Приём на работу сотрудника в 1С:ЗУП 3.1: пошаговая инструкция

В 1С:Зарплата и управление персоналом настраивается полный процесс оформления приема сотрудников на работу. Система объединяет кадровые данные, условия трудовых договоров и сведения о назначении в подразделения организации в единый информационный поток, который используется для кадрового учета и расчета заработной платы. Прием фиксируется в специальном разделе «Кадры → Приемы на работу», где последовательно отражаются все параметры: сведения о сотруднике, должности, подразделении, режиме работы, условиях оплаты труда и испытательном сроке.

Документ приема на работу в системе является связующим звеном между кадровыми данными и расчетными механизмами. На основании введенной информации формируются кадровые приказы, рассчитываются налоги и страховые взносы, а также обеспечивается корректное ведение графиков рабочего времени. Все изменения, внесенные в карточку сотрудника при оформлении приема, автоматически учитываются в расчетах заработной платы и отчетности.

Оформление приёма на работу с помощью документа «Прием на работу»

В 1С:Зарплата и управление персоналом регистрация факта трудоустройства сотрудника по трудовому договору и формирование приказа о приеме осуществляется через документ «Прием на работу».

Создание карточки сотрудника

Сначала в системе создается запись о сотруднике. Для этого открывается справочник «Кадры — Сотрудники», где указываются основные сведения. В карточке указывается организация или её обособленное подразделение, в которое сотрудник принимается, и вносится полное имя.

При вводе ФИО система сверяет данные со справочником «Кадры — Физические лица». Если совпадение найдено, предлагается использовать существующую запись (кнопка «Да, это тот, кто мне нужен». При несоответствии выбирается вариант «Нет, это другой человек». В случаях, когда имя или фамилия отсутствуют в документах, допускается ввод дефиса («-»), который корректно обрабатывается в отчетности: в персонифицированной форме СФР дефис опускается, а в других отчетах он подставляется в обязательные поля.

Далее фиксируются личные данные: дата рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Пол является обязательным реквизитом и определяется автоматически по отчеству, а при его отсутствии устанавливается мужской по умолчанию. Если у сотрудника нет страхового свидетельства, оно оформляется через СФР лично, через работодателя или МФЦ.

После ввода данных создается документ «Прием на работу». При вызове действия «Оформить документ – Прием на работу» или ссылки «Принять на работу» система проверяет сохранение карточки сотрудника и предлагает подтверждение «Сотрудник еще не записан. Записать и продолжить?». Подтверждение запускает автоматическую регистрацию:

• присвоение табельного номера (по умолчанию — следующий свободный, при необходимости корректируется вручную);
• создание записи в справочнике «Физические лица» с личными данными;
• формирование карточки в справочнике «Сотрудники», которая связывается с соответствующим физическим лицом.

Заполнение документа «Прием на работу»

После создания карточки сотрудника оформляется документ «Прием на работу» в разделе «Кадры — Приемы, переводы, увольнения».

В поле «Организация» указывается юридическое лицо или его обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс. Поле «Дата» автоматически заполняется текущей датой компьютера и отражается в приказе по форме № Т-1 как дата составления. 

Поле «Номер» пользователю недоступно, система присваивает его при записи документа. Если организация использует собственную нумерацию кадровых приказов, в реквизите «Печатать как» указывается внутренний номер. Поле «Сотрудник» заполняется из справочника «Сотрудники».

На закладке «Главное» формируются основные кадровые сведения. При необходимости по ссылке «Не заполнен стаж, пособия могут быть рассчитаны неверно» вносится страховой стаж сотрудника, влияющий на корректность расчета пособий.

В поле «Дата приема» указывается день фактического выхода на работу, который определяет начало стажа и применение всех назначенных начислений. В поле «Испыт. срок (мес.)» вводится продолжительность испытательного срока. Программа контролирует его соответствие ограничениям ст. 70 ТК РФ: для большинства работников не более трех месяцев, для отдельных категорий — до шести месяцев, при срочных договорах на 2–6 месяцев — не более двух недель. При превышении лимитов система выдаёт предупреждение.

В поле «Подразделение» выбирается структурная единица из справочника «Кадры — Подразделения» либо «Настройка — Подразделения», в зависимости от того, ведется ли штатное расписание. 

Поле «Территория» появляется, если в учетной политике организации установлен флажок «Использовать обособленные территории». В этом случае фиксируется территория работы (удаленные офисы, вахтовые поселки, суда и др.), от которой могут зависеть районные коэффициенты, северные надбавки, льготы по отпускам и особенности расчета страховых взносов. Структура территорий описывается отдельно и не связана напрямую с подразделениями.

Поле «Должность» заполняется из справочника «Штатное расписание» или «Должности». При включенном учете индивидуальных рабочих мест отображается поле «Рабочее место», где назначается конкретный номер места сотрудника, отражаемый затем в отчетности (подраздел 1.2 ЕФС-1). Флажок «Отразить в трудовой книжке» устанавливается автоматически и обеспечивает передачу сведений о приеме в электронную трудовую книжку (форма ЕФС-1, СТД-Р).

Если для должности или позиции штатного расписания задана трудовая функция, она подставляется автоматически и отображается в отчетности. С 2021 года можно фиксировать первый приём на работу (флажок «Начало трудовой деятельности»), что означает отсутствие бумажной трудовой книжки и ведение только электронной.

С ноября 2021 года законодательство допускает оформление приема трудовым договором без издания приказа. В системе для этого используется настройка «Прием на работу без приказа о приеме» («Настройка — Кадровый учет»). После её активации в документе «Прием на работу» становятся обязательными номер и дата договора, а реквизиты договора указываются как основание приёма в форме ЕФС-1 и в личной карточке Т-2.

Заполнение сведений об оплате труда

На закладке «Оплата труда» документа «Прием на работу» формируются условия начислений и оплаты для сотрудника.

В разделе «Начисления» указывается перечень плановых выплат и показатели для их расчета. Если в организации ведется штатное расписание, список начислений и их размеры заполняются автоматически из позиции штатного расписания, но могут быть откорректированы прямо в документе. 

При отсутствии штатного расписания данные вводятся вручную через кнопку «Добавить». Для пользователей с ограниченными правами вместо табличной части отображается флажок «Приказом установлены ежемесячные начисления». Пока этот флаг не активирован, оформление документа считается незавершенным.

В разделе «Доп. тарифы», коэффициенты фиксируются дополнительные начисления, отличные от основной ставки. Это могут быть, например, специальные тарифы для отдельных видов работ, выполняемых сотрудником. При ведении штатного расписания данные подставляются автоматически из его позиции, при отсутствии — вводятся вручную.

Поле «ФОТ» рассчитывается автоматически и отражает фонд оплаты труда сотрудника. При этом учитываются все надбавки, включая районный коэффициент и северную. Для быстрого заполнения всей табличной части используется кнопка «Заполнить по позиции», которая переносит данные из штатного расписания.

Поле «Районный коэффициент» появляется, если в карточке организации или подразделения установлен соответствующий признак. Значение коэффициента определяется настройками в справочнике «Организации — Основные сведения», в справочнике «Подразделения» либо в справочнике «Территории». При необходимости коэффициент можно изменить вручную непосредственно в документе.

Северная надбавка заполняется в зависимости от северного стажа сотрудника. Оно также отображается только в том случае, если для организации или её подразделения предусмотрена такая надбавка. Если у сотрудника был стаж у предыдущих работодателей, его необходимо внести в личные данные. Если эти данные отсутствуют, отсчет стажа начинается с даты приема в текущую организацию. Внести сведения о стаже можно прямо из документа «Прием на работу» по ссылке «Стаж не задан».

В поле «Порядок пересчёта» выбирается метод пересчёта месячного оклада в часовую ставку для оплаты сверхурочных, работы в выходные и праздничные дни и других аналогичных случаев. По умолчанию подставляется порядок, указанный в настройках «Настройка — Расчет зарплаты».

Поле «Совокупная тарифная ставка» заполняется автоматически на основании параметров, определенных в настройках расчета зарплаты. В нее включаются все показатели, формирующие итоговую тарифную ставку для сотрудника.

 Фиксация условий трудового договора

На закладке «Трудовой договор» фиксируются основные реквизиты соглашения с сотрудником.

В полях «Договор № и от» указываются номер и дата договора. При необходимости номер присваивается автоматически кнопкой «Назначить», исходя из последнего зарегистрированного договора. Эти данные используются в печатной форме договора и личной карточке сотрудника (форма № Т-2), но не отображаются в приказе Т-1.

При заключении срочного договора устанавливается флажок «Срочный трудовой договор до», где указывается дата окончания. Основание выбирается из справочника, при желании можно задать собственное формулирование. В поле «Срок заключения договора» указывается продолжительность. Для сезонных работников действует особый порядок отпусков (два дня за каждый месяц работы), который активируется флажком «Для выполнения сезонных работ».

Поле «Условия приёма« заполняется автоматически. Дополнительно можно указать «иные условия», специфику рабочего места или документ, подтверждающий полномочия представителя работодателя.

Бух.учёт начислений и формирование документов

При необходимости распределять суммы начислений сотрудника по различным способам отражения в учете в произвольных пропорциях (процентах или коэффициентах), в настройках расчёта зарплаты («Настройка — Расчёт зарплаты») устанавливается флажок «Регистрировать бух.учет плановых начислений».

 После этого в документе «Прием на работу» появляется закладка «Бух.учёт начислений». В колонке «Бух.учёт» открывается форма, где для каждого начисления указываются способ отражения и доля распределения.

Поле Руководитель заполняется автоматически на основании данных из справочника «Организации — Учетная политика и другие настройки — Ответственные лица» и используется в печатных формах трудового договора и приказа о приеме.

При нажатии кнопки «Провести» система выполняет проверку документа. Если ведется штатное расписание и включена автоматическая проверка, программа контролирует соответствие введенных данных позиции расписания. В случае расхождений выводится окно с ссылками на соответствующие элементы для корректировки.

Кнопка «Печать» позволяет сформировать трудовой договор (включая варианты для дистанционной работы и микропредприятий), приказ о приеме по форме № Т-1, а также комплект документов при приеме. Если вместо фактического приема была оформлена бронь позиции, печатается документ «Подтверждение брони».

Персональные данные и дополнительные сведения

Для корректного формирования печатных форм трудового договора и других кадровых документов в систему заносятся личные данные сотрудника. В карточке сотрудника по ссылке «Личные данные» указываются паспортные сведения, место рождения, гражданство, адреса регистрации и проживания, контактные телефоны. Внесенная информация сохраняется и используется как в справочнике «Сотрудники», так и в «Физические лица».

Дополнительно заполняются разделы: образование и квалификация, семейное положение, трудовая деятельность, воинский учёт (последний доступен, если включен соответствующий флажок в настройках кадрового учёта). 

По ссылке «Страхование» уточняется статус застрахованного лица. Для иностранных сотрудников указывается статус в соответствии с документами, при необходимости фиксируются сведения об инвалидности или специальных социальных льготах. Эти данные напрямую влияют на расчет страховых взносов и пособий.

Через ссылку «Налог на доходы» вводятся заявления на стандартные, имущественные и социальные вычеты, а также уведомления о патентах для иностранных работников. Здесь же определяется налоговый статус (по умолчанию — резидент) и фиксируются доходы и вычеты с предыдущего места работы, необходимые для корректного расчёта НДФЛ.

В разделе «Выплата зарплаты» указывается способ выплаты — через кассу или на банковскую карту. Возможна настройка распределения выплат: например, часть аванса через кассу, а основная зарплата через зарплатный проект.

Отражение доходов в бухгалтерском учете теперь настраивается через документы «Бухучет зарплаты сотрудников» и «Бухучет начислений сотрудников», но история доступна и в карточке сотрудника. По ссылке «Прямые выплаты ФСС» фиксируется способ перечисления пособий в СФР.

После нажатия кнопки «Записать и закрыть» все данные сохраняются в обеих базах — «Сотрудники» и «Физические лица».

Для организаций, начинающих вести учёт в 1С:ЗУП, предусмотрен документ «Начальная штатная расстановка» («Главное — Данные на начало эксплуатации»), который позволяет внести сотрудников, работающих в компании на момент запуска системы.

Чтобы упростить работу с большим количеством кадров, можно использовать группы сотрудников. Они формируются в разделе «Настройка — Группы сотрудников» и позволяют объединять работников по любым критериям. 

Группы могут заполняться вручную или автоматически на основании заданных условий. В списке сотрудников доступен просмотр по группам, а также отображение состава групп в карточке каждого сотрудника.

Оформление приёма на работу с помощью документа «Прием на работу списком» 

Для случаев, когда необходимо оформить сразу нескольких сотрудников, используется документ «Прием на работу списком» (раздел «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения»).

Регистрация сотрудников производится в справочнике «Сотрудники». В документе «Прием на работу списком» табличная часть заполняется с помощью кнопки «Подбор» — сотрудники добавляются в список, а каждая строка редактируется через форму, аналогичную документу для одного сотрудника. 

При нажатии кнопки «Добавить» открывается форма «Приём на работу», после заполнения которой данные автоматически переносятся в таблицу.

Для удобства приема сотрудников на одинаковых условиях система копирует информацию из последней заполненной строки в новые записи. В таблице отображается краткая информация о кадровом событии, что облегчает контроль и проверку.

По кнопке «Печать» формируются трудовые договоры для каждого сотрудника (в том числе для дистанционной работы и микропредприятий), а также списочный приказ о приёме по унифицированной форме № Т-1а.

Применение функционала 1С:ЗУП при оформлении приема на работу позволяет систематизировать кадровые процессы, минимизировать ошибки и сократить время на ввод данных. Система объединяет кадровый, бухгалтерский и налоговый учет в едином пространстве, обеспечивая прозрачность и контроль на всех этапах.