Программа для складского учета: как выбрать и внедрить

Необходимость автоматизации складского учета

Склад – это блок, в котором сходятся финансы, продажи, закупки и логистика. Если с ростом бизнеса складской учет по-прежнему ведется вручную или автоматизирован лишь частично, компания неизбежно сталкивается с проблемами:

• Отсутствие актуальных остатков. Данные в Excel или журналах обновляются с опозданием. Продажа оформлена, а товар фактически уже отгружен – в итоге появляются пересортицы, ошибки в заказах, невыполненные обязательства перед клиентами.
• Двойной ввод данных. Менеджер фиксирует движение товара в учетной системе, кладовщик – в таблице, бухгалтер – в своей программе. Ошибки накапливаются, сверка занимает время.
• Отсутствие контроля движения товара. Нет информации о том, где находится нужная позиция, какой срок годности у партии, кто оформил приемку или возврат.
• Сложная инвентаризация. Без системного учета каждая проверка запасов означает полную или частичную остановку работы склада, перерасход времени, трудозатраты ответственных за инвентаризацию лиц.
• Отсутствие аналитики. Руководители не могут получить наглядную отчетность по оборачиваемости, неликвидам, ошибкам в приемке и отгрузке. Поэтому не могут увидеть узкие места и принять управленческие решения, которые могут повысить эффективность процессов.

Все это приводит к прямым финансовым потерям. Например, компания замораживает капитал в товарах, закупая излишки на всякий случай, потому что нет уверенности в точности данных, прогнозирования. Или не может вовремя отгрузить заказ из-за несоответствия фактических и учетных остатков.

Кроме того, учет без автоматизации не выдерживает масштабирования. Пока ассортимент ограничен сотней позиций, можно работать в Excel. Но как только количество SKU, поставщиков или заказов растет, человеческий фактор становится главным риском. Автоматизированная программа складского учета решает эти задачи системно. Поговорим подробнее о том, с чем помогает автоматизация склада и как выбрать программу складского учета.

Функционал программ складского учета

Современные программы складского учета представляют собой полноценные системы, которые объединяют движение товара, финансовую составляющую, данные о закупках и продажах. В этом разделе статьи расскажем про ключевые возможности, которые встречаются в представленных на рынке решениях. А в одном из следующих разделов подробнее рассмотрим отдельные решения.

Оценка остатков на основе документов. Программы автоматически рассчитывают фактические остатки по данным из складских документов: поступлений, перемещений, списаний, возвратов и инвентаризаций. Любое движение товара находит отражение в учете.

Руководитель и кладовщик всегда видят актуальные остатки в разрезах складов, ячеек, партий и даже серий. Это исключает пересортицу, минимизирует ошибки при отгрузке, упрощает инвентаризацию и контроль товарных запасов.

Учет сроков годности и партий. Отслеживание движений каждой партии с привязкой к срокам годности и серии. При подборе или отгрузке система подскажет, какие партии нужно использовать первыми (по принципу FEFO или FIFO). Это особенно актуально для компании с пищевым, фармацевтическим, косметическим ассортиментом. Также благодаря функционалу легко отследить происхождение партии при возвратах и рекламациях.

Прогноз спроса на основе данных за предыдущие периоды. Некоторые решения могут анализировать историю продаж, сезонные колебания, темпы роста, остатки и динамику отгрузок. И на основе этих данных формировать прогноз будущего спроса по каждому товару или категории.

Благодаря этому руководство может оптимизировать закупочную политику, принимая обоснованные решения о том, закупки каких товаров необходимо увеличить, а какие – наоборот, закупать реже.

Автоматическая переоценка. Системы учета могут автоматически анализировать входящие данные, сравнивать закупочные цены, сопоставлять их с ситуацией на рынке, предлагать корректировки. Функционал применим только для складов розницы. Позволяет ускорить принятие решений в условиях инфляции и изменений рынка, избежать финансовых потерь.

Адресное хранение. Склад делится на зоны и ячейки, каждая из которых имеет уникальный адрес. Система знает, где именно лежит каждый товар или партия. При приемке или отборе программа подсказывает оптимальное место размещения или забора.

Как показывает практика, функционал увеличивает скорость обработки заказов на 20–40%, сокращает сроки проведения инвентаризаций, минимизирует вероятность возникновения ошибок при комплектации.

Штрихкодирование и сканеры. Каждый товар, ячейка или документ маркируются штрихкодом. Благодаря этому сотрудники при помощи ТСД или мобильных устройств могут фиксировать операции по приемке, перемещению и отгрузке. Это также ускоряет обработку, снижает пересортицу.

Планирование бюджета закупок на основе продаж. Если бюджетирование не ведется в отдельной системе, программа складского учета частично может взять на себя сбор данных. В этом помогают данные о продажах, на основании которых можно формировать план закупок под обеспечение деятельности в предстоящий период, включая суммы и сроки платежей. Руководство может прогнозировать затраты на пополнение запасов, и принимать решения. Что особенно важно при ограниченном оборотном капитале.

Расчет оптимального времени заказа. Анализ динамики продаж, сравнивание их с минимальными остатками, сроками поставки и заданными минимальными уровнями запасов. На основе этих параметров рассчитывается «точка заказа» – момент, когда товар нужно закупить, чтобы не возник дефицит.

Автоматическое списание материалов. Автоматическое списание материалов при выпуске готовой продукции, выполнении работ или сборке на основании норм расхода или спецификаций. Это обеспечивает прозрачность контроля производственных затрат, перерасхода.

Приемка товаров через ЭДО. Решения могут быть интегрированы с операторами электронного документооборота. Поступления, отгрузки и акты сверки будут поступать в электронном виде, подтверждение и регистрация – осуществляться в несколько кликов. Все первичные документы хранятся в системе и доступны для контроля и аудита.

Интеграции с транспортными системами. Программы складского учета могут быть интегрированы с логистическими решениями для передачи данных о заказах и получения статусов доставки в реальном времени. Таким образом склад, логистика и продажи объединяются в единый информационный контур. Это повышает точность и скорости отгрузок, минимизирует претензии клиентов.

Кому и когда нужна автоматизация складского учета

Рассмотрим основные предпосылки автоматизации по компаниям из различных сфер бизнеса.

Дистрибьюторы и оптовики. Такие компании ежедневно получают и отгружает десятки поставок, работают с несколькими складами и регионами. Когда объем номенклатуры переваливает за 10 тысяч SKU, а клиенты исчисляются сотнями и тысячами, в условиях отсутствия автоматизации начинаются проблемы:

• товары при перемещениях между складами оказываются неучтенными;
• ошибки при отгрузках ведут к возвратам и потере лояльности;
• нет возможности оперативно посчитать остатки «по факту», особенно при сезонных пиках.

Программы складского учета фиксируют движение товаров, отслеживают партии, отображают остатки в режиме реального времени.

E-commerce. Интернет-магазины или маркетплейсы-операторы работают с десятками тысяч артикулов, ежеминутно заказы меняются, осуществляются возвраты при пересборке корзины. Уже при обороте от 400 заказов в день невозможно синхронизировать фактические остатки с данными учета, что приводит к продажам товаров, которых нет в наличии. А при ручной сборке возможна комплектация ошибочных позиций.

Системы складского учета синхронизируют онлайн-витрины с физическим складом, ускоряют сборку, минимизируют ошибки и автоматически передают статусы заказов в CMS.

Производственные компании. На производстве ежедневно списываются материалы, возвращаются остатки, ведется склад полуфабрикатов. При увеличении объемов выпуска (особенно при многоэтапном производственном цикле) возникают проблемы:

• нет возможности достоверно посчитать себестоимость изделий с учетом того, какие партии сырья задействованы в производстве;
• снижается точность бухгалтерского учета, налогового учета в части НДС;
• увеличивается перерасход материалов, появляются неучтенные остатки.

Программа складского учета автоматически списывает материалы на основании спецификаций, контролирует движение между цехами и складом, помогает корректно рассчитать себестоимость, влияние на НДС.

Розничные сети. Сети из нескольких магазинов чаще всего ведут складской учет разрознено. При росте сети хотя бы до 5 торговых точек, активных логистических операциях между ними, возникают ошибки в учете остатков:

• один и тот же товар числится в двух местах одновременно;
• сотрудники не могут корректно вносить списания и поступления;
• магазины теряют продажи из-за того, что товар, который фактически находится в наличии, в учете отражен как отсутствующий.

Единая система складского учета синхронизирует все магазины и склады, обеспечивает единые правила движения и учета товаров.

Логистические операторы и компании 3PL. Это компании, оказывающие услуги по хранению, упаковке, отгрузке товаров клиентов. Как показывает практика, как только число контрагентов возрастает до 30–40, а суммарное количество SKU составляет более 5 тыс. позиций, без автоматизации становится сложно поддерживать уровень SLA, так как:

• нет информации о том, где в точности находится товар, сколько отгружено;
• информация по остаткам недостоверная;
• повышается зависимость от конкретных сотрудников.

Складская система с адресным хранением и разделением по клиентам позволяет учитывать каждое движение, автоматически формировать акты, повысить пропускную способность склада.

Как выбрать программу складского учета

Перед выбором программы складского учета недостаточно изучить функционал. Необходимо также понять, какие действия должны быть автоматизированы, какие данные нужны руководству, какие интеграции – критичны. Приводим ключевые критерии, на которые обращают внимание при выборе программы складского учета.

Интеграции с другими системами. Складской учет не существует изолированно – он связан с продажами, закупками, производством, бухгалтерией, CRM, транспортной и ЭДО-системами. Также для складского учета является критичной возможность интеграции с системами маркировки, в том числе с системой «Честный знак».

Поэтому решение должно поддерживать интеграции по API, обмен через файлы, веб-сервисы, прямое подключение к базам.

Также нужно учитывать существующую IT-инфраструктуру. Например, если 70+ процентов IT-ландшафта приходится на продукты на базе 1С, наименее затратным в части интеграций будет выбор программы складского учета на базе 1С.

Масштабируемость и производительность. Масштабируемость – это способность системы стабильно работать при росте объемов: увеличении числа пользователей, SKU, складов, операций. Если скорость быстродействие снижается даже при небольшом приросте количества позиций – это может стать проблемой при кратком росте бизнеса.

Поэтому при перспективах кратного масштабирования, оптимально выбирать решение с промышленной архитектурой WMS-класса с оптимизацией запросов и параллельной обработкой данных.

Архитектура и открытость системы. Архитектура определяет, можно ли дорабатывать систему под процессы компании. Закрытые облачные решения не позволяют изменить логику работы или отчетность. Открытые системы позволяют адаптировать конфигурацию под специфику конкретного бизнеса.

У каждой компании могут быть свои особенности прохождения бизнес-процессов, документооборота, номенклатуры, форм списания, отчетности. Без возможности доработки придется адаптировать бизнес «под систему», а не наоборот. Если вы к этому не готовы – стоит выбирать решения с открытой архитектурой, в которых можно создавать свои справочники, документы, обработки и отчеты без зависимости от вендора.

Удобство интерфейса и сценариев работы. В части удобства в первую очередь подразумевается логика работы, адаптированная под реальные операции: приемку, комплектацию, инвентаризацию, перемещение и т.д.

Даже самая полезная в части функционала система будет саботироваться сотрудниками, если интерфейс неудобный и неоправданно сложный. Сканирование штрихкода должно происходить в 2 клика, менеджеры должны получать простые понятные отчеты, не перегруженные полями.

Если вендор программы задумывается о пользовательском опыте, он продумывает интерфейс в зависимости от ролей: кладовщик, логист, менеджер, руководитель. Чтобы каждый получал нужную для работы часть без перегрузки информацией.

Также для работы на складе необходимо, чтобы система поддерживала мобильные терминалы, ТСД и работу с планшетов, без привязки к десктопной версии.

Аналитика и отчетность. Аналитика критически необходима для роста бизнеса: она позволяет видеть закономерности, выявлять узкие места, принимать управленческие решения. 

Функционал большинства современных программ складского учета не ограничивается ведением операций. Есть возможности и для анализа оборачиваемости, динамики остатков, движения по категориям, неликвидных позиций. Если этого нет – с ростом бизнеса будет все сложнее принимать управленческие решения.

Поддержка и сопровождение. Конфигурации требуют обновлений, поддержки и развития. Меняются ставки НДС, форматы ЭДО, логика маркировки – и система должна адаптироваться.

Поэтому при выборе системы нужно оценивать, кто и как будет ее сопровождать: вендор, компания-интегратор, собственная IT-служба, или функции поддержки будут разделены. Бизнес должен своевременно получать обновления, иметь возможность исправлять ошибки.

Лицензирование и стоимость владения. В стоимость программы входит не только лицензия, но и проект внедрения (настройки, доработки, интеграции, обучение).

Импортозамещение и безопасность. В последние годы требования к ПО в России усилились: компании с государственным участием обязаны использовать отечественные решения, внесенные в реестр российского ПО. Для критической инфраструктуры и госучреждений использование зарубежных решений запрещено.

При выборе системы важно убедиться, что решение включено в реестр отечественного ПО и поддерживает требования законодательства, работает с ЕГАИС, Честным Знаком, ЭДО, маркировкой).

Обзор популярных программ складского учета

На рынке представлен ряд решений для автоматизации склада. Приводим обзор наиболее распространенных программ. Мы не будем останавливаться подробнее на каждом пункте функционала – он описан вендором на странице соответствующего решения. Рассмотрим лишь ключевые функциональные особенности, преимущества, целевую аудиторию решений.

1. 1С:WMS Логистика. Управление складом

Система реализует полноценную архитектуру WMS – управление размещением, адресным хранением, маршрутами комплектования и контролем производительности персонала. Поддерживаются операции через ТСД, голосовое управление, штрихкодирование, интеграции с транспортными системами, терминалами сбора данных и ЭДО.

Система реализована на платформе 1С:Предприятие, что позволяет адаптировать логику под конкретные бизнес-процессы – от приемки по партиям до оптимизации маршрутов движения грузов внутри склада. Есть развитая система правил размещения и отбора, автоматическое распределение задач между сотрудниками, контроль SLA.

Решение легко масштабируется и может гибко дорабатываться. С минимальными трудозатратами интегрируется с другими системами на базе 1С.

Подходит для крупного и среднего бизнеса с распределенными складами, широкой номенклатурой, сложной логистикой.

2. 1С:Розница

Основной фокус – на оперативный учет товаров, движение между торговыми точками и складом, учет остатков и переоценок, интеграцию с ККТ (контрольно-кассовой техникой), ЕГАИС и маркировкой.

Реализована поддержка штрихкодирования, ценников, и, при необходимости, адресного хранения. Интерфейс адаптирован под работу кассиров и администраторов магазинов, а не логистов.

Решение сравнительно быстро внедряется. Часто используется как подсистема в связке с УТ или ERP. Активно используется розничными компаниями, магазинам с небольшим складом, сетями с несколькими торговыми точками.

3. 1С:Управление торговлей (УТ)

Система объединяет складской и торговый учет в едином контуре. Реализованы все ключевые функции: движение товаров, резервирование, учет партий и серий, анализ оборачиваемости, работа с заказами поставщиков и клиентов.

В техническом плане система легко масштабируется: можно подключить несколько складов, реализовать адресное хранение, настроить интеграцию с ТСД и BI-инструментами. Часто решение интегрируется с интернет-магазинами, CRM и системами доставки.

Функционал обеспечивает сквозное прохождение процессов в цепочке «закупка – склад – продажа», позволяет видеть запасы в реальном времени, формировать заказы поставщикам и управлять ассортиментом.

Популярно у оптовых компаний, дистрибьюторов, e-commerce, крупных сетей.

4. Мой Склад

Облачный сервис с простым интерфейсом, рассчитанный на быструю настройку без IT-специалистов. Основной функционал: учет остатков, закупок, продаж, инвентаризация, учет по складам и точкам.

Доступно с любого устройства, но ограничено в части возможностей по кастомизации и интеграции. Поддерживает базовые API для обмена с маркетплейсами, онлайн-кассами и бухгалтерией.

Решение простое и быстрое в запуске, но при росте бизнеса функционал не справляется из-за отсутствия сложных сценариев, адресного хранения, автоматического планирования.

Основные пользователи: малый и микробизнес, небольшие интернет-магазины, стартапы.

5. СБИС

Решение интегрировано в единую платформу СБИС – учет, ЭДО, CRM, финансы, отчетность. Складской модуль поддерживает приемку, перемещения, списание, контроль остатков, маркировку, штрихкодирование.

Решение работает в облаке, с возможностью интеграции через API. Интерфейс удобен для пользователей без глубоких знаний учета, но возможности расширения ограничены. Поэтому подходит только компаниям, которым унификация процессов важнее, чем адаптация решения под бизнес.

Обычно используется малым бизнесом, который уже пользуется экосистемой СБИС.

6. Контур

Решение работает в облаке, интерфейс предельно упрощен. Поддерживаются базовые функции: учет поступлений, списаний, движения по складам, учет партий и сроков годности.

Решение минималистично и не предназначено для интеграции с ERP или CRM. Не поддерживает расширенную логику маршрутов, задач, SLA. Простое в освоении – требования к обучению персонала минимальны. Подходит для компаний, где склад – вспомогательный блок. Популярно у малого бизнеса и микропредприятий.

7. Бизнес.ру

Платформа объединяет торговый и складской контур: учет запасов, заказы клиентов, поступления, возвраты, отчеты, инвентаризации. Есть интеграции с маркетплейсами, онлайн-кассами и логистическими сервисами.

Это также облачное решение, с открытым API, но ограниченными возможностями для адаптации: оно не рассчитано на сложные доработки или многоэтапные процессы размещения и комплектования.

Продукт можно охарактеризовать как «все в одном» для малого бизнеса, который хочет уйти от Excel, но не готов к полноценной учетной системе.

8. Антисклад

Фокус решения направлен на учет остатков, движение товаров и инвентаризации. Реализованы функции штрихкодирования, учет по партиям, простой обмен с 1С и маркетплейсами.

Продукт является локальным (устанавливаемым), без развитых инструментов масштабирования. Может интегрироваться через API, однако без полноценной поддержки сложных сценариев обмена.

За счет быстрого старта и простой эксплуатации, популярен у оптовых компаний с небольшим оборотом, где складской учет еще не вынесен в отдельную подсистему. Но возможности развития решения ограничены, и при росте компании оно может перестать справляться.

9. Sigma (Атол)

Это кассовое решение с элементами учета. Встроенный складской модуль фиксирует поступления, списания, остатки и продажи.

Технически решение построено вокруг оборудования Атол, интегрируется с фискальными регистраторами, поддерживает маркировку и ЕГАИС. Возможности аналитики и маршрутизации ограничены.

В основном это решение для точек продаж, у которых нет выделенного склада.

10. Управление ассортиментом от Эвотор

Позволяет контролировать запасы, заказы, движение между точками, переоценку и возвраты. Работает в облаке, интегрировано с Эвотор.Касса, CRM и бухгалтерией.

Мобильное и простое решение без возможности глубокой настройки или расширенной аналитики. Используется малым и микробизнесом, розничными предпринимателями, работающим через экосистему Эвотора.

В целом рынок систем складского учета четко сегментирован:

• Для среднего и крупного бизнеса приоритетными являются решения на платформе 1С, обеспечивающие глубину автоматизации, масштабируемость и интеграции.
• Малый бизнес чаще выбирает облачные сервисы, удобные своей простотой, хотя и существенно ограниченные в части доработки и аналитики.

Внедрение программ складского учета: поэтапная проектная технология

Автоматизация склада – это проект, затрагивающий движение товаров, работу персонала, контроль остатков, обмен с торговыми, бухгалтерскими и транспортными системами.

Поэтому внедрение систем складского учета должно строиться по проектной технологии – от диагностики до сопровождения. Такой подход позволяет не просто формально запустить систему, но и добиться достижения целей бизнеса. 

Как мы реализуем свои проекты по внедрению систем складского учета:

1. Обследование и анализ текущих процессов. Первый этап – диагностика существующей модели работы склада. Анализируем:

• как сейчас оформляются поступления, перемещения и списания;
• кто и в какой момент фиксирует операции;
• есть ли расхождения между фактическими и учетными остатками;
• как происходит обмен данными с CRM, производственной, бухгалтерской системами.

По результатам обследования фиксируем «узкие места» – процессы, которые работают неэффективно, с дублированием, расхождением данных, задержками в учете. Подбираем решение на базе 1С (УТ, КА, ERP), обосновываем необходимость или отсутствие необходимости в отдельной 1С WMS.

2. Проектирование и моделирование системы. На этой основе полученной информации формируем целевую модель процессов и их прохождения в системе:

• структуру складов, зон и адресов хранения;
• маршруты движения товаров (приемка, размещение, комплектование, отгрузка);
• роли пользователей и точки фиксации данных;
• схемы интеграций (ERP, торговые, транспортные, BI-системы).

На этапе моделирования закладывается эффективность будущей работы: определяется, какие операции выполняются вручную, какие автоматизируются, где нужны будут ТСД, контроль через штрихкодирование.

3. Разработка и настройка системы, торгового оборудования. После согласования модели происходит:

• установка и настройка программного решения;
• реализация необходимых доработок;
• разработка и настройка интеграций с другими системами;
• оптимизация нормативно-справочной информации (номенклатура, склады, адреса, пользователи) – совместно с заказчиком;
• загрузка НСИ;
• настройка торгового оборудования;
• тестирование корректности расчетов и обменов.

На этом этапе необходимо проверить точное соответствие процессов в программе реальными бизнес-процессам. 

4. Обучение персонала. Проводим обучение для разных ролей: кладовщиков, операторов, логистов, руководителей склада. На практике – с демонстрацией типовых сценариев: приемка с ТСД, размещение по адресам, отбор по заказам, пересчет остатков, работа с возвратами и т.д. Чтобы это был не общий разбор функционала, а то, как сотруднику делать свою работу.

Кроме того, готовим короткие инструкции и чек-листы – чтобы персонал мог быстро вспомнить шаги процесса. Это снижает сопротивление изменениям, а также помогает при адаптации новых сотрудников в будущем.

5. Запуск системы и опытная эксплуатация. Запуск может проходить сразу или поэтапно – сначала на тестовом складе или участке, затем по всему бизнесу. В первые две недели наши специалисты сопровождают пользователей:

• помогают корректировать настройки при выявлении особенностей или расхождений в процессах;
• дообучают персонал;
• контролируют корректность обменов и документооборота.

После завершения ОПЭ проект заканчивается. Но мы готовы поддерживать систему и далее: обновлять решение с учетом изменений законодательства, расширять функционал. Также заказчик может осуществлять поддержку силами своего IT-отдела.

Переход к управляемому складу

Вне зависимости от выбора программы складского учета, чисто техническая автоматизация будет неэффективна без учета бизнес-процессов. Мы в assino подходим к автоматизации как к комплексному проекту: анализируем процессы и данные, проектируем модель учета с учетом интеграций и ролей, внедряем, обучаем и сопровождаем запуск до устойчивого результата. 

Благодаря этому система работает на бизнес-результат: помогает повысить оборачиваемость, освободить оборотный капитал, сократить время обработки заказов, минимизировать ошибки при отгрузке, ускорить инвентаризации.

Хотите обсудить проект автоматизации складского учета? Оставьте заявку на консультацию с экспертом через форму внизу страницы.