Производственный календарь в 1С: настройка и применение

Производственный календарь является базовым компонентом программных продуктов «1С» для корректного расчета заработной платы и учета рабочего времени. В большинстве типовых конфигурациях этот инструмент интегрирован в типовой функционал. Его своевременное заполнение и настройка исключают ошибки при исчислении норм рабочего времени, расчете отпускных и больничных.

Специалисты компании assino рекомендуют проверять актуальность производственного календаря перед началом каждого календарного года, а также при выходе нормативных актов о переносе выходных дней.

Производственный календарь представляет собой справочник, содержащий информацию о рабочих, выходных, праздничных и предпраздничных днях в разрезе года. На его основе система рассчитывает норму рабочего времени за месяц, квартал и год при 40-, 36- и 24-часовой рабочей неделе.

Программные продукты 1С используют данные календаря для:

• начисления оплаты по окладу (в том числе при недоработках и переработках);
• расчета среднего заработка для отпусков и командировок;
• формирования табелей учета рабочего времени;
• автоматического переноса выходных дней при совпадении с праздниками.

Расположение производственного календаря в интерфейсе

Путь к справочнику зависит от используемой конфигурации.

• В «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): раздел «Главное меню» – «Функции для технического специалиста» – «Справочники» – «Производственные календари». Альтернативный маршрут: раздел «Справочники» – вкладка «Предприятие» – «Производственные календари».
• В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1): раздел «Настройка» – «Предприятие» – «Производственные календари».

Заполнение федерального производственного календаря

По умолчанию в системе присутствует календарь «Российская Федерация». Изначально данные на предстоящий год в нем не заполнены (все дни отображаются красным цветом). Для автоматического формирования нормы на основании Приказа Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н необходимо:

1. Открыть календарь и с помощью стрелок выбрать нужный год.
2. Нажать кнопку «Заполнить по умолчанию».

Система сформирует сетку календаря, окрасив дни в соответствующие цвета: черный – рабочие дни; темно-красный (бордовый) – субботы; красный – воскресенья; розовый – праздничные дни; синий – предпраздничные дни. Информация о переносах выходных дней отображается в текстовом поле справа от календарной таблицы.

Если постановление Правительства РФ о переносе выходных еще не утверждено, календарь заполняется по общим правилам, рассчитанным на основе законодательства. После выхода официального документа рекомендуется повторно воспользоваться кнопкой «Заполнить по умолчанию», чтобы система применила утвержденные переносы, либо внести изменения вручную.

Региональные и корпоративные календари

Использование нескольких производственных календарей актуально для организаций, имеющих обособленные подразделения в субъектах РФ с собственными праздничными днями (например, республики Татарстан, Башкортостан).

Добавление регионального календаря из классификатора:
В справочнике «Производственные календари» следует нажать кнопку «Создать» и выбрать пункт «По классификатору». Далее из списка выбирается необходимый региональный календарь. После его появления в общем списке требуется открыть его и заполнить по описанному выше алгоритму.

Создание индивидуального графика

Приказом по предприятию могут утверждаться индивидуальные графики работы, отличные от общегосударственных. Для их создания используется кнопка «Создать» – «Новый». В форме календаря необходимо указать наименование, код, год и при необходимости привязку к основному федеральному календарю, если вводимый график является дополнением к нему. После указания реквизитов форма заполняется данными с помощью ручных настроек (изменение статуса дня) либо кнопкой «Заполнить по умолчанию» с последующей корректировкой.

Ручная корректировка и перенос рабочих дней

Необходимость ручной правки возникает при введении дополнительных выходных на уровне субъекта РФ или организации до момента их отражения в типовом обновлении, а также при внутреннем перераспределении рабочего времени.

Изменение статуса дня

Требуется выделить нужную дату, нажать кнопку «Изменить день» и в открывшемся окне установить соответствующий признак («Рабочий», «Праздничный», «Предпраздничный»). При смене рабочего дня на праздничный предшествующий ему рабочий день должен быть изменен на предпраздничный для сокращения нормы времени на один час.

Перенос дня
Выделив дату, которая подлежит переносу, нужно нажать кнопку «Перенести день». Система предложит указать дату назначения. После подтверждения выбранные даты меняются статусами. Этот механизм используется для оформления приказов руководителя о перемещении рабочего дня на субботу или воскресенье.

Все произведенные изменения сохраняются по кнопке «Записать». Для отмены ручных правок и возврата к исходным законодательным нормам используется кнопка «Заполнить по умолчанию». Следует учитывать, что повторное заполнение по умолчанию аннулирует все ранее внесенные вручную переносы и изменения статусов дней.

Особенности применения в «1С:ЗУП»

В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» производственный календарь тесно связан с графиками работы сотрудников. При настройке графика работы (раздел «Настройка» – «Графики работы сотрудников») в поле «Производственный календарь» указывается, нормами какого именно календаря руководствуется система при расчете зарплаты. Если для разных подразделений компании установлены разные региональные календари, программа автоматически применяет соответствующие нормы для каждого филиала. Корректная синхронизация графика работы и производственного календаря обеспечивает правильный учет переработок, ночных и праздничных смен.

Специалисты assino обращают внимание пользователей на необходимость регулярной актуализации справочников при выходе обновлений, чтобы минимизировать ручной труд и риски расхождений в расчетах.

Печать и сохранение календаря

В программах «1С» предусмотрена возможность вывода производственного календаря на печать или сохранения в файл. Для этого в форме календаря используется кнопка «Печать». Сформированная таблица отражает сводные данные по дням и количеству рабочих часов для всех категорий рабочих недель. Документ можно сохранить в форматы pdf, mxl, xls для дальнейшего использования.

Для получения более детальной консультации по настройке производственных календарей и графиков работы в вашей конфигурации «1С» обращайтесь к экспертам assino.