1С предусмотрены шаблоны такой отчетности, что значительно упрощает процесс.
Резюмируем про найм иностранных сотрудников
Российские предприятия и индивидуальные предприниматели могут привлекать к труду иностранцев, при условии наличия соответствующего разрешения, выданного Министерством внутренних дел. Оформление иностранного гражданина на работу – это процесс, который требует внимательности и знания законодательства, ведь качество бизнес-процессов зависит от кадрового состава и трудовой договор гарантирует исполнение обязательств с обеих сторон.
Программа 1С:ЗУП облегчает эту задачу, предоставляя инструменты для учета и должного контроля всех необходимых аспектов. Если вы хотите ознакомиться с полным функционалом программного решения, то наши эксперты подключат вас к демоверсии, чтобы вы могли оценить как работает ЗУП. Оставить заявку можно по на сайте.
Важно помнить о необходимости своевременного обновления данных и следования миграционному законодательству, чтобы избежать нежелательных правовых последствий для компании и сотрудника.
