Работа с договорами в 1С:Документооборот

Возможности 1С:Документооборот в работе с договорами

1. Централизованное хранение всех договоров и сопутствующей документации в электронном виде, что позволяет:

• Легко находить необходимые документы с помощью поиска по ключевым словам, реквизитам и другим параметрам.
• Обеспечить возможность работать с актуальными версиями договоров для всех сотрудников, имеющих соответствующие права.
• Исключить риски утраты или повреждения бумажных документов.
  

2. Автоматизация процессов согласования и утверждения

Основные функции включают:

• Создание маршрутов согласования с учетом специфики организации и типов договоров.
• Отслеживание этапов согласования в режиме реального времени.
• Уведомления о необходимости согласования или утверждения документа, что исключает задержки в процессах.
  

3. Контроль исполнения условий 

• Ведение реестра контрактов с указанием всех ключевых условий и сроков.
• Автоматическое напоминание о наступлении важных событий (например, сроков оплаты, окончания действия и т.д.).
• Ведение истории изменений и дополнений.
  

4. Бесшовная интеграция с другими системами 1С и внешними приложениями

• Синхронизация с бухгалтерскими и финансовыми системами для автоматического учета платежей по договорам.
• Интеграция с CRM-системами для учета договорных отношений с клиентами и партнерами.
• Возможность обмена документацией с контрагентами через системы ЭДО.
  

5. Обеспечение безопасности и прав доступа

• Назначение прав на основе ролей сотрудников и их должностных обязанностей.
• Регистрация всех действий пользователей с документацией для обеспечения контроля и аудита.
• Шифрование данных и поддержка электронных подписей для обеспечения юридической значимости электронных документов.

6. Инструменты для анализа и отчетности:

• Формирование различных отчетов по состоянию контрактов, этапам их исполнения и другим параметрам.
• Анализ эффективности работы и выявление узких мест в процессах.
• Визуализация данных в виде диаграмм и графиков для наглядного представления информации.

Виды документов

• Основные договоры (купли-продажи, аренды, подряда и др.)
• Дополнительные соглашения. 
• Протоколы разногласий.
• Приложения и спецификации.
•  Счета на оплату
• Акты выполненных работ, акты сверки и др.

Перед согласованием договора можно внедрить согласование контрагента, чтобы определить риски и условия работы с контрагентом до момента формирования договора с ним.

Права доступа и папки внутренних документов

Они могут быть настроены на нескольких уровнях:

1. Роли и группы пользователей:
   • Роли: права доступа могут назначаться на основе ролей, которые определяют набор действий, доступных пользователю (например, чтение, редактирование, удаление).
   • Группы пользователей: можно объединять пользователей в группы и назначать права на уровне группы.
2. Уровни доступа к документам
   • Полный доступ: пользователь может просматривать, редактировать, удалять и изменять права.
   • Редактирование: пользователь может просматривать и редактировать, но не может удалять его или изменять права.
   • Только чтение: пользователь может только просматривать. 
   • Ограниченный доступ: Пользователь не имеет доступа.
3. Индивидуальные настройки доступа
   • Права доступа могут быть настроены индивидуально для каждого документа, позволяя точно регулировать, кто и что может делать с каждым конкретным контрактом.

Система позволяет с помощью «Настройки доступности по состоянию» вносить изменения в реквизиты документа  в зависимости от статуса («На согласовании»; «Подписан»; «Зарегистрирован» и т.д.).

Папки внутренних документов договоров

Программа поддерживает организацию документов по папкам, что облегчает их управление и поиск. Они могут быть настроены следующим образом:

1. Структурирование папок по:

• Типам договоров: контракты на поставку, на сервис, аренду и т.д.

• Контрагентам: отдельные папки для каждого контрагента, что упрощает доступ к их документам.

• Проектам: прикрепление всей документации к определенному проекту и распределение их по папкам. 
• Стадиям обработки: на стадии согласования, на стадии подписания, уже исполненные и т.д.

2. Права доступа:

• К папкам они могут быть настроены аналогично правам на отдельные документы, что позволяет также контролировать доступ на этом уровне.

• Особенно полезно для упрощения управления доступом, когда один набор прав можно применить ко всем документам внутри папки.

3. Автоматизация распределения документов по папкам:

• Можно настроить автоматические правила распределения документов по папкам на основе различных критериев (например, по типу, по контрагенту или по ответственному лицу).

• Упрощает организацию документов и снижает вероятность ошибок при ручном распределении.

Управление доступом и безопасность

1. Регистрация и аудит:

• Все действия пользователей (просмотр, редактирование, удаление, изменение прав доступа) фиксируются в журнал регистраций. Это позволяет отслеживать и анализировать действия пользователей для обеспечения безопасности и соответствия требованиям внутреннего контроля и внешнего аудита.

2. Шифрование данных:

• Для обеспечения безопасности конфиденциальной информации, хранящейся в договорах, 1С:ДО поддерживает шифрование данных.

3. Электронные подписи:

• Поддержка электронных подписей позволяет обеспечить юридическую значимость электронных документов и контроль за их изменениями.

Настройка каждого вида договора

Система позволяет настраивать для видов документов различные правила, такие как обязательность наличия скан-копии оригинала, печать штрихкода и прочее.

Система позволяет настраивать правила создания документов, установку запрета на изменение реквизитов или удаление файлов.

Карточка документа договора

Она является основным элементом учета контрактов в системе и содержит всю необходимую информацию о нем, такую как:

• номер и дата; 
• стороны и подписанты; 
• предмет;
• срок действия, правила автопродления договора;
• сумма и валюты; 
• внутренние организационные реквизиты: подразделения, ответственных, проект;
• приложения и дополнительные соглашения.

Есть возможность добавления дополнительных полей, необходимые именно для вашего вида договора

Карточка позволяет быстро получить разрешение к полной информации о договоре и его статусу.

Автозаполнение шаблона файла договора

Маршрут движения

В программе можно настроить различные маршруты для разных типов договоров, определить ответственных за каждый этап и контролировать соблюдение сроков. Это позволяет обеспечить прозрачность и контроль на всех стадиях работы с договорной документацией.

Основные этапы работы включают:

1. Создание документа и заполнение необходимой информации и подготовка документа.
2. Согласование, проверка и утверждение текста ответственными лицами.
3. Подписание всеми необходимыми сторонами.
4. Регистрация данных в систему.
5. Архивирование и возможность его быстрого поиска при необходимости.

Дополнительные соглашения

Они позволяют вносить изменения в условия действующих договорных обязательств без необходимости составления новых. В 1С:ДО соглашения могут оформляться и учитываться отдельно, при этом они связаны с основным документом. Это позволяет вести полную историю изменений условий и контролировать их исполнение.

 Основные функции:

1. Создание соглашений: Быстрое и удобное создание документов.
2. Согласование: Автоматизированный процесс проверки и утверждения изменений.
3. Подписание: Формализация изменений через подписание ответственными сторонами.
4. Хранение и учет: Надежное хранение и легкий путь к соглашениям в рамках основных договоренностей.

Использование 1С:ДО для работы с договорами значительно упрощает и автоматизирует бизнес-процессы. Благодаря широким возможностям системы, гибкой настройке прав работы, автоматизации заполнения шаблонов и маршрутов движения документов, а также удобному учету дополнительных соглашений, компании могут существенно повысить эффективность своей деятельности и минимизировать риски, связанные с договорной работой.