Расчеты с подотчетным лицом в 1С ERP

Что такое подотчетное лицо и зачем это нужно

Подотчетное лицо — это сотрудник, которому компания выдает деньги на конкретные задачи: покупку материалов, оплату услуг или командировочные расходы. В 1С ERP такие операции автоматизированы для прозрачности и соответствия законодательству (например, ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»). Основной документ — авансовый отчет, фиксирующий расходы и остатки. Процесс прост: сотрудник запрашивает средства через заявку, руководитель утверждает, деньги выдаются наличными или на карту. После выполнения задачи подотчетное лицо сдает авансовый отчет в 1С ERP с чеками или билетами. Это помогает контролировать затраты и избегать налоговых рисков.

Настройка системы для работы с подотчетными лицами

Перед началом расчетов важно настроить 1С ERP.

Справочник «Физические лица»

В разделе «Казначейство» добавьте сотрудника: ФИО, должность, банковские реквизиты (для безналичных выплат). Для командировок привяжите его к справочнику «Сотрудники» в модуле «Зарплата и кадры».

Контроль целей

В подсистеме «Казначейство» включите флаг «Контролировать задолженность подотчетных лиц». Это блокирует новые авансы, если есть долги, защищая компанию от переплат.

Валюты

1С ERP поддерживает мультивалютность. В авансовом отчете в ERP выберите «Мультивалютный режим» для зарубежных командировок, например, с пересчетом USD по курсу ЦБ РФ.

Выдача подотчетных сумм в 1С ERP

Выдача подотчетных сумм в 1С ERP начинается с документа «Заявка на расходование денежных средств». Процесс:

1. Заявка: В «Казначействе» создайте заявку, указав подотчетное лицо, сумму (например, 15 000 руб.), цель (например, «Командировка в Москву») и статью ДДС (например, «Командировки сотрудников»). Укажите срок возврата (дата командировки + 3 дня).
2. Выдача: После утверждения создайте «Расходный кассовый ордер» (наличные) или «Списание с расчетного счета» (безналичные).

Контроль: Остатки видны в отчете «Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц» (раздел «Отчеты по казначейству»).

Пример: сотрудник получил 60 600 руб. на командировку, потратил 55 600 руб., вернул 5 000 руб. Остаток отразился автоматически.

Оформление авансового отчета в 1С ERP

После трат подотчетное лицо сдает авансовый отчет в 1С ERP:

1. Создание: В «Казначействе» → «Авансовые отчеты» нажмите «Создать». Выберите подотчетное лицо и дату (например, 27.02.2025).
2. Заполнение:
   • Авансы: Подтяните выданные 15 000 руб. через «Заполнить выданные авансы».
   • Расходы: Добавьте билеты (5 000 руб., счет 26), гостиницу (7 000 руб., счет 60.01), суточные (700 руб./день × 3 = 2 100 руб., счет 26). Прикрепите сканы через «Присоединенные файлы».
   • Остаток: 800 руб. возвращены в кассу (Дт 50.01 Кт 71.01).
3. Утверждение: Бухгалтер проверяет и проводит документ.

Кейс с перерасходом: сотрудник потратил 36 000 руб. при выданных 0 руб. В авансовом отчете в ERP перерасход (36 000 руб.) отражается на вкладке «Прочее».

Закупка через подотчетное лицо в 1С ERP

Закупка через подотчетное лицо — частый сценарий. Пример:

Выдача средств

Сотруднику выдали 44 800 руб. на канцтовары.

Оформление

В «Приобретении товаров и услуг» в 1С ERP выберите операцию «Закупка через подотчетное лицо» и заполните приобретаемые товары.

Интеграция с сервисом Smartway

Smartway — онлайн-сервис для бронирования командировок: он помогает заказывать билеты и жилье, планировать бюджет и хранить документы. В 1С ERP 2.5 есть интеграция с этим сервисом, которую можно настроить (см. раздел «Настройка системы»).

После настройки:

• В журнале «Заявки на командировку» через подменю «Smartway» отправьте заявку в сервис и получите данные о бронированиях.
• В самой заявке на вкладке «Бронирование» загрузите данные из Smartway кнопкой «Получить данные».
• В журнале «Электронные билеты и бронирования» также можно загрузить документы из сервиса по кнопке «Получить данные».

Если в Smartway оформлены доплаты или возвраты билетов, эта информация автоматически отобразится в документах 1С ERP.

Преимущества учета в 1С ERP

• Автоматизация: От выдачи подотчетных сумм до авансового отчета в 1С ERP — всё в одной системе, в отличие от «1С:Бухгалтерии», где мультивалютность ограничена.
• Контроль: Уведомления о сроках сдачи отчетов.
• Точность: Интеграция с учетом снижает ошибки на 30% (по данным 1С).

5 советов по работе с подотчетными лицами в 1С ERP

1. Проверяйте остатки перед новой выдачей подотчетных сумм.
2. Прикрепляйте сканы сразу в авансовый отчет в ERP.
3. Настройте контроль сроков в «Казначействе».
4. Используйте подотчетную ведомость для анализа.
5. Обучайте сотрудников заполнению отчетов.

Работа с подотчетными лицами в 1С ERP — это прозрачный процесс: от выдачи подотчетных сумм до закупки через подотчетное лицо в 1С ERP и анализа в подотчетной ведомости. Практичные настройки и учет сложных случаев (перерасход, НДС) делают систему незаменимой.