Ваш регион определился как: Казань
или

Работа с договорами в 1С:Документооборот

Работа с договорами в 1С:Документооборот

Автоматизация договорной работы позволяет значительно повысить его эффективность и снизить вероятность ошибок. Одним из инструментов, который помогает решать задачи автоматизации работы с договорами, является российский софт — 1С:Документооборот. В этой статье мы рассмотрим возможности этой программы в плане работы с договорами, права доступа, карточку документа, автозаполнение шаблонов, маршруты движения и соглашения.

Возможности 1С:Документооборот в работе с договорами

  1. Централизованное хранение всех договоров и сопутствующей документации в электронном виде, что позволяет:
  • Легко находить необходимые документы с помощью поиска по ключевым словам, реквизитам и другим параметрам.
  • Обеспечить возможность работать с актуальными версиями договоров для всех сотрудников, имеющих соответствующие права.
  • Исключить риски утраты или повреждения бумажных документов.
  1. Автоматизация процессов согласования и утверждения
image3 10 1024x655 - Работа с договорами в 1С:Документооборот

Основные функции включают:

  • Создание маршрутов согласования с учетом специфики организации и типов договоров.
  • Отслеживание этапов согласования в режиме реального времени.
  • Уведомления о необходимости согласования или утверждения документа, что исключает задержки в процессах.
  1. Контроль исполнения условий 
  • Ведение реестра контрактов с указанием всех ключевых условий и сроков.
  • Автоматическое напоминание о наступлении важных событий (например, сроков оплаты, окончания действия и т.д.).
  • Ведение истории изменений и дополнений.
  1. Бесшовная интеграция с другими системами 1С и внешними приложениями
  • Синхронизация с бухгалтерскими и финансовыми системами для автоматического учета платежей по договорам.
  • Интеграция с CRM-системами для учета договорных отношений с клиентами и партнерами.
  • Возможность обмена документацией с контрагентами через системы ЭДО.
  1. Обеспечение безопасности и прав доступа
  • Назначение прав на основе ролей сотрудников и их должностных обязанностей.
  • Регистрация всех действий пользователей с документацией для обеспечения контроля и аудита.
  • Шифрование данных и поддержка электронных подписей для обеспечения юридической значимости электронных документов.
  1. Инструменты для анализа и отчетности:
  • Формирование различных отчетов по состоянию контрактов, этапам их исполнения и другим параметрам.
  • Анализ эффективности работы и выявление узких мест в процессах.
  • Визуализация данных в виде диаграмм и графиков для наглядного представления информации.

Виды документов

  • Основные договоры (купли-продажи, аренды, подряда и др.)
  • Дополнительные соглашения. 
  • Протоколы разногласий.
  • Приложения и спецификации.
  •  Счета на оплату
  • Акты выполненных работ, акты сверки и др.

Перед согласованием договора можно внедрить согласование контрагента, чтобы определить риски и условия работы с контрагентом до момента формирования договора с ним.

Права доступа и папки внутренних документов

Они могут быть настроены на нескольких уровнях:

  1. Роли и группы пользователей:
    • Роли: права доступа могут назначаться на основе ролей, которые определяют набор действий, доступных пользователю (например, чтение, редактирование, удаление).
    • Группы пользователей: можно объединять пользователей в группы и назначать права на уровне группы.
  2. Уровни доступа к документам
    • Полный доступ: пользователь может просматривать, редактировать, удалять и изменять права.
    • Редактирование: пользователь может просматривать и редактировать, но не может удалять его или изменять права.
    • Только чтение: пользователь может только просматривать. 
    • Ограниченный доступ: Пользователь не имеет доступа.
  3. Индивидуальные настройки доступа
    • Права доступа могут быть настроены индивидуально для каждого документа, позволяя точно регулировать, кто и что может делать с каждым конкретным контрактом.
image5 5 - Работа с договорами в 1С:Документооборот

Система позволяет с помощью «Настройки доступности по состоянию» вносить изменения в реквизиты документа  в зависимости от статуса («На согласовании»; «Подписан»; «Зарегистрирован» и т.д.).

image2 8 - Работа с договорами в 1С:Документооборот

Папки внутренних документов договоров

Программа поддерживает организацию документов по папкам, что облегчает их управление и поиск. Они могут быть настроены следующим образом:

  1. Структурирование папок по:
  • Типам договоров: контракты на поставку, на сервис, аренду и т.д.
  • Контрагентам: отдельные папки для каждого контрагента, что упрощает доступ к их документам.
  • Проектам: прикрепление всей документации к определенному проекту и распределение их по папкам. 
  • Стадиям обработки: на стадии согласования, на стадии подписания, уже исполненные и т.д.
image4 6 - Работа с договорами в 1С:Документооборот
  1. Права доступа:
  • К папкам они могут быть настроены аналогично правам на отдельные документы, что позволяет также контролировать доступ на этом уровне.
  • Особенно полезно для упрощения управления доступом, когда один набор прав можно применить ко всем документам внутри папки.
  1. Автоматизация распределения документов по папкам:
  • Можно настроить автоматические правила распределения документов по папкам на основе различных критериев (например, по типу, по контрагенту или по ответственному лицу).
  • Упрощает организацию документов и снижает вероятность ошибок при ручном распределении.

Управление доступом и безопасность

  1. Регистрация и аудит:
  • Все действия пользователей (просмотр, редактирование, удаление, изменение прав доступа) фиксируются в журнал регистраций. Это позволяет отслеживать и анализировать действия пользователей для обеспечения безопасности и соответствия требованиям внутреннего контроля и внешнего аудита.
  1. Шифрование данных:
  • Для обеспечения безопасности конфиденциальной информации, хранящейся в договорах, 1С:ДО поддерживает шифрование данных.
  1. Электронные подписи:
  • Поддержка электронных подписей позволяет обеспечить юридическую значимость электронных документов и контроль за их изменениями.

Настройка каждого вида договора

Система позволяет настраивать для видов документов различные правила, такие как обязательность наличия скан-копии оригинала, печать штрихкода и прочее.

image1 11 - Работа с договорами в 1С:Документооборот

Система позволяет настраивать правила создания документов, установку запрета на изменение реквизитов или удаление файлов.

Карточка документа договора

Она является основным элементом учета контрактов в системе и содержит всю необходимую информацию о нем, такую как:

  • номер и дата; 
  • стороны и подписанты; 
  • предмет;
  • срок действия, правила автопродления договора;
  • сумма и валюты; 
  • внутренние организационные реквизиты: подразделения, ответственных, проект;
  • приложения и дополнительные соглашения.

Есть возможность добавления дополнительных полей, необходимые именно для вашего вида договора

Карточка позволяет быстро получить разрешение к полной информации о договоре и его статусу.

image1 11 - Работа с договорами в 1С:Документооборот

Автозаполнение шаблона файла договора

image7 4 - Работа с договорами в 1С:Документооборот

Маршрут движения

В программе можно настроить различные маршруты для разных типов договоров, определить ответственных за каждый этап и контролировать соблюдение сроков. Это позволяет обеспечить прозрачность и контроль на всех стадиях работы с договорной документацией.

Основные этапы работы включают:

  1. Создание документа и заполнение необходимой информации и подготовка документа.
  2. Согласование, проверка и утверждение текста ответственными лицами.
  3. Подписание всеми необходимыми сторонами.
  4. Регистрация данных в систему.
  5. Архивирование и возможность его быстрого поиска при необходимости.

Дополнительные соглашения

Они позволяют вносить изменения в условия действующих договорных обязательств без необходимости составления новых. В 1С:ДО соглашения могут оформляться и учитываться отдельно, при этом они связаны с основным документом. Это позволяет вести полную историю изменений условий и контролировать их исполнение.

 Основные функции:

  1. Создание соглашений: Быстрое и удобное создание документов.
  2. Согласование: Автоматизированный процесс проверки и утверждения изменений.
  3. Подписание: Формализация изменений через подписание ответственными сторонами.
  4. Хранение и учет: Надежное хранение и легкий путь к соглашениям в рамках основных договоренностей.

Использование 1С:ДО для работы с договорами значительно упрощает и автоматизирует бизнес-процессы. Благодаря широким возможностям системы, гибкой настройке прав работы, автоматизации заполнения шаблонов и маршрутов движения документов, а также удобному учету дополнительных соглашений, компании могут существенно повысить эффективность своей деятельности и минимизировать риски, связанные с договорной работой.

Заказать консультацию